公司内部文件管理规定范文3篇(最新篇)

公司内部文件管理规定范文3篇
公司内部文件管理规定范文3篇
要情况清楚、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲，字词规范、标点正确、篇幅力求简短。

5.2审批
5.
1公司级所有发文、制度由公司总经理审批后，方可用印并流转;
5.
2如未经审批进行发文或发文中存在明显错误，造成不良后果的将追究相关负责人责任。

5.
3考虑到公司实际情况，公司对内紧急公文先以总经理确认后的电子版上传到共享并以电话通知方式先行操作，后补发纸质版并签收。

5.
4公司职能部门对部门的通知等不需上升至公司级文件的无需以此文件要求执行。

5.3发放与签收
5.
3.1公司文件发放流转存档均由人事部负责
5.
3.2公司的文件均由各部门负责人在原稿上签收，同时部门负责人好做部门
内其他员工的文件流转工作。

生效日期
1本管理制度自201X年4月8日起实施。

2本制度最终解释权归人事部负责
公司内部文件管理规定范文2
第1章总则
第1条目的。

通过对公司内部文件控制流程进行管理，使文件管理控制工作更加系统、科学、规范、高效，以保证各部门及人员及时、正确地使用有效文件，提高工作效率。

第2条适用范围。

本制度中的文件包括公司日常运营过程中产生或所需的文件资料、公司业务往来公文以及公司对内发布的所有流程、制度、作业标准与规范、作业指导书等。

根据公司各类文件的性质进行纵向层级划分，可分为下列五级文件。

第3条管理职责划分。

各级主管副总主要负责所辖职责范围内的文件进行审核、批准工作，其中，总经理还承担着对公司各类体系文件进行定期评审的职责。

总经理办公室主要负责公司一级文件的组织编制、审核，以及二级文件的会审组织工作。

人事行政部负责本制度的编制、解释与修订工作，并由其行政专员负责公司营运、资质类文件资料的保管;其中，人事行政部下辖体系
文件管理室，并由其文控员专职负责公司各类体系文件的统一编号、收发、存档、作废等管理事宜。

各职能部门负责对各归口职能和分管业务线的有关文件的编制和副本保管工作。

第2章公司内部文件编码细则
第4条公司内部文件的编码主要由以下五个部分组成。

第一部分：
公司代号，代码为。

第二部分：
层级分类代码，代码分别为
1、
2、
3、
4、5。

第三部分：
大类代码，代码分别为综、制、市、研、其等。

第四部分：
小类分类代码，代码分别为目标、人力、办公、总务、保卫、生产、质管、项管、产研、其等。

第五部分：
文件流水号，代码为001～999。

第5条公司内部各级文件编码示例如下。

一级文件：
1 001。

二级文件：
2 综 001。

三级文件：
3 综行政 001。

四级文件：
4 综行政 001。

五级文件：
5 综行政 001 001。

第3章公司各级文件编制、审核、审批规定
第6条公司一级文件，由公司总经理办公室组织相关人员进行编制。

一级文件编制完成后，需经总经理办公室主任审核后，交由公司总经理审批。

第7条公司二级文件，由各业务归口部门协同流程协同作业部门共同编写。

二级文件编制完成后，由总经理办公室组织相关部门及人员进行会审。

经会审后，二级文件需交总经理审批。

第8条公司三级文件，若其覆盖范围超过2个职能部门，其编制工作由各归口管理职能部门组织，并交主管副总审核后，交总经理审批。

具体分工如下。

目标类、计划类三级文件由总经理办公室负责组织编制，交分管运营副总审核。

人事、行政、总务类三级文件由人事行政部负责组织编制，交分管行政副总审核。

财务类三级文件由财务部负责组织编制，交分管的财务副总审核。

生产制造类三级文件由生产部组织编制，交分管的生产副总审核。

市场营销类三级文件由营销部及相关部门组织编制，交分管的营销副总审核。

供应类三级文件由采购部及相关部门组织编制，交分管的运营副总审核。

第9条公司
四、五级文件的编制、审核、审批规定如下表所示。

公司
四、五级文件的编制、审核、审批规定表
第10条除部门、车间内部文件外，其它公司内部文件在内容审核后，必须交人事行政部或体系文件管理室进行有关文档格式、文件内容重复性与冲突性的二次审核。

二次审核合格后，各文件编制部门方可送交相关批准人批准。

第4章文件发放管理规定
第11条所有公司内部发布的文件均需由人事行政部制定分发号，加盖受控章才能发放。

每份文件不同的复印件必须注明不同的分发号，以便追溯。

第12条体系文件需由体系文件管理室文控员负责发放管理工作，其它内部文件的发放由人事行政部行政专员负责实施。

第13条根据文件发放批量划分，文件发放主要两种情况：
大批发放与零星发放。

大批发放时，应建立《公司内部文件配置、发放与回收登记表》，并报各文件归口职能部门的分管副总审批。

零星发放时，应建立《公司内部文件发放与回收登记表》。

第14条文件领用人应在《公司内部文件配置、发放与回收登记表》或《公司内部文件发放与回收登记表》上签名后，方可领取注有分发号和受控状态标识的文件。

第15条领用部门领到文件后，应及时建立《收文登记表》。

第16条文件发放完毕后，人事行政部行政专员或体系文件管
理室文控员应及时对文件进行分类、归档保存，并更新《公司内部文件清单》。

第5章公司内部文件使用与借阅规定
第17条文件使用部门应及时向相关人员进行文件内容宣贯、培训，将文件放置在适当的位置，确保相关人员能够及时、正确地使用文件。

第18条当出现以下情况时，使用部门可填写《文件领用、借阅申请表》，申请更换或增发。

文件破损严重影响使用时。

根据使用需要须新增、改版时。

文件丢失需重新领用时。

第19条《文件领用、借阅申请表》需经人事行政部审批后方可实施更换或增发。

更改或重新领用时，使用原文件分发号;增发时，应按原分发号顺序新增一个分发号。

第20条公司内部文件借阅规定如下。

当其他公司或个人需借阅文件时，应填写《文件领用、借阅申请表》，经人事行政部或体系文件管理室批准后，行政专员或文控员方可办理借阅手续，并负责催讨。

借阅时最长时间不得超过半个月。

公司内部各部门、各车间需借阅文件时，应经人事行政部或体系文件管理室审批和登记后，方可办理借阅手续。

借阅时，行政专员或文控员要负责明确借阅期限与催讨工作。

第6章公司内部文件更改、回收、作废与评审规定
第21条公司内部文件在使用时若遇到下列情形之一的，应进行修改。

公司现行文件与有关国际标准、国家标准、地方标准和法规及行业标准相冲突时。

文件内容与客户的需要相矛盾或不能满足客户的要求时。

文件的内容不正确、不适合或操作性不强时。

有更合适、更先进的或更具可操作性的产品标准、操作方法、管理手段时。

第22条文件修改程序规定如下。

公司一级文件修改或其它各级文件大批修改时，公司应专门成立文件修改小组进行运作，修改完后的审核、批准、发放使用以及旧文件回收均按本制度的相关条款执行。

文件需要更改时，由文件编制部门填写《文件变更审批表》并附具体修改内容，交文件原审核人审核、原批准人批准后方可进行文件更改。

文件更改由人事行政部行政专员或文控员按《文件变更审批表》负责组织实施。

更改可采取划或换页等方式，同时要做好修改状态标识的更改，在修改处加盖更改章，更改应覆盖该文件发放的所有场所。

如采取换页的形式，应将原未更改的页面回收。

第23条文件回收与作废规定如下。

当文件改版或修改时，会产生大量的作废和失效文件。

行政专员或文控员应做好作废文件的回收、登记和标识区分工作。

作废文件应进行定期处理。

行政专员或文控员应填写《作废文件审批表》交部门主管批准后方可处理，将作废文件保留一份，并另加盖作废存留标识，归档保存一年备查，其他的进行销毁。

第24条文件评审规定如下。

人事行政部经理应定期组织行政主管、行政专员等相关人员做好文件评审工作。

文件评审的时间可与体系文件的管理评审相结合，评审内容包括现有文件的充分性、适宜性和有效性，确定文件修改清单和文件新增清单，以持续改进文件的可操作性和科学性。

第7章附则
第25条本制度由人事行政部编制，解释权归人事行政部所有。

第26条本制度经行政副总审核、总经理审批后，自发布之日起开始执行。

公司内部文件管理规定范文3
为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。

1、文件的发放：
财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。

需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。

各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。

任何文件，发放人须建立文件发放回收登记表。

发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。

如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。

代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。

需个人接收的文件由部门内部建立文件发放回收登记表，并由个人亲自签字接收。

需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件，发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。

2、文件的更改：
任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改，连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。

但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。

3、文件的换页：
任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页情况送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。

所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。

4、文件的回收、作废：
因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。

文件发放人在回收文件时，必须持文件发放回收登记表由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。

每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。

所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。

5、其它规定：
任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。

无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。

任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。

不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。

所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员必须在作废文件档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。

发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。

文件发放人必须将已使用的文件发放回收登记表按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。

保存期限为三年。

6、任何人未经总经理批准，不得将公司文件私自提供给公司以外人员。

则除承担50元罚款外，对由此造成的一切后果负责。

7、本规定各条款如有违犯，对责任人每次罚款50元，由其直接领导开通用罚款单收缴。

公司内部文件管理规定范文
附送：
公司内部自荐信范文
公司内部自荐信范文
内部竞聘升职既是对员工的一种肯定，也有利于正确选择合适员工任职。

下面我为大家精心整理了公司内部自荐信范文，希望能给你带来帮助。

公司内部自荐信范文篇一：
尊敬的领导：
您们好!
我叫许慧瑶，目前岗位是公司技术部。

我自荐到公司技术二部做技术员，我认为个人具备胜任公司技术二部技术员的能力和素质。

我个人情况如下：
1.自我介绍
在公司工作近半年了，积累了一些实践经验，对公司的营运也有了一定的了解。

通过公司的相关培训及各种会议分享学习，发现成功并不是想象中的那么困难：
正确的目标+详细的计划+顽强的意志力=成功。

这看起来是一个简单到不行的加法，但实行起来是要有惊人的毅力的!其实，说白了，人人都可以成功，经营企业也是一样的道理。

通过不断地学习，让我获得了知识，增长了自信，当然不足的地方我加以修正，同时从不同的角度上去提升自己!
做一行就要专一行，这是我进来公司以后最明确的一句话!慢慢的，我喜欢上了这门行业，开始逐步明确了人生职业理想，争取早日成为一名出色的得到大家认可的环保界的精英!正所谓，没有目标又何来成功。

一个萝卜一个坑，做好工作上的定位，做好人生的积淀，面对未来的挑战，我怀揣着满腔热情，希望得到不断地升华，希望得到各式各样的历练，成就一个不一样的我!
职位申请
在以往的学习工作中，我与他人融洽相处、团结合作，在培养了我良好的团队合作精神的同时，也锻炼了自己的沟通和协作能力。

我渴望迎接新的挑战，我希望我能加入技术二部。

相信，在这日新月异的社会了里，在日趋激烈的人才竞争中，我还欠缺很多，但我相信若有幸得到公司全体同仁的信任和指导，具有谦虚好学、务实上进、追求卓越以及坚韧性格和奋斗精神的我，一定能够在技术部，在日后的实际工作中不断提高，日趋完善。

同时，我也会竭尽我所能先出的才智，完成好每一件工作。

我会怀着：
我学到什么?
我哪里可以变得更好?
现在还有哪些事情可以变得更完美?我如何以最短时间得到我要的结果，同时又享受过程?
我寻找到我要的答案了吗?
这些问题，更好的服务于公司，服务于大家!
殷切地希望能给我一次施展才能的机会和平台，我会用真诚、上进和充满激情的心来回报一份惊喜!
希望公司领导能给我这次机会!公司蓬勃发展，蒸蒸日上!
此致
敬礼！!
自荐人：
XXX
201X年XX月XX日
公司内部自荐信范文
篇二：
公司职员求职信范文
尊敬的领导：
您好!感谢你能在百忙之中垂阅的我的求职信!
在写出这份求职信的同时，我是怀着很大的期望的，因为我在经过对贵公司的了解后，我觉得自己非常适合公司的工作，因此我怀着极为期待的心情向贵公司写出了求职信，让自己得到更多的锻炼!
贵公司的良好形象和员工素质吸引着我这位即将毕业的学生，我很愿意能为贵公司效一份微薄之力!我是来某学校的某专业。

我在校期间学习努力认真，以优异的成绩完成了专业基础。

以下，我对自己进行一个简单的自我介绍。

我是来某学校的某专业201X年。

我在校期间学习努力认真，以优异的成绩完成了专业基础知识的严格要求自己，尊敬师长，积极参加学校组织的各类活动，与老师同学和睦相处，能说一口流利地英语，还在自学国际金融专业相关课程。

在业余我有计划的抽出时间去阅读各类书刊，杂志，看电视，上网，力求尽可能的扩大自己的知识面，紧跟时代步伐。

在放假期间，走出校门，我尽可能的去捕捉每一个可以锻炼的机会，与不同层次的人相处，最大化的让自己零距离的与社会接触，感受人生，品位生活的酸，甜，苦，辣，让自己尽快的适应社会这个大家庭。

我很希望能到贵公司去工作，使自己所学的理论知识与实践相结合，让自己的人生能有一个质的飞跃。

我相信贵公司的整体形象，管理方式，工作氛围会更加吸引我，是我心目中所追求的理想目标。

因而我很自信的向您承诺：
选择我，您绝不后悔!
以后的道路中，我要学习的还有很多。

只是暂时的我还没有完全的适应现在的情况，毕业已经快一个月了，我的工作还是没有落实，
因为我对自己的前途感到迷惘，但是相信我只要安下心来，我就可以做的更好的!最后谢谢您能在百忙之中给予我的关注。

自荐人：
XXX
201X年XX月XX日
公司内部自荐信范文
篇三：
尊敬的公司领导：
您好!
感谢您能在百忙之中抽空阅读这份自荐书，并感谢您给我这个自我的机会。

以下是我的个人自我介绍：
在公司工作一年多时间里，积累了一些实践经验，对公司的经营有一定了解。

通过公司的相关培训及各种会议分享学习，发现成功并不是想象中的那么困难：
正确的目标+详实的计划+顽强的意志=成功;人人都可以成功;经营企业也是这样。

也正是因为学习，让我获得了知识，增长了自信，不但使我喜欢上了，而且逐步明确了人生职业理想，争取早日成为一名出色的来和区域以及公司的相关同事加强分享，共同进步。

大胜靠德。

我是品德成功论的忠实信徒，但并不排斥个人魅力论。

因此，我在把诚信作为自己核心价值观的同时，也重视培养自己积极主动的心态以及维持良好人际关系的圆熟技巧。

诚然，在日新月异的当今社会，在日趋激烈的人才竞争中，我还欠缺很多，但我相信，若有幸得到公司全体同仁的信任和指导，具有
谦虚好学、务实上进、追求卓越以及坚韧性格和奋斗精神的我，定能在您的指导下，在丰富的实际工作中不断提高，日趋完善。

同时，我也会竭我所能献出我的才智，以报答领导的知遇之恩。

没有最好，只有更好。

成绩属于过去，未来更需努力，展望未来，若我有幸成为贵公司的一员，我将以强烈的责任感、事业心，用出色的工作成绩来证明您选择了一名优秀的职员。

毛遂自荐诚可贵，预展宏图需孟尝，在此感谢你的关注,殷切盼望你的回音。

最后公司蓬勃发展，蒸蒸日上!!
此致
敬礼！!
自荐人：
XXX
201X年XX月XX日
公司内部自荐信范文。