Word文档编辑功能在教学工作中的高级应用

Word文档编辑功能在教学工作中的高级应用
摘要：
美国微软公司开发的Microsoft Office办公软件功能强大，应用领域广阔，
它与Windows操作系统（同为微软公司开发）相映成辉，使二十世纪人类的最
大文明成果――计算机的应用得到空前发展。

此软件在教育教学领域更是发挥
了它的巨大潜能，为教师编写教案，挑选习题，展示作品提供了方便，为教师
提高课堂教学效率提供了理想的途径，而且它在现代远程教育领域更是独显神威。

Microsoft Office组件多达十几个，最常见的有七个：Microsoft Word文字
处理软件；Microsoft Excel电子数据表程序；Microsoft PowerPoint动态演示文稿；Microsoft Outlook个人信息管理程序和电子邮件通信软件；Microsoft Office Access关联式数据库管理系统；Microsoft Office Publisher桌面出版应用软件，Microsoft Infopath用户表格的应用程序开发（XML程序）。

作为非计算机专业的一线教师，使用最多的是前三个组件，即Word , Excel 和PowerPoint（常用被简称为“PPT”）。

本文在本人近十年的实际运用中掌
握的应用技巧和应用体会的基础上，借荐和吸收集了其他作者的文献，经过整
理形成文稿，希望能为教学一线的教师提供一些方便，更想起到抛砖引玉的作用，为探讨和学习《现代教育技术在教学工作中的应用》提供一个交流平台。

本文所述的Office组件基本Windows操作系统和Microsoft Office2003组件，其他版本如Microsoft Office2000，Microsoft Office2007，Microsoft OfficeXP与
本文所述功能基本相同，读者可以参考应用。

另外本文基于已经通过计算机初
级水平的读者，所以象“单击”“双击”“选定”“拖”“单元格”“菜单栏”“工
具栏”“标签”等等Windows的操作名词或Office的控件名称都不加解释，如
果遇到生疏名词或名称请在百度中查询。

关键词：Word文档 教育教学 应用技巧
Word是文字处理软件，它是Office的主要应用程序。

它具有文字输入、输出（打印）功能，能编辑图片和绘制简单的表格，也能编辑和播放一些
音视频文件。

在教学工作中，应用Word软件可以编写教案，编排图文声
像兼有的电子书刊，以及绘制一些简单的表格。

1、处理从网上下载下来的带有无数空行的文档
有时候从网上下载下来的文档中含有很多空行，如果手动一个一个地删
除就比较麻烦，去掉这些多余的空行可以应用菜单栏中的“编辑－查找和
替换”功能达到我们的要求。

方法如下：
光标停在需要去掉多余空行的文档中的任何位置，打开菜单栏中的
“编辑－查找和替换”，在出现的对话框中，单击“特殊字符－手动换行符”，这时我们会看到“查找和替换”对话框的标签栏“查找内容”后面出现
了“^1”，再在本对话框的标签栏“替换为”的后面手动输入“^p”（注意：是英文输入格式），点击“全部替换”，这时文档中的多余空行就全部去掉了。

如果仍有多余的空行，多次点击“全部替换”即可达到要求。

上面所说的方法是处理“软回车”造成文档空行的方法，如果一个文档
中的空行是因为硬回车造成的，则在“查找内容”标签后输入“^p^p”，在标签栏“替换为”后面输入“^p”，多次点击“全部替换”，就去掉了文档
中多余的空行。

如果经过上述处理文档中仍有“空白行”，这是因为文档格式造成的，
修改文档格式即可。

方法如下：单击菜单栏中的“格式－段落”，在段落对
话框中设置：“行间距”设置为单行（或最小值0磅），“段前、段后”分
别设置为0，这样就可达到要求了。

2、去掉从网页上下载下来的文档中的多余表格
有时候因为网页的原因，我们下载下来的文档镶嵌在表格中，这是编辑
网页时基于对网页布局的考虑造成的，当我们下载下来粘贴到Word文档后，这些文字仍然镶嵌在表格中，不利于编辑。

去掉这些表格需要用到菜
单栏中的“表格”功能，方法如下：
在Word文档中，把光标停在需要转换的表格中，单击菜单栏中的“表格－转换－表格转换为文本”选项，这时出现“表格转换为文本”对话框，把对话框中的设置设为“其他字符”（系统默认“段落标记”），并将后面的字符去掉，不加任何字符，再单击“确定”，这样就把多余的表格去掉了。

如果仍然含有表格继续以上操作就可以去掉剩余的表格。

如果在这个“转换”选项中“表格转换为文本”选项是灰色的（即不可用的，当然还有另一项“文本转换为表格”一定是可用的），需要两步完成，先把文本转化成表格，再按上面所述方法把表格转换成文本。

注意，
文本转换成表格时，表格只能是1列（系统默认是1列）
3、设置页面横向和纵向混排的页面格式
有时候为了打印的需要，在同一文档中，需要将Ａ4纵向（系统默认）的页面变成Ａ4横向的页面，这就要用到菜单栏“文件”里的页面设置功能。

方法如下：
（1）把光标移到需要改变页面设置的那一页的第一行，单击菜单栏中的“插入－分隔符－下一页－确定”。

（2）单击菜单栏中的“文件－页面设置－页边距（标签）－横向－确定”，则这一页以及后面的页面全部变成
Ａ4横向设置。

如果到后面页又要用到纵向设置，用同样的方法，改回来即可。

4、在同一文档中的不同页面上设置不同的页眉和页脚
为了强调或是特别提示页面内容，需要插入页眉和页脚。

一般情况下，在文档中的任何一页插入页眉和页脚后，文档的每一页上都会显示页眉和页脚的内容，并且内容相同，为了使某些页的页眉和页脚与其他页不同，需要用到页眉页脚的分页设置功能。

具体方法如下：
（1）把光标移动到需要改变页眉和页脚的那一页的第一行，单击菜单栏中的“插入－分隔符－下一页”；（2）单击菜单栏中的“视图－页面和页脚”，这时光标自动移动到页眉位置，同时跳出页眉设置工具栏（这是一
个很窄很短的工具条，要小心仔细地看才能看清，如果找不到，请对照下图），
这时，在页眉前端显示“页眉－第×节”，后端显示“与前一节相同”。

（3）点击工具条中的也就是取消与前一节的相同设置，这时页眉（或页脚）后端的“与前一节相同”自动消失。

（4）输入要设置的页眉（页脚）内容，则本页和此页后的所有页眉（页脚）都与这一页相同，要改变后面其他页
的页眉（页脚）设置，用同样的方法。

注意：第三步非常关键，一定要先点
击“链接到前一节”按钮（），后输入方法才有效，如果先输入后点击
该按钮，则前面所有页的设置会与本页相同。

5、设置插入文档中的图片格式
文档中插入图片比较简单，既可以把图片复制粘贴到相应位置，也可
以用菜单栏中的“插入－图片－来自文件”的方式插入图片。

不过两种方
法对文件的格式要求略有区别。

复制粘贴适用于BMP视图文件，或处于
编辑状态下的jpeg格式文件。

运用插入文件的方式插入图片，要比较复制粘贴灵活得多，可以插入任何格式的图片。

文档中插入图片后，如果对图
片的大小、位置或色彩不满意，可以进行简单修改，修改方法如下：（1）单击插入的图片；（2）单击菜单栏中的“格式－图片”选项，
在“设置图片格式”对话框中对图片大小，版式和图片属性进行设置，设
置完毕，单击“确定”，图片就能达到自己的要求。

注意：在进行图片“裁剪”设置时，要有数据大小的概念，并且电脑
系统中的单位与实际观察效果并不一致。

这种方法称为“菜单设置法”。

为了避免盲目设置，增强设置的可视效果，使用“设置图片工具栏”
进行图片格式设置，更加简单和理想（称为“工具条法”）。

方法如下：（1）单击插入的图片，这时会出现编辑图片工具条：
（工具条中除图片大小不能设置之外，其他功能跟菜单栏中的功能相同，而
且工具条中有一个“设置图片格式”按钮“”可以直接打开菜单栏中的“设置图片格式”功能，另外工具条比菜单栏多出了一个“设置透明色”
按钮）。

（2）应用工具条中提供的按钮进行图片格式设置。

功能与效果与“菜单法”基本相同。

“工具条法”和“菜单法”进行图片格式设置有细微差别，“工具条法”除了不能进行“图片大小”的设置外，“菜单法”的其它所有功能都能运用。

另外“工具条法”比“菜单法”略胜一筹，表现在以下两个方面：运用工具条中的“裁剪”按钮进行裁剪设置时，可以直接观察到裁剪效果，“菜单法”不能看到裁剪效果。

具体方法是：单击图片，在出现的工具
条中单击“裁剪”按钮（），这时鼠标变成形状，从图片的任何方向都可以对图片进行裁剪。

另外，工具条中的“设置透明色”按钮（）可以提高图片的透明度，使有模糊底纹的图片变得更加清晰。

特别是从其他书籍中裁剪下来的图片，
上面的文字或线条受底纹影响不够清晰，打印效果不理想，应用此功能，可
以使图片的清晰度得到大大改善。

6、在文档中绘制和插入几何图形
作为理科教师，经常会遇到在文档中插入图形（注意：不是插入图片）的情况，比如数学中的几何图形，化学中的仪器形状、分子式，物理中的
物体形状、电路图等等。

灵活运用几种绘制和插入图形的方法，可以大大
提高编辑效率。

这里介绍两种方法绘制图形的方法。

（一）运用Windows操作系统中提供的BMP画图功能，绘制图形。

（1）打开绘图程序：开始－程序－附件－画图；
（2）绘制出理想图形。

此软件可以绘出圆、椭圆、矩形等图形，也可以画出各种线，特别是画抛物线，作图形的对称图形，非常适用和简单，理科教师应用这个软件可以解决很多问题。

这个软件的应用比较简单，小孩子最开始学电脑的时候，都喜欢用这个软件绘制出自己的心中的图案，
教师自己摸索几次，就能掌握，这里不做赘述。

（3）把绘制出的图形剪切下来，直接粘贴到文档中。

（二）运用Word中的绘图功能绘制图形。

（1）在Word文档编辑过程中，单击“视图－工具栏－绘图”，调出绘图工具栏，绘图工具栏如下图所示。

（2）把光标移动到需要插入图形的位置，点击“自选图形”按钮，里面提供有32种基本图形，单击自己需要的图形，文档中会出现绘图画布，在画布里拖动鼠标，即可得到自己所要的图形。

如果图形大小不合适，可以用图形外的“句柄”进行调节。

（3）如果系统提供的基本图形中没有自己想要的图形，就要利用各种线条进行手工绘图，直到绘制出自己理想的图形。

（4）图形画完后，这个图形的各个部件是散状的，要使这个图形变成一个整体，需要把它们组合起来。

组合的方法是：左手按住“Ctrl”键，右手用鼠标单击每一个部件（每选定一个部件这个部件的四周会显示有空心“句柄”），选完要组合的部件后，松开左手的按键，单击鼠标右键，弹出快捷菜单，在快捷菜单里选择“组合”选项，这样各个图形部件就组合成一个图形了，这个图形可以用鼠标拖动到任意位置。

如果后绘制的图形遮盖了先绘制的图形，可以使用鼠标右键快捷菜单设置图片“叠放次序”加以改变；如果要显示所绘图形的各个部分，还是使用鼠标右键快捷菜单，在“设置自选图片格式”中把图片填充颜色设置
为“无填充颜色”即可达到理想效果。

当然如果你想设置填充颜色，也可以在这里进行设置。

7．在文档中插入数学公式
（1）单击菜单栏“插入－对象”选项；
（2）在“对象”对话框中找到“公式编辑器”，并单击，这时文档中
跳出新的编辑区，在此编辑区内编辑数学公式，编完之后关闭公式编辑区，数学公式即插入到文档之中。

文档中的数学公式是以图片格式存在的，可以象编辑图片那样来编辑它。

如果“对象”里没有“公式编辑器”选项，说明所使用的电脑上没有安装此
组件，这时可以用Office安装盘进行添加程序安装，也可以从网上下载
“公式编辑器5.0”安装此程序，安装完成后，重新打开Word文档，对象
里就有公式编辑器了。

也会出现有些版本的“公式编辑器”安装完成后不
能进入Office程序组件中，但是可以单独编辑，编完后，直接复制粘贴到
文档中的相应位置即可。

公式编辑器中有很多快捷键，如果在编辑过程中能记住这些快捷键，能
大大提高编辑效率。

常用的快捷键有：
“Ctrl+F”------分数，如：3 4
“Ctrl+R”-----根号（二次，三次要用手工），如：“Ctrl+H”------上标，如：2a
“Ctrl+L”------下标，如：
1
a
“Ctrl+J”------上下标，如：2
10
C
“Ctrl+Ｉ”------定积分，如：
0sin xdx
π
⎰
这些快捷键也可以组合使用：如。

文档如果中已经插入了数学公式，以后再插入数学公式时就不必再从对象
中插入了，运用Word文档的快捷复制功能可以完成插入。

具体方法如下：
（1）单击以前插入的数学公式；
（2）左手按住“Ctrl”键，右手用鼠标把以前的数学公式拖到需要插入新公式的位置；
（3）放开左手按键，并双击新位置的数学公式，在打开的“公式编辑器”编辑区内对数学公式进行修改，完成后关闭“公式编辑器”窗口，即可完成。

8、为保存在某个文件夹内的Word文档创建目录
一般情况下，相同章节内容的文档文件我们会放在一个文件夹里，每
个文档都有一个名字，为了方便找到相应文档，需要编制目录，手工编制
很麻烦，所以需要应用专用程序来编制目录。

编制目录有很多方法，下面
介绍两种：
（一）运用Dos系统dir（显示）命令，实现“提取目录”功能。

（1）进入Dos命令。

Windows2000以上的版本都提供窗口下的Dos
系统功能，会用Dos系统的读者，都知道在Windows状态下进入Dos系
统通常有两种方法：①开始-程序-附件-命令提示符，②开始-程序-运行，手工
输入cmd，按回车键。

　
（2）运用Dos命令进入保存该文档的那个文件夹。

即在提示符后面输入：
盘符（Ｃ，Ｄ，Ｅ……盘）<冒号>，按回车键，即进入到保存该文档的磁盘；
再输入：“dir”命令（在提示符后面直接输入“dir”后，按回车键），查看文
件夹名称，再输入：“cd<空格><文件夹名称>”，即进入到某磁盘的指定文件
夹，依次类推，反复应用“dir”命令和“cd”命令，进入到保存文档的文件夹，
再输入“dir”命令，就可以在黑色的窗口里看到所有文档的文件名。

当文件夹
名是中文时，要注意输入法的切换和半角、全角输入方式的切换。

（3）选定文档名称。

鼠标移至Dos窗口的标题栏，单击鼠标右键，弹出
快捷菜单，在快捷菜单里选择“编辑－标记”选项，这时，光标自动移动到
Dos编辑区开头，拖动鼠标，选定要建立目录的文档（或文件）名称，再单击
鼠标右键，在弹出的快捷菜单里选择“编辑－复制”选项。

（4）在Word文档里建立文档目录。

打开Word文档，在Word文档编辑窗口里，按“Ctrl+V”（这是Windows操作系统的快捷键，也可以用右键快捷菜单实现粘贴功能，或用菜单栏中的“编辑－粘贴”选项实现粘贴功能），则所有文档名称全部粘贴到Word文档之中（也可以粘贴在Excel表格中）。

在Word中删除多余的信息（如：建立文件的时间和文件的大小，都要删除），就得到所要的目录。

（5）在目录里，把每个与文档名相同的文字上建立超链接，则从目录中就可以方便的找到所需要的文档了。

（二）运用“导出文件名”专用软件实现导出文件名功能。

有一款“导出文件名”软件，在Windows状态下，在“导出文件名”程序窗口里按要求输入相应文件地此，即可导出文件名，甚至可以更改文件名。

9、提高Word文档的编辑速度
在编辑文档时记一些编辑快捷键，可以大大提高编辑效率，Word文档的快捷键与Windows操作系统极为类似，常用的快捷键有：
“Ctrl+A”-----全选。

“Ctrl+5（小键盘上的5）”也能实现全选功能
“Ctrl+X”-----剪切。

选定文档段落或文字后按“Ctrl+X”键。

“Ctrl+C”-----复制。

选定文档段落或文字后按“Ctrl+ C ”键。

“Ctrl+V”------粘贴。

在指定粘贴内容的位置上按“Ctrl+V”键。

“Ctrl+S”------保存。

任何时候都可以按，要养成随时保存习惯。

“Ctrl+D”------设置字号、字体和字形。

“Ctrl+P”-----文档打印。

“Ctrl+B”-----文字加粗。

“Ctrl+I”-----文字倾斜。

“Ctrl+U”-----文字下划线。

“Ctrl+R”-----单行文字右对齐。

“Ctrl+E”-----单行文字居中对齐。

“Ctrl+Q”-----单行文字左对齐。

“Ctrl+W”-----退出文档编辑。

“Ctrl+F (或H或G)”------打开“查找－替换”对话框中的查找（或替换或定位）。

“Ctrl+K”------插入超链接。

“Ctrl+N”------建立新空白文档。

另外，如果文档中有相同段落或相同的较长句子时，选定段落或较长句子，然后按住“Ctrl”键（此时鼠标上带有一个小加号“＋”），拖动鼠标到指定位置，然后放开左手的“Ctrl”键，则选定内容被复制到指定位置，如果不按“Ctrl”键，就是剪切功能。

10、截取（复制）文档中的片段
先左手按住ALT键不放，右手移动鼠标到需要截取的文档内容的开始
位置，拖动鼠标选择要截取的内容，松开左手按键，拖动鼠标到指定位置，则截取内容就粘贴到指定位置了。

参考文献：《office2003应用技巧》。