人事档案保存制度

人事档案保存制度
一、引言
人事档案是记录员工个人基本信息、教育背景、工作经历、技能和资格证书等重要信息的文件资料。

它是企业进行人事管理、人才选拔和员工个人职业发展的重要依据。

为了规范人事档案的保存和管理，提高档案的利用价值，制定本制度。

二、归档范围
1. 个人基本信息：包括姓名、性别、出生年月、籍贯、身份证号码等。

2. 教育背景：包括学历、学位、毕业院校、所学专业、入学时间、毕业时间等。

3. 工作经历：包括所在单位、任职时间、工作岗位、工作内容、工作评价等。

4. 技能和资格证书：包括各类技能证书、职业资格证书等。

5. 其他相关资料：如员工个人获奖情况、社会活动参与情况等。

三、归档要求
1. 格式要求：人事档案应以纸质或电子形式进行归档，文档格式应统一规范，易于检索和利用。

2. 内容要求：人事档案内容应真实、准确、完整，并及时更新。

如有变动，应及时调整和补充。

3. 整理要求：人事档案应分类整理，按照一定的顺序进行排列，方便查阅和利用。

4. 装订要求：人事档案应按照统一的标准进行装订，确保档案的完整性和美观性。

四、保管期限
1. 人事档案保管期限应按照国家相关规定执行，一般分为永久保存和定期保存两种。

2. 企业应根据员工职务、岗位和个人表现等因素，合理确定人事档案的保管期限。

3. 到期后应按照相关规定对人事档案进行销毁或转移。

五、查阅规定
1. 查阅人事档案应遵循保密原则，仅限于一定范围内的员工或特定授权人员可以查阅。

2. 查阅人事档案应按照规定的程序进行申请，经过审批后方可进行查阅。

3. 查阅人事档案时应做好登记和审批记录，确保档案的安全性和完整性。

4. 严禁私自复制、拍照或泄露人事档案信息，一经发现将依法进行处理。

六、事故处理
1. 人事档案保存过程中如发生事故，应立即报告上级管理部门，并采取有效措施防止事态扩大。

2. 对于因管理不善或操作不当导致的人事档案损失或损坏，应追究相关责任人的责任。

3. 对于因不可抗力因素造成的人事档案损失或损坏，应向上级管理部门报告，并按照相关规定进行处理。

4. 对于涉及隐私或机密的人事档案事故，应严格保密，并按照国家相关法律法规进行处理。