关于加强高校毕业生档案管理的几点思考

论文导读：高校毕业生档案不仅反映了大学生的个人身份、学历、思想品德、社会实践能力及在校表现，而且是今后各级组织选拔、任用、考核人才的主要依据。

随着高校毕业生分配制度的改革，现有的档案管理方式和手段与社会主义市场经济的发展步伐相比已越来越不相适应，因此，加强高校毕业生档案管理工作应当成为有关单位的当务之急，尤其是高校毕业生分配主管单位要足够重视，采取必要措施，予以改进，以适应社会主义人才市场的需求，使毕业生档案管理进一步科学化、规范化、信息化。

本文拟就毕业生档案管理及转递过程中存在的问题和解决措施谈几点初浅的认识。

1、档案的传统管理模式与现行人才流动要求不相适应。

关键词：高校毕业生，档案，存在的问题，管理，思考
高校毕业生档案不仅反映了大学生的个人身份、学历、思想品德、社会实践能力及在校表现，而且是今后各级组织选拔、任用、考核人才的主要依据。

随着高校毕业生分配制度的改革，现有的档案管理方式和手段与社会主义市场经济的发展步伐相比已越来越不相适应，因此，加强高校毕业生档案管理工作应当成为有关单位的当务之急，尤其是高校毕业生分配主管单位要足够重视，采取必要措施，予以改进，以适应社会主义人才市场的需求，使毕业生档案管理进一步科学化、规范化、信息化。

本文拟就毕业生档案管理及转递过程中存
在的问题和解决措施谈几点初浅的认识。

一、毕业生档案管理工作中存在的问题
1、档案的传统管理模式与现行人才流动要求不相适应。

目前，各高校毕业生档案管理工作基本都是传统的档案管理模式，也就是人工操作为主，计算机管理为辅，且现有的计算机档案管理，多数是建立在原有的手工管理模式上的，这种管理模式以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息而是纸张等载体材料，计算机的作用只是辅助人工管理档案，其结果非但没有替代手工管理工作，反而大大增加了额外手工的投入。

大多数数据库仅仅供本学校使用，利用率极低，无法满足毕业生的多种需求，许多学校虽然与cernet与Internet 联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源共享。

同时，就毕业生的档案收集来说，收集的材料也不够完整，仅仅局限于录取通知书、毕业生登记表、学籍卡、入团材料、奖惩材料、体检表等，其他材料在档案中无从查找。

就是这些简单的材料，都是档案管理员，费心劳神地从各个系部，一件件收集来、装入档案袋的，待学生就业后，再将这些档案，通过机要方式转递给用人单位；对于没有档案管理资质的单位，则通过机要方式转递给用人单位所委托的人才服务机构。

如果档案不完整，就不能真实、全面地反映学生情况，会给毕业生和用人单位带来错误的判断，在可能影响学生前程的同时，也在一定程度上影响着学校的就业率。

2、领导对档案管理工作不够重视。

很多高校由于编制有限，档案管理体制落后，校领导将大部分力量都放在了教学、科研上而忽视了毕业生档案管理的重要性，存在档案管理人员大多数都是由教师兼任况且年龄偏大、责任心不够，没有受过专业学习，单凭积累的经验和感觉进行工作，管理过程因循守旧满足于立卷、归档、保管、调阅。

专业技术人员青黄不接，30岁左右的档案专职技术人员少之又少，此前档案管理人员可以应付传统的管理工作，随着社会发展的趋势，不具备相应的技术，根本无法开展工作。

兼职档案管理员一边要教书，一边要做管理，有时无法兼顾，毕业生和用人单位到学校调阅档案时，管理员却在教室给学生上课，档案室铁将军把门，电话无人接听，很多事情无法联系，课后管理员已经无精力再进行过细的管理，有时毕业生和家长到学校来回几趟都调阅不到档案，毕业生、教师、用人单位互相抱怨办事难。

因此，各高校要尽快采取相应措施，将毕业生档案工作纳入学校工作计划(schedule)(schedule)中，为毕业生档案工作的正常发展提供保障。

3、毕业生个人档案意识薄弱。

不少毕业生认为找工作看重的是能力，档案是“身外之物”，无关紧要，有没有，或放在哪里，都无所谓。

这些学生毕业后，人远离母校，档案长期放在学校不闻不问，时间一长，学校的毕业生档案越来越多，无形中给学校增加了很大负担，而随着时间的推移、人员的
变动，一些档案将可能无从查找。

有的毕业生在好多年后或需要时才想起档案，才将关注的视线转向母校档案部门，这边急着要求寄档案，那边又忙乱地查找，不知道档案在哪里，造成学校毕业生档案室咨询电话不断，询访人次居高不下。

高校毕业生不能认真正视个人档案问题，既增加了档案管理部门的压力，又使个人权益不能及时得到保障，最终受害的还是毕业生自己。

4、档案在转递过程中不够规范。

我国《流动人员人事档案管理暂行规定》第九条规定：“人事档案转递应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交当事人自带”。

然而由于各学校不重视和疏漏的原因，很多学校毕业生档案都是由学生本人或家长携带，有的毕业生将档案材料私自拆开，将不利于自己的内容抽掉甚至进行涂改，随意乱放，造成很多不必要的麻烦。

毕业生档案转递过程中，如不及时转递，就会导致毕业生与档案相脱节，原单位有档无人，形成“无人档案”，新单位则“有人无档”，影响了用人单位对毕业生的考察了解和培养使用，更有可能造成毕业生与一心向往的用人单位擦肩而过的终身遗憾。

二、采用先进的科技手段加强毕业生档案管理
1、建立毕业生电子档案库。

学习和借鉴国外档案管理的先进技术，利用现代科技手段存贮、管理档案信息，以此逐步替
代传统的档案管理模式。

坚持利用和保密并重的原则，通过身份证和密匙管理，对存储档案信息的设备加装有效的防毒软件，对数据库及时备份、设置访问权限等，建立一个完整的高校学生档案管理系统，实行全国连网，资源共享。

科学运用Visual Basic 构建的管理系统，实现档案的录入、修改、查找、删除、统计、查询、预览、编辑、打印、系统维护一体化，既能充分发挥其存贮量大、信息准确的优势，又有利于档案内容的及时增添和补充，以此为毕业生和用人单位提供最方便、最准确的毕业生信息。

3、增强毕业生档案意识。

对高校毕业生应加大宣传教育的力度，从抓思想入手，通过开毕业生就业指导讲座，使他们认识到档案的重要性，树立起档案的信息观、价值观。

档案的存在是社会文明的产物，个人档案是一个人成长发展各个阶段情况的真实记载。

从中国国情看，档案对个人的作用也不可小视。

毕业生档案是不可或缺的社会资源，我们现在不但不能否定它，而且应该更加清醒地认识其重要性。

在人的一生中，档案随时都可能发挥它的作用，即使它暂时成为“死档”，有朝一日也会因为对它的需要而使它“复活”。

如果不重视档案，不妥善处理个人档案，将来受影响的还是当事人本身。

对于高校毕业生，没有了档案不但工龄少算，而且将要面对的工作流动、转正定级、职称评定及出国学习、深造等都要受到某种影响。

4、加强档案转递过程中的管理。

实行毕业生档案全国联网查询，考虑到毕业生流动性大、分布广的特点，在档案管理上，应发挥网络优势，凭借网络平台，建立毕业生网站和毕业生联系邮箱，将不属于个人隐私的档案内容上网，对需要保密档案文件信息进行加密处理使其成为难以直接识别的数据，对允许阅读的用户，当身份鉴别确认后方可进行解密处理读出相应的数据。

有关单位可以通过密码上网查询并利用，实行异地信息、档案的交流、查询，减少毕业生在学校、工作单位、人才市场多次往返奔跑，在大量纸质档案中翻阅查找的麻烦，使查询变得快捷、准确，使毕业生档案管理更加规范、有序、方便。

用现代科技手段建立人才业绩跟踪系统，查询系统可设置条件查询和模糊条件查询，查询用户可以按自己的需要选择浏览方式，实行IC卡形式储存个人基本资料, 可以由个人持有，使用人单位查询个人资料不受时间、空间的限制，在任一地点、任一时间将IC卡插入人事部门的电脑专用系统，利用密码就可以查阅到其档案的一切记录，网络化管理将使档案得到合理的利用与开发，大大提高档案的利用价值，减少转递过程中意想不到的麻烦发生。

论文导读：高校毕业生档案不仅反映了大学生的个人身份、学历、思想品德、社会实践能力及在校表现，而且是今后各级组织选拔、任用、考核人才的主要依据。

随着高校毕业生分配制度的改革，现有的档案管理方式和手段与社会主义市
场经济的发展步伐相比已越来越不相适应，因此，加强高校毕业生档案管理工作应当成为有关单位的当务之急，尤其是高校毕业生分配主管单位要足够重视，采取必要措施，予以改进，以适应社会主义人才市场的需求，使毕业生档案管理进一步科学化、规范化、信息化。

本文拟就毕业生档案管理及转递过程中存在的问题和解决措施谈几点初浅的认识。

1、档案的传统管理模式与现行人才流动要求不相适应。

关键词：高校毕业生，档案，存在的问题，管理，思考
高校毕业生档案不仅反映了大学生的个人身份、学历、思想品德、社会实践能力及在校表现，而且是今后各级组织选拔、任用、考核人才的主要依据。

随着高校毕业生分配制度的改革，现有的档案管理方式和手段与社会主义市场经济的发展步伐相比已越来越不相适应，因此，加强高校毕业生档案管理工作应当成为有关单位的当务之急，尤其是高校毕业生分配主管单位要足够重视，采取必要措施，予以改进，以适应社会主义人才市场的需求，使毕业生档案管理进一步科学化、规范化、信息化。

本文拟就毕业生档案管理及转递过程中存在的问题和解决措施谈几点初浅的认识。

一、毕业生档案管理工作中存在的问题
1、档案的传统管理模式与现行人才流动要求不相适应。

目前，各高校毕业生档案管理工作基本都是传统的档案管理模式，
也就是人工操作为主，计算机管理为辅，且现有的计算机档案管理，多数是建立在原有的手工管理模式上的，这种管理模式以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息而是纸张等载体材料，计算机的作用只是辅助人工管理档案，其结果非但没有替代手工管理工作，反而大大增加了额外手工的投入。

大多数数据库仅仅供本学校使用，利用率极低，无法满足毕业生的多种需求，许多学校虽然与cernet与Internet 联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源共享。

同时，就毕业生的档案收集来说，收集的材料也不够完整，仅仅局限于录取通知书、毕业生登记表、学籍卡、入团材料、奖惩材料、体检表等，其他材料在档案中无从查找。

就是这些简单的材料，都是档案管理员，费心劳神地从各个系部，一件件收集来、装入档案袋的，待学生就业后，再将这些档案，通过机要方式转递给用人单位；对于没有档案管理资质的单位，则通过机要方式转递给用人单位所委托的人才服务机构。

如果档案不完整，就不能真实、全面地反映学生情况，会给毕业生和用人单位带来错误的判断，在可能影响学生前程的同时，也在一定程度上影响着学校的就业率。

2、领导对档案管理工作不够重视。

很多高校由于编制有限，档案管理体制落后，校领导将大部分力量都放在了教学、科研上而忽视了毕业生档案管理的重要性，存在档案管理人员大多数都是由教师兼任况且年龄偏大、责任心不够，没有受
过专业学习，单凭积累的经验和感觉进行工作，管理过程因循守旧满足于立卷、归档、保管、调阅。

专业技术人员青黄不接，30岁左右的档案专职技术人员少之又少，此前档案管理人员可以应付传统的管理工作，随着社会发展的趋势，不具备相应的技术，根本无法开展工作。

兼职档案管理员一边要教书，一边要做管理，有时无法兼顾，毕业生和用人单位到学校调阅档案时，管理员却在教室给学生上课，档案室铁将军把门，电话无人接听，很多事情无法联系，课后管理员已经无精力再进行过细的管理，有时毕业生和家长到学校来回几趟都调阅不到档案，毕业生、教师、用人单位互相抱怨办事难。

因此，各高校要尽快采取相应措施，将毕业生档案工作纳入学校工作计划(schedule)(schedule)中，为毕业生档案工作的正常发展提供保障。

3、毕业生个人档案意识薄弱。

不少毕业生认为找工作看重的是能力，档案是“身外之物”，无关紧要，有没有，或放在哪里，都无所谓。

这些学生毕业后，人远离母校，档案长期放在学校不闻不问，时间一长，学校的毕业生档案越来越多，无形中给学校增加了很大负担，而随着时间的推移、人员的变动，一些档案将可能无从查找。

有的毕业生在好多年后或需要时才想起档案，才将关注的视线转向母校档案部门，这边急着要求寄档案，那边又忙乱地查找，不知道档案在哪里，造成学校毕业生档案室咨询电话不断，询访人次居高不下。

高校毕业生不能认真正视个人档案问题，既增加了档案管理部门的压力，又使个人权益不能及时得到保障，最终受害的还是毕业生自己。

4、档案在转递过程中不够规范。

我国《流动人员人事档案管理暂行规定》第九条规定：“人事档案转递应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交当事人自带”。

然而由于各学校不重视和疏漏的原因，很多学校毕业生档案都是由学生本人或家长携带，有的毕业生将档案材料私自拆开，将不利于自己的内容抽掉甚至进行涂改，随意乱放，造成很多不必要的麻烦。

毕业生档案转递过程中，如不及时转递，就会导致毕业生与档案相脱节，原单位有档无人，形成“无人档案”，新单位则“有人无档”，影响了用人单位对毕业生的考察了解和培养使用，更有可能造成毕业生与一心向往的用人单位擦肩而过的终身遗憾。

二、采用先进的科技手段加强毕业生档案管理
1、建立毕业生电子档案库。

学习和借鉴国外档案管理的先进技术，利用现代科技手段存贮、管理档案信息，以此逐步替代传统的档案管理模式。

坚持利用和保密并重的原则，通过身份证和密匙管理，对存储档案信息的设备加装有效的防毒软件，对数据库及时备份、设置访问权限等，建立一个完整的高校学生档案管理系统，实行全国连网，资源共享。

科学
运用Visual Basic 构建的管理系统，实现档案的录入、修改、查找、删除、统计、查询、预览、编辑、打印、系统维护一体化，既能充分发挥其存贮量大、信息准确的优势，又有利于档案内容的及时增添和补充，以此为毕业生和用人单位提供最方便、最准确的毕业生信息。

3、增强毕业生档案意识。

对高校毕业生应加大宣传教育的力度，从抓思想入手，通过开毕业生就业指导讲座，使他们认识到档案的重要性，树立起档案的信息观、价值观。

档案的存在是社会文明的产物，个人档案是一个人成长发展各个阶段情况的真实记载。

从中国国情看，档案对个人的作用也不可小视。

毕业生档案是不可或缺的社会资源，我们现在不但不能否定它，而且应该更加清醒地认识其重要性。

在人的一生中，档案随时都可能发挥它的作用，即使它暂时成为“死档”，有朝一日也会因为对它的需要而使它“复活”。

如果不重视档案，不妥善处理个人档案，将来受影响的还是当事人本身。

对于高校毕业生，没有了档案不但工龄少算，而且将要面对的工作流动、转正定级、职称评定及出国学习、深造等都要受到某种影响。

4、加强档案转递过程中的管理。

实行毕业生档案全国联网查询，考虑到毕业生流动性大、分布广的特点，在档案管理上，应发挥网络优势，凭借网络平台，建立毕业生网站和毕业生联系邮箱，将不属于个人隐私的档案内容上网，对需要保密
档案文件信息进行加密处理使其成为难以直接识别的数据，对允许阅读的用户，当身份鉴别确认后方可进行解密处理读出相应的数据。

有关单位可以通过密码上网查询并利用，实行异地信息、档案的交流、查询，减少毕业生在学校、工作单位、人才市场多次往返奔跑，在大量纸质档案中翻阅查找的麻烦，使查询变得快捷、准确，使毕业生档案管理更加规范、有序、方便。

用现代科技手段建立人才业绩跟踪系统，查询系统可设置条件查询和模糊条件查询，查询用户可以按自己的需要选择浏览方式，实行IC卡形式储存个人基本资料, 可以由个人持有，使用人单位查询个人资料不受时间、空间的限制，在任一地点、任一时间将IC卡插入人事部门的电脑专用系统，利用密码就可以查阅到其档案的一切记录，网络化管理将使档案得到合理的利用与开发，大大提高档案的利用价值，减少转递过程中意想不到的麻烦发生。