QP-02-记录管理程序
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三、适用范围：
适用于公司质量/HSF/环境管理体系运行过程中所产生各类记录（包括外部有关各方提供的质量/HSF/环境记录）的控制与管理。
四、定义：
无
五．作业程序
流程
目标
输入
作业方法描述
输出
职责
信息
时效/反馈
0重复
质量/HSF/环境体系建立时设计的各种格式的表格、表单。
5.1质量记录之建立
5.1.1根据ISO9001:2008/ISO14001:2004要求建立的质量/环境管理体系文件，在执行体系过程中去记录、保存、建立。
一、流程图及作业过程：
1.1出
过程绩效
1．公司质量/HSF/环境管理体系文件运作的要求。
1、各部门质量/HSF/环境记录一览表。
2、各部门完整、清晰的记录。
1．质量/HSF/环境记录完整率98%。
二、目的：
为确保ISO9001、QC080000、ISO14001体系运行时，产生的有关质量/HSF/环境记录或资料完整，作为对体系运行时的检讨依据，亦为验证质量/HSF/环境体系运行的有效性，提供客观证据。显示公司满足顾客及各相关方质量/HSF/环境保护法律法规的要求，方便记录的查询，能做到有效的追踪及分析，并作为推行质量/HSF/环境管理体系改进的依据。
自行处置销毁，销毁方式：可用碎纸机绞碎、可焚烧等。
1．销毁记录。
各部门受指派的专人
各部门主管
每月
●
修订需求。
5.5改进
5.5.1若发现表格不适用，由使用部门提出申请修改，参照《文件管理程序》(DNS-QP-01)执行。
经修订的质量/HSF/环境记录。
各部门主管
1.管理者代表；2.体系主管/文控员
●
六、支持文件：
6.1《文件管理程序》（DNS-QP-01）
七、表单附件：
7.1本程序衍生附件
7.1.1《质量/HSF/环境记录管制一览表》（DNS/QR-QP02-01，附件一）
7.2.2《质量/HSF/环境记录识别单》（DNS/QR-QP02-02，附件二）
7.2本程序沿引附件
7.2.1《文件借阅/收回记录表》（DNS/QR-QP01-10）
5.3.6已归档的记录，其他部门借阅时，须填写《文件借阅/收回记录表》（DNS/QR-QP01-10），所有记录原件不得借给本厂以外的单位或个人。
5.3.7当表格修订后，新表格正式使用时，须将旧表单全数收回，切不可新、旧混合用。
5.3.8外部提供的质量/HSF/环境记录（如计量仪器校准报告、污染物排放监测报告等）也应由相关部门予以妥善保存。
等符号记录，须用文字或数据清楚记录。
5.3.3如需盖章的，应盖在记录的右下角，如需签写日期，签写格式统一采用中国式“年月日”格式签写，例如，可写成“2008年5月10日”或“2008.5.10”或“2008-5-10”，若其他签写格式，则视为不符合本公司记录的要求。特别不可将类似“3月8日”的日期在记录中写成“3/8”或“8/3”格式。
5.2.2记录的保存形式，文本形式或电子媒介形式均可。但电媒形式保存的，必须有相关权责人员对此负责和确认，才
1．归档的各种记录。
各部门受指派的专人
各部门主管
●
流程
目标
输入
作业方法描述
输出
职责
信息
时效/反馈
●
同上
可视为体系有效运作的佐证记录。否则电媒形式保存记录无效
同上
同上
同上
同上
质量/HSF/环境管理体系运行中产生的各种记录
5.3管制
5.3.1质量记录必须放置在易于翻阅、拿取的地方，不准放在私人抽屉或不易取阅的地方。
5.3.2质量记录不可用铅笔书写，同时书写字迹要工整、清楚，不可潦草（特别签名注意工整，不要潦草）。记录的内容应真实、完整、有效。表格记录中上行与下行的内容如相同的，则下行记录的内容不能以“……”、“----”、“、、、、、、”
5.1.2体系运行中应该建立的表格、表单，其格式设计要体现对作业流程的重点管制项目，避免表单格式重复，表单设计时，使用部门应参考相关部门多人的意见后再确定。
5.1.3表格表单格式确定后，各使用部门主管要培训本部门人员如何填写表格表单的各项内容，做到规范填写。
5.1.4对执行体系中所产生的相关质量/HSF/环境记录、表单须以一表一档建立，同时每个文档夹里只放当月份的质量/HSF/环境记录、表单。对总结报告类的记录，若量少可以季度或年度存放于文档夹里。
5.1.8质量/HSF/环境记录，存档保存年限通常为1个日历年，另有特殊规定的除外，《记录管制一览表》上应列明保存期限。
1.《质量记录一览表》；
2.归档或装订的质量记录。
各部门主管
1.各填写记
录的人员
2.各保管记录的人员
●
●
体系运行时产生的各种表格、表单。
5.2收集
5.2.1各部门主管确认质量记录连续、完整无误后，指派专人负责收集、归类、存档、保管。
5.3.4质量/HSF/环境记录在储存保管期间，应注意防护，避免损毁，遗失及环境因素而发生变质。若是电子媒介形式保存的，应另有备份。
5.3.5质量/HSF/环境记录从文件夹取下装订好后，若数量较多则应另装入纸箱存放，装箱时，记录必须依年份、月次装订后，再行装箱，同时应于箱外部贴附《质量/HSF/环境记录识别单》（DNS/QR-QP02-02，附件二）。
5.1.5各部门对所使用的质量记录（表格、表单）的编号或更新版次时依《质量/HSF/环境文件管理程序》（DNS-QP-01）规定执行。
5.1.6如文件夹内记录过多，则应取出装订，封面须注明记录名称，时间段，部门或单位，记录页数或份数，记录保管人，保存期限到何年何月何日止等信息。
5.1.7本厂有关质量/HSF/环境记录、表单，均应列入《质量/HSF/环境记录管制一览表》(DNS/QR-QP02-01附件一)，质量、环境记录分别列表。
1．工整、清楚、真实、完整、有效的记录；
2．《文件资料借阅/收回记录表》。
1.此文件策划/建立者
2.各部门受指派的专人
各部门主管
●
流程
目标
输入
作业方法描述
输出
职责
信息
时效/反馈
●
超过保存期限的质量/HSF/环境记录。
5.4销毁
5.4.1各权责部门保管之质量记录，由部门主管指派专人每
月检查一次，对超过保存期限，不需再保存之记录，由部门
适用于公司质量/HSF/环境管理体系运行过程中所产生各类记录（包括外部有关各方提供的质量/HSF/环境记录）的控制与管理。
四、定义：
无
五．作业程序
流程
目标
输入
作业方法描述
输出
职责
信息
时效/反馈
0重复
质量/HSF/环境体系建立时设计的各种格式的表格、表单。
5.1质量记录之建立
5.1.1根据ISO9001:2008/ISO14001:2004要求建立的质量/环境管理体系文件，在执行体系过程中去记录、保存、建立。
一、流程图及作业过程：
1.1出
过程绩效
1．公司质量/HSF/环境管理体系文件运作的要求。
1、各部门质量/HSF/环境记录一览表。
2、各部门完整、清晰的记录。
1．质量/HSF/环境记录完整率98%。
二、目的：
为确保ISO9001、QC080000、ISO14001体系运行时，产生的有关质量/HSF/环境记录或资料完整，作为对体系运行时的检讨依据，亦为验证质量/HSF/环境体系运行的有效性，提供客观证据。显示公司满足顾客及各相关方质量/HSF/环境保护法律法规的要求，方便记录的查询，能做到有效的追踪及分析，并作为推行质量/HSF/环境管理体系改进的依据。
自行处置销毁，销毁方式：可用碎纸机绞碎、可焚烧等。
1．销毁记录。
各部门受指派的专人
各部门主管
每月
●
修订需求。
5.5改进
5.5.1若发现表格不适用，由使用部门提出申请修改，参照《文件管理程序》(DNS-QP-01)执行。
经修订的质量/HSF/环境记录。
各部门主管
1.管理者代表；2.体系主管/文控员
●
六、支持文件：
6.1《文件管理程序》（DNS-QP-01）
七、表单附件：
7.1本程序衍生附件
7.1.1《质量/HSF/环境记录管制一览表》（DNS/QR-QP02-01，附件一）
7.2.2《质量/HSF/环境记录识别单》（DNS/QR-QP02-02，附件二）
7.2本程序沿引附件
7.2.1《文件借阅/收回记录表》（DNS/QR-QP01-10）
5.3.6已归档的记录，其他部门借阅时，须填写《文件借阅/收回记录表》（DNS/QR-QP01-10），所有记录原件不得借给本厂以外的单位或个人。
5.3.7当表格修订后，新表格正式使用时，须将旧表单全数收回，切不可新、旧混合用。
5.3.8外部提供的质量/HSF/环境记录（如计量仪器校准报告、污染物排放监测报告等）也应由相关部门予以妥善保存。
等符号记录，须用文字或数据清楚记录。
5.3.3如需盖章的，应盖在记录的右下角，如需签写日期，签写格式统一采用中国式“年月日”格式签写，例如，可写成“2008年5月10日”或“2008.5.10”或“2008-5-10”，若其他签写格式，则视为不符合本公司记录的要求。特别不可将类似“3月8日”的日期在记录中写成“3/8”或“8/3”格式。
5.2.2记录的保存形式，文本形式或电子媒介形式均可。但电媒形式保存的，必须有相关权责人员对此负责和确认，才
1．归档的各种记录。
各部门受指派的专人
各部门主管
●
流程
目标
输入
作业方法描述
输出
职责
信息
时效/反馈
●
同上
可视为体系有效运作的佐证记录。否则电媒形式保存记录无效
同上
同上
同上
同上
质量/HSF/环境管理体系运行中产生的各种记录
5.3管制
5.3.1质量记录必须放置在易于翻阅、拿取的地方，不准放在私人抽屉或不易取阅的地方。
5.3.2质量记录不可用铅笔书写，同时书写字迹要工整、清楚，不可潦草（特别签名注意工整，不要潦草）。记录的内容应真实、完整、有效。表格记录中上行与下行的内容如相同的，则下行记录的内容不能以“……”、“----”、“、、、、、、”
5.1.2体系运行中应该建立的表格、表单，其格式设计要体现对作业流程的重点管制项目，避免表单格式重复，表单设计时，使用部门应参考相关部门多人的意见后再确定。
5.1.3表格表单格式确定后，各使用部门主管要培训本部门人员如何填写表格表单的各项内容，做到规范填写。
5.1.4对执行体系中所产生的相关质量/HSF/环境记录、表单须以一表一档建立，同时每个文档夹里只放当月份的质量/HSF/环境记录、表单。对总结报告类的记录，若量少可以季度或年度存放于文档夹里。
5.1.8质量/HSF/环境记录，存档保存年限通常为1个日历年，另有特殊规定的除外，《记录管制一览表》上应列明保存期限。
1.《质量记录一览表》；
2.归档或装订的质量记录。
各部门主管
1.各填写记
录的人员
2.各保管记录的人员
●
●
体系运行时产生的各种表格、表单。
5.2收集
5.2.1各部门主管确认质量记录连续、完整无误后，指派专人负责收集、归类、存档、保管。
5.3.4质量/HSF/环境记录在储存保管期间，应注意防护，避免损毁，遗失及环境因素而发生变质。若是电子媒介形式保存的，应另有备份。
5.3.5质量/HSF/环境记录从文件夹取下装订好后，若数量较多则应另装入纸箱存放，装箱时，记录必须依年份、月次装订后，再行装箱，同时应于箱外部贴附《质量/HSF/环境记录识别单》（DNS/QR-QP02-02，附件二）。
5.1.5各部门对所使用的质量记录（表格、表单）的编号或更新版次时依《质量/HSF/环境文件管理程序》（DNS-QP-01）规定执行。
5.1.6如文件夹内记录过多，则应取出装订，封面须注明记录名称，时间段，部门或单位，记录页数或份数，记录保管人，保存期限到何年何月何日止等信息。
5.1.7本厂有关质量/HSF/环境记录、表单，均应列入《质量/HSF/环境记录管制一览表》(DNS/QR-QP02-01附件一)，质量、环境记录分别列表。
1．工整、清楚、真实、完整、有效的记录；
2．《文件资料借阅/收回记录表》。
1.此文件策划/建立者
2.各部门受指派的专人
各部门主管
●
流程
目标
输入
作业方法描述
输出
职责
信息
时效/反馈
●
超过保存期限的质量/HSF/环境记录。
5.4销毁
5.4.1各权责部门保管之质量记录，由部门主管指派专人每
月检查一次，对超过保存期限，不需再保存之记录，由部门