人事档案调阅管理制度

人事档案调阅管理制度
人事档案是企业管理中非常重要的一环，为了保护企业员工的权益，维护企业的稳定发展，促进员工的个人成长，企业需要建立一套完善的人事档案调阅管理制度。

一、档案管理的目的和范围
（一）目的
1.保护企业员工的合法权益，确保员工的工资、福利、培训、晋升等方面的相关记录得以保存和使用。

2.规范计划、出勤、工资、考核、晋升、辞职、退休等与员工相关的流程，以提高企业管理效率。

3.维护企业内部资料安全，防止档案外泄或被篡改。

（二）范围
本制度适用于企业所有员工的人事档案管理和调阅工作。

二、档案管理的原则和程序
（一）原则
1.全程监管原则：人力资源部门对人事档案工作进行全程监管，对采集、存档、归档和调阅等工作进行监控和管理。

2.准确性原则：档案信息应该真实、准确、完整，不误导读者。

3.机密性原则：保护员工隐私，防止泄露或非法使用企业内部资料。

4.规范性原则：依照公司的管理规定和法律法规进行管理，规范管理流程。

（二）程序
1.档案采集：企业员工档案的采集应该以入职为起点，人力资源部门工作人员应该在员工入职时收集员工的个人信息、学历、工作经验、技能证书等相关信息。

2.档案存储：企业员工档案应该统一存储在人力资源部门的档案室内，严格按照员工号、姓名、入职时间等要素进行归档。

3.档案归档：档案室内的员工档案应该清晰、整齐地归档，避免造成混乱或丢失的情况。

4.档案调阅：企业员工档案的调阅应该遵循公开透明、有法可依的原则。

人力资源部门工作人员应该按照严格的流程进行调阅。

三、档案调阅的原则和程序
（一）原则
1.有合法基础：档案调阅应当依照法律法规、合同约定、内部管理规定等具有合法基础的规定进行。

2.有明确原因：档案调阅应当有明确的调阅原因和目的，不得无端侵犯员工隐私。

3.保密原则：调阅工作应当确保档案信息的保密安全。

4.记录原则：人力资源部门应当记录档案的调阅情况，保留调阅申请人员的工作签名。

（二）程序
1.调阅对象：只有与工作性质相关的人员能够调阅员工档案；同时，调阅须有工作需要的合规审批，调阅员工自己的档案须得到本人书面同意。

2.调阅申请：调阅操作前，需向人力资源部门提出申请，说明调查原因、调阅范围、调阅时限等，按照人力资源部门的规定进行审核审批。

3.调阅记录：在调阅前填写调阅申请表，记录调阅人员的姓名、岗位、调阅内容和时间，被调阅人员的工作签名，被调档案档号等信息，统一存档。

如调阅内容存在
讨论、评审的情况，应当有相应的记录。

4.保密措施：严格保密调阅信息，绝不披露、造成泄漏。

四、档案的保存期限和处置
1.员工离职后，其档案应当保留5年，但是关乎公共安全、保密、商业秘密等档案的保留时间可根据公司内部规定进行具体处理。

2.档案保存期满后，应当按照相关规定对档案进行销毁、归档或者转机构管理。

3.档案的销毁和归档必须由人力资源和行政管理部门授权，并在计量单位或专门销毁机构的监督下进行。

五、建议和总结
1.严格执行人事档案调阅管理制度，遵守相关规定，规范管理流程，确保档案安全。

2.加强人力资源人员的教育和培训，提高其档案管理的专业水平和业务素质。

3.强化档案安全管理，避免档案的盗窃、泄漏、篡改等情况的发生。

总之，一个良好的人事档案调阅管理制度对于企业管理、员工权益以及企业发展具有重要的作用。

为了保护员工的权益，提高企业的管理效率，企业应该积极采取措施建立完善的人事档案调阅管理系统。