《采购制度》采购操作规程

采购流程：采购计划→采购订单→验收→入库→发票→付款
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采购合同
预付流程：预付款→采购计划→采购订单→验收→入库→发票→核销预付款
↑↓
采购合同
1操作界面
目前操作只用到主功能菜单中的【供应链】和【系统设置】两大块。

打开序时簿时系统都会先弹出过滤窗口，可以按照个人习惯设置过滤条件，并保存为方案，方便以后使用。

2采购计划
流程：生成采购计划→生成采购订单→生成或签订采购合同→采购入库→录入采购发票→采购付款
2.1 采购计划生成
流程：【引入】（采购员自己名下的品种）→【计算】→【提交】（→【更新】）→【审核】→【订单】
【供应链】→【采购管理】→【采购计划】→【采购中心】
1、【引入】：每次做计划都需要引入，采购员在此只能引入自己管理的品种，同一次计划内的商品只能引入一次。

2、【计算】：系统会根据采购计划参数设置中设置好的参数自动生成计划数量，采购员可手工修改计划数量。

3、【提交】：此笔计划添加到屏幕下半部窗口中，表示此笔计划完成。

提交后如果需要修改，可以点击“修改”。

4、【更新】：在弹出窗口中选择供应商、采购员、部门、发票类型、供应商业务员等信息。

供应商业务员处需要回车选择。

带*号项为必填项。

如果是预付的，需要挑上【需要预付款标志】。

如果提交到下窗口的数据有供应商且不需要修改可不点更新。

注：如果没做第三步更新步骤且信息不全，直接审核的话，系统会弹出如下提示：
5、【审核】：计划制作完毕。

【审核】是审核已经确认完成的计划，是计划完成的确认过程。

6、【订单】：系统会根据刚刚制作的计划下推生成订单。

◆【采购中心】界面上的【新增】：可以新增所有品种的计划，不限制是否是本采购员名下的品种。

◆“引入”：显示本操作员自己的品种+没有确定采购员的品种。

◆【计算】，连锁总部计算不生成计划数量，默认为0。

连锁总部通过【生成】取得计划数量。

2.2 采购计划高级审核
条件：计划数量+ 当前库存> 采购周期*日均销量，需要高级审核
流程：【通过】→【审核】/【驳回】
【供应链】→【采购管理】→【采购计划】→【采购计划高级审核】
1、【通过】：选中要审核的计划，点击通过。

2、【审核】：符合条件的点击【审核】，计划生成。

【驳回】：不符合条件的点击【驳回】。

3生成采购订单
流程：将采购中心生成过来的订单进行【审核】→【修改】（→【生成合同】）→【勾稽合同】→【审核】【供应链】→【采购管理】→【订单处理】→【采购订单-序时簿】
在此看到上一步点击【订单】生成的订单。

1、【审核】：选中一条订单点击【审核】，系统会出现如下图的错误：
2、上图错误说明目前还没有可供订单勾稽的合同，此时需要选中此条订单，单击【查看】打开下图界面：
3、【生成合同】：输入必填信息，点击【生成合同】。

4、【钩稽合同】：生成合同后，在合同界面审核合同完毕，要回到此界面【钩稽合同】。

5、【审核】，如出现【审核成功】的提示，表示此笔订单制作完毕。

5、当订单执行了一部分，不再需要来货时，订单可以关闭，但是未审核的订单不能关闭。

此时订单是可以删除的。

注意：采购订单可以直接录入，特别是针对新品种的时候，可以直接录入采购订单，不需要先作计划，不管什么样的订单，都是需要钩稽合同的。

注意：如果供应商是“每批签订合同”，可以通过订单生成合同，系统自动钩稽生成的合同。

生成的合同需要审核后，才能审核订单
4签订采购合同
4.1 由订单生成采购合同
【供应链】→【采购管理】→【合同协议】→【采购合同-序时簿】
【审核】：查找过滤出已生成的合同，点击【审核】，完成。

如需高级审核的，进入高级审核步骤。

4.2 手工录入采购合同
流程：【新增】→录入明细→【保存】→【审核】
【供应链】→【采购管理】→【合同协议】→【采购合同-序时簿】
1、【新增】：弹出下图，在供应商处输入助记码或者代码选择供应商，输入【书面合同号】等信息，修改合同效期，如果是批次合同，需要挑上【批次合同标志】。

2、【保存】后，点击【审核】，弹出审核成功提示。

以下几种情况时，【审核】时会提出合同需要进入高级审核：1.首次签订合同、2.进价高于上次合同进价、3.
底价高于上次合同底价、4.结算期低于上次合同结算期
4.3 采购合同高级审核
【供应链】→【采购管理】→【合同协议】→【采购合同高级审核】
1、【通过】：选中要审核的合同，点击【通过】。

2、【审核】，符合条件点击，点击【审核】系统弹出【审核成功】窗口。

不符合条件的，点击【驳回】，在弹出的窗口中输入驳回原因，点【是】，驳回完成。

5采购入库
【供应链】→【采购管理】→【入库】→【采购入库-序时簿】
1、【审核】：选中要入库的验收单，点击审核。

2、【记账】：审核后记账，入库工作完成，库存增加，增加应收。

6采购发票
流程：【新增】→【选择】→【保存】→【业务审核】→【审核】→【记账】
【供应链】→【采购管理】→【采购发票】→【采购发票-序时簿】//【采购发票】
1、【新增】：新增一笔发票录入。

弹出如下窗口，选择供应商，填上发票号，选择单据属性，输入税率。

2、【选择】：选择入库明细，确定。

只能选择相同税率的明细。

修改时间段查找入库明细。

【自动】：也可以输入【价税合计】数，点击【自动】，让系统自动挑选明细。

３、【保存】
４、【业务审核】：表示业务人员录入发票工作完毕。

５、【审核】：财务审核发票。

６、【记账】：财务记账，生成发票帐。

7采购付款
7.1 制作采购付款单
流程：【新增】→【选择】→【计算】→【保存】→【业务审核】→【打印】→【审核】→【记账】【供应链】→【采购管理】→【结算】→【付款单-序时簿】//【付款单】
1、【新增】：新增一笔付款。

弹出如下窗口，选择供应商，选择支付方式。

2、【选择】：选择入库明细，确定。

修改时间段查找入库明细。

【自动】：也可以输入【付款金额】，点击【自动】，让系统自动挑选明细。

3、【保存】
4、【业务审核】：表示业务人员录入发票工作完毕。

审核不通过时，提示需要进行高级审核。

5、【打印】：打印付款通知书
6、【审核】：财务审核，审核后付款通知书不能再次打印。

7、【记账】：财务审核，付款工作完毕。

7.2 付款单高级审核
【供应链】→【采购管理】→【结算】→【付款单高级审核】
1、【通过】：选中品种，点击通过。

2、【审核】：符合条件，同意通过的点【审核】；不符合条件，不同意通过的点【驳回】，填写驳回原因。

8采购退货
8.1 采购退货申请
流程：【引入】→【修改】→【保存】→【审核】→【记账】
采购退货必须先做采购退货申请
【供应链】→【采购管理】→【入库】→【采购退货申请】
1、【引入】：引入原入库单。

可以按照供应商、商品、采购员进行检索。

挑勾，确定。

（如为不可售库存，点【不可售引入】，其他同【引入】）
2、【修改】：在序时簿窗口中刷新出刚刚引入的申请明细。

点击【修改】，修改退回原因及退回数量。

2、【保存】→【审核】→【打印】。

3、【记账】：点击记账相当于将此采购退货申请单完成关闭，不可反审不能修改。

4、退回状态：是显示库房是否付货点单；点单数量：库房实付数量
9采购预付发票
9.1 录入预付发票
流程：发票先到，或多到，就先做预付发票，【新增】手工录入发票明细→保存→审核→记账→核销入库【供应链】→【采购管理】→【采购发票】→【预付发票-序时簿】/【预付发票】
1、【新增】：输入选择供应商，填写税率，选择品种。

表头录入注意：税率录入后品种明细税率自动跟随不能修改
2、【保存】→【审核】，业务人员预付发票录入完毕。

3、【记账】，财务记账。

9.2 核销预付发票
【供应链】→【采购管理】→【采购发票】→【预付发票-序时簿】
1、选中要核销的发票，点击【查看】弹出如下窗口
2、【核销入库】：点击核销入库，严格限制品种明细对应，对应上的品种，点击【核销】，未记账也可以核销入库。

2、【反核销】：在预付发票序时薄查询要反核销的预付发票单据，点击核销入库，选择已核销明细，点击“反核销”即已完成反核销操作。

10采购预付款
10.1 预付品种设置
针对那些常规需要预付的品种，可以在此设置，新增输入供应商及明细后审核生效。

“每次预付上限”，是该供应商每次做预付款不能超过此金额，为空不限制；“明细区的库存数量上限”，是该供应商该品种预付数量加上当库存数量不能超过此数量。

10.2 新增预付单
【供应链】→【结算】→【预付单-序时簿】/【预付单】
1、【新增】：输入选择供应商等带*的必填项，输入品种，价格，数量信息。

2、【保存】→【审核】→【记账】，预收款录入完毕。

10.3 核销预付单
流程：选中已有预付单→【查看】→【核销入库】→【查看生成预付单】【供应链】→【结算】→【预付单-序时簿】/【预付单】
1、【查看】
2、【核销入库】：预付单核销入库
【票据】：查看客户付款票据是否可以转对。

【订单】：选择了订单号可以看到订单明细。

【合同】：选择了合同号可以看到合同明细。

【计算】：计算预付明细商品的相关参考数据，如：本年付款、应收余额、不合格额等
10.4 入库进价调整
流程：【新增】→【引入】→【保存】→【核销合同】→【审核】→【记账】
【供应链】→【采购管理】→【结算】→【入库进价价调整】
1、【新增】：弹出窗口后，用供应商编码或助记码选择供应商，选择采购员、部门
2、【引入】：挑勾后，点确定。

默认引入的调整数量是当前库存数量，引入后调整数量可修改。

3、【保存】→【核销合同】→【审核】→【记账】
注意：可通过入库进价调整修改入库单税率。

10.5 供应商调账
流程：【新增】→【引入】→【保存】→【审核】→【记账】
【供应链】→【采购管理】→【结算】→【供应商调账序时簿】
1、【新增】：弹出窗口后，用供应商编码或助记码选择原供应商，选择原采购员、原部门，新的同前。

此功能可调户、调业务员。

2、【引入】：“选择”挑勾后，输入待调账款日期范围，点查询。

在出现数量区，单击鼠标左键拖动鼠标选择数据，点确定。

引入后，调账数量、金额可修改。

3、【保存】→【审核】→【记账】
注意：1. 不能调账条件：调进价的原入库和负数，调账的原入库和负数，退货的，已做发票付款的
2. 供应商调账时系统自动生成正负发票及付款通知，需审核。

入库：按原供应、原业务员生成负数入库明细，按新供应商、新业务员生成正数入库明细
发票：按原入库明细和新生成的负数入库明细生成一笔合计是0的发票，未审核状态
付款：同发票
10.6 批次库存管理锁库
流程：【锁库引入】→【修改】→【保存】→【审核】→【记账】
【供应链】→【仓存管理】→【库存调整】→【批次库存管理锁库序时簿】
1、【锁库引入】：按助记码或货号等条件查询批次库存，点查询。

在方框内挑勾，点确定。

引入后，调账数量、金额可修改
2、【修改】：点修改后，填写锁库数量。

3、【保存】→【审核】→【记账】
批次库存管理解库，不可售批次库存锁库，不可售批次库存解库操作同批次库存管理锁库操作。

10.7 系统内结算底价设置
流程：【新增】→【保存】→【审核】
【供应链】→【采购管理】→【初始业务】→【系统内结算底价设置】
1、【新增】：输入供应商，商品，结算底价
2、【保存】→【审核】
10.8 库存采购员调整
流程：【查询】→【调整采购员】
【供应链】→【采购管理】→【采购其他】→【库存采购员调整序时簿】
1、【查询】：按品名助记等条件查询待调库存数据。

2、【调整采购员】：选择待调数据，点调整采购员，弹出窗口后选择调后采购员。

10.9 验收待查采购反馈处理
流程：【保存】→【调采购员】
【供应链】→【采购管理】→【来货通知】→【验收待查采购反馈处理】
1、【保存】：选择采购员反馈意见后点保存，验收即可入库
2、【调采购员】：选择待调数据，点调整采购员。

10.10 查询
1、库存查询：万能报表—》库存管理—》库存查询—》批次库存查询（品种库存查询、批次库存查询（采购员）、品种库存查询（采购员）、零售库存商品查询）
2、到货通知：万能报表—》库存管理—》库存查询—》到货信息查询
3、购进记录查询：万能报表—》采购管理—》采购入库—》入库单明细表
4、应付账款查询：万能报表—》采购管理—》应付账款—》供应商往来明细账
10.11 实用说明
一、业务程序
1.订单是否已传物流，订单物流是否执行
主表‘到货状态’，明细有一笔到货显示已到货否则显示未到货
2.采购入库差价单
4．供应商调账
不能调账条件：调进价的原入库和负数，调账的原入库和负数，退货的，已做发票付款的5. 入库进价调整
不能调进价条件：已退货，已做付款发票的，调账原正和负数
6.返厂：过期的在不合格库返厂
７.应付账款调整时系统自动生成正负发票及付款通知过程及查找审核。

入库：按原供应、原业务员生成负数入库明细，按新供应商、新业务员生成正数入库明细发票：按原入库明细和新生成的负数入库明细生成一笔合计是0的发票，未审核状态
付款：同发票
8．月末业务结帐前检查
9．入库时，进价大于零售价，能否有提示或审核步骤
进待查库，由业务员反馈后入库
二、报表
1.对账程序窗口的使用，月末31日或30日业务账款余额与财务余额的差额关系。

2.雨人库存到货的查询。

了解物流微机程序到货流程每个阶段在雨人程序中的到货体现。

在验单据：到货验收提交到下窗口数据
订单待查：由订单入待查库
暂存/新增待查:在验收待查商品处理中手工增加的，因无订单或无货号或无供应商码
未提交：未做入库验收审核确认
提交未入：未做采购入库保管确认
3.业务返厂物流波次状态的查询。

已分配：已分完波次
进行中：正在拣货
已拣选：拣货完成
4.库存动销率及多批号率的程序查询。

多批号库存：同货号，同进价，
动销率：同货号，同批号，分库龄
5．如何查看计划员的品种满足率
6.采购税额汇总月报（待扣税金月结报表）
7.月份库存分仓明细表（进销存平衡表），单品业务账（库存账）
8.应付账款汇总账页，应付账款汇总月报。