如何做好医院档案的收集和归档工作

如何做好医院档案的收集和归档工作
如何做好医院档案的收集和归档工作
【摘要】医院档案是在医疗、教学、科研及管理活动过程中形成的各种具有保存价值的历史记录，医院档案的形成，离不开医院档案收集和归档工作，这是医院档案得以形成的基础。

医院在各种活动开展过程中会有大量的信息材料产生，这些材料具有较强的分散性和零散性，需要对这些材料进行系统收集和整理，这不仅有利于档案的集中管理，而且能够有效的保证档案的安全，为档案的利用奠定良好的基础。

【关键词】医院档案；收集；归档；问题；措施
医院档案收集和归档是档案最基础的管理工作。

但是医院档案管理工作中，普遍存在着收集和归档意识不强的问题，归档案卷质量也不高，这不仅会影响档案的完整性，而且不利于档案的安全，因此需要针对当前医院档案收集和归档过程中存在的各种问题，采取切实可行的措施来有效的提高档案收集和归档的水平，为档案后期的利用奠定良好的基础。

一、医院档案收集与归档工作中一些常见问题
（一）档案收集和归档意识淡薄。

在档案法中对于必然立卷归档案的材料有明确的规定，需要定期向档案部门及档案工作人员进行移交，实现档案资料的集中管理。

但在实际工作中，由于部分人员对档案管理工作缺乏重视，档案收集
和归档意识淡薄，从而导致在日常工作中对档案材料的保存和积累工作较为忽视，一些有价值的文件资料随处放置、随意处理，部分部门为了自身使用便利，往往不对档案材料进行移交，将其保存在自己部门内，随用随取，导致档案材料无法及时归档，给档案集中管理带来较大的难度。

（二）归档材料不齐全。

在医院档案管理工作中，由于没有按照具体的规定来及时对档案材料进行归档，从而导致一些重要材料缺失，特别是一些重要医疗专业会议资料、专家讲学资料、医疗纠纷中的诉
讼文书、一些有领导批示的来访材料及处理报告等，一旦材料没有及时收集和归档，则会导致材料不齐全，对以后的利用带来较大的影响。

另外，在部分医院归档材料中，往往对纸质载体的材料更为重视，而对电子、声像及实物等载体的材料归档率较低。

（三）归档案卷质量不高。

有些档案材料填写不规范，有些成套的归档材料中缺少某一部分，有些档案记载的内容与事实不符，造成部分档案质量下降，直接影响了档案的价值。

国家相关法规明确规定文件材料由形成部门立卷，即要求最后移交到档案室的是经过整理、按文件材料的联系和一定的规律立好卷的材料，不能将未经整理和立卷的材料移交到档案室。

部分科室嫌立卷工作繁琐，没有经过必要的立卷程序，直接将分散的文件材料送交医院档案室，既增加了档案室的工作量，也不利于文件材料的整理和利用。

二、提升医院档案收集与归档工作水平的措施
（一）提高认识，增强档案意识。

医院档案作为医院重要的财富，需要医院领导和广大员工对档案的重要性有一个深入的认识，努力提高自身的档案意识，这样才能在档案收集与归档工作中积极配合和支持，从而尽到保管好档案的义务。

而且在工作中也能够形成定期立卷归档的习惯，定期将相关材料向档案室进行移交，使档案收集渠道变得更为畅通。

（二）健全档案管理网络和相关制度。

医院的档案资料大多来源于医院领导、管理科室、临床医疗科室、医技科室及部分医护人员的手中，材料的形成比较分散、多样，这往往会影响档案的收集。

要想收集齐全完整，就需要有一个完善的档案管理网络，在集中统一管理的原则下分级管理，通过各科室兼职档案工作人员把好档案的收集源头，来实现档案材料归档的齐全完整。

医院档案资源的收集归档是一项经常性、长期性的工作，为了确保这项工作正常、规范开展，医院应根据相关法规，制定出符合医院实际的档案收集归档制度。

制度中应明确归档范围、归档时间、归档要求、移交手续等，使有关工作人员有章可依、按章办事，改变工作中的随意性，并将收集归档工作落实到个人，列入岗位考核内容，以强化相关人员的职责。

（三）加强业务指导与检查督促。

医院各职能部门作为医院档案资源产生的主体，承担着文件材料收集归档等具体
工作，但由于档案工作不是其主要工作，档案工作人员大都是兼职，不可能对档案工作的要求十分了解，因此，档案部门的专职管理人员要根据档案工作的相关规章制度，采取定期培训、个别讲解等方法，深入到科室，使医院文书部门和业务部门的兼职人员了解和掌握文件材料收集归档的具体
要求和做法。

同时，要加强检查督促，督促各职能部门依法、按制度开展档案工作。

（四）提高归档案卷的质量。

随着医疗改革的不断深入，档案工作更重视服务质量的提高，采用积极主动的服务方式有效的提高了档案工作的效用。

在档案收集和归档工作中，需要加快观念的转变，严格按照时间先后顺序进行立卷，案卷质量达到合格要求时才能签字装订案卷。

对于立卷归档需要进行分类整理，在组卷时需要确保档案卷内材料的完整性和系统性。

在档案归档工作中，需要以医院各项活动中产生的文件材料作为归档的重点，而且在有效的保持文件材料的本来面貌，档案管理人员需要合理对档案整理工作进行安排，避免对档案材料造成操作性破坏。

具有保存价值的档案需要单独立案归档，做好档案借阅时的登记工作，合理对借阅者的归还时间进行安排。

各科室的负责人需要对档案材料归档范围及立卷归档程序进行掌握，并在具体工作中严格执行，有效的提高档案归档的质量，充分的发挥出档案的价值和作用。

三、结束语
医院在各项活动中所产生的材料较多，这就使档案收集工作量较大，而且归档难度增加，因此需要努力强化医院档案收集和归档案的质量，进一步对档案管理制度进行完善，科学规范档案材料的管理工作，确保档案立卷质量的提高，使档案能够更好的服务于新时期医院的发展，充分的发挥出档案的最大效用。

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