慧泉国际—锦胜包装公司—华艺印刷厂关键业务与管理流程调整建议[1]

调整
确定部门需求规划
资料存档
人力资源部招聘
发布招聘信息筛选面试者
未通过
应聘者笔试 人力资源部面试
未通过
用人部门 面试
未通过
部门上级主管 面试
确定试用期、工资
人力资源验核证件
等
通知新员工入职
办理入职手续
用人部门提出与试用
现
人员中断试用关系
有
试 用
用人部门提出书面报告 （即“离职申请表”）
向试用人员说明中断 原因，做好思想工作
2、招聘渠道的确定，例如招聘会、网站、报刊、内部招聘等方式， 以满足各部门所需的人力需求。
3、招聘费用的预算。 4、招聘效果的总结与评估。 5、招聘改善建议流程图。
招 聘 管 理 建 议 流 程 图
人力资源管理需求规划招聘流程图
部门年度目标
部门预算
部门规划
部门拟定用人计划 人力资源部审核
未通过 部门上级主管审核
2、有待进一步整合与完善的流程共11个。主要对围绕合理地组织生产、降低 生产成本、提高产品质量、缩短生产时间、提高工作效率，合理设置流 程的关键控制点和相应的配套措施，根据行业价值链的原理, 优化现有业 务和管理流程.
导读
综述
各关键业务与管理流程
预期成果
现状分析及调整建议
经 营 计 划 制 订
2、项目组对华艺印刷经营战略具有重要影响的流程进行了分析与评估，本着减少流程 中非增值环节以及调整流程的核心增值环节为原则，消除、简化、整合传递模式中的 “信息壁垒” ，从华艺印刷的战略流程、经营流程和管理流程三大类流程入手,对需要 改善的核心流程进行了确认与汇总. 收集了关键流程流程
共:8个
核心业务管理流程 共:10 个
华艺印刷现有流程体系分析调整后 预期可取得的重大成果
1、目前缺失的关键管理流程9个，预期根据需要将9个流程的调整与设计给 出方向性的调整建议。目的是消除华艺公司整体运作的缝隙，改进合作 与协调，增强以客户为核心的概念，流程的建立与优化最终服务于公司 年度目标的实现。
财 协作：信息输入，对资信信息的分析解读提供财务意见和帮助
信
务
用
协作：协助制定和优化财务资金预算和计划
现有费用报销流程
• 一、费用报销流程
• 1．报销审批权限
•
報銷金額≤1000元，由副总经理审批(所管辖对口部门)——1000元<報銷金額≤5000元，由厂总经理
审批——
•
報銷金額>5000元，由集团总经理审批。
信用管理建立思路与建议流程图
协作：通过实地走访等手段，获得客户的基本信息、直观印象以及其他信用管理人员
要求的资料，按照规定和要求及时向公司提供走访报告。
协作：执行收款，负责对应收账款的回收与追讨。
销 协作：保证客户对公司信用政策的理解，为客户填写信用申请等提供指导。
信
售
用
监督：营销部应制定销售收款的策略，组织收款的程序，监督收款效果。
３、部分流程不完善。
如：招聘管理流程、薪酬管理流程、货款回收流程、报废流程、生产标准确定流程。
４、个别流程设置较合理，基本能支持现有业务的发展。
如：费用报销流程、生产物料管理流程。
导读
综述
各部门关键业务与管理
预期成果
流程分析及调整建议
华艺印刷现有需要调整的关键流程梳理
•
经营计划制订流程
•
经营目标管理流程
致缺乏适当的人员。
• 适合组织发展 针对组织未来的发展,培植所需的各类人力，拟定人员甄补与训练计划,使公司 的成长与员工的成长相互配合。
人 力
現有人力资源盘点
预期活动变化 人力需求预测 工作时间
资
教育训练
源
人力供给预测
净人力需求量 劳动力稳定性
规
划
現有人力资源
建
预期职位空缺
匹配政策
晋升
補充 训练发展
录用
总经理审批
行政部按照《薪酬管理制度》核定应聘 人员的工资标准，填写《员工动态表》 由员工本人签名认可（普工薪酬核定按 公司统一标准执行免填员工动态表 ）
体检
行政部按公司审批 程序进行审批 合格
用人部门须在当天 内做出处理并通知 行政部
不合格
对现有招聘流程现状分析及改善建议
1、招聘需与公司人力规划及岗位职责相结合，避免招聘的仓促、 随意性，增强规划性。
报厂长总经理 审核批准
用人部门、品质部、行政部 用人部门、品质部、行政部 厂长、总经理
关于薪酬和绩效考核在下一阶段的工作中 详细分析，这里暂且不做论述。
客户信用流程建立的思路与建议
市场竞争的激烈，企业信用、社会信用体系和法律环境尚未健全，企业要么 存货积压，要么应收账款大量增长或过期，对信用管理的建立势在必行。
管理 行为
提出辞 退报告
员工离 职交接
否
是
审 批
原因 调查
否 同意辞退
否
审
审
核
批
是
是
决 策
超越权限
否
审 批
是
内 部 调 动
员工工作 调动
员 工 离 职 交 接
建 议 流 程 图
员工辞 职审批
流程
填写工作 交接单
管理 行为
实施工 作交接
是 审
核 否
部门与员 工签订离 职协议
否 否
超越权限
是
审
审
核
批
是 审 阅
• 二、业务招待费报销流程 • 1．业务招待费开支必须执行事先申报审批的规定，严禁先斩后奏；报销时原则上不得超过原申请
议
劳动力市場
流
社会政策
执行计划
配置 职业生涯发展
程
执行回馈
图
现 有
招 聘 管 理 流 程 图
各部门根据公司经营或本部门岗位 需求状况制定岗位编制架构图
总经理审批
用人部门填写“人员增补申请单 ”
行政部审批
总经理审批
行政部发布招聘信息广告 行政部根据职位的要求对 应聘材料进行筛选及面试 应聘者经行政部初审合格后， 填写《应聘资料登记表》 用人部门对其进行专业考核，并在 《应聘资料登记表》填写批语
清退办公用 具等，结算 工资奖金
是
是否 补充
否
结束
招聘 流程
参加公司规章制度及 企业文化方面的培训
员
新职员签具
工
《服务自愿书
培
训
用人部门安排岗位技
现
能和岗位安全培训
合格
有
流
取得上岗证
程
图
培训考核记录送
行政部保存
技能培训由各部门组织实施,记录报行政存档.培训程序相同. 部门计划-----实施-----考核---记录归档
•
人力资源规划流程
•
招聘管理流程
•
离职管理流程
•
培训管理流程
•
薪酬/晋升/绩效管理流程
•
客户信用管理流程
•
货款回收流程
•
办公用品管理流程
•
订单评审流程
•
订单处理流程
•
物料管理流程
•
采购管理流程
•
外购/外发/外修流程
•
样板管理流程
•
生产标准确认流程
•
生产计划管理流程
•
出货流程
•
报废管理流程
战略类管理流程 共:２个
期
内
行政部审核
离
职
办理工作移交手续
管
理
办理结算手续
流
程
离职
离职员工填写“离职单”
用人部门填写 “辞退 单”
现
有
组长/主管/经理
转
逐级签署审批
正
员
行政部审核
工 离
总经理审 批
职
管
办理工作移交手续
理
流
办理结算手续
程
离职
对现有离职流程、现状分析及改善建议
1、需重视离职面谈，掌握阻碍公司发展的因素以便及时改善。 2、对离职人员及离职率做定期分析。 3、将离职率作为对管理层考核的一项指标 。 4、改善后的离职流程图。
监督：营销部经理应实地抽查销售人员对客户的走访情况，防范业务人员对客户立
场的失真夸大。
监督：督促业务人员按规定提供信用信息，否则即降低对应客户的信用政策。
协作：通过信息共享，帮助销售人员深入了解客户、行业动态以及市场拓展机会
协作：通过培训，帮助销售人员理解信用政策和客户风险管理的知识
协作：销售合同风险审核 协作：提供账龄分析、销售/还款统计以及其他信息
经营决策层 分析公司年度目标
财务部 制订公司年度财务预算
分解各部门 年度工作目 标
制定各部门 任务考核指 标
财务部 审核
经营决策层审核
经营决策层与各部门 签订年度目标考核责任书
\
年 度 目 标 执 行
考 核 建 议 流 程 图
部门年度任务目标
部门年度考核指标
部门任务目标
制订部门工作计划
总经理 审 核批准
5、在组织各部门研讨的时候，大部分主管都能积极配合，提出了存在的问题和需要改 善的地方，使趋待优化的流程整合更清晰。
6、慧泉顾问本次提交的流程分析与调整建议，仅仅是对关键业务及管理流程的梳理及 大方向上的调整建议。详细的操作流程，应由公司指派专人结合ERP系统的改造带动各 部门负责人进行修订。
华艺印刷关键业务与管理流程运营现状综 述
目前华艺对客户信用管理还是空白，导致成品仓货品积压成山，对于企业的健康发展和 对风险性的规避，信用管理是非常有必要的，信用管理的建立主要工作内容为： 1、客户档案管理 2、客户授信 3、应收账款管理 4、逾期账款追收 同时具有一项辅助职能：辅助市场开拓。 建议流程：收集客户信息（动态更新的信息传递）——信用评估——信用额设定
3 、项目组对各相关部门提交的流程现状进行了整理与分析,主要运用了访谈、参与周管 理例会和组织研讨会等方法，在第一阶段工作开展的基础上,保证了此次信息收集的质量, 使项目组对华艺目前现有流程的运营效率有了较全面的了解和把握。
4、本阶段工作大多数部门能按要求及时提交相关流程图,如：计划部、工程部。有些部 门尚需临时整理,部分经营管理流程严重缺失.
qp0904按每月订购计划期货按工单所需采购散货坑纸计划按工单所需采购erp制定采购订单fax供应商辅料计划包括办公用品按月申购计划及erp零散申请内部联络单退货换货严重不良品仓管入仓合格iqc验货轻微不良品返工挑选合格后反馈至采购设备部使用部门内部联络单答呈原料仓在erp申购审批后采购寻找供应商确定品质与单价等开始订购传真订购单供应商按订单交期交货到我司原料仓一些常用零件需备仓存入原料仓合格退货换货不合格采购部制定外发加工单通知收取维修零件维修商维修ok后交我厂设备部使用部门验设备部验收2
第二模块---阶段性成果提交
华艺印刷厂
关键业务与管理流程分析 及调整建议
慧泉国际管理顾问机构
2007年7月
导读
综述
预期成果
各部门关键业务与管理 流程分析及调整建议
第二模块阶段性工作综述
1、慧泉顾问自07年7月2日到7日共1周的时间,制定了第二阶段工作详细的行动计划,并严 格按照计划行动,顺利完成了第二模块<<关键业务与管理流程的分析与调整建议>>各项 工作。
• 2． 报销审批程序
• 经办人自填报销清单→部门负责人复核签字→会计审核后制作支出传票→厂(副)总经理审批→（限 额以上）→集团总经理审批 →财务负责人签字 →出纳付款.
• 3．报销时间规定：
• 所有费用开支最迟应在费用发生后5个工作日内办理报销手续(以单据到达财务部的日期为准)，超过 报销期限的，财务部将不予受理。
对现有培训流程、现状分析及改善建议
1、目前培训工作70%为行政组织的基本安全与员工手册的培训，没有 根据企业的战略目标对员工进行有针对性的分层级（例如管理、业 务等）分类别（例如专业知识、技术、沟通技巧、态度等方面）的 统一组织、规划和管理培训，在育人方面需加强。
2、培训方式可采用多种方式结合，例如组建内部讲师团内训或外派培 训等。
3、每年度对培训金额需做预算，保证培训投入的合理性。 4、加强培训考核及反馈，保证培训效果及培训质量。
培 训 管 理 建
议
流
程
图
新员工入职
各部门培训需求
公司目标、预算
人力资源组织基本 情况企业文化培训
业务部门组织 业务技术培训
培训考核
人力资源部制订 培训计划
公司财务、业务部门 审核、协商
公司经营决策层审定
新员工上岗工作
在职员工培训需求
确定培训计划 人力资源部组织落实
再培训
员工在职培训
培训考核
现 有 考 核 流 程 图
填写员工转正 /调薪/晋级申请表
权责
用人部门/行政部
拟定岗位技术考核计划，
（考核人员名单、考核内 容/时间）
用人部门
实施现场考核 记录考核数据
用人部门、品质部、行政部
考核评审
确定调薪/晋级/转正 人员名单
建 议 流 程 图
营销部
提交年度销 售总结报告
物控部
提交生产计 划分析报告
生产部
提交产能 分析报告
品质部
提交品质 分析报告
财务部
提交财务 分析报告
经营决策层
分析研究讨论
初步确定
公司年度经营目 标
董事会
讨论审核
确定
公司年度目标
董事会与总经理
签订经营目标责任书
经 营 目 标 管 理 建 议 流 程 图
随着项目组第二阶段工作的深入，对华艺印刷现有管理流程有了更全面的了解, 经评估分析后,对目前核心流程的运作现状及主要存在问题总结如下： １、重要的经营管理流程缺失。
如：经营计划制订流程、经营目标管理流程、客户信用管理流程、人力资源管理流程 等
２、大部分流程设置不合理，未对其进行科学分析，环节复杂。
如：办公用品管理流程、订单处理流程、外发/外修流程、出货流程、样板确认流程。
员 工 辞 职 管 理
建 议 流 程 图
提前 30 天 提出申请 申请
管理 行为
再申请或 申诉或仲 裁
否
是否 接受
是
结束
办理离 职手续
员工离职 交接流程
同意
审 批
不 同 意
辞职原因 调查
正常
判 断
非 正 常
做思想 工作消 除问题
不
不
同
同
意
意
审
超越权限
审
批
批
同
同
意
意
员 工 辞 退 管 理
建 议 流 程 图
部门执行工作计划 部门每月、每季提交 工作总结和进展情况 部门上级主管监控检查 部门每月/每季自评 部门上级主管考核
确定部门的年度业绩 奖惩兑现
部门考核指标
人力资源规划的目的
• 降低用人成本 • 可对現有的人力结构作分析讨论，并找出影响人力有效运作的瓶颈，使人力
效能充分发挥，减少不必要的浪费。
• 合理分配人力 • 可改善人力分配的不平衡狀況，达成合理化配置，使各部门在从事生产时不