毕业生档案管理办法

毕业生档案管理办法
毕业生档案是学校对学生进行全面、准确记录和管理的重要依据。

为了规范毕业生档案管理工作，做到档案的规范化、信息化和安全可
靠性，学校特制定了毕业生档案管理办法，以确保毕业生档案的完整
性和可持续利用。

一、档案管理责任
学校将建立专门的档案管理部门，负责毕业生档案的日常管理工作，并设立专门的负责人，统筹协调档案管理工作。

该部门负责档案
的归档、借阅、整理和审查，同时定期对毕业生档案进行检查和更新。

二、档案管理流程
毕业生档案的管理流程主要包括档案的登记、归档、借阅、销毁
等环节。

1. 档案登记
毕业生档案在学生毕业时进行登记，包括学生的个人基本信息、
学业成绩、奖惩情况等。

登记将由学校档案管理部门负责，确保信息
的准确性和完整性。

2. 档案归档
毕业生档案将按照学生的学号或姓名等信息进行分类归档，以保
证档案的有序性。

档案管理部门负责将档案存放在专门的档案柜内，
确保档案的安全可靠性。

3. 档案借阅
毕业生及相关人员需要借阅档案时，需提出书面申请，并经过审批后方可借阅。

档案管理部门将对借阅档案进行登记，并监督借阅者妥善保管档案，确保档案的安全。

4. 档案销毁
毕业生档案目前采用电子化管理，因此不存在纸质档案的销毁问题。

电子档案将在保密有效期届满后进行定期清理和备份，以确保信息的安全性和防止丢失。

三、档案安全与保密
学校将严格遵守相关法律法规，对毕业生档案进行严格的保密管理。

档案管理部门将配备防火、防破坏等安全措施，确保档案的安全可靠性。

同时，对于档案中的个人隐私信息，学校将严格保密，并仅在特定情况下提供给相关机构和个人。

四、档案利用与查询
毕业生以及相关单位可通过学校指定的平台进行档案的查询和利用。

查询档案需提供相关证明材料，并经过档案管理部门的审查和同意后方可进行查询。

学校将提供便捷的查询服务，以满足用户的实际需求。

五、违规处理
对于故意篡改、销毁档案等违反档案管理规定行为的个人和单位，学校将依法进行追责和处理。

同时，学校将加强对档案管理人员的培
训和监督，提高档案管理水平和工作质量。

六、总结与展望
通过建立健全的毕业生档案管理办法，学校将进一步提高毕业生
档案的规范化和安全可靠性。

这对于学生的个人发展和学校的管理都
具有重要意义。

今后，学校将不断完善档案管理制度，提高档案管理
的科学化水平，为毕业生提供更为便捷和高效的服务。