基本建设项目档案管理规定模板

基本建设项目档案管理规定模板
1、目的
为规范公司基本建设项目的档案管理，充分发挥项目档案在工程建设、生产管理、维护和改扩建中的作用，便于有效利用，制定本规定。

2、范围
适用于公司基本建设（含新建、扩建、技术改造、大修）项目的档案管理。

3、职责
3.1 公司办公室是公司基本建设项目档案工作的归口管理部门。

3.2 项目档案室是公司新建项目的管理部门，负责新建项目档案形成、收集、预立卷，并对各有关参建单位的档案工作进行业务指导，监督与检查。

3.3 生产厂设备科、电仪科是公司技术改造、大修及设备电气仪表档案的管理部门，负责各类技术改造、大修工程及设备、电气、仪表档案的形成、收集、预立卷，交总工办审核后，由总工办移交公司档案室。

3.4 勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据要求，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。

3.5 项目采购部门、财务管理部门应负责收集、积累所承建项目的设备等供应和财务管理中形成的文件。

3.6 试运行部门负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件。

4、具体内容
4.1 建设项目档案定义
指新建项目、技术改造或大修在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等形式的各种载体，主要包括项目前期文件（准备阶段）、施工文件、监理文件、竣工图和项目竣工验收、安装调试或试运行等原始记录。

4.2 档案基本要求
4.2.1 工程档案管理实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。

4.2.2 项目立项后，建立档案库房和必要设备设施，配备人员，负责工程档案的形成、收集和整理，并做好跟踪，实现动态管理。

4.2.3 落实档案工作“四同时”，企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件归档交接。

4.2.4 落实档案部门“两参加”，参加设备和技术材料的开箱验收，参加单位、单项工程和项目整体最终竣工验收。

4.3 档案的特殊质量要求
4.3.1 工程文件的内容及深度必须真实、准确，符合国家工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程和建设实际。

4.3.2 工程文件高度清晰、图面整洁、签字盖章手续完备。

4.3.3 工程文件采用耐久性强的书写绘制材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

4.3.4 工程文件中，文字材料幅面尺寸规格为 A4 幅面，纸张采用能长期保存的韧性大、耐久性强的，图纸采用国家标准图幅，图纸一般采用蓝晒图，竣工图为新蓝图，不得使用计算机出图的复印件。

4.3.5 不同幅面的工程图纸统一折叠成 A4 幅面，图标栏露在外面。

4.3.6 卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用 70g 以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4 幅面。

4.4 归档范围
归档基本范围、保管期限见《档案管理制度》。

4.5 档案的形成
4.5.1 新建项目、技术改造、大修或调试过程中形成的各类技术文件材料，外部施工单位承建的，由施工单位根据归档范围收集，整理，报监理、项目专业组、分厂设备科、电仪科审核，内部组织施工的，设备科、电仪科负责收集、整理，并在竣工后 3 个月内向公司档案室移交归档。

4.5.2 勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据要求，日常完成各自职责范围或合同约定档案的收集，并按规定完成初整理。

4.5.3 设备的随机文件，主要包括装箱单、合格证、使用说明书、总装配图、部件图、零部件图、光盘、磁盘、电子文件等资料、图纸及客户送货带来的随机资料或从设备制造厂商索取的资料。

委托设计的非标准设备，在设计、制造和安装使用过程中形成的各种技术文件材料、图纸，由设备科、电仪科负责收集整理，在该项目竣工后的 3 个月内向公司档案室移交归档。

4.5.4 设备开箱验收由工程部负责组织，开箱时档案人员、相应专业技术人员现场参加，将随机材料原件登记建账，随机材料根据需要复印后发放至有关单位使用，原件转交项目档案室归档，由项目档案室按要求转交公司档案室。

4.5.5 技术改造或大修中的设备开箱验收由设备科、电仪科负责组织，物管科参加，单台或单套价值 50 万元以上普通设备，单台单台或单套价值 20 万元以上特种设备，单台或单套价值 10 万元以上电气仪表、自动化设备，通知公司档案管理员参加，将随机材料复印后发放至有关部门，原件带回公司档案室归档。

4.5.6 委托设计的非标准设备，在设计、制造和安装使用过程中形成的各种技术文件材料、图纸，由项目专业组或各厂设备科、电仪科负责收集整理，在该项目竣工后的 3 个月内向公司档案室移交归档。

4.5.7 竣工档案的要求
4.5.7.1 竣工文件编制要求
（1）项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件。

（2）竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。

主要内容有：施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料(构、配件)质量保证书及复试文件、测试(调试)及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。

（3）对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注至相应文件上。

（4）与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与竣工图编在一起，也可以单独组卷，但应由项目主管部门或建设单位作出统一规定。

4.5.7.2 竣工图编制要求
（1）各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图。

项目竣工图应由施工单位负责编制。

（2）竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。

（3）按施工图施工的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。

（4）一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。

（5）涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过 1/3 的，应重新绘制竣工图。

重绘图按原图编号，末尾加注“竣”宇，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。

（6）同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。

（7）项目部负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。

（8）编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。

4.5.7.3 竣工图的更改方法
（1）文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。

（2）利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。

（3）无法在图纸上表达清楚的,应在标题栏上方或左边以文字说明。

（4）图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。

（5）有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改。

当更改内容较多时，可采用注记说明。

（6）新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。

4.5.7.4 竣工图章的要求
（1）竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责
人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

（2）竣工图章尺寸为：50mmX80mm。

（3）所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。

（4）竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

（5）竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。

4.6 档案的预立卷
4.6.1 立卷原则
立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

4.6.2 立卷方法
4.6.2.1 工程文件按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件 5 部分；
4.6.2.2 工程准备阶段文件按建设程序、专业、形成单位等组卷；
4.6.2.3 监理文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；
4.6.2.4 施工文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；
4.6.2.5 竣工图按单位工程、专业等组卷；
4.6.2.6 设备文件按专业、台件等组卷；
4.6.2.7 管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；
4.6.2.8 原材料试验按单项工程、单位工程组卷。

4.6.3 立卷要求
4.6.3.1 案卷不宜过厚，一般不超过 50mm。

4.6.3.2 案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

4.6.4 立卷顺序
4.6.4.1 施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。

4.6.4.2 设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。

4.6.4.3 卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

4.6.4.4 图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

4.6.5 案卷的著录
4.6.
5.1 卷内文件页号编写
（1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。

每卷单独编号，页号从“1”开始。

（2）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。

折叠后的图纸一律在右下角。

（3）成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

（4）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

（5）各卷之间不连续编页号。

4.6.
5.2 卷内目录的编制
（1）序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从 1 依次标注。

（2）责任者：填写文件的直接形成单位和个人。

有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

（3）文件编号：应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号。

（4）文件题名：填写文件标题的全称。

（5）日期：填写文件形成的日期。

（6）页次：应填写每份文件首尾页上标注的页号。

（7）卷内目录排列在卷内文件首页之前。

4.6.
5.3 卷内备考表编制
（1）卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，说明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等。

（2）卷内备考表排列在卷内文件之后。

4.6.
5.4 案卷封面编制
（1）案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正面，也可采用内封面形式。

（2）案卷封面的内容应包括：档号、案卷题名、编制单位、起止日期、保管期限等。

（3）档号执行《档案管理制度》，由公司档案室填写。

（4）案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。

案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。

（5）编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。

（6）起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

（7）同一案卷内有不同密级、不同保存期限的文件时，以高级别为准。

4.6.
5.5 案卷封面和脊背的编制：案卷脊背，应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。

案卷封面及脊背的档号，暂用铅笔填写，移交后由接收单位统一正式填写。

4.6.6 案卷的装订
4.6.6.1 案卷内不应有金属物。

4.6.6.2 文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸可不装订，但同一项目需统一。

4.6.6.3 单份文件装订时,应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章。

档号章内容有：
档号、序号。

4.6.6.4 外文资料应保持原来的案卷、文件排列顺序、文号及装订形式。

4.6.6.5 具体装订要求执行《档案管理制度》。

4.6.7 案卷的排列
按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

4.7 档案的验收交接
4.7.1 勘察、设计单位在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向项目部归档，移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。

4.7.2 项目竣工投产 3 个月内，项目档案室将档案按规范移交公司档案室统一存档。

有尾工的应在尾工完成后及时归档。

4.7.3 涉外施工单位的，需将工程档案全部移交公司档案室归档后，经审计部审计，财务部方据此结算。

4.7.4 新项目竣工验收 30 天内，总工办组织相关人员对公司的平面布置总图、工艺官网图进行更新，打印后交公司档案室归档。

4.8 档案的借阅
需借阅项目档案资料的，借阅部门填写《档案借阅申请表》，经部门负责人、分管领导审批后，报公司总工程师批准后方可借阅。

借阅期限 15 天，续借只准一次。