医院文书档案管理中pdca循环的应用

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医院文书档案管理中P D C A循环的应用
■钟心惠州市第一人民医院
摘要：在医院的运营管理中，文书档案管理具有重要的作用，科学有效的文书档案管理可以有效促进医院的可持续犮展。

而PDC A循环作为一种新型的技术在医院文书档案管理中应用，不仅是医院文书档案全面质量管理的思想基础和方法依据，同时也是医院管理各项工作的一般规律。

对此，本文分析了医院档案文书档案管理以及PDCA循环的内容，指出了医院文书档案管理中存在的问题，并对PDCA循环的 具体应用进行了探讨。

关键词：医院；文书档案管理；PDCA循环；应用
PDC A循环指的是针对品质工作能够按照规划、执行、核查以及行动进行的一种活动，以此能够切实 可靠地实现目标，并进一步使品质持续改善。

而在医 院文书档案管理中实施PD C A循环，可以将旧信息替换成新的信息，并根据新信息解决管理中存在的问 题，从而有效提高档案管理的效率。

具体来说，即指 PDCA循环的过程就是信息高效处理的过程，医院通 过利用PDCA循环进行文书档案管理，建立管理模型，不仅可以提高档案管理的质量，而且可以促进医院档 案管理的发展。

医院文书档案管理及PDCA循环的内容
(一） 医院文书档案管理的内容
在医院的日常管理工作中，文书档案管理属于重 要的内容，其工作内容是将公文转化为档案进行管理 和储存，对医院的重大事件进行及时记录。

在医院文 书档案管理工作中，流程涉及方方面面，主要包括对 文件资料的收集、整理、分类、归档以及使用等。

随 着时代的发展和进步，医院文书档案管理工作在促进 医院发展上的作用越来越显著。

(二） PDCA循环的内容
PDCA循环，从管理学角度来说，其是企业或者 单位进行有效管理的重要模型，通过将规划、执行、核查以及行动四个环节结合进行循环运作，以此形成 科学的管理模型。

其中，在PD C A循环运作评价的过 程中，通过规划、执行以及核查三个环节对发现的一 系列问题进行分析，找出问题原因并提出相应的解决 措施，通过PDCA循环各个环节的相互联系、相互作用，在重复运作的基础上螺旋式上升，从而有效提高管理 的效率和质量。

因此，PDCA循环在医院文书档案管 理中应用具有重要的意义，可以有效提高医院档案管 理的效率和质量。

二、当前医院文书档案管理中存在的问题
(一） 缺乏完善的文书档案管理机制
当前，由于医院领导层和管理层的管理意识较为 薄弱，在对医院文书档案管理工作上不够重视，所以 相应的文书档案管理机制并不完善，导致医院文书档 案管理工作存在管理混乱、难以顺利进行等问题。

同时，由于医院文书档案管理是一项较繁杂的工作，其 工作范围和内容涉及到医院其他各个部门，所以要求 医院文书档案管理部门做好与其他各个部门的沟通工作。

但在实际中，由于缺乏完善的文书档案管理机制，所以导致文书档案管理部门与医院其他各个部门之间缺乏有效的沟通，造成医院各种文件信息出现遗漏、缺失等问题，而医院档案信息缺乏完整性和准确性，严重阻碍了医院文书档案管理工作的顺利进行。

(二） 文书档案管理投入力度较小
除了缺乏完善的文书档案管理机制之外，医院在 对文书档案管理方面的工作投入力度也较小，相应的 文书档案管理配套设备缺乏，影响了医院文书档案管 理工作的开展，降低了医院文书档案管理部门工作的
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效率。

导致这一问题的产生，其根本原因就是不重视 医院文书档案管理。

(三）缺乏专业的档案管理人才
在医院文书档案管理工作中，由于缺乏专业的档案 管理人才，所以造成医院文书档案管理工作难以有效开 展。

具体表现为：大部分医院对档案管理人员的培训工 作不重视，未及时更新其管理知识和技能，也没有对管 理制度进行修订：有的档案管理人员其综合素养与实际 工作不相匹配，常常出现文件遗漏、缺失等问题。

三、PDCA循环在医院文书档案管理中的具体应用
(一） 规划环节
规划环节具体就是PDCA循环在医院档案管理中应 用时制定的档案管理制度。

通过制定档案管理制度，将 医院中有价值的信息进行详细地记录、分析、整理和保 存等，这些信息储存的方式也是多样化的，可以是数据、文字、图片或者音频等，之后再将分类归档的信息进行 综合利用。

比如，医院在进行一个科研课题时，可以充 分利用相关资料，包括课题项目申报文件、评审意见报告、科研成果报告以及检测报告等。

因此，PDCA循环的规 划环节最主要的目的是对医院各类有价值的文件进行集 中保管和有效管理，从而实现最佳的工作效果，促进医 院文化水平和医疗质量水平的提升。

(二） 执行环节
PDCA循环的执行环节是对规划环节的详细展开，通过实际工作来实现规划，是规划环节的后续部分。

这便要求医院在进行文书档案管理时，要明确规划环 节，要制定完善的管理制度，让相关人员在进行文书 档案管理工作时有章可循，从而明确工作目标。

因此，PD CA循环在医院文书档案管理中的应用具体要做到 以下几个方面：第一，做好年度计划的执行工作。

具 体就是要落实完成医院年度归档计划，完善医院文书 归档信息，避免出现信息遗漏等问题。

第二，落实档 案管理人员的培训工作，明确其工作责任，通过管理 制度规范人员的工作行为，并及时更新其文书档案管 理的专业知识，促进医院文书档案管理工作的效率和 质量的提升。

第三，构建文书档案信息化管理制度，加大资金的投入力度，配备齐全相应的文书档案管理 设施，将现代信息技术融入于文书档案管理工作中。

(三） 核查环节
PDCA循环的核查环节，是对执行环节的完成进 度进行核实与监督的环节。

具体的流程为：第一，文 书档案管理部门的负责人要定期对医院一个月或者一 个季度的文书档案管理工作质量进行检查，进一步核 实在执行环节中所制定的年度计划完成的情况，检查 的内容具体要包括己完成的、未完成的、完成的效果 如何等。

第二，在经过对执行环节进行核查之后，要 及时上报执行环节中所存在的问题，针对问题的原因 对文书档案管理制度进行调整和改正，修正不适合的 管理条例，避免其影响文书档案管理工作效率和质量。

第三，重点检查文书档案管理工作中的薄弱环节，比如年度医院文书归档管理计划开展的情况等。

(四） 行动环节
PDCA循环的行动环节，主要是用于分析核查环 节的结果，继而提出可行性和有效性的改进措施。

具 体包括：第一，针对医院文书档案归档中存在的遗漏、错误、拖延等问题，进行有效地分析和总结，寻找问 题的成因，继而提出科学的医院文书档案归档管理的方案，促进医院文书档案归档管理工作有序进行。

第二，持续对医院文书档案管理人员进行培训以及继续教育，不断提升其专业知识与技能，并鼓励其进行继续教育，从而进一步提升专业化水平。

第三，定期开展医院文 书档案管理考评分析会，对核查环节的结果进行分析 和总结，寻找医院文书档案管理工作中存在的问题，并提出相应的改进措施。

同时也要及时上报，征求多 方面的意见和建议。

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