电子文件归档与移交
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电子文件归档与移交
电子文件的归档与移交
v 确定电子公文的归档范围 v 归档电子文件的分类与保管期限的确定 v 电子公文的归档步骤 v DVD光盘的制作要求 v 归档电子文件的移交要求
电子文件归档与移交
电子公文归档范围
v 简单的讲：即在纸质档案中有，又在现有电子文件中也有的 电子公文。
v 同理：会计档案、科技档案、音像档案、照片档案的归档范 围也是一样。
v 电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定 保管期限。
电子文件归档与移交
为什么要采用DVD光盘作为存储介质？
v 一是存储技术相对较成熟。DVD的全称，在诞生之初是 Digital Video Disc（数字视频光盘），目前则称为 “Digital Versatile Disc”，即“数字多用途光盘”，是 CD/LD/VCD/EVD的后继产品。DVD从1994年下半年提出 初步规格到1996年年初样机的出现只用了一年多的时间， 可谓发展迅速，是业界公认的新一代标准的存储技术。而且， 计算机业对其做出的反应也十分积极。
v 所制成的DVD光盘和外包装上标注：全宗号、单位名称、年 度、保管期限、文件格式、密级、公文件数等，标注内容应 不易擦掉。外包装统一采用硬塑料盒子。要注意一个问题： 在DVD光盘上标注时，应采用记录笔写在印刷层上，不能写 在记录层上，不能用标签纸粘贴。（采用标签纸粘贴容易造 成光盘变形）。
v 硬塑料盒子的上的包装标注统一采用白纸打印。
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DVD光盘的制作要求
v 由于目前我州信息化建设和电子公文管理系统建设现状所限， 州直各单位、部门移交电子数据时，统一制成DVD光盘。
v 刻录用的DVD统一采用DVD-R的单碟单面型的DVD光盘进 行刻录。因为这种光盘只能一次刻录成型，保证了存储的数 据无法改写，也就保证了存储电子公文的真实性。如果要修 改，必须重新复制，重新刻录。
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四、注意事项
v 一是文件版本。 v 二是文件格式。 v 三是归档电子公文的鉴定和销毁。 v 四是DVD光盘的日常维护。 v 五是归档后的电子公文的保存。
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文件版本
v 这里所讲的文件版本，通俗点讲是指移交的归档电 子文件是用什么年代，什么公司生产的处理系统形 成的。
v 例如：大家常用Word撰写、制作红头文件时形成的电子文 件；用Excel制作的电子表格，用数码相机拍的数码照片， 数码摄影机拍摄的视频等等，以数码形式存储于磁带、磁盘、 光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通 信网络上传送的文件。
v 归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子 文件。
v 国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》的出台，又将档 案的内容和形式进行了提升。现在所指的档案不再是只有过 去的纸质、实物档案等形式了。具有保存价值的数字形式的 文件也被提升为档案，与纸质、实物档案同等重要。
电子文件归档与移交
什么是电子文件？
v 《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）里的 定义为：电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形 式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备 阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
v 可能会出现一个疑问：如果是中央或省上来的文件，我们就 没有这份公文的电子公文，那怎么办？
v 针对这一问题，就要理解好这句话：“即在纸质档案中有， 又在现有电子文件中也有的电子公文。”也就是说：本身没 有电子公文的归档文件就不需制作归档电子公文。
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电子文件的归档范围图例
电子文件归档与移交
v 举个例子讲：制发一份红头文件时，我们通常用微 软公司生产的Microsoft Office Word 2003来处理。 Microsoft Office Word 2003就是文件版本。处理 表格时通常用的是Microsoft Office Excel 2003， Microsoft Office Excel 2003也就是文件版本。
十，如发现问题应及时采取恢复措施。
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3rew
演讲完毕，谢谢听讲!
再见交
电子文件归档与移交
2023/5/17
电子文件归档与移交
v 一、收集电子文件的意义 v 二、电子文件归档的相关法律法规 v 三、电子文件归档与移交的要求 v 四、注意事项
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一、收集电子文件的意义
v 我个人认为，收集电子文件的意义至少有两点：一是科学发展进步的需 要；二是档案工作发展形势的必然。
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归档电子公文的鉴定和销毁
v 超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质 文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑 删除或物理销毁，并由机关档案部门列出销毁文件目录存档 备查。
v 注意：电子公文的鉴定与纸质档案的鉴定一起进行。 确定需更改保管期限的，更改后应重新制作存储光盘。 电子公文的销毁手续与纸质档案是一样的。
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DVD光盘的日常维护。
v 归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。 v 单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压，每隔几个月就转
动一下盘片，防止盘片变形。 v 存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 v 环境温度选定范围：17度至20度；相对湿度选定范围：百
分之三十五至百分之四十五。 v 光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于百分之
v 电子公文形成单位必须将具有保存价值的电子公文，制成纸 质公文与存储原电子公文的DVD光盘一同归档，并使两者建 立互联。DVD光盘中应同时存有相应的规范要求和机读目录。
v 电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件，其他说明等 应与相对应的电子公文一同归档保存。
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v 电子文件的归档，应按本单位档案分类方案进行分类、整理， 并刻成DVD光盘，一式3套，由本单位保管1套，以便本单 位日常利用；移交进馆2套，一套提供利用，一套封存保管。 在DVD光盘数据写入时，一张DVD光盘只写入同一年度、 同一保管期限的数据，以便日后鉴定销毁。要注意电子公文、 图像、音频、视频数据要分开存，不能存在同一光盘上。
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三、电子文件归档与移交的要求
v 在开展电子文件归档以前，我们首先先来认清4个问题： v 什么是档案？ v 什么是电子文件？ v 什么是电子公文？ v 为什么要采用DVD光盘？
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什么是档案？
v 《档案法》规定：档案，是指过去和现在的国家机构、社会 组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、 图表、声像等不同形式的历史记录。
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什么是电子公文？
v 国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》里指出：电子公 文是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子 公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。
v 例如：现阶段我州启用的电子公文处理系统上处理的具有规 定格式的公文。大家要注意，这里讲的可不仅仅是指红头文 件，包括其他具有规范格式的公文的电子数据。
v 第一步：了解清楚本单位电子公文的存储位置。 v 第二步：对照纸质档案的《归档文件目录》查找到电子公文，
并将查找到的电子公文按年度、保管期限、机构（问题）分 文件夹存储。 v 第三步：制作《归档电子文件登记表》。 v 第四步：将分文件夹存储归档电子公文和《归档电子文件登 记表》分年度、保管期限共同刻录到DVD光盘中，一式三份。
归档电子文件的分类与保管期限的确定
v 一是电子公文对照纸质档案归档办法确定归档范围和保管期 限。
v 二是按照各单位结合国家档案局8号令编制的《机关文件材 料归档范围和文书档案保管期限表》进行分类和确定保管期 限。
v 档案的分类和保管期限=电子文件的分类和保管期限
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电子公文的归档步骤
v 二是容量大。常用的DVD光盘盘片直径120MM，厚度 0.6MM/面，理论容量为4.7GB，实际容量大概为4.37GB左 右。
v 三是安全性。我们要求采用DVD-R的，只能一次刻录成型， 即第一次刻完后弹出光盘，如果以后再插入光盘进行再次的 追加刻录，那就会发现光盘原先的剩余空间已经不见了，这 要求使用这种光盘刻录时，一定要事先准备好所有要刻录的 文件，一次性刻录搞定！
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二、电子文件归档的相关法律法规
v 《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）。 v 2003年7月22日经国家档案局局务会议审议通过，国家档案
局令第6号令发布了《电子公文归档管理暂行办法》，自 2003年9月1日起施行。 v 省档案局、省政府信息化工作办公室制发了《云南省电子公 文归档管理暂行办法》经省人民政府同意，于2004年12月 25日，以省政府办公厅红头文件（云政办发﹝2004﹞251 号）转发。 v 州档案局结合我州电子文件归档与管理工作实际，于2007 年8月16日制发了《德宏州档案馆、州直各机关电子档案管 理办法》（德档发﹝2007﹞44号）。 v 2010年6月7日，州委办公室、州政府办公室印发了《关于 贯彻〈电子文件管理暂行办法〉的通知》（德办通〔2010〕 48号）。 v 《德宏州档案局关于电子文件移交进馆的通知》 （德档发 ﹝2010﹞44号）。
v 为此：电子公文的收发登记表、机读目录、相关软
件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保 存。所以，在填写归档电子文件登记表时，必须注 明文件版本，以便今后对电子文件进行读取。
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文件格式
v 《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）中要 求：1、文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。而 我们大多采用微软办公软件WORD来处理文字，所以其格式 为DOC。而采用金山公司WPS文字处理软件的，其格式为 WPS。2、扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。我们 要求采用JPEG格式。JPEG也就是通常的JPG格式。3、视频 和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。我们要求采 用AVI格式，较清晰。4、音频电子文件以WAV、MP3为通 用格式。我们要求采用MP3格式。
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归档电子文件的移交要求
v 一是州直各单位移交电子文件的范围是具有永久和长期保存 价值的电子文件，与纸质档案一并移交进到州档案馆。
v 二是归档电子公文应存储到符合保管要求的DVD光盘上。归 档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应 与其解密软件和说明文件一同归档。
v 三是移交与接收部门应对DVD光盘、技术环境和电子公文可 理解性进行检验，确保DVD光盘清洁、无划痕、无病毒等。 移交时还必须填写《归档电子文件登记表》，完成相关移交 手续。
v 当今世界，科学技术突飞猛进，日新月异，以电子计算机为主的电子设 备已深深渗透到我们工作的各个方面，大大提高了我们的工作效率。我 们在工作中也形成了大量的具有保存价值的电子数据。
v 毫不跨张的讲：离开了电子计算机等电子设备，机关日常工作就很难展 开。
v 2003年7月13日，时任中共中央政治局候补委员、中央书记处书记、中 央办公厅主任王刚同志对《国家档案局关于发布〈电子公文归档管理暂 行办法〉的请示》作出重要批示时指出：“电子公文的归档与管理、档 案信息资源的保护与开发利用，是国家电子政务建设的重要内容和基础 性工作。在当前信息技术手段层出不穷和机读数据大量出现的形势下， 制定这一办法，对电子公文的归档管理进行相应规范很有必要，这对于 促进全国的办公自动化和档案信息化工作具有指导意义。
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v 确定电子公文的归档范围 v 归档电子文件的分类与保管期限的确定 v 电子公文的归档步骤 v DVD光盘的制作要求 v 归档电子文件的移交要求
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电子公文归档范围
v 简单的讲：即在纸质档案中有，又在现有电子文件中也有的 电子公文。
v 同理：会计档案、科技档案、音像档案、照片档案的归档范 围也是一样。
v 电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定 保管期限。
电子文件归档与移交
为什么要采用DVD光盘作为存储介质？
v 一是存储技术相对较成熟。DVD的全称，在诞生之初是 Digital Video Disc（数字视频光盘），目前则称为 “Digital Versatile Disc”，即“数字多用途光盘”，是 CD/LD/VCD/EVD的后继产品。DVD从1994年下半年提出 初步规格到1996年年初样机的出现只用了一年多的时间， 可谓发展迅速，是业界公认的新一代标准的存储技术。而且， 计算机业对其做出的反应也十分积极。
v 所制成的DVD光盘和外包装上标注：全宗号、单位名称、年 度、保管期限、文件格式、密级、公文件数等，标注内容应 不易擦掉。外包装统一采用硬塑料盒子。要注意一个问题： 在DVD光盘上标注时，应采用记录笔写在印刷层上，不能写 在记录层上，不能用标签纸粘贴。（采用标签纸粘贴容易造 成光盘变形）。
v 硬塑料盒子的上的包装标注统一采用白纸打印。
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DVD光盘的制作要求
v 由于目前我州信息化建设和电子公文管理系统建设现状所限， 州直各单位、部门移交电子数据时，统一制成DVD光盘。
v 刻录用的DVD统一采用DVD-R的单碟单面型的DVD光盘进 行刻录。因为这种光盘只能一次刻录成型，保证了存储的数 据无法改写，也就保证了存储电子公文的真实性。如果要修 改，必须重新复制，重新刻录。
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四、注意事项
v 一是文件版本。 v 二是文件格式。 v 三是归档电子公文的鉴定和销毁。 v 四是DVD光盘的日常维护。 v 五是归档后的电子公文的保存。
电子文件归档与移交
文件版本
v 这里所讲的文件版本，通俗点讲是指移交的归档电 子文件是用什么年代，什么公司生产的处理系统形 成的。
v 例如：大家常用Word撰写、制作红头文件时形成的电子文 件；用Excel制作的电子表格，用数码相机拍的数码照片， 数码摄影机拍摄的视频等等，以数码形式存储于磁带、磁盘、 光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通 信网络上传送的文件。
v 归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子 文件。
v 国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》的出台，又将档 案的内容和形式进行了提升。现在所指的档案不再是只有过 去的纸质、实物档案等形式了。具有保存价值的数字形式的 文件也被提升为档案，与纸质、实物档案同等重要。
电子文件归档与移交
什么是电子文件？
v 《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）里的 定义为：电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形 式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备 阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
v 可能会出现一个疑问：如果是中央或省上来的文件，我们就 没有这份公文的电子公文，那怎么办？
v 针对这一问题，就要理解好这句话：“即在纸质档案中有， 又在现有电子文件中也有的电子公文。”也就是说：本身没 有电子公文的归档文件就不需制作归档电子公文。
电子文件归档与移交
电子文件的归档范围图例
电子文件归档与移交
v 举个例子讲：制发一份红头文件时，我们通常用微 软公司生产的Microsoft Office Word 2003来处理。 Microsoft Office Word 2003就是文件版本。处理 表格时通常用的是Microsoft Office Excel 2003， Microsoft Office Excel 2003也就是文件版本。
十，如发现问题应及时采取恢复措施。
电子文件归档与移交
3rew
演讲完毕，谢谢听讲!
再见交
电子文件归档与移交
2023/5/17
电子文件归档与移交
v 一、收集电子文件的意义 v 二、电子文件归档的相关法律法规 v 三、电子文件归档与移交的要求 v 四、注意事项
电子文件归档与移交
一、收集电子文件的意义
v 我个人认为，收集电子文件的意义至少有两点：一是科学发展进步的需 要；二是档案工作发展形势的必然。
电子文件归档与移交
归档电子公文的鉴定和销毁
v 超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质 文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑 删除或物理销毁，并由机关档案部门列出销毁文件目录存档 备查。
v 注意：电子公文的鉴定与纸质档案的鉴定一起进行。 确定需更改保管期限的，更改后应重新制作存储光盘。 电子公文的销毁手续与纸质档案是一样的。
电子文件归档与移交
DVD光盘的日常维护。
v 归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。 v 单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压，每隔几个月就转
动一下盘片，防止盘片变形。 v 存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 v 环境温度选定范围：17度至20度；相对湿度选定范围：百
分之三十五至百分之四十五。 v 光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于百分之
v 电子公文形成单位必须将具有保存价值的电子公文，制成纸 质公文与存储原电子公文的DVD光盘一同归档，并使两者建 立互联。DVD光盘中应同时存有相应的规范要求和机读目录。
v 电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件，其他说明等 应与相对应的电子公文一同归档保存。
电子文件归档与移交
v 电子文件的归档，应按本单位档案分类方案进行分类、整理， 并刻成DVD光盘，一式3套，由本单位保管1套，以便本单 位日常利用；移交进馆2套，一套提供利用，一套封存保管。 在DVD光盘数据写入时，一张DVD光盘只写入同一年度、 同一保管期限的数据，以便日后鉴定销毁。要注意电子公文、 图像、音频、视频数据要分开存，不能存在同一光盘上。
电子文件归档与移交
三、电子文件归档与移交的要求
v 在开展电子文件归档以前，我们首先先来认清4个问题： v 什么是档案？ v 什么是电子文件？ v 什么是电子公文？ v 为什么要采用DVD光盘？
电子文件归档与移交
什么是档案？
v 《档案法》规定：档案，是指过去和现在的国家机构、社会 组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、 图表、声像等不同形式的历史记录。
电子文件归档与移交
什么是电子公文？
v 国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》里指出：电子公 文是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子 公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。
v 例如：现阶段我州启用的电子公文处理系统上处理的具有规 定格式的公文。大家要注意，这里讲的可不仅仅是指红头文 件，包括其他具有规范格式的公文的电子数据。
v 第一步：了解清楚本单位电子公文的存储位置。 v 第二步：对照纸质档案的《归档文件目录》查找到电子公文，
并将查找到的电子公文按年度、保管期限、机构（问题）分 文件夹存储。 v 第三步：制作《归档电子文件登记表》。 v 第四步：将分文件夹存储归档电子公文和《归档电子文件登 记表》分年度、保管期限共同刻录到DVD光盘中，一式三份。
归档电子文件的分类与保管期限的确定
v 一是电子公文对照纸质档案归档办法确定归档范围和保管期 限。
v 二是按照各单位结合国家档案局8号令编制的《机关文件材 料归档范围和文书档案保管期限表》进行分类和确定保管期 限。
v 档案的分类和保管期限=电子文件的分类和保管期限
电子文件归档与移交
电子公文的归档步骤
v 二是容量大。常用的DVD光盘盘片直径120MM，厚度 0.6MM/面，理论容量为4.7GB，实际容量大概为4.37GB左 右。
v 三是安全性。我们要求采用DVD-R的，只能一次刻录成型， 即第一次刻完后弹出光盘，如果以后再插入光盘进行再次的 追加刻录，那就会发现光盘原先的剩余空间已经不见了，这 要求使用这种光盘刻录时，一定要事先准备好所有要刻录的 文件，一次性刻录搞定！
电子文件归档与移交
二、电子文件归档的相关法律法规
v 《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）。 v 2003年7月22日经国家档案局局务会议审议通过，国家档案
局令第6号令发布了《电子公文归档管理暂行办法》，自 2003年9月1日起施行。 v 省档案局、省政府信息化工作办公室制发了《云南省电子公 文归档管理暂行办法》经省人民政府同意，于2004年12月 25日，以省政府办公厅红头文件（云政办发﹝2004﹞251 号）转发。 v 州档案局结合我州电子文件归档与管理工作实际，于2007 年8月16日制发了《德宏州档案馆、州直各机关电子档案管 理办法》（德档发﹝2007﹞44号）。 v 2010年6月7日，州委办公室、州政府办公室印发了《关于 贯彻〈电子文件管理暂行办法〉的通知》（德办通〔2010〕 48号）。 v 《德宏州档案局关于电子文件移交进馆的通知》 （德档发 ﹝2010﹞44号）。
v 为此：电子公文的收发登记表、机读目录、相关软
件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保 存。所以，在填写归档电子文件登记表时，必须注 明文件版本，以便今后对电子文件进行读取。
电子文件归档与移交
文件格式
v 《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）中要 求：1、文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。而 我们大多采用微软办公软件WORD来处理文字，所以其格式 为DOC。而采用金山公司WPS文字处理软件的，其格式为 WPS。2、扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。我们 要求采用JPEG格式。JPEG也就是通常的JPG格式。3、视频 和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。我们要求采 用AVI格式，较清晰。4、音频电子文件以WAV、MP3为通 用格式。我们要求采用MP3格式。
电子文件归档与移交
归档电子文件的移交要求
v 一是州直各单位移交电子文件的范围是具有永久和长期保存 价值的电子文件，与纸质档案一并移交进到州档案馆。
v 二是归档电子公文应存储到符合保管要求的DVD光盘上。归 档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应 与其解密软件和说明文件一同归档。
v 三是移交与接收部门应对DVD光盘、技术环境和电子公文可 理解性进行检验，确保DVD光盘清洁、无划痕、无病毒等。 移交时还必须填写《归档电子文件登记表》，完成相关移交 手续。
v 当今世界，科学技术突飞猛进，日新月异，以电子计算机为主的电子设 备已深深渗透到我们工作的各个方面，大大提高了我们的工作效率。我 们在工作中也形成了大量的具有保存价值的电子数据。
v 毫不跨张的讲：离开了电子计算机等电子设备，机关日常工作就很难展 开。
v 2003年7月13日，时任中共中央政治局候补委员、中央书记处书记、中 央办公厅主任王刚同志对《国家档案局关于发布〈电子公文归档管理暂 行办法〉的请示》作出重要批示时指出：“电子公文的归档与管理、档 案信息资源的保护与开发利用，是国家电子政务建设的重要内容和基础 性工作。在当前信息技术手段层出不穷和机读数据大量出现的形势下， 制定这一办法，对电子公文的归档管理进行相应规范很有必要，这对于 促进全国的办公自动化和档案信息化工作具有指导意义。