原材料采购管理流程

原材料采购管理流程
一、询价
通过供货商资料库筛选出5-6家预期的供货商，并向其询价，如果现有的资料满足不了订单需求，可以通过网络贸易平台继续寻找供应资源，采购员缺乏相关专业产业知识的，难以对供货商成本进行分析，需要通过向更多的供货商发出询价加以避免。

二、评价
收到报价单后，采购员进行初步的评估，价格、工艺、材质、物流等各方面都需要加以衡量。

根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，按照询价文件所列的确定成交供应商的方法和标准，确定二至三名候选供应商，对所有项目进行评级分析。

三、议价
1.经办采购员综合各方面信息，分析该产品成本，参照各
供应商就此产品的报价设定一个相对合理的议价目标，经过所有项目的评级对比，最后定夺出一家或多家供应
商。

2.最终选择的供应商，如果不是经过认可的供应商资料库
中的合作商家，采购员必须出具《供应商调查表》，由部门领导审核确定后方可签订采购合同。

采购员不得随意更换合作供应商，如果需要调整供应商，需要书面提出理由，寻找新合作商家。

3.供应商实地考察。

为达到更有效的采购风险控制，视订
单特性，采供部部长需要安排经办采购员进行工厂实地考察。

了解当地相关产业链状况，对当地贸易市场及工厂进行实地考察和订单跟进。

需要深入了解产品生产工艺流程及工厂规模实力等。

四、采购合同
1.采购合同的制定。

订单编号、产品的简要说明，明确购
买条件，供应商必须保证交付的货物质量优良，完全与约定的要求、规范、条件、图纸、样品一致，并完全适用于预期用途，以及所有需要供应掌握的相关资料和技术参数都可以作为合同附件。

2.编制付款方式。

根据订单特点，制定符合财务运营程序
的付款方式。

每次付款前，需要采供部部长及财务部长签字确认。

采供部部长负责对打款行为进行确认，财务需要对打款金额进行核算和确认。

3.物流责任。

根据货物所在地区的特点，产品的特性，包
装特性，与供应商约定物流责任由哪方承担，最大程度的控制货运过程中的风险与损失。

4.违约赔付条款。

包括交货时间的违约和货品质量的违
约，以及货款和服务方式的违约等等。

根据具体订单，制定符合本订单的赔付方式，法律依据参考《中华人民共和国合同法》。

5.售后约定。

检验中以及产品投入使用中发现的质量问题
的调换货与赔付。

6.特定的附加条款和约定。

根据具体订单的产品特性。

如：
安全隐患的产品，必须明确质量标准和事故责任的法律承担。

7.合同日期。

通常在合同的条款和条件规定了12个月的
保险期。

特殊订单需要作相应的商议和调整。

8.签章保存。

合同双方，以及第三方等，必须有具备法律
承担责任人签署及公司印章。

采购合同按照一级文件进行整理归档。

五、订单跟进
1.核实供应商确认了所有的购货订单。

2.对样品进行确认。

将最后确定的样品备一份交于技术质
量部。

3.跟进发货进度。

4.对过程中偏离及影响订单进度的风险进行排除和控制。

六、物流配送
1.根据合同约定，由供方或者我方指定货运方式和货运公
司。

需要对预定的货运公司和货运方式进行评估和风险分析。

包括对货运公司的货质与信誉的考核评估，对运输过程中的货物保护措施的约定。

交接货物的方式和地点的确定。

2.货物到达指定地点后，物流人员需要到场进行交接与验
收。

并对下一步配送工作进行规划，配送区域或配送路线的安排，并与配送途中做商品的追踪及控制，配送途中意外状况的处理。

七、验货及入库
合同签订后及时通知检验部门，让其做好验收准备，包括仪器、实验器材、试剂、验收标准（其中国标、合同标准、部分物资按供应商企业标准），以便货到后及时验收并出具验收合格单。

产品验收合格后，根据验收合格单，开具入库单，采购员需收集入库单、质检报告单等做好付款准备。

八、订单结束工作
1.所有相关文档的整理归档
2.所有相关业务财务的上报
总结及评估整个采购过程，上交工作报告。