化工设备制造企业招标采购的方式方法探讨

化工设备制造企业招标采购的方式方法探讨
【摘要】在市场经济条件下，许多企业根据《招标投标法》及相关法规政策，制定了相应的招投标管理办法。

取得了明显的社会和经济效益。

对于化工设备制造企业来说，由于产品不定型，非标准压力容器存在很多种类，且选择的材料各不相同，所以原材料采购的计划性难以保证，容易产生紧急采购和小批量采购，且品种十分繁杂。

在这种情况下，如何通过灵活的招标方式，来确保所采购材料的质量，取得最合理价格，这对于降低产品成本，提高经济效益至关重要。

【关键词】建立制度；招标方式及程序；效益
一、前言
招标投标制度是现代企业必须遵循的重要制度。

化工机械设备制造企业主要生产非标准压力容器和化工配件设备，产品不定型，很难成批定货，往往是单台承揽制作设备单台采购原材料及配件。

加之品种繁杂，材料采购的计划性难以保证，容易产生紧急采购和小批量采购，给招标工作带来一定难度。

但是，我们通过努力摸索探讨，根据本厂实际情况，采用了三种不同的招标方式，使招标方式覆盖所有采购工作，取得了较好的效果。

二、建立制度
根据《招标投标法》及相关法规政策，结合本企业具体情况，制定出切实可行的招投标管理制度。

其主要内容有：
（一）遵循公开、公平、公正和诚实信用原则。

（二）成立公司招标委员会，主任由总经理担任，委员共七人，由公司领导及招标办、技术处、督察办等相关部门负责人组成。

其主要职责为：1.批准招标计划；2.审查评标结果并定标。

（三）委员会下设招标办公室，负责招投标的具体实施工作。

其主要职责为：1.报批招标计划和邀请参加投标单位名单；2.向投标单位发邀请函和投标须知；
3.组织、主持招标会议；
4.定标后起草招标会议纪要，并监督采购处室对招标结果的执行情况；
5.负责招标文件的档案管理。

（四）招标范围：原材料、外协件、外购件、标准件、技改项目、设备、运输、劳保用品等一切采购活动。

（五）采用三种招标方式：1.邀请招标；2.传真招标；3.临时小招标。

小额材料采购（万元以下）采用传真招标方式，急需运送产品的运输采用临时小招标方式，其余均采用邀请招标方式。

所有参加投标单位都必须是本公司的合格供方。

（六）邀请招标必须采用两轮投标竞价的方式。

三、招标方式及程序
（一）邀请招标
材料供应处如需要购买原材料，必须提前几天向招标办提交采购计划，计划中应注明拟采购的材料名称、规格、型号、质量、数量、供货时间、技术要求、验收标准等要求；并提供五家以上合格供应商的名称、地址、电话、联系人等必要的材料。

对首次参加投标的单位要进行资格审查，审查内容为：1.具有独立订立合同的权利（企业须持有营业执照、资质证书、安全生产许可证）；2.具有履行合同的能力，包括企业概况、人员状况、产品信誉、业绩；3.生产我公司产品的主要设备及工艺；4.检验及质量管理状况。

审查合格的列入合格供方名单，并对合格供方每年评审一次，发现不合格的取消其供货资格。

招标办根据采购计划，初定邀请参加投标的单位，起草投标须知，并报招标委员会批准。

邀请参加投标的单位不得少于五家。

投标须知内容包括：1.招标的时间和地点；2.招标内容，即所购材料的名称、规格尺寸、型号、材质、质量、数量、标准要求等，品种多时应附表格载明；3.交货期；4.税率及付款方式；5.运费及结算方式；6.报价方式，采用两轮竞价，投标方根据自己的供货能力可以只对部分内容报价；7.评标的方法和标准：根据招标内容的不同和公司要求的不同，分别制定评标标准。

例如原材料招标，投标单位的产品各有千秋，有的价格低，有的质量稳定，有的服务水平高，有的交货及时，采用打分制，质量占40﹪，价格占40﹪，服务占10﹪，其他占10﹪，分数最高者推荐为预中标单位。

得到招标委员会主任批准后，招标的前2至3天将邀请函、投标须知等资料一并传真（或发电子邮件）给投标单位，并电话确认对方确实收到这些资料。

然后通知评标组成员按时参加招标会议。

评标组成员由招标委员会成员及供应处或申请招标处室负责人组成。

按时举行招标会议。

到会的投标单位不得少于三家。

招标会议由招标办公室主任主持。

首先，由投标单位介绍各自产品的质量、技术标准、交货期、对投标须知内容的接受情况等。

然后进行投标竟价，步骤是：投标单位先在报价表上对各种不同采购材料报价，报完后交由招标办人员对各自报价进行汇总，找出第一轮各种材料的最低报价，将其公布后进行第二轮报价，并规定不得高于第一轮最低报价，报完后由招标办人员进行第二轮汇总，并找出每种材料的最低报价。

当然，最低报价是中标的重要条件，但不是中标的保证，需要经过评标组依据评标标准进行综合评审后，分别确定出每种材料的预中标单位及价格，报经招标委员会主任批准后，当众宣布中标单位和中标价格。

招标办将报价表、汇总表、会议记录等资料整理并保存备查。

会后起草《招标会议纪要》，以公司文件形式发送至招标委员会成员、供应处、财审处、督察办、经营处等单位，供应处根据纪要中的招标价格和要求与供货商签订供货合同；财审处和督察办主要审查供应处所签合同是否与纪要内容一致；经营处可以根据纪要及时准确的掌握原材料、外协件、外购件的价格，作为承揽设备时预算报价的基础资料。

（二）传真招标
对于小额采购或生产上急需的材料和物件，采用传真招标的方式。

具体做法是：将所需材料名称、规格、型号、质量、数量、交货时间、验收标准等，以表格的形式传真给三家以上合格供方，并电话确认对方确实收到表格，让对方填好报价后，在规定的时间内回传至招标办，并通知评标组成员准时到招标办评标，到会的不得少于三人。

根据投标单位的价格、以往交货的及时程度、质量等确定中标单位，参加评标的成员都必须在招标结果表上签字，报公司总经理批准后，交供应处与中标单位办理签订合同等相关事宜。

这种招标方式简单易行，节省时间和精力，主动灵活，既保证了及时供货，又取得了合理价格。

（三）临时小招标
此方式主要用于设备运输临时招标。

公司每月都要出产一百多台设备，这些设备都要由运输户分别送往全国各地，大部分设备通过上月末进行的邀请招标确定了运送价格。

但是还有不少设备无法提前预料运输时间，例如有时承揽的急需设备，往往当月就要制作完成并送货；有些本来计划下月完成的设备，由于用户改变计划要求提前制作完成的设备；还有一些旧设备返修，需要立即从外地拉回，很快返修后又立即送去。

对这些设备我们采用临时小招标方式，具体做法是：首先打印临时招标报价单，内容包括设备名称、尺寸大小、重量、送往地址、装货
时间等。

然后就近电话通知本市内的运输户（五家以上），立即来招标办投标竞价，人到齐后发报价单报价，报完价后当众开标，价格最低者中标。

并立即订立合同，当天装车送货。

这种招标方式干脆利索，并能保证及时送货，满足用户需要。

四、效益
在产品不定型，原材料品种繁杂，采购计划性难以保证的情况下，分别采用以上三种不同的招标方式，基本上覆盖了所有采购活动。

克服了不正当竞争，防止了规避招标现象，杜绝了采购活动中的腐败行为。

通过比质比价比服务，既采购到了合格的原材料以保证生产，又取得了较低价格降低了产品成本。

通过招标竞价，特别是邀请招标的两轮竞价，最大限度地加大了供应商之间的有效竞争。

竞价后的报价与竞价前的报价相比，普遍降低12﹪左右，每年累计节省资金几千万元，效益十分明显。

随着市场经济的不断发展，需要我们在实践中不断摸索，不断总结，不断完善，使这些做法更加规范化、合理化、科学化，为企业的发展壮大做出贡献。