高职院校教务文件管理信息化研究

信I ■与足1B China Computer & Communication 信息化毅育2021年第2期
高职院校教务文件管理信息化研究
钟易廷
(珠海城市职业技术学院，广东珠海519090)
摘 要：随着网络技术的发展以及普及，传统的纸质文件管理正在被信息化文件管理模式取代，传统的文件管理模 式已然难以适应高职院校的要求.教务文件管理是所有高职院校都需要重视的问题，合理的教务文件管理能够帮助高校 简化工作.本文主要论述了高职院校教务文件信息化管理的意义，并针对现阶段高职院校在教务文件管理方面存在的问 题提出相应的对策.
关键词：教育文件；高职院校；信息化管理
中图分类号：G717.3 文献标识码：A 文章编号：1003-9767 (2021) 02-236-02
Research on Information Management of Teaching Affairs Documents in
Higher Vocational Colleges ZHONG Yiting
(Zhuhai City Polytechnic, Zhuhai Guangdong 519090, China)
Abstract: With the development and popularization of network technology, traditional paper document management is being replaced by informatized document management mode. The traditional document management mode is already difficult to meet the requirements of higher vocational colleges. The management of educational documents is an issue that all higher vocational colleges need to pay attention to. A reasonable management of educational documents can help colleges and universities simplify their work. This article mainly discusses the significance of the information management of educational affairs documents in higher vocational colleges, and proposes corresponding countermeasures for the current problems in the management of educational affairs documents in higher vocational colleges ・
Keywords: educational documents; higher vocational colleges; information management
0引言 行优化，不断规范教务文件管理工作，实现教务管理工作的
现如今，社会对于教育事业高度重视，为了推动教学工 作的正常开展，教务文件管理是必不可少的一环。

近年来， 我国高职院校不断扩招，教务管理人员也在相应增多，工作
压力增大，传统的教务文件管理手段和高职院校的需求并不 匹配，所以越来越多的高职院校开始运用信息技术管理教务 文件。

1高职院校教务文件管理信息化的意义1.1有利于规范教学工作规范化管理教学任务指学校结合自身的实际状况，对学 校教学工作的管理流程、制度以及组织架构进行详细规定， 并在此基础上建立科学、可实施的管理机制，推动教学管理 工作的顺利实施[1'2]o 高职院校应当对现有的教务管理系统进 稳定运行，为获得理想的教学效果提供有利的条件。

1.2有利于师生沟通以及院系交流
如果高职院校内无法实现信息共享，很容易导致院系之 间出现矛盾，从这一层面进行分析，实行教务文件管理信息 化能够加强各院系以及教务部门之间的交流。

不仅如此，开
展教务管理信息化，借助于互联网技术在交互性、及时性等
方面的优势，能够满足教师以及学生的需求，为师生交流、
院系沟通开拓了新的渠道。

1.3有利于提升教务文件管理工作的效率
信息技术的发展为人们的工作和生活提供了诸多便利， 将这项技术运用到教务文件管理中，也能够推动这一工作的 革新。

教务管理信息化能够帮助员工简化工作，促使员工在 作者简介：钟易廷(1988-),男，广东湛江人，本科，助理实验师。

研究方向：计算机。

信■与电■
China Computer&Communication 信息化教有
2021年第2期
短时间内完成工作任务。

在传统教务文件管理工作中，手工操作是主要的工作方式，员工工作内容比较烦琐，工作任务重，但是引入信息技术后能够有效减轻员工的工作负担。

2高职院校教务文件管理信息化存在的问题
2.1高职院校尚未意识到教务文件信息化管理的作用
目前，一些高职院校的领导层对于教务管理信息化的理解不够充分，欠缺整体布局。

在管理模式方面，倾向于采用传统的手段进行教务平台建设，导致教务管理平台功能滞后,操作不合理。

教务平台建设除了要求教务文件管理人员参与其中之外，还需要其他部门的积极配合，很多高职院校的领导决策机构设置缺乏合理性，部门之间的协调性较弱。

2.2教务文件管理人员专业水平较低
随着社会的迅速发展，信息化技术开始广泛应用在教务文件管理中，对教务文件管理人员的专业能力提出了更高的要求，需要教务管理人员掌握一定的计算机知识，对于教务管理平台所具备的各项功能能够了然于心。

但是大部分教务文件管理人员并不清楚高校信息化的深远意义，在教务管理技能以及信息化管理技能方面都未能达到要求，使得高职院校在教务文件信息化管理、维护能力等方面存在很多问题。

2.3高职院校现有教务管理平台的适用性不强
目前，我国的很多高职院校选择从软件公司购买教务管理软件，仅有少数高职院校选择和软件公司共同研发，基本上没有高职院校会选择独立设计教务管理软件。

尽管从软件公司购买的软件能够稳定运行，但软件公司在设计软件时参考的往往是本科院校的教务管理平台。

本科院校和高职院校在教务管理方面存在较大的差别，高职院校因为以培养技术型、实用型人才为己任，在设计课程时加入了小学期制、工学结合等，而这是本科院校所不涉及的，所以购买软件之后还需要进行再次设计，还有一些教务管理平台和学校的管理需求长期不匹配，在后期修改软件时对于软件公司的依赖程度较高，导致软件功能无法满足实际需求。

2.4缺乏教育经费
高职院校实行教务文件信息化管理的前提就是有相配套的信息系统、杀毒软件、存储器、防火墙、交换机等，而这要求高职院校有充足的资金保障，在运行过程中，软件升级、设备维护、员工培训等都需要有足够的资金作为支撑。

除少数院校外，大部分高职院校在教务管理平台建设方面缺少资金，有关政府部门也没有对此给予政策支持，导致教务管理系统在运行过程中会遇到很多问题。

3提升高职院校信息化管理水平的对策
3.1革新理念，提高信息化服务水平
信息化技术已经深入各行各业，成为行业发展的重要推动力，教育事业为了实现更进一步的发展，也需要重视信息技术。

对于高职院校的教务文件管理工作而言，工作人员除了掌握先进的管理理念外，还应当具备基础的信息技术能力。

所以，教务文件管理人员需要及时更新自身的理念，全面认识信息技术在教务管理中所发挥的重要作用，在日常工作中不断学习新知识、新理念，提升信息化服务能力。

3.2自主开发教务管理信息平台
拥有独立的教务管理平台有利于高职院校的长远发展，大部分高职院校都有计算机方面的专业人才，也有建设教务管理信息平台的硬件资源，因此可以将现有的校园网当作依托，发挥专业人才的作用，研发运行稳定的教务文件管理平台。

高职院校主要肩负着为社会输送实用型、技能型人才的任务，在设计管理平台时也应当体现这一办学特色，与学校理论实践相结合的教学模式相适应。

3.3建设高水平的教务管理队伍
高职院校想要提升教务文件管理水平，关键在于组建一个高水平的信息技术管理队伍。

第一，细化教务文件管理工作，实行责任到岗，使得教务文件管理人员在胜任现有工作任务的同时，不断学习信息化管理知识，提升教务管理专业能力。

第二，培养员工的合作意识，对于难度较高的问题进行共同讨论，通过这种方式构建高水平的教务管理队伍。

3.4加大资金投入力度
随着教务文件管理的发展，不断增多的数据信息量要求更新原有的硬件设备，学校需要根据教务管理的实际需求更新相应的配套设施，使先进的教务管理理念能够和先进的信息技术相结合，确保教务文件管理工作能够正常开展。

此外,高职院校还需要重视教务管理平台的维护、优化等工作，在硬件设施得到保障的前提下还应重视升级软件系统，每年需要为教务管理系统拨付专门的经费。

4结语
高职院校的教务文件信息化管理作为一项系统工程，除了要依托于国家的总体规划外，还需要院校师生的共同努力。

近年来，我国高职院校改革不断深入，改革并非仅局限于教育方式以及课程，还涉及教务管理改革，高职院校需要将信息化技术应用在教务管理工作中，不断提升教务工作质量，开展无纸化办公。

只有及时革新思想，转换理念，认识到教务文件管理信息化的现实意义，提升教务人员的信息化服务能力，才能够将高职院校教务文件信息化管理落实到实践中。

参考文献
[1]陈健.“互联网+”背景下的高校教务管理标准化研究[J].
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[2]毛睿.教学文件管理系统的UML设计[J],电子制
作,2015(11):85-85,86.。