高校二级学院科研秘书队伍存在的问题及对策

高校二级学院科研秘书队伍存在的问题及对策
作者：曾炜
来源：《读与写·下旬刊》2010年第12期
摘要：高校二级学院科研秘书队伍作为高校科研管理工作的基础环节，是高校科研管理体系的重要组成部分。

然而，当前科研秘书队伍在队伍稳定性、人员专业素质等方面仍存在较大的问题，这在一定程度上影响了高校科研管理工作的开展，必须认真加以解决。

关键词：高校二级学院；科研秘书队伍；问题；对策
中图分类号：G644.6 文献标识码：A文章编号：1672-1578（2010）12-0012-02
伴随我国高等教育发展的不断深入，高校肩负发展科学技术这一重要职能逐渐显现出来，科研已俨然成为高校的特征之一，是决定其竞争发展的重要指标。

为了更好地适应高校的竞争要求，优化科研资源，提高科研质量以及科研管理效率，加强和推进高校科研二级管理已成为一种必然的发展趋势。

在高校科研二级管理中，二级学院科研秘书队伍承担着繁重而琐碎的任务，上要处理好与学校科研管理部门及各学院领导的关系，做到政令畅通，下要面对本学院科研人员，做到下情上达，并协助其完成科研工作。

二级学院科研秘书队伍作为高校科研管理工作的基础环节，是高校科研管理体系的重要组成部分，在整个高校科研活动中起着不可替代的作用，但现阶段二级学院科研秘书队伍仍存在一定的问题，这也极大地制约了其作用的发挥。

因此，研究二级学院科研秘书队伍中存在问题的相应对策，也就有着其重要的现实意义。

1、科研秘书在高校科研管理活动中的地位及作用
二级学院科研秘书队伍由各二级学院的科研秘书组成，在高校科研二级管理体制中，二级学院科研秘书的日常工作主要包括：负责组织本学院科研人员做好各类科研项目的申报及跟踪管理，配合上级科研管理部门做好项目的中期检查和项目结题验收；组织本学院科研成果的年度登记、申报，维护学院科研人员的知识产权；统计报送本学院年度科研信息，配合搞好科研工作年终统计与评估；处理日常的科研事务，如学校科研计划的通知及落实、科研档案的整理及归档等。

二级学院科研秘书作为高校科研管理队伍的基层群体，是高校科研管理活动的具体执行者和组织者，是连接学校科研管理部门和学院科研人员之间的纽带。

二级学院科研秘书虽然不像
科研人员那样具有扎实的科研基础，亲自从事科研活动，但在实际的科研管理活动中，却发挥着不可或缺的作用，具体归纳如下：
1.1 起着协助学校科研管理部门与学院领导的参谋助手作用。

《辞海》中，“秘书”一词有五种涵义，其一指职务名称之一，是领导的助手。

二级学院科研秘书的主要活动集中表现为为学院领导的科研决策提供文件、资料和信息，对学院领导的工作部署进行组织、协调、监督、检查[1]，协调学院领导处理日常科研管理任务，以及协助学校科研管理部门完成各项科研管理工作，承上启下、协调左右，是各种科研情况上通下达的枢纽，更是学院领导和学校科研管理部门重要的参谋和助手。

1.2 起着串联学校科研管理部门、学院领导与学院科研人员的桥梁作用。

学校科研管理部门与学院领导由于时间和精力有限，对于科研工作及科研人员的管理，不可能事必躬亲，人人联系。

这就需要二级学院科研秘书发挥桥梁作用，不仅要做到下情上达，使学校科研管理部门与学院领导能够准确把握科研人员情况变化的脉搏，而且要做到上情下达，通过公布信息、制发文件的形式，使科研人员准确了解当前学院的科研信息及领导的科研管理意图，以便消除疑虑、化解矛盾，建立和谐的科研氛围。

1.3 起着解决学院科研人员实际问题的帮手作用。

高校科研人员作为高校科研力量的基石，是高校科研力量发展壮大的重要保证。

但科研人员由于对科研管理过程业务知识了解不够透彻，在项目申报、结题验收等科研活动过程中，往往会顾此失彼、患得患失，这就需要二级学院科研秘书发挥在科研管理业务方面的优势，尽可能地解决科研人员在实际工作中遇到的困难，使科研人员的“双手”从繁琐的事务中解放出来，全身心地投入科学研究中，为学校创造更多宝贵的科研财富。

2、二级学院科研秘书队伍存在的问题
在高校科研活动中，基层科研人员的核心作用不可否认，但二级学院科研秘书的作用也不容忽视，二级学院科研秘书队伍作为高校科研管理的一个重要环节，直接影响到高校科研水平的高低。

然而，高校二级学院现有的科研秘书队伍现状却不容乐观，其在队伍稳定性、人员专业素质等方面仍存在较大的问题，主要如下：
2.1 对科研秘书工作的重要性认识不足。

部分学院领导对于科研秘书工作重要性认识不足，二级学院科研秘书所做的工作被看成只是传达学校科研管理部门通知、统计学院科研信息的简单事务性工作，忽略了科研秘书在其他方面的作用，从而影响了二级学院科研秘书的工作热情。

同时，部分科研秘书也存在着对于自身工作重要性认识不足的问题：有些认为科研秘书工作只是简单的"传话筒"，缺乏工作积极性和主观参与意识；有些由于对自己所处的地位和作用认识不足而产生自卑心理；有些不满于当前的现状而产生对科研工作的抵触心理等等。

由于这些不良心态的存在，极大地制约了科研秘书自身潜能的发挥，也影响了高校科研工作的开展。

2.2 二级学院科研秘书专业素质不高。

二级学院科研秘书的来源渠道不一，有些学院由于编制有限甚至是由临时招聘的临时工担任。

科研秘书的专业背景、学历层次及知识结构差异较大，素质良莠不齐，且大部分都是非文秘或管理专业人员，没有系统地接受过秘书学及管理学等相关专业知识的培训，缺乏对各种信息的准确收集、分析和处理能力。

在实际工作中，往往对上级文件精神和管理办法理解不透、把握不准，只能被动地作为"传话筒"来完成任务，办事效率低。

这样的科研秘书队伍结构和管理水平不利于高校长期稳定的科研发展和科技创新。

2.3 二级学院科研秘书队伍稳定性差，变动大。

长期以来，高校科研活动的核心都是科研人员，而科研秘书的工作却常常被忽略。

因此，各二级学院在科研秘书岗位的设置和人员配备上就相对比较随意，有安排即将退休的老同志兼任的、有新分配却又由于个人问题很快调离的、也有部分是想以此为跳板的，这种科研秘书频繁更换的现象，势必导致学院科研工作的脱节，从而影响学院科研工作的正常运行。

同时由于高校对二级学院科研秘书队伍的重视程度不够，缺乏必要的激励机制、绩效考核和升迁制度，这也是导致二级学院科研秘书积极性不高、秘书队伍不稳定的因素之一。

3、解决二级学院科研秘书队伍问题的对策
3.1 提高科研意识，重视人员选配。

学院领导必须充分认识科研秘书在学院科研管理工作中的重要性，认清其在学院科研发展过程中的地位及作用，要给予科研秘书足够的重视和明确的定位，对科研秘书在工作中遇到的困难及时予以解决，对科研秘书办公中所需的物质条件如数予以保证，为科研秘书营造良好的工作氛围。

只有学院领导重视科研秘书，认识到科研秘书对学院科研发展的重要性，才能把科研秘书的专业层次、职称职务评聘、人才培养等方面纳入正轨，从而提升科研秘书的工作热情。

同时，对于二级学院科研秘书的人员选配应该从源头抓起。

科研秘书人选在明确科研秘书工作职责的基础上，还应具备以下三点素质要求：①良好的思想政治素质。

这是科研秘书人选能否胜任科研秘书工作的先决条件，科研秘书工作本身就是一项政治性很强的工作，二级学院科研秘书思想政治素质的好坏，直接影响到学院各项科研政策的正确制定和落实。

因此，二级学院科研秘书只有在思想上有了充分的认识，才会热爱这项工作，才能积极为学院科研发展做出应有的贡献。

②良好的道德素质。

科研秘书工作亦是项服务性很强的工作，其工作主要是围绕学院领导和科研人员进行的，这就要求科研秘书必须本着“服务第一”的理念，全心全意为学院领导及科研人员服务，服务过程中做到忠于职守、诚实守信、实事求是、乐于奉献，努力为学院营造出一个和谐、积极向上的科研氛围。

③良好的心理素质。

二级学院科研秘书工作繁琐而复杂，且涉及面广，容易产生狭隘、急躁、卑怯等负面情绪。

因此，科研秘书必须具有良好的心理素质，才能在繁杂的科研事务中保持平和的心态。

3.2 加强专业培训，提升队伍素质。

高校应重视二级学院科研秘书队伍的专业培训，把它当成一项重要工作来抓。

根据科研秘书队伍的知识结构和工作实际制定合理的培训计划和培训
途径，有步骤地展开培训工作：①针对二级学院科研秘书队伍知识结构良莠不齐的现象，组织短期培训班，分期分批对各学院科研秘书进行相关实用课程的培训，提高科研秘书的专业能力，使其适应科研工作的新要求；②定期邀请省、市科研主管单位的专家就科研发展趋势及科研管理办法进行介绍，或由学校科研管理部门组织校内专家进行业务讲座，拓宽科研秘书的知识面、信息面，提升二级学院科研秘书的工作能力；③组织院际、校际间的科研秘书工作交流会，使二级学院科研秘书在交流中分享各自科研管理经验，增进科研秘书队伍的团体意识，取长补短，提升整体科研管理水平[1]；④为二级学院科研秘书继续深造创造条件，给予时间和经费上的支持。

当然，科研秘书也必须珍惜这些培训和深造机会，通过不断地学习，丰富自己的知识结构，提高自身的综合素质，从而达到提升队伍整体素质的目的。

3.3 健全激励机制，保证队伍稳定。

针对二级学院科研秘书积极性不高、队伍稳定性差的现象，高校应在重视科研秘书的岗位设置的同时，科学地制定岗位职责，建立健全激励机制，完善考核和升迁制度。

只有将二级学院科研秘书的科研管理业绩和考核测评的结果与职务晋升、职称评聘、评优评先、工资提升等结合在一起，对于在科研管理岗位上有突出表现的科研秘书应给予表扬和奖励，对于缺乏责任心、办事拖沓的科研秘书给予通报批评甚至淘汰，这样才能充分地调动起科研秘书的主动性、积极性和创造性，从而保证了二级学院科研队伍的相对稳定。

同时，学校领导也应该关心学院科研秘书在工作和生活上的需要：在工作中，给予鼓励和支持，解决他们在职务晋升、职称评聘等方面遇到的实际问题，使他们看到从事科研秘书工作的光明前途；在生活上，给予足够的关心，对家庭经济困难的科研秘书应给予物质条件的帮助，使科研秘书感受到学校的温暖，安心干好科研秘书工作。

总之，随着高校科研二级管理体制改革的不断深入，科研管理工作越来越细化，二级学院科研秘书队伍势必会碰到更多新的问题。

这就需要二级学院科研秘书在学习和实践中不断充实自己，提高自身素质、业务水平及工作能力，同时，校、院两级领导及相关部门也应重视科研秘书的工作环境，完善激励机制。

努力营造一支高素质、并热衷于本职工作的二级学院科研秘书队伍，为高校的科研发展作出贡献。

参考文献
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