项目部文件资料管理制度

文件资料管理制度1 公文处理办法1.1总则1.1.1为做好指挥部公文处理工作，促进公文处理规范化、制度化、科学化，提高工作效率和公文质量，根据《国家机关公文处理办法》和中铁五局公文处理的有关规定，结合指挥部实际，制定本实施细则。

1.1.2公文是具有法定效力和规范体式的公务文书，是指挥部依法经营和进行公务活动的重要工具。

1.1.3公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

1.1.4公文处理应当贯彻党政分开、实事求是、精简高效的原则，严格执行国家保密法律、法规和企业有关保密规定，做到及时、准确、安全。

1.1.5综合部是公文处理的管理机构，主管指挥部或项目部的公文处理工作，统一负责本指挥部或项目部公文的收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

1.1.6指挥部或项目部综合部应明确专(兼)职人员负责公文处理工作，专(兼)职人员应当相对稳定。

架子队应指定一名专（兼职）人员负责架子队公文处理工作。

1.2公文主要种类指挥部以编正式文号确定的公文种类有9种，凡编有文号的正式公文，均应在以下9个文种范围内准确使用文种。

1.2.1决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

1.2.2通知：适用于批转下级单位公文，转发上级和不相隶属单位公文；发布规章；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免和聘用干部。

1.2.3通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

1.2.4报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级单位的询问。

1.2.5请示：适用于向上级单位请求指示、批准。

1.2.6批复：适用于答复下级单位的请示事项。

1.2.7函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。

意见。

：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

会议。

纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。

1.3公文格式公文一般由发文机关、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成。

1.3.1发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。

1.3.2秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”及保密期限。

1.3.3紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”；1.3.4发文字号应当包括机关代字、年份、序号。

联合发文，只标明主办机关发文字号。

1.3.5上行文应当在首页注明签发人姓名。

其中，“请示”应当在文尾附注处注明能对该公文咨询做出答复的联系人的姓名和电话。

1.3.6公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类；标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

1.3.7主送机关指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

1.3.8公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

如附件页数较多不能与主件一并装订，则应在单独装订的附件首面左上角注明主件的发文字号和附件顺序号，与主件一起发送。

1.3.9公文除“会议纪要”外，都应当加盖印章。

联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

1.3.10成文时间以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报，以发出日期为准。

印发时间，以文件印制的日期为准。

1.3.11公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。

1.3.11.1公文应当标注主题词，标引顺序应当先标类别词，再标类属词，尾词标文种，最多不超过5个词。

1.3.11.2抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

1.3.11.3公文用纸采用国际标准A4型纸(长297毫米、宽210毫米)，左侧装订。

1.4行文规则1.4.1行文应确有必要，且少而精，注重效用。

1.4.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

1.4.3用指挥部行政、党工委版头行文适用范围：1.4.3.1《中铁五局成绵乐铁路工程指挥部文件》:主要用于向上级机关请示、报告工作；转发上级机关文件；部署指挥部的各项工作，采取各项行动措施；发布行政法规、规章；下达和调整生产计划；奖惩事项；其它需要以指挥部名义行文的事项。

1.4.3.2《中共中铁五局成绵乐铁路工程指挥部工作委员会文件》主要用于发布、传达贯彻党的方针、政策；作出工作部署；转发上级机关文件；批转下级的报告、请示；通知事项；向上级报告、请示；其它需要以指挥部党工委名义行文的事项。

1.4.3.3《中国铁路工会中铁五局成绵乐铁路工程指挥部工作委员会文件》、《共青团中铁五局成绵乐铁路工程指挥部工作委员会文件》仅限于指挥部工会工委、共青团工委，用于其职责管理权限之内的事项，并分别由指挥部工会、共青团主管领导签发同意方可行文。

1.4.3.4与兄弟单位及地方联系、商洽工作，用《中共中铁五局成绵乐铁路工程指挥部工作委员会》、《中铁五局成绵乐铁路工程指挥部》、《中国铁路工会中铁五局成绵乐铁路工程指挥部工作委员会》、《共青团中铁五局成绵乐铁路工程指挥部工作委员会》版头。

版头线下右端标注编号。

标题应概括正文内容，不能仅以文种简写。

1.4.3.5要大力精简文件。

可发可不发的文件坚决不发，除法规性文件外，一般不得转发。

转发应结合实际提出贯彻意见。

1.4.3.6各项目部、架子队要控制行文，注重实效，同时注意参照指挥部行文具体格式统一规范行文。

1.4.3.7指挥部对指挥部各部门一般不行文，工作需要时可以抄送。

指挥部机关各部门之间，有事当面商洽解决。

1.4.3.8指挥部向项目部的重要行文，应当同时抄送项目部的上级公司。

1.4.3.9各项目部及其架子队一般不得越级向局、建设、监理、设计单位行文。

因特殊情况必须越级行文时，应当首先将事由向指挥部报告，经指挥部同意后行文，并抄送指挥部。

1.4.3.10“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。

除领导直接交办的事项外，“请示”不要直接送给领导者个人。

1.4.3.11 “报告”中不得夹带请示事项。

1.4.3.12领导讲话以《情况通报》形式下发，不另行文。

1.5发文办理发文办理一般包括拟稿、会签、核稿、签发、校对、编号、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。

1.5.1拟稿拟稿应当做到：1.5.1.1符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。

如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。

1.5.1.2开门见山，情况确实，观点明确，条理清楚，结构严谨，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

1.5.1.3人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

日期应当写具体的年月日，年份应当写全。

1.5.1.4结构层次序数正确。

第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

1.5.1.5必须使用国家法定计量单位。

1.5.1.6用词用字准确、规范。

难懂的专用术语、行话、方言，应当尽量避免使用，必须使用时应当加注释。

文内使用简称，除已通用的简称外，一般应当先用全称，并注明简称。

1.5.1.7公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

公文稿拟出后由主办部门负责人认真审核、修改。

审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家法律、法规和有关规定，行文目的是否表述明白，处理意见是否切实可行，与其他有关文件有无矛盾、重复、脱节，涉及其他部门的问题是否已协商一致。

1.5.2会签主办部门核阅签字后，送相关部门会签。

会签的要点：一是文搞中提出的措施是否可行，数据是否合理；二是文稿中对本部门的要求或需要本部门开展的工作是否可行；三是文稿中涉及本部门的政策规定表述是否正确。

在会签过程中，如果修改的幅度较小，应直接在文稿中修改；如果修改的幅度较大，应与主办部门协商，建议重新起草。

1.5.3核稿会签完毕，主办部门应提交综合部或指定人员（架子队）核稿，。

未经审稿，各部门或主办人员不得擅自送主管领导签发。

核稿的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，发送范围是否适当，文字表述、文种使用、公文格式是否符合本办法的有关规定。

涂改勾画较乱、字迹难以辨认的，应当退拟稿人抄清楚。

审核时对内容的重要改动，应当与主办部门协商，或提出意见，退拟稿人修改。

对涉及有关部门且主办部门经协商又不能取得一致意见的公文，核稿人应当积极组织协调。

经协调仍不能取得一致意见的，应当提出处理意见报指挥部领导。

1.5.4签发综合部审核签字后送领导签发。

一般公文由分管领导签发；上行文，重要的或者涉及面广的，由指挥长签发；管理体系文件按程序文规定签发；有的公文经授权可由被授权人签发。

紧急公文签发而相关签发人不在而无法签字的，由综合部核稿人电话请示同意并注明后行文，相关签发人回单位后补签。

重要公文应电传签发人签发。

经领导人签发的文稿,不得擅自改动；如必须改动,应当报经签发人同意。

1.5.5校对签发后打出的清样由拟稿人一校，由综合部二校，最后由主办部门三校。

核对均应签字负责。

1.5.6缮印缮印的文件，必须符合规定格式，字迹清楚，整洁美观，份数准确。

缮印人员如对文稿有疑问，应当与经办单位联系，不得随意处理。

1.5.7用印用印前，应注意检查原稿是否经过综合部审核和指挥部领导签发，公文格式是否符合要求，公文组成是否完备。

对于不符合要求的公文，不予盖章。

1.5.8登记和分发分发时，要对文件进行检查，防止差错。

以网络办公系统发送的文件资料，应在发文登记簿上注明发送的单位、内容、时间，并给予确认。

重要公文发出后，主办部门应当及时了解、掌握办理、执行情况，并向分管领导反馈，综合部要做好督办。

1.6收文办理收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、传递、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

1.6.1签收和登记公文由综合部或者指定的人员统一拆封、登记。

没有经过综合部签收的公文，应当到综合部补办登记手续。

收取电子文件也应由专人管理，统一编号并及时处理。

1.6.2拟办和批办需要办理的公文，由综合部长提出拟办意见后，再送领导人批示，转有关部门办理，紧急公文，应当提出办理时限；需送领导人批示时，应当同时将主要内容告知主办部门。

涉及几个部门的问题，分办时应当确定一个主办单位。

分辨不清主办单位的，应当与有关部门协商或者请示领导确定。

审批公文，对有有办理事项的，批办人应当明确签署意见、姓名和审批时间。

1.6.3承办收到需办理的公文后，承办部门要抓紧办理，不得延误、推诿。