实现总账应收账款账龄分析（以用友为例）

⼀、概述
对应收和应付项⽬进⾏账龄分析，是企业财务⼯作必须进⾏的⼀项内容。

有⼀部分⽤户的⽤友总账系统中不包括应收账款和应付账款管理模块，因此账龄分析⼯作只能依靠备查账簿进⾏⼈⼯分析。

当应收和应付项⽬业务量庞⼤时，传统⼈⼯分析⽅法的⼯作效率和准确性均会受到⼀定程度的影响。

⽤友总账系统内存储应收、应付项⽬及其明细科⽬的明细账，通过分析⽤友总账系统应收、应付管理模块的基本原理，可以开发外部辅助程序实现账龄分析，并同时实现应收、应付项⽬管理。

⼆、账龄分析功能的基本实现⽅法
由于应收项⽬的基本原理与应付项⽬相同，下⾯以应付账款为例，说明账龄分析功能的基本实现⽅法。

假设财务报表应付账款的账龄分成四个时间段，即1年以内、1⾄2年、2⾄3年和3年以上。

外部辅助程序在进⾏账龄分析按以下步骤进⾏：
（⼀）⾸先按明细科⽬（包括供应商辅助核算项⽬）读取⽤友总账系统当前⽉份三年前的期初余额做为账龄3年以上的应付账款⾦额；
（⼆）按时间段分别读取⽤友总账系统的贷⽅发⽣额做为对应账龄时间段的应付账款⾦额；
（三）读取⽤友总账系统当前⽉份三年之间借⽅发⽣额，按由远⾄近的顺序冲销各阶段的⾦额，先冲销3年以上的⾦额，冲⾄0开始冲销2⾄3年的⾦额，以此类推⾄1年以内⾦额；
（四）将各明细科⽬各时间段⾦额汇总即为应付账款在各时间段的⾦额。

例如：以某单位2008年10⽉为分析期间，按以下步骤进⾏分析：
（⼀）⾸先读取应付账款明细科⽬2005年10⽉期初余额做为3年以上的⾦额；读取并汇总2005年10⽉（含10⽉）以后⾄2006年10⽉（不含10⽉）以前的贷⽅发⽣额为2⾄3年的⾦额；然后读取并汇总2006年10⽉（含10⽉）以后⾄2007年10⽉（不含10⽉）以前的贷⽅发⽣额为1⾄2年的⾦额；最后读取并汇总2007年10⽉（含10⽉）以后⾄2008年10⽉（含10⽉）以前的贷⽅发⽣额为1年以内的⾦额。

（⼆）按顺序读取2005年10⽉（含10⽉）⾄2008年10⽉（含10⽉）区间内所有某明细科⽬的借⽅发⽣额明细，从该科⽬第⼀笔借⽅开始⾄最后⼀笔借⽅结束，按由远⾄近的顺序冲销各区间⾦额，先冲销3年以上的⾦额，冲⾄0开始冲销2⾄3年的，直⾄冲销到1年以内的⾦额。

即假设所有发⽣的还款业务均⽤于归还最先挂账的⾦额。

（三）计算各明细科⽬的账龄情况，汇总应付账款总账账龄情况。

分析结果见下表：
（2008年10⽉应付账款账龄分析表）
上述外部辅助账龄分析程序在VFP9.0和SQLSERVER8.0及⽤友8.61总账系统环境下调试通过。

三、账龄分析功能的缺陷分析
由于在进⾏账龄分析时按由远⾄近的顺序逐步进⾏冲销，因此与真正意义上的账龄分析结论并不⼀致。

⽤友的应付账款管理模块在进⾏业务处理时需要指定“核销”项⽬，即必须指定借⽅发⽣数⽤于归还哪⼀笔贷⽅发⽣额，这种情况下的分析才是真正意义上的账龄分析。

由于⽤友总账系统业务处理时没有“核销”处理功能，只能按由远⾄近的顺序分析。

按⽬前的分析⽅式，会少计年限较长的⾦额，多计年限较短的⾦额。

其实质只是在没有⽤友应付账款管理模块前提下的粗略估计。

例如：3年以前贷⽅余额为100万元，本⽉发⽣贷⽅20万元，本⽉发⽣借⽅20万元（⽤于归还本⽉的贷⽅20万元）。

真正意义上的账龄分析在进⾏处理时，本⽉借⽅的20万元⽤于“核销”本⽉的贷⽅20万元，3年前的100万元没有进⾏处理，因此账龄分析的结论是3年以上100万元，1年以内0元。

外部辅助程序账龄分析在进⾏处理时，本⽉借⽅的20万元⾸先⽤于冲销3年以前的100万元，账龄分析的结论是3年以上80万元，1年以内20万元。

两种分析⽅法下应付账款期末余额完全⼀致。

四、模拟⽤友应收、应付管理模块功能的实现
为⽅便说明，仍以应付项⽬为例说明模拟⽤友应收、应付管理模块功能的实现⽅法。

通过分析⽤友总账系统应付管理模块，得知⽤友总账系统应付管理模块的精髓在于其“核销”处理，其在填制凭证时直接与历史明细账对应处理，即明确每⼀笔明细账与历史明细账的对应关系，以此来精确计算账龄。

其业务处理过程是对每⼀笔贷⽅明细账做相应的记录，在借⽅有发⽣额时，要求⽤户对历史未核销的贷⽅明细账进⾏选择，以明确对应的核销关系。

签于上述原因和分析，模拟⽤友应付管理模块功能可以通过下述⽅法来实现。

通过开发外部辅助程序，在⽤户填制凭证时如果为贷⽅发⽣数则为该笔明细账做备查记录，并同时写⼊⽤友总账系统的⾃定义字段，如果为借⽅发⽣数，则要求⽤户对历史明细账进⾏选择性核销处理，并同时写⼊⽤友总账系统的⾃定义字段。

写⼊⽤友⾃定义字段的⽬的在于保证⽤户对凭证进⾏编辑和调整时仍然保存有备查记录。

在进⾏账龄分析时，读取⽤友总账系统内记录的备查信息，通过前述⽅法，以备查标记为判断标准，⽽不是按由远⾄近的顺序冲销，只计算未被核销的明细账，可以精确、迅速地计算应付款项在各时间段的⾦额。

续前例：3年以前贷⽅余额为100万元，本⽉发⽣贷⽅20万元，本⽉发⽣借⽅20万元（⽤于归还本⽉的贷⽅20万元）。

外部辅助程序在进⾏处理时，先期已经对3年以前的贷⽅明细账做备查标记，本⽉借⽅20万元业务处理时同样做备查标记，在进⾏贷⽅20万元的业务处理时，⽤户选择核销本⽉贷⽅20万元。

3年前的100万元没有进⾏处理，账龄分析的结论是3年以上100万元，1年以内0元。

外部辅助程序的分析结论与⽤友总账系统账龄分析模块的分析结论完全⼀致。

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为进⼀步优化外部辅助程序的功能，⽤户在录⼊应付款项时，可以同时录⼊还款期限，因为⽤总账系统内记录业务的发⽣⽇期，通过外部辅助程序与当前⽇期的对⽐，还可以实现到期提醒功能。