现代人事档案的数字化
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❖4 档案扫描 ❖4.1 扫描方式 ❖4.1.1 根据档案幅面的大小(B5、A4等)选择
相应规格的扫描仪进行扫描。
❖4.1.2 纸张状况较差，以及过薄、过软或超 厚的人事档案，应采用平板扫描方式；纸 张状况好的人事档案可采用高速扫描方式 以提高工作效率；不适合拆卷的档案可采 用零边距扫描仪或者是相机拍摄的方式。
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主要模式架构和功能模块
❖ 2、主要模式架构： ❖ 人事档案数字化管理系统一般采用B/S（浏览器/服务器）
模式架构。 ❖ 3、系统功能模块： ❖ （1）日常业务管理系统 ❖ 日常业务管理模块主要实现档案的日常管理和信息维护； ❖ （2）人事档案数字化采集系统 ❖ 主要实现系统建库阶段档案信息的数字化采集； ❖ （3）数字化档案查阅系统 ❖ 档案查阅系统主要利用组织系统专网，实现对数字化档案
的查阅申请、审批、本地及远程查阅等功能。
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二、确立观念突围意识
❖ 人事档案数字化管理系统主要功能简介 ❖ （1）日常业务管理功能 ❖ 实现人事档案、人事材料的收集、鉴别、整理、保管、转
递、统计、查阅等业务功能。具体功能组成有：档案案卷 管理、档案材料管理、档案审核以及系统维护。 ❖ （2）数字化档案采集系统 ❖ 数字化档案采集系统主要完成对纸质档案材料的数字化采 集处理功能。 ❖ 系统提供了目录整理、信息采集、数据审核三大功能，并 可利用现化代网络技术，实现多人多客户端，对多本档案， 不同材料同时采集功能，是一套高效、快捷档案数字化采 集系统。
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现代人事档案的数字化
youhaoyun99@ 信息资源管理学院教授 王英玮
Contents
1 人事档案数字化、信息化的依据
2
数字化人事档案管理系统的建设情况
3
纸质人事档案数字化
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一、人事档案数字化和信息化的主要依据
❖ （一）中央组织部于1
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❖5 图像处理 ❖ 5.1图像数据质量检验 ❖ 对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发
现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处 理。 ❖ 由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无 法清晰识别时，应重新扫描。 ❖ 发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。 ❖ 发现扫描图像的排列顺序与人事档案原件不一致 时，应及时进行调整。 ❖ 要认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。
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❖4 黑白二值图像binary image ❖ 只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两
种状态的文字稿、线条图等。 ❖5 连续色调静态图像continuous-tone still image ❖ 以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通
道组合成的静态数字图像。在纸质人事档案数字 化过程中，通常表现为灰度扫描与彩色扫描两种 模式。 ❖6 分辨率resolution ❖ 单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每 英寸点数(dpi)表示。
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❖ 3.1目录数据准备 ❖ 按照《档案著录规则》(DA/T18-1999)以及《人事
档案目录数据交换格式与著录项目细则》等的要 求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录 的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不 规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和 页数等，应进行修改。 ❖ 3.2拆除装订 ❖ 在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档 案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档 案不受损害。
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（三）全国干部、人事管理信息系统指标体系分类与代码标准
❖ 标准编号:GB/T 14946-2002 ❖ 标准名称:全国干部、人事管理信息系统指标体系分类与
代码 ❖ 标准状态:现行英文标题:Classification and code of
indicators of national cadre and personnel management information system ❖ 替代情况:GB/T 14946-1994 ❖ 实施日期:2002-12-1 ❖ 颁布部门:中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局内 容简介:本标准规定了全国干部（含国家公务员）、人事 管理信息系统的指标体系、分类代码和指标项目说明。 ❖ 本标准适用于全国各地区、各部门干部（含国家公务员）、 人事管理信息系统的建立，人员的各项管理及系统间的信 息交换。
❖ 3、中共组织管理信息群含有8个信息集，共112个信息项。 该信息群是在上述单位管理信息群的基础上，增设的专门 用于描述中共组织机构相对于一般单位特有信息的信息群。 4、该《体系》中给出了各信息群、信息集、信息项的名 称、定义及解说，并且为了满足建立组织、干部、人事管 理信息系统的工作需要，列出了采用的26项国家标准代码 和63项中央组织部编制的部标代码。
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❖ 3.3页面修整 ❖ 破损严重、无法直接进行扫描的人事档案，应先进行技术
修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理 (压平或烫平等)后再进行扫描。 ❖ 3.4 人事档案整理登记 ❖ 制作并填写纸质人事档案数字化加工过程交接登记表单， 详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。 ❖ 3.5装订 ❖ 扫描工作完成后，拆除过装订物的人事档案应按人事档案 保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持卷内文件 的顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。
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❖5.2 纠偏
❖对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达 到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不 正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读 习惯。
❖5.3去污
❖对图像页面中出现的影响图像质量的杂质 如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污 处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度 的前提下展现人事档案原貌的原则。
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❖ 2、单位管理信息群含有8个信息集，共113个信息项。该 情息群主要用于单位编制管理及各类统计信息的生成。 中共党员及申请入党人员管理信息群含有5个信息集，共 47个信息项。该信息群是在上述人员管理信息群的基础上， 增设的专门用于描述中共党员及申请入党人员相对于其他 人员特有信息的信息群。
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❖ 4.3扫描分辨率 ❖ 4.3.1扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像
清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。 ❖ 4.3.2采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描
时，其分辨率应选择≥200dpi。特殊情况下，如文字偏小、 密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。 ❖ 4.3.3数码相机拍摄精度应达到800万像素。 ❖ 4.3.4扫描图像缩放比应为100%；用数码相机拍摄时要注 意被拍摄物的影像要充满取景框。 ❖ 4.3.5人事档案中的照片档案数字化应采用相应的扫描方式 进行。彩色照片扫描类型采用“百万种颜色”模式；黑白 照片扫描类型采用“灰度”模式。
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三、纸质人事档案数字化
❖（一）纸质档案数字化的标准依据和基本 格式
❖纸制档案的数字化工作可参照国家档案局 颁布的中华人民共和国行业标准《纸质档 案数字化技术规范》（DA/T31—2005）及 国际标准ISO 32000-1（PDF标准）的要求 进行。
❖扫描文件的存储格式应优先选用 PDF 格式， 文件名称必须以该档案文件的档号命名， 以方便同后续的基础数据库相挂接。
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❖4.2 扫描色彩模式 ❖4.2.1扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、
彩色等。通常采用黑白二值。
❖4.2.2页面为黑白两色，并且字迹清晰的人 事档案，采用黑白二值模式进行扫描。
❖4.2.3页面为黑白两色，但字迹清晰度差的 人事档案，可采用灰度模式扫描。
❖4.2.4页面中有红头、印章或插有黑白照片、 彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采 用彩色模式进行扫描。
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（二）全国干部、人事管理信息系统数据结构
❖标准编号:GB/T 17538-1998 ❖ 标准名称:全国干部、人事管理信息系统数据结构 ❖ 标准状态:现行 ❖英文标题:Data structure of national cadre and
personnel management information system 实施日期:1999-6-1 ❖ 颁布部门:国家质量技术监督局 ❖ 内容简介:本标准规定了全国干部、人事管理信息 系统数据项类型、数据项长度及计量单位等结构。 ❖ 本标准适用于全国各地区、各部门、各单位干部、 人事管理信息系统的信息交换。
的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字 化过程中，较常见的有TIFF(G4)、JPEG等压缩 格式。
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（三）纸质档案数字化基本要求
❖1基本环节 ❖纸质档案数字化的基本环节主要包括：档
案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、 图像存储、数据质检、数据挂接、数据验 收、数据备份、成果管理等。
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❖ （二）术语和定 ❖ 1 数字化digitization
用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。 ❖ 2 纸质档案数字化digitization of paper-based records ❖ 采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化
加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能 被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。 ❖ 3.3 数字图像digital image ❖ 表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量 化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他) 网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的 阵列。
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❖ （3）数字化档案网上查阅系统 ❖ 数字化档案查阅系统，是以整个组织系统专用资
源网为网络基础，采用B/S（浏览器/服务器）模 式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、 阅档功能。 ❖ 系统在安全方面需要考虑问题包括： ❖ 第一，可按日期、时间或长期有效等多种方式， 完成阅档授权； ❖ 第二，阅档过程应进行详细的日志记录； ❖ 第三，人事信息应采用加密信道传输等多种方式， 使系统运行更加安全可靠。
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❖7 失真度distortion measure ❖ 对人事档案进行数字化转换后，数字图像与人事
档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。 ❖ 8可懂度intelligibility ❖ 数字图像向人或机器提供信息的能力。 ❖9图像压缩image compression ❖ 消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目
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❖2 过程管理 ❖ 2.1应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理
机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。 ❖2.2 纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的
登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化 工作完成的同时建立起完整、规范的记录。 ❖ 3档案整理 ❖ 在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对 档案进行适当整理，并视需要做出标识，确保档 案数字化质量。
❖ 《信息结构体系》分为信息群、信息集与信息项3个 层次。含有人员管理、单位管理、中共党员及申请入 党人员管理、中央组织管理4个信息群，64个信息集， 698个信息项。
❖ 1、人员管理信息群含有43个信息集(其中两个信息集 待编)，共426个信息项。该信息群的各信息集，一部 分属于通用信息集，即在组织、干部、人事管理工作 中描述每个人的情况时都可能使用的信息集；另一部 分是专用或选用信息集，即只有在描述少数特定人员 情况时使用的信息集。
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二、数字化人事档案管理系统 ❖1、概念：数字化干部人事档案管理系统，
是采用先进的计算机软硬件技术，能够实 现人事档案管理工作中对人事档案材料的 收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、 日常查阅等业务功能，是对纸质档案的数 字化管理，真正告别了以往只能到阅档室 翻阅纸质档案的传统方式的一种人事信息 管理平台。
❖4 档案扫描 ❖4.1 扫描方式 ❖4.1.1 根据档案幅面的大小(B5、A4等)选择
相应规格的扫描仪进行扫描。
❖4.1.2 纸张状况较差，以及过薄、过软或超 厚的人事档案，应采用平板扫描方式；纸 张状况好的人事档案可采用高速扫描方式 以提高工作效率；不适合拆卷的档案可采 用零边距扫描仪或者是相机拍摄的方式。
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主要模式架构和功能模块
❖ 2、主要模式架构： ❖ 人事档案数字化管理系统一般采用B/S（浏览器/服务器）
模式架构。 ❖ 3、系统功能模块： ❖ （1）日常业务管理系统 ❖ 日常业务管理模块主要实现档案的日常管理和信息维护； ❖ （2）人事档案数字化采集系统 ❖ 主要实现系统建库阶段档案信息的数字化采集； ❖ （3）数字化档案查阅系统 ❖ 档案查阅系统主要利用组织系统专网，实现对数字化档案
的查阅申请、审批、本地及远程查阅等功能。
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二、确立观念突围意识
❖ 人事档案数字化管理系统主要功能简介 ❖ （1）日常业务管理功能 ❖ 实现人事档案、人事材料的收集、鉴别、整理、保管、转
递、统计、查阅等业务功能。具体功能组成有：档案案卷 管理、档案材料管理、档案审核以及系统维护。 ❖ （2）数字化档案采集系统 ❖ 数字化档案采集系统主要完成对纸质档案材料的数字化采 集处理功能。 ❖ 系统提供了目录整理、信息采集、数据审核三大功能，并 可利用现化代网络技术，实现多人多客户端，对多本档案， 不同材料同时采集功能，是一套高效、快捷档案数字化采 集系统。
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现代人事档案的数字化
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1 人事档案数字化、信息化的依据
2
数字化人事档案管理系统的建设情况
3
纸质人事档案数字化
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一、人事档案数字化和信息化的主要依据
❖ （一）中央组织部于1
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❖5 图像处理 ❖ 5.1图像数据质量检验 ❖ 对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发
现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处 理。 ❖ 由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无 法清晰识别时，应重新扫描。 ❖ 发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。 ❖ 发现扫描图像的排列顺序与人事档案原件不一致 时，应及时进行调整。 ❖ 要认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。
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❖4 黑白二值图像binary image ❖ 只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两
种状态的文字稿、线条图等。 ❖5 连续色调静态图像continuous-tone still image ❖ 以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通
道组合成的静态数字图像。在纸质人事档案数字 化过程中，通常表现为灰度扫描与彩色扫描两种 模式。 ❖6 分辨率resolution ❖ 单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每 英寸点数(dpi)表示。
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❖ 3.1目录数据准备 ❖ 按照《档案著录规则》(DA/T18-1999)以及《人事
档案目录数据交换格式与著录项目细则》等的要 求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录 的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不 规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和 页数等，应进行修改。 ❖ 3.2拆除装订 ❖ 在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档 案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档 案不受损害。
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（三）全国干部、人事管理信息系统指标体系分类与代码标准
❖ 标准编号:GB/T 14946-2002 ❖ 标准名称:全国干部、人事管理信息系统指标体系分类与
代码 ❖ 标准状态:现行英文标题:Classification and code of
indicators of national cadre and personnel management information system ❖ 替代情况:GB/T 14946-1994 ❖ 实施日期:2002-12-1 ❖ 颁布部门:中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局内 容简介:本标准规定了全国干部（含国家公务员）、人事 管理信息系统的指标体系、分类代码和指标项目说明。 ❖ 本标准适用于全国各地区、各部门干部（含国家公务员）、 人事管理信息系统的建立，人员的各项管理及系统间的信 息交换。
❖ 3、中共组织管理信息群含有8个信息集，共112个信息项。 该信息群是在上述单位管理信息群的基础上，增设的专门 用于描述中共组织机构相对于一般单位特有信息的信息群。 4、该《体系》中给出了各信息群、信息集、信息项的名 称、定义及解说，并且为了满足建立组织、干部、人事管 理信息系统的工作需要，列出了采用的26项国家标准代码 和63项中央组织部编制的部标代码。
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❖ 3.3页面修整 ❖ 破损严重、无法直接进行扫描的人事档案，应先进行技术
修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理 (压平或烫平等)后再进行扫描。 ❖ 3.4 人事档案整理登记 ❖ 制作并填写纸质人事档案数字化加工过程交接登记表单， 详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。 ❖ 3.5装订 ❖ 扫描工作完成后，拆除过装订物的人事档案应按人事档案 保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持卷内文件 的顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。
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❖5.2 纠偏
❖对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达 到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不 正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读 习惯。
❖5.3去污
❖对图像页面中出现的影响图像质量的杂质 如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污 处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度 的前提下展现人事档案原貌的原则。
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❖ 2、单位管理信息群含有8个信息集，共113个信息项。该 情息群主要用于单位编制管理及各类统计信息的生成。 中共党员及申请入党人员管理信息群含有5个信息集，共 47个信息项。该信息群是在上述人员管理信息群的基础上， 增设的专门用于描述中共党员及申请入党人员相对于其他 人员特有信息的信息群。
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❖ 4.3扫描分辨率 ❖ 4.3.1扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像
清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。 ❖ 4.3.2采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描
时，其分辨率应选择≥200dpi。特殊情况下，如文字偏小、 密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。 ❖ 4.3.3数码相机拍摄精度应达到800万像素。 ❖ 4.3.4扫描图像缩放比应为100%；用数码相机拍摄时要注 意被拍摄物的影像要充满取景框。 ❖ 4.3.5人事档案中的照片档案数字化应采用相应的扫描方式 进行。彩色照片扫描类型采用“百万种颜色”模式；黑白 照片扫描类型采用“灰度”模式。
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三、纸质人事档案数字化
❖（一）纸质档案数字化的标准依据和基本 格式
❖纸制档案的数字化工作可参照国家档案局 颁布的中华人民共和国行业标准《纸质档 案数字化技术规范》（DA/T31—2005）及 国际标准ISO 32000-1（PDF标准）的要求 进行。
❖扫描文件的存储格式应优先选用 PDF 格式， 文件名称必须以该档案文件的档号命名， 以方便同后续的基础数据库相挂接。
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❖4.2 扫描色彩模式 ❖4.2.1扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、
彩色等。通常采用黑白二值。
❖4.2.2页面为黑白两色，并且字迹清晰的人 事档案，采用黑白二值模式进行扫描。
❖4.2.3页面为黑白两色，但字迹清晰度差的 人事档案，可采用灰度模式扫描。
❖4.2.4页面中有红头、印章或插有黑白照片、 彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采 用彩色模式进行扫描。
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（二）全国干部、人事管理信息系统数据结构
❖标准编号:GB/T 17538-1998 ❖ 标准名称:全国干部、人事管理信息系统数据结构 ❖ 标准状态:现行 ❖英文标题:Data structure of national cadre and
personnel management information system 实施日期:1999-6-1 ❖ 颁布部门:国家质量技术监督局 ❖ 内容简介:本标准规定了全国干部、人事管理信息 系统数据项类型、数据项长度及计量单位等结构。 ❖ 本标准适用于全国各地区、各部门、各单位干部、 人事管理信息系统的信息交换。
的是对图像以更紧凑的形式表示。纸质档案数字 化过程中，较常见的有TIFF(G4)、JPEG等压缩 格式。
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（三）纸质档案数字化基本要求
❖1基本环节 ❖纸质档案数字化的基本环节主要包括：档
案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、 图像存储、数据质检、数据挂接、数据验 收、数据备份、成果管理等。
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❖ （二）术语和定 ❖ 1 数字化digitization
用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。 ❖ 2 纸质档案数字化digitization of paper-based records ❖ 采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化
加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能 被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。 ❖ 3.3 数字图像digital image ❖ 表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量 化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他) 网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的 阵列。
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❖ （3）数字化档案网上查阅系统 ❖ 数字化档案查阅系统，是以整个组织系统专用资
源网为网络基础，采用B/S（浏览器/服务器）模 式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、 阅档功能。 ❖ 系统在安全方面需要考虑问题包括： ❖ 第一，可按日期、时间或长期有效等多种方式， 完成阅档授权； ❖ 第二，阅档过程应进行详细的日志记录； ❖ 第三，人事信息应采用加密信道传输等多种方式， 使系统运行更加安全可靠。
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❖7 失真度distortion measure ❖ 对人事档案进行数字化转换后，数字图像与人事
档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。 ❖ 8可懂度intelligibility ❖ 数字图像向人或机器提供信息的能力。 ❖9图像压缩image compression ❖ 消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目
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❖2 过程管理 ❖ 2.1应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理
机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。 ❖2.2 纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的
登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化 工作完成的同时建立起完整、规范的记录。 ❖ 3档案整理 ❖ 在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对 档案进行适当整理，并视需要做出标识，确保档 案数字化质量。
❖ 《信息结构体系》分为信息群、信息集与信息项3个 层次。含有人员管理、单位管理、中共党员及申请入 党人员管理、中央组织管理4个信息群，64个信息集， 698个信息项。
❖ 1、人员管理信息群含有43个信息集(其中两个信息集 待编)，共426个信息项。该信息群的各信息集，一部 分属于通用信息集，即在组织、干部、人事管理工作 中描述每个人的情况时都可能使用的信息集；另一部 分是专用或选用信息集，即只有在描述少数特定人员 情况时使用的信息集。
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二、数字化人事档案管理系统 ❖1、概念：数字化干部人事档案管理系统，
是采用先进的计算机软硬件技术，能够实 现人事档案管理工作中对人事档案材料的 收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、 日常查阅等业务功能，是对纸质档案的数 字化管理，真正告别了以往只能到阅档室 翻阅纸质档案的传统方式的一种人事信息 管理平台。