2.归档文件整理规则理论概述

“强化收集、简化整理、 强化收集、简化整理、 细化简索、深化利用” 细化简索、深化利用”
--《归档文件整理规则》之概述 归档文件整理规则》
刘宇锋
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目
录
一、《归档文件整理规则》背景 归档文件整理规则》 归档文件整理规则》 二、《归档文件整理规则》特点 归档文件整理规则》 三、《归档文件整理规则》基本概念 归档文件整理规则》 四、《归档文件整理规则》整理原则
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文件级检索
能够促进文档一体 化管理的实现 能够为设计合理的 电子文件整理方法 打下基础。 打下基础。
未知，不是我讲的
其实现方式是： 其实现方式是：调整归 档文件整理工作流程， 档文件整理工作流程， 改变原有的每年集中整 理立卷的习惯作法， 理立卷的习惯作ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ，使 办理完毕的文件能够直 接进入档案整理环节， 接进入档案整理环节， 随时办理完毕， 随时办理完毕，随时进 行整理， 行整理，从而使归档文 体整理变成一项日常工 作。文件办理完毕即可 进行整理， 进行整理，不必像过去 那样再等到年终或第二 年初集中立卷。 年初集中立卷。
④装订以“件”为单位进行，我们 采用的是用不锈钢订装订。 ⑤排列方法强调文件材料之间的联 系，按事由排列，文件材料形成 的时间或重要程度作为参考因素， 允许各机关单位选用。
未考证出是谁发明的
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规则》 二、 《规则》的特点
大幅度地减少了归档文件整理的工作量。 1．大幅度地减少了归档文件整理的工作量。
内容似多，没几个大字
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一、
《归档文件整理规则》 归档文件整理规则》 背景
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为了克服文书立卷自身存在的 弊端， 弊端，适应档案管理现代化发展 的趋势，国家档案局1997 1997年制定 的趋势，国家档案局1997年制定 归档文件整理规则》 了《归档文件整理规则》。并于 2000年12月 2000年12月6日由国家档案局作 为行业标准发布实施。 为行业标准发布实施。我省是在 2002年开始执行。 2002年开始执行。
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规则》 二、 《规则》的特点
大幅度地减少了归档文件整理的工作量。 1．大幅度地减少了归档文件整理的工作量。
③、分类法确认为分年度，分保管 期限，分机构或问题三种，允许 各机关单位根据具体情况灵活结 合使用，进行复式分类和设置分 类层次。
基本上我们以问题为主
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规则》 二、 《规则》的特点
大幅度地减少了归档文件整理的工作量。 1．大幅度地减少了归档文件整理的工作量。
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规则》 二、 《规则》的特点
2.兼顾了手工、计算机两种管理方式。
手工检索复杂 很多单位没档案用的电脑
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规则》 二、 《规则》的特点
3.适用于档案室、档案馆两种管理需要。
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三、 规则》 《规则》的 基本概念
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规则》 三、 《规则》的基本概念
1. 归 档 文 件
⑴必须是办理完毕的文件。
⑵必须是文档范畴的纸质文件材料。
⑶必须是应保存的文件材料。
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三、 《规则》的基本概念
2.归档文件整理
归档文件整理是将归档文件以“件” 归档文件整理是将归档文件以“ 为单位进装订、分类、排列、编号、 为单位进装订、分类、排列、编号、 编目、装盒，使之有序的过程。 编目、装盒，使之有序的过程。核 心就是取消案卷， 心就是取消案卷，以“件”为单位 直接实行文件级整理和管理。 直接实行文件级整理和管理。
②
有利于档案馆工作
1.便于档案馆控制档案进馆质量。 1.便于档案馆控制档案进馆质量。 便于档案馆控制档案进馆质量 2.有利于档案馆向社会开放 2.有利于档案馆向社会开放。 有利于档案馆向社会开放。
有利我局工作 ③
有利于档案管理现代化
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有 助 于 档 案 管 理 现 代 化
能够充分发挥计算 机管理档案的优势 。（软件 软件） 。（软件）
现在都是，但仍有个别单位还在立卷
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① 有利于机关工作
意 义
简化整理深化检索
1.缓解机关档案工作压力。 1.缓解机关档案工作压力。 缓解机关档案工作压力 2.节省机关的财力和物力 2.节省机关的财力和物力。 节省机关的财力和物力。 3.理顺机关档案工作职能 3.理顺机关档案工作职能。 理顺机关档案工作职能。
世界本身就是矛盾的
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掌握两点：（这是重点，下 面还要详细讲），一是确定 文件材料的归档范围和不归 档范围，继而对归档范围的 文件材料划定不同的保管期 限。二是将不同价值的文件 材料分别整理，并按不同的 保管期限相对集中排列。
一会讲
讲过了
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我们知道文件材料 归档整理的目的是 为了利用。所以 “便于保管利用” 是整理原则的基本 标准要求。
盖章、换订
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四、 规则》 《规则》的 整理原则
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归档文件的整理原则 1、遵循文件的形成规律，保持文件 之间的联系。 2、区分不同的价值 3、便于保管和利用。
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一般来说，在归档文件整理时，一是开展 一项工作、召开一次会议、开展一项调研， 总是先有计划、安排、有布置，中间有检 查，最后有总结、有汇报、有调研报告等。 这些相关材料排在一起。二是在整理过程 中，所有要归档的文件材料都要按不同年 度，不同机构或问题，对文件材料的排列 要按“事由原则”，将同一事由的文件材 料排在一起。
⑥取消案卷目录和卷内文件目录， 只编制以“件”为单位的归档文 件目录。
只需打一个目录了
⑦无需拟写案卷题名和填写案卷封 面。
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规则》 二、 《规则》的特点
大幅度地减少了归档文件整理的工作量。 1．大幅度地减少了归档文件整理的工作量。
⑧归档文件直接装入档案盒保管， 档案盒的项目设置较过去案卷 卷盒有了很大简化，取消了类 目名称、案卷题名、起止时间、 件 数量、目录号、案卷号、归 档号等项目。
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二、 《规则》的特点
简化、兼容、灵活。 简化、兼容、灵活。
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规则》 二、 《规则》的特点
1．大幅度地减少了归档文件整理的工作量。 大幅度地减少了归档文件整理的工作量。 ①、取消案卷，实现文件级整理， 除 了繁琐、复杂的组卷过程。 ②、对整理单位“件”的概念作了明 确的界定，在整理过程中便于确认， 便于操作。