分析计算机技术在档案管理中的应用

分析计算机技术在档案管理中的应用
发布时间：2021-05-06T03:26:08.384Z 来源：《中国科技人才》2021年第4期作者：陈群英
[导读] 在企业事业单位中，档案属于宝贵财富，承担着记录单位社会活动真实历史的任务，在科学技术不断发展的背景下，计算机技术在档案管理中也得到了良好的应用，这为企业事业单位档案管理工作的高效、顺利进行奠定了基础。

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摘要：新时期，计算机在人们的生活、学习及工作中发挥着关键性作用，成为了重要工具之一，其在不仅能承载一切知识，且还能应用到各类档案的存储、检索等环节中，能够进一步促档案管理效率及质量的提高。

本文主要就计算机技术在档案管理中的应用进行了探讨、分析，以供参考。

关键词：计算机技术；档案管理；应用
在企业事业单位中，档案属于宝贵财富，承担着记录单位社会活动真实历史的任务，在科学技术不断发展的背景下，计算机技术在档案管理中也得到了良好的应用，这为企业事业单位档案管理工作的高效、顺利进行奠定了基础。

但值得注意的是，相较于其他行业，计算机应用到档案管理部门则较为落后，想要充分的发挥计算机技术在档案管理中的应用价值，就需加大对此技术应用研究力度，最大化满足档案管理工作的实际需要。

1、计算机技术对档案管理的影响
在开展档案管理时，其各个环节均依赖于计算机信息技术的进步，包括收集、整理、检索等，受档案信息载体多样化的影响，就在一定程度上提高了利用的频繁性，以往传统管理模式已无法适应现代化管理要求，故合理的在档案管理中应用计算机技术就极为关键。

计算机技术的应用，不仅能够实现对档案管理的优化，且还能拓宽其前景，促使档案管理能够在基于制度化、标准化及规范化的前提下进行，充分体现计算机的应用价值，从而为各类档案管理的高效运行提供保障。

另外，当档案管理中应用计算机技术，其特点主要体现于：信息存储密度较大，运行速度非常快，且安全性及质量均较高，可有效的解决传统管理模式的不足，这主要是因为传统往往是采用手工检索的方式，在费时、费力的同时，工作效率且还难以达到理想化，同时，由于长期查阅、利用及传递，还极有可能出现磨损，亦或是丢失现象，尤其是不能有效保护重要档案。

而在档案管理中渗入计算机技术后，就能满足知识信息社会的需要，可打破以往传统的管理顾念，对专业人员的管理水平及知识结构提出了极高的要求，这在推动我国档案信息资源建设良好发展方面发挥着积极意义[1]。

2、计算机技术在档案管理中的应用
（1）程序化数据处理技术
针对计算机信息技术而言，程序化数据处理技术是常见的一种，主要发挥着促进档案管理自动化发展的作用，在对程序进行编写后，计算机就可通过对程序的执行，从而为各种载体档案信息的准确性及可靠性提供保障，这也是确保自动化档案管理质量的关键。

例如，在对某个信息进行查找时，只需将输入检索词，系统就能自动的识别，并搜索出一系列相关信息，这在一定程度上促进了信息检索速度的提高，也规避信息检索质量不合格问题的出现。

从上述内容可看出，在档案管理中应用计算机技术后，通过该技术强大的支持，为档案管理的进一步发展提供了保障，可最大化实现用户对各种档案快速查找的需要。

（2）计算机及其辅助设备
一般而言，计算机及其辅助设备均具有先进性及优越性的特点，这就进一步促进了档案信息数字化的快速发展，在基于新型存储设备的前提下来说，光盘技术被广泛的应用到了各领域中可适用于所有档案性的存储功能，如文字、图片、影像等，其主要发挥着移动存储介质的作用，具有体积小但存储海量的特点，定期的进行拷贝，可达到延续保存的目的，且还能延长光盘的运行寿命，且光盘技术对环境的要求也不高，利用及携带均较为方便。

有实践报道指出，在档案管理中，光盘技术能够实现对所有格式信息的保存，将其归类到相应目录下，能够方面人们检索、利用，亦或是传递，这就在一定程度上节省了时间及空间，有效的避免了调阅时存在的磨损或丢失问题[2]。

另外，光盘技术的应用，也有效的提高了档案管理效率，强化了信息的准确性及可靠性，能够促使用户快速的查阅到想找的信息，且对于设计大量国家机密的，就需落实与互联网等公共信息网的物理隔离，从而为档案信息的安全性提供保障。

针对档案信息安全性恶言，其主要包含了档案信息本身的机密性及物质载体的安全性，前者要求工作人员在对公文处理活动中，需要严格遵守相关保密制度，避免机密被泄露，后者就是指对国家档案的保护，避免人为因素造成的干扰，尽可能的降低档案的损坏，延长档案的寿命。

近些年来，在信息技术广泛普及的背景下，在保护档案内容的过程中，需合理的选用技术防范，落实对制作、保存重要档案设备设施的检查、管理等，发现问题及时处理，从根本上消除安全隐患因素。

（3）缩微技术的推广和普及
针对缩微技术而言，其在档案信息的存储、保管、利用等环节发挥着关键性的作用，是一种具有规律及特点的新技术，由数码相机一次性拍摄成像，在将镜头光学成像作为主体的前提下，获取高倍缩小档案资料原件的影像信息，具有体积小，但容量大且安全的特点，不
容易出现丢失情况，保管利用起来较为方便，且通过反复的拷贝复制，可避免被丢失，亦或是人为更改情况的发生，能够客观的将档案资料及实物的历史原貌反映出来，凭借准确性、可靠性的优势，充分的展现了较高的参考价值，具备较强的法律效力。

现阶段，电子缩微技术主要是以扫描器扫描为前提，达到模拟式缩微影像与数字化电子影像的相互转换的目的，从而缩微档案信息就能进行远距离的传输，通过对缩微技术的利用，在一定程度上提高珍贵档案抢救成功率的提高，成为了保护档案信息的重要措施[3]。

（4）档案信息资源建设
在建设档案信息资源的过程中，主要包含了档案目录数据库建设、全文数据库艰涩、电子文件归档管理等，在基于计算机技术的前提下，对各种档案信息予以数字化处理，并还可实现对各形式电子文件的收集及接受，之后转换成档案数据库，通过对档案信息管理的强化，就能充分的利用档案信息。

但值得注意的是，档案管理工作对计算机管理系统也提出了较高的要求，最为基础的一项就是以计算机为前提，实现对档案组织结构及内容信息的管理，从而为用户的查询及利用提供方便，故做好档案信息及目录管理就极为关键，是计算机管理系统中的核心功能。

同时，想要进一步对数据库的功能、性能进行确保，就需先落实档案目录数字化，主要是指通过对计算机技术的使用，收集、整理纸质档案材料，然后对档案信息予以采集加工处理，存储在编写好的程序中，从而为用户的信息查阅、利用及传递提供更加优质的范围[4]。

另外，此方法主要是在基于数据库技术的前提下，加工、录入原有非数字化，转换成一定数据结构、信息，实现数字化目录数据库可共享的一个过程。

其中，在档案信息资源建设中，最为关键的一项重点内容就是目录数据库建设，可进一步促进档案利用效率及质量的提高，在数字化处理重要纸质档案、照片、录音及录像档案后，就可实现全文数据库及多媒体数据库的建立，从而推动档案全文信息的查询及利用。

结语
综上，计算机技术应用到档案管理工作中，不仅有利于促进档案管理质量的改善，且还能提高管理效率，为珍贵档案的存储安全提供了保障，极大的的满足了现代化社会发展需求。

值得注意的是，对于档案的安全性，为避免信息泄露而导致的问题，就需加大人力、财力的投入力度，不断的完善计算机管理系统，预防病毒，亦或是黑客的侵入等，从而为档案管理的良好发展奠定基础。

参考文献
[1]张彩书.探析计算机技术在文件与档案管理中的应用[J].中外企业家，2019（30）:103.[2]薛芬.浅谈计算机在公路文书档案管理中的应用[J].办公室业务，2018（17）:110.
[3]卢国强，刘芳，董永飞，孙达辰.计算机技术在医院档案管理中的应用分析[J].电子技术与软件工程，2018（22）:170.
[4]闫瑞凤?.新形势下计算机技术在档案管理中的应用研究[J].福建电脑，2019（90）137.。