汽车销售公司档案管理制度

第一章总则
第一条为加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高档案管理水平，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有涉及汽车销售业务的相关档案，包括但不限于销售合同、客户资料、产品资料、财务报表、市场调研报告等。

第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：
1. 完整性原则：确保档案内容全面、系统，反映公司汽车销售业务的实际情况。

2. 准确性原则：档案内容必须真实、准确，符合国家法律法规和公司规章制度。

3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案实体和电子档案的安全。

4. 利用性原则：提高档案的利用率，为公司的经营管理提供有力支持。

第二章档案管理组织与职责
第四条公司设立档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第五条档案管理部门的主要职责：
1. 制定档案管理制度，并组织实施；
2. 指导各部门建立健全档案工作；
3. 收集、整理、保管各类档案资料；
4. 提供档案查询、复制等服务；
5. 定期对档案进行鉴定和销毁。

第六条各部门应指定专人负责本部门的档案管理工作，协助档案管理部门做好档案收集、整理、归档等工作。

第三章档案收集与整理
第七条档案收集应遵循以下要求：
1. 完整性：收集的档案应包括与汽车销售业务相关的所有资料；
2. 及时性：档案资料应及时收集，确保档案的时效性；
3. 准确性：收集的档案资料应准确无误。

第八条档案整理应遵循以下原则：
1. 分类整理：根据档案的性质、内容、用途等进行分类整理；
2. 编号管理：对档案进行编号，方便查阅和管理；
3. 系统性：保持档案的系统性，便于查找和使用。

第四章档案保管与利用
第九条档案保管应遵循以下要求：
1. 实体档案：按照规定存放于档案室，保持档案室通风、防潮、防虫、防火、防盗；
2. 电子档案：采用加密存储，确保电子档案的安全；
3. 保密档案：对涉及公司商业秘密和个人隐私的档案，应采取保密措施。

第十条档案利用应遵循以下原则：
1. 依法利用：档案利用应遵守国家法律法规和公司规章制度；
2. 便民服务：提供便捷的档案查询、复制等服务；
3. 有偿服务：对非公司内部人员查询、复制档案，应收取一定的费用。

第五章档案销毁
第十一条档案销毁应遵循以下原则：
1. 依法销毁：按照国家法律法规和公司规章制度进行销毁；
2. 严格审批：销毁档案前，应经过严格审批；
3. 清理核实：销毁前，应对档案进行清理核实，确保销毁档案的准确性。

第六章附则
第十二条本制度由公司档案管理部门负责解释。

第十三条本制度自发布之日起施行。

原有规定与本制度不一致的，以本制度为准。

第十四条本制度如有未尽事宜，由公司档案管理部门负责修订。