公文写作讲座ppt课件
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公文写作讲座
主讲人:卢洪涛
1
主讲人简介 卢洪涛,男,陕西师范大学教授,
文秘系主任。主要研究方向为中国现 代文学,兼及公文写作教学与研究。 曾于1998年至2002年间主持陕西省秘 书职业资格技能鉴定工作。
2
一、公文的含义及分类
❖ 1、什么是公文?(含义) ❖ 公文,即公务文书。指各级各类机关、团
依据);根×××,······(理
论依据);为了×××,······
(目的主旨);现决×××,····
··(意图主旨)。具体××如下(过
渡句):
一、×××要××××,···
二、×××要××××,···
······(分旨)
❖
返回
陕西省人民政府关于重点建设项目 实行统一征地问题的通知
各市、县(区)人民政府,各地区行政 公署,省人民政府各工作部门、各直属 机构:
❖ “请示性”文体
近年来,×××,······(事实依据)
根据×××,······(理论依据)
为了×××,······(目的主旨);现×××,······
(意图主旨),×××由××××,······(分旨)。
请予批准。(意图主旨)
返1回3
公文正文写作的规范化
❖ 逐条分段式
目前×××,······(事实
“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄
送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下,
标识文法同抄送机关。
2.印发机关和印发日期
位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体
字。印发机关左空1字,印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为
×要××××,······(分旨)。 一和领土完整,保持香港特别行政区的繁荣和
稳定,中华人民共和国中央人民政府派驻香港
❖ 两段式
特别行政区的部队,经过精心准备,现己组建 完成。驻香港部队由中国人民解放军陆军、海
军和空军部队组成,隶属中华人民共和国中央
根据×××,······(依据), 军事委员会领导,这支部队将于1997年7月1日
返回
16
行政公文特定格式(一)
XX市人民政府
机密★X年
XX函〔2012〕X号
特急
关 于X X X X 的 函
XXXX:
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX X X X X X X X X X X X X X X X X。
附件:1、 X X X X 2、 X X X X
二0一二X年X月
用由中央人民政府负担。
15
公文正文写作的规范化
公文正文外在结构与公文正文内在要素的相的意义和目的。回答“干什么” 类型: 目的主旨 意图主旨
❖ 依据:公文主旨提出和成立的理由和根据。回答“为什么”如此干 类型 : 理论依据 事实依据
❖ 分旨:具体的说明“怎么样”干的问题。 类型 :办法 事项
10
返回
公文语言的规范化
1.不能生造、滥用词语。
2.不能滥用描写、抒情手法。
3.不能滥用简称。
4.数字用法要统一,前后要一致。
5.不能使用不规范的计量单位。
6.不能滥用引语。
7.不能用不规范的方言、口语。
8.不能滥用标点。
9.不能写错别字。
返回
11
以某局研究所的名义拟一
篇公文,内容主要为向该局提 出请求,请其批准在本所内设 立标准化研究室。主要理由是 该所承担着国家下达的多项标 准化方面的研究任务,承担着 多项国家标准草案的拟定工作, 但因为没有专门机构集中力量, 因而使主要课题不能正常进行, 有的则因为同样原因使研究工 作进展缓慢。标准化研究室直 属该所,编制15人,其中有高 级职称的研究人员7人,中初
级职称的7人,行政秘书1人。
××局研究所关于 设立标准化研究室的请示 ××局:
近年来,我所承担着国家下达的 多项标准化研究任务及国家标准草案 的拟定工作,但因没有专门机构,不 便最大限度地集中科研力量,因而使 研究工作进展缓慢,主要课题不能正 常进行(事实依据)。为此,现拟在本 所内设立标准化研究室(意图主旨)。 该研究室直属我所,编制15人,其中 高级职称研究人员7人,中初级职称研 究人员7人,行政秘书1人。(分旨)
为了×××(目的主旨),现决×××, 零时正式进驻香港。中央人民政府派驻香港特
····(意图主旨)。
别行政区负责防务的军队不干预香港特别行政 区的地方事务。香港特别行政区政府在必要时,
×××要××××,····(分旨)。 可向中央人民政府请求驻军协助维持社会治安
❖ 返回
和救助灾害。驻军人员除须遵守全国性的法律 外,还须遵守香港特别行政区的法律。驻军费
22
当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关
名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置,并使印章加盖或套印在其上。
主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一
个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下
右空2字标识成文时间。
6.3 特殊情况说明
体等单位在公务活动过程中,依照规定程 序和特定体式形成的、具有法定效力和规 范体式的文字材料,是机关单位依法行政 和进行公务活动的重要书面工具。(公文 有广狭二义。其历史沿革,自1951年至 2012年,颁文计7次 。)
3
2.公文有哪些种类
❖ (1)党政公文:2012年两办联合颁发《条 例》规定党政机关公文共15种:
❖ 决议、决定、命令、公报、公告、通告、 意见、通知、通报、报告、请示、批复、 议案、函、纪要。
❖ (2)企业事务公文:计划、总结、简报、 会议记录、市场调查报告、可行性研究报 告、意向书、投(招)标书、备忘录、请 柬、传真、贺信、邀请信、感谢信、述职 报告、演讲稿等。
4
二、几个相关概念
1、行文关系:指发文与收文机关间的关 系,它取决于各自的隶属关系和职权范围。 依据我国现行体制,机关单位之间大致有4种 关系(领导、指导、不相隶属、同级)。
❖ 一段式
中华人民共和国国务院 中华人民共和国中央军事委员会公告
(1996年1月29日)
根据×××,······(依据),
根据中华人民共和国宪法赋予中国人民解
为了×××(目的主旨),现决定×× 放军的使命和《中华人民共和国香港特别行政
×,······(意图主旨)。××
区基本法》关于中央人民政府负责管理香港特 别行政区防务的规定,为维护国家的主权、统
17
行政公文特定格式(二)
XX市人民政府专题会议纪要 (2012年第X号)
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX X X X X X。
已发: X X X X, X X X X X, X X X X X,
XXXXXX
18
X X市人民政府办公厅
20 X X 年X 月X日印发
❖ 一般每面排22行,每行排28个字。
❖返回 8
标题要素
陕西师范大学关于举办公文写作培训班的通知
发文机关 介词
事由
助词 文种
××公司关于申请批准建立培训中心的请示报告 ××总公司组建后勤服务站的申请报告 ××省人民政府关于贯彻国务院2号文件精神的通知 工程设计分院院长分工 关于表彰XXX的通知
标题制作规则:省略要素,文号、标点符号不入题
行政公文特定格式(三)
XX市人民政府令
第X号 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXX。
市长: X X X 二0 X X年X月X日
19
公文体式的规范化
三、公文主体
❖ 1.公文标题 红色反线下空2行,2号小标宋体字。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措
施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法
解决。
7.附注
21
公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
四、版记(文尾)格式
1.抄送机关
公文如有抄送机关,在主题词下1行,左空1字,用3号仿宋体字标识
期,印章用红色。
当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;
当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上。
6.2 联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字;主办机
关印章在前;两个印章均压成文日期,印章用红色。只能采用同种加盖印章方
式,以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm。
为在实施西部大开发战略中加快我 省重点项目建设,合理利用和保护土地 资源,促进国民经济持续快速健康发展, 现就国家和省上确定的重点建设项目实 行统一征地的有关问题通知如下:
一、实行统一征地的范围 二、统一征地的安置、补偿和造地 三、统一征地的有关程序
14
公文正文写作的规范化
公文正文外在基本结构类型:
以上意见当否,请予审批。(意图 主旨)
(印章) 二○一二年四月二十日
❖返回 12
公文正文写作的规范化
❖ 会议文体
××××会议于×年×月×日召开,(依据)会议批准了×××××的 ×××,并对××××的××××表示满意。(主旨)
会议同意××××××,······· 会议赞成××××××,······· 会议认为××××××,······· 会议指出××××××,······· 会议强调××××××,······· 会议号召××××××,·······(分旨)
机关名称,只标识成文日期。成文日期右空4字;加盖印章应
上距正文1行之内。采用下套方式和中套方式。
(2)联合行文印章
返回 20
6.公文生效标识
返回
6.1 单一发文印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。成文日
期右空4字;加盖印章应上距正文1行之内(2--4mm),端正、居中下压成文日
9
返回
4.附件说明
公文如有附件,在正文下空1行左空2字用3号仿 宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件 如有序号使用阿拉伯数码(如“附件: 1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件 应与公文正文一直装订,并在附件左上角第1行顶 格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号 和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一 直装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发 文字号并在其后标识附件(或带序号)。
准,用阿拉伯数码标识。
3.版记中的反线
版记中各要素之下均加一反线,宽度同版心。
返回
4.版记的位置
版记应置于公文最后一面,版记的最后一个要素置于最后一行。
五、页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各
放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码
居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
2、行文方向:指公文运行的方向。取决于 行文关系。有上行、下行、平行。
3、行文方式:指公文运行的形式。有逐级、 多级、越级、直行等。
5
4、行文规则:指公文制发和运行的规 范和准则。大致有下列几项:
❖ (1)确有必要和讲求实效的规则 ❖ (2)依隶属关系和职权范围行文的规则 ❖ (3)上行文的规则 ❖ (4)下行文的规则 ❖ (5)联合行文的规则 ❖ (6)部门行文的规则 ❖ (7)由文秘机构统一办理的规则
(一)公文用纸采用A4型
❖ 公文用纸采用A4型纸,其成品幅面尺寸为: 210mm×297mm
❖ 公文用纸天头(上白边)为:37mm±1mm
❖ 公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm
❖ 版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码)
(二)公文印装规范
❖ 正文用3号仿宋体字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑 体字
❖ 2.主送机关 标题下空1行,左侧顶格3号仿宋体字标识,回
行时仍顶格。
❖ 3.公文正文 数字、年份不能回行。
❖ 4.附件 在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,
后标全角冒号和名称。
❖ 5.成文日期 用汉字将年、月、日标全;“零”写为“○”。
❖ 6.公文生效标识
(1)单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文
6
三、公文基本格式:
❖ 1、版头:份号、密级和保密期限、紧急程度、发文 机关标志、发文字号、签发人、分隔线。
❖ 2、主体:标题、主送机关、正文(1、2、3、4、 5)、附件说明、署名日期印章、附注、附件。
❖ 3、版记:分隔线、抄送机关、印发标记。
❖ 印刷与装订
❖ 格式图示 2
7
一、公文用纸及印装规范
主讲人:卢洪涛
1
主讲人简介 卢洪涛,男,陕西师范大学教授,
文秘系主任。主要研究方向为中国现 代文学,兼及公文写作教学与研究。 曾于1998年至2002年间主持陕西省秘 书职业资格技能鉴定工作。
2
一、公文的含义及分类
❖ 1、什么是公文?(含义) ❖ 公文,即公务文书。指各级各类机关、团
依据);根×××,······(理
论依据);为了×××,······
(目的主旨);现决×××,····
··(意图主旨)。具体××如下(过
渡句):
一、×××要××××,···
二、×××要××××,···
······(分旨)
❖
返回
陕西省人民政府关于重点建设项目 实行统一征地问题的通知
各市、县(区)人民政府,各地区行政 公署,省人民政府各工作部门、各直属 机构:
❖ “请示性”文体
近年来,×××,······(事实依据)
根据×××,······(理论依据)
为了×××,······(目的主旨);现×××,······
(意图主旨),×××由××××,······(分旨)。
请予批准。(意图主旨)
返1回3
公文正文写作的规范化
❖ 逐条分段式
目前×××,······(事实
“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄
送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下,
标识文法同抄送机关。
2.印发机关和印发日期
位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体
字。印发机关左空1字,印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为
×要××××,······(分旨)。 一和领土完整,保持香港特别行政区的繁荣和
稳定,中华人民共和国中央人民政府派驻香港
❖ 两段式
特别行政区的部队,经过精心准备,现己组建 完成。驻香港部队由中国人民解放军陆军、海
军和空军部队组成,隶属中华人民共和国中央
根据×××,······(依据), 军事委员会领导,这支部队将于1997年7月1日
返回
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行政公文特定格式(一)
XX市人民政府
机密★X年
XX函〔2012〕X号
特急
关 于X X X X 的 函
XXXX:
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX X X X X X X X X X X X X X X X X。
附件:1、 X X X X 2、 X X X X
二0一二X年X月
用由中央人民政府负担。
15
公文正文写作的规范化
公文正文外在结构与公文正文内在要素的相的意义和目的。回答“干什么” 类型: 目的主旨 意图主旨
❖ 依据:公文主旨提出和成立的理由和根据。回答“为什么”如此干 类型 : 理论依据 事实依据
❖ 分旨:具体的说明“怎么样”干的问题。 类型 :办法 事项
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返回
公文语言的规范化
1.不能生造、滥用词语。
2.不能滥用描写、抒情手法。
3.不能滥用简称。
4.数字用法要统一,前后要一致。
5.不能使用不规范的计量单位。
6.不能滥用引语。
7.不能用不规范的方言、口语。
8.不能滥用标点。
9.不能写错别字。
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11
以某局研究所的名义拟一
篇公文,内容主要为向该局提 出请求,请其批准在本所内设 立标准化研究室。主要理由是 该所承担着国家下达的多项标 准化方面的研究任务,承担着 多项国家标准草案的拟定工作, 但因为没有专门机构集中力量, 因而使主要课题不能正常进行, 有的则因为同样原因使研究工 作进展缓慢。标准化研究室直 属该所,编制15人,其中有高 级职称的研究人员7人,中初
级职称的7人,行政秘书1人。
××局研究所关于 设立标准化研究室的请示 ××局:
近年来,我所承担着国家下达的 多项标准化研究任务及国家标准草案 的拟定工作,但因没有专门机构,不 便最大限度地集中科研力量,因而使 研究工作进展缓慢,主要课题不能正 常进行(事实依据)。为此,现拟在本 所内设立标准化研究室(意图主旨)。 该研究室直属我所,编制15人,其中 高级职称研究人员7人,中初级职称研 究人员7人,行政秘书1人。(分旨)
为了×××(目的主旨),现决×××, 零时正式进驻香港。中央人民政府派驻香港特
····(意图主旨)。
别行政区负责防务的军队不干预香港特别行政 区的地方事务。香港特别行政区政府在必要时,
×××要××××,····(分旨)。 可向中央人民政府请求驻军协助维持社会治安
❖ 返回
和救助灾害。驻军人员除须遵守全国性的法律 外,还须遵守香港特别行政区的法律。驻军费
22
当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关
名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置,并使印章加盖或套印在其上。
主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一
个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下
右空2字标识成文时间。
6.3 特殊情况说明
体等单位在公务活动过程中,依照规定程 序和特定体式形成的、具有法定效力和规 范体式的文字材料,是机关单位依法行政 和进行公务活动的重要书面工具。(公文 有广狭二义。其历史沿革,自1951年至 2012年,颁文计7次 。)
3
2.公文有哪些种类
❖ (1)党政公文:2012年两办联合颁发《条 例》规定党政机关公文共15种:
❖ 决议、决定、命令、公报、公告、通告、 意见、通知、通报、报告、请示、批复、 议案、函、纪要。
❖ (2)企业事务公文:计划、总结、简报、 会议记录、市场调查报告、可行性研究报 告、意向书、投(招)标书、备忘录、请 柬、传真、贺信、邀请信、感谢信、述职 报告、演讲稿等。
4
二、几个相关概念
1、行文关系:指发文与收文机关间的关 系,它取决于各自的隶属关系和职权范围。 依据我国现行体制,机关单位之间大致有4种 关系(领导、指导、不相隶属、同级)。
❖ 一段式
中华人民共和国国务院 中华人民共和国中央军事委员会公告
(1996年1月29日)
根据×××,······(依据),
根据中华人民共和国宪法赋予中国人民解
为了×××(目的主旨),现决定×× 放军的使命和《中华人民共和国香港特别行政
×,······(意图主旨)。××
区基本法》关于中央人民政府负责管理香港特 别行政区防务的规定,为维护国家的主权、统
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行政公文特定格式(二)
XX市人民政府专题会议纪要 (2012年第X号)
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX X X X X X。
已发: X X X X, X X X X X, X X X X X,
XXXXXX
18
X X市人民政府办公厅
20 X X 年X 月X日印发
❖ 一般每面排22行,每行排28个字。
❖返回 8
标题要素
陕西师范大学关于举办公文写作培训班的通知
发文机关 介词
事由
助词 文种
××公司关于申请批准建立培训中心的请示报告 ××总公司组建后勤服务站的申请报告 ××省人民政府关于贯彻国务院2号文件精神的通知 工程设计分院院长分工 关于表彰XXX的通知
标题制作规则:省略要素,文号、标点符号不入题
行政公文特定格式(三)
XX市人民政府令
第X号 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXX。
市长: X X X 二0 X X年X月X日
19
公文体式的规范化
三、公文主体
❖ 1.公文标题 红色反线下空2行,2号小标宋体字。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措
施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法
解决。
7.附注
21
公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
四、版记(文尾)格式
1.抄送机关
公文如有抄送机关,在主题词下1行,左空1字,用3号仿宋体字标识
期,印章用红色。
当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;
当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上。
6.2 联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字;主办机
关印章在前;两个印章均压成文日期,印章用红色。只能采用同种加盖印章方
式,以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm。
为在实施西部大开发战略中加快我 省重点项目建设,合理利用和保护土地 资源,促进国民经济持续快速健康发展, 现就国家和省上确定的重点建设项目实 行统一征地的有关问题通知如下:
一、实行统一征地的范围 二、统一征地的安置、补偿和造地 三、统一征地的有关程序
14
公文正文写作的规范化
公文正文外在基本结构类型:
以上意见当否,请予审批。(意图 主旨)
(印章) 二○一二年四月二十日
❖返回 12
公文正文写作的规范化
❖ 会议文体
××××会议于×年×月×日召开,(依据)会议批准了×××××的 ×××,并对××××的××××表示满意。(主旨)
会议同意××××××,······· 会议赞成××××××,······· 会议认为××××××,······· 会议指出××××××,······· 会议强调××××××,······· 会议号召××××××,·······(分旨)
机关名称,只标识成文日期。成文日期右空4字;加盖印章应
上距正文1行之内。采用下套方式和中套方式。
(2)联合行文印章
返回 20
6.公文生效标识
返回
6.1 单一发文印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。成文日
期右空4字;加盖印章应上距正文1行之内(2--4mm),端正、居中下压成文日
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4.附件说明
公文如有附件,在正文下空1行左空2字用3号仿 宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件 如有序号使用阿拉伯数码(如“附件: 1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件 应与公文正文一直装订,并在附件左上角第1行顶 格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号 和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一 直装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发 文字号并在其后标识附件(或带序号)。
准,用阿拉伯数码标识。
3.版记中的反线
版记中各要素之下均加一反线,宽度同版心。
返回
4.版记的位置
版记应置于公文最后一面,版记的最后一个要素置于最后一行。
五、页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各
放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码
居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
2、行文方向:指公文运行的方向。取决于 行文关系。有上行、下行、平行。
3、行文方式:指公文运行的形式。有逐级、 多级、越级、直行等。
5
4、行文规则:指公文制发和运行的规 范和准则。大致有下列几项:
❖ (1)确有必要和讲求实效的规则 ❖ (2)依隶属关系和职权范围行文的规则 ❖ (3)上行文的规则 ❖ (4)下行文的规则 ❖ (5)联合行文的规则 ❖ (6)部门行文的规则 ❖ (7)由文秘机构统一办理的规则
(一)公文用纸采用A4型
❖ 公文用纸采用A4型纸,其成品幅面尺寸为: 210mm×297mm
❖ 公文用纸天头(上白边)为:37mm±1mm
❖ 公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm
❖ 版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码)
(二)公文印装规范
❖ 正文用3号仿宋体字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑 体字
❖ 2.主送机关 标题下空1行,左侧顶格3号仿宋体字标识,回
行时仍顶格。
❖ 3.公文正文 数字、年份不能回行。
❖ 4.附件 在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,
后标全角冒号和名称。
❖ 5.成文日期 用汉字将年、月、日标全;“零”写为“○”。
❖ 6.公文生效标识
(1)单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文
6
三、公文基本格式:
❖ 1、版头:份号、密级和保密期限、紧急程度、发文 机关标志、发文字号、签发人、分隔线。
❖ 2、主体:标题、主送机关、正文(1、2、3、4、 5)、附件说明、署名日期印章、附注、附件。
❖ 3、版记:分隔线、抄送机关、印发标记。
❖ 印刷与装订
❖ 格式图示 2
7
一、公文用纸及印装规范