科技发展公司公文管理规定(WORD13页)

公文管理规定
第一条目的：加强公司公文的规范化管理，提高公文处理质量和公文处理工作的效率，制定本规定。

第二条公文原则
一、公文应当简洁、明了，避免空洞、费话连篇的公文。

二、公文应当规范、整洁。

三、部门之间可以联合行文。

四、不可越级行文。

第三条公文适用范围
适用公司各部门及与公司业务往来的客户、机关、企事业单位。

第四条常用的公文种类
一、通告：适用于对重要事项或重大行为做出安排及公告。

奖惩有关人员等。

二、通知：传达公司员工或相关部门需要周知或者共同执行的事项；
三、决定：一般指组织结构调整、任免或聘用员工的行文。

四、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

五、报告：适用于向上级汇报工作，反映情况。

六、请示：适用于向上级请求指示、批准。

七、批复：适用于答复下级的请示事项。

八、函：适用于公司与客户之间、公司与业务管理不相隶属的机关、企事业之间商洽
工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

九、规定：公司发布的各种规章制度，要求全体员工严格遵守执行的相关规定。

十、会议纪要。

适用于记载和传达会议精神和议定事项。

十一、其它：根据文件的具体内容而定。

第五条公文格式及相关规定
一、通告、通知、决定、通报、报告、请示文件格式及相关规定
1、公文文件格式使用公司统一模板，详见附件1。

2、公文主体标题统一用加黑的宋体小二号字或三号字，正文内容统一使用仿宋小
三号或四号字（提倡一页纸）。

眉首、版记字体的相关规定见模板。

3、编号原则（发文字号）
1）编号由公司代字（如发文部门为部门即公司代+部门代）、公文类别、年份、序号组成，年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，公文类别及年份用六角括号“[ ]”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”。

2）公司发文字号原则在发文公司标识下居中排列字。

如电子文档发布，需加签发人，发文字号一般在左侧，签发人在右侧，具体见附件2
3）公司的发文字号格式为“爱迪思维字[类别200 ] 号”；
发文部门的发文字号格式（部门代字取部门名称的第一个字）如：人力资源部：爱迪思维人字[类别200 ] 号。

4、正文内容结构层次序数为第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”
第四层为“（1）”。

5、文件结尾相关规定：如通知、决定等公文，文件结尾须写“特此通知”或“特
此决定”；请示结尾须写“妥否，请批示”。

二、函的文件格式及相关规定
1、函的文件格式使用公司统一模板，详见附件3。

2、文件主体、眉首、版记字体等相关规定同上述通知等公文相关规定。

3、编号原则：
编号由公司函字、年份、序号组成，年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称年份用六角括号“[ ]”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”。

编号一般置于红色反线下一行版心右边缘顶格标识，格式为：爱迪思维函字[200 ] 号。

4、正文内容结构层次同上述通知等公文相关规定。

三、规定的文件格式及相关规定
1、规定的文件模板详见附件4。

2、规定的编号原则
规定的编号由公司代号（大写英文ITSV）、类别年份、序号组成。

例：ITSV字[ 管理规定2006 ] -1
3、正文内容结构层次序数为一般第一层为“第一条”，第二层为“一、”，第三层为“（一）”第四层为“1”，第五层为“1）”，第六层“A、”。

内容统一用宋体小四号字。

规定结构层次可根据规定实际内容需要加“第一章”（一般加黑在“第一层”前）或无“第三层”。

四、会议纪要格式
会议纪要格式详见模板附件5、6。

会议纪要编号原则：会议代号+年限+日期+序号
部门经理会代号：JL
生产经营会代号：SC
销售例会（总经理参加）：XS
部门例会：取部门前面大写两字母
技术委员会（JS）
业务发展委员会（YW）
编号举例：部门经理会：[JL2006061227]1号
五、其它，根据文件的具体内容而定。

第六条文件处理程序及规定
一、拟文
拟文人是明确行文目的与要求，并具体起草文件的人。

拟文人要遵循拟文三原
则：简洁—力求简短、条理，倡导“一页纸文章”；明白—易懂、不晦涩；准确
—不模棱两可。

文头三要点：明确标明收文部门，明确收文人和抄送人姓名。

标题应突出,采用“事由+类型”形式（如“关于XXXX的通知”），须明确文件内容
的关键字。

二、审批（审核/批准）
1、起草后的文件通过公司书面的《北京爱迪思维科技发展有限公司文件审批单》（附
件7）报公司相关领导审批，审批应遵循效率、质量原则。

审批文件应标明缓急
程度及机密等级，机密等级分为：秘密件、机密件、绝密件。

缓急程度分为：特
急、急件、一般件。

2、审核人是对文件内容进行初步审查并签字的人，审核人对拟文人的工作质量负责。

3、批准人是对文件内容全面负责并签字的人。

4、审批人需以效率为原则，一般文件三个工作日内给予明确答复，紧急文件在一个
工作日内给予明确答复，特急文件随时随办。

5、文件内容涉及相关部门业务时，需相关部门会签后，报相关领导审批同意后方可
正式发布。

三、发文/收文
文件收发由行政人事部统一负责。

文件通过审批后，行政人事部打印文件经最终审批人进行手签或公司盖章后正式发布。

文件通过书面传阅发布。

为保障文件传阅的速度，公司配以电子文档发布。

文件发放后，收文部门应签收登记。

行政人事部将经签收登记后的文件收回，并交相关部门存档。

四、存档
1、行政人事部负责公司级文件（通知、决定、公告、通报、规章制度）及其它部门
正式下发的红头文件的存档，同时部门文件部门需备份1份，指定专人负责。

2、技术文档，由配置管理员存档。

3、部门内部文件由部门指定专人存档。

4、存档的书面文件必须进行电子版的备份。

5、存档时必须填写《科技发展有限公司文件发放回收汇总表》（见附件8）
6、文件应分类管理,齐全、完整，便于查找和利用。

文件借阅时需填写《北京爱迪思
维科技发展有限公司文件借阅登记表》（见附件9），并根据文件秘级程度报相关领导批准后方可借阅。

五、监督
行政人事部负责监督拟文人的文件规范性，应拒发不符合规范的文件。

拟文人有权监督上级领导文件审批程序的执行情况，对因个人原因造成文件签批延误，造成公司损失的领导，应承担相应责任。

行政人事部监督保密文件的管理。

第七条附则
一、红头文件的使用范围：
1、公司级的决定、决议、任命、通知、通报、公司规定、会议纪要等
2、部门下发的正式文件及会议纪要等。

二、其它非正式文件允许通过公司内网平台告知。

三、其它未尽事宜，详见各相关管理规定。

三、附件1、2、3、4、5、6、7、8、9为本规定的组成部分。

四、本规定解释权归行政人事部，废改权在总经理。

五、本规定自20 年1月1日起生效。

科技发展有限公司
爱迪思维字[类别200 ] 号
收文单位名称：
正文内容
附件：1.（名称）
2.（名称）
科技发展有限公司
发文单位（如公司发文，此栏为空）
二OO 年月日
主题词：******
报：（上级领导）
抄送：（一般指平级或相关领导）
发：（一般指收文单位）
****年**月**日印发
共印份
科技发展有限公司爱迪思维字[类别200 ] 号签发人：*****
收文单位名称：
正文内容
附件：1.（名称）
2.（名称）
科技发展有限公司
发文单位（如公司发文，此栏为空）
二OO 年月日主题词：******
报：（上级领导）
抄送：（一般指平级或相关领导）
发：（一般指收文单位）
****年**月**日印发
共印份
科技发展有限公司
爱迪思维函字[200 ] 号
标题
收文单位名称：
正文内容
附件：1.（名称）
2.（名称）
科技发展有限公司
二OO 年月日
科技发展有限公司
（会议纪要）
[ ] 号
科技发展有限公司
外出会议纪要
[ ] 号
科技发展有限公司
******规定
编号：ITSV字[类别200]-序号
修订负责人：
签发人：
执行日期：第一条
第二条
ITSV字[管理规定2007]-9.1
科技发展有限公司
文件审批单
ITSV字[管理规定2007]-9.2
科技发展有限公司
文件借阅登记表
ITSV字[管理规定2007]-9.3
科技发展有限公司
文件发放回收汇总表
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