某阀门厂文件控制程序

阀门厂文件控制程序
1 目的
本程序规定了对与质量管理体系有关的文件进行控制，以确保文件的充分和适宜，并确保在质量管理体系运行中起重要作用的各个场所都可获得适用文件的有关版本。

2 范围
本程序适用于与本公司质量管理体系有关的文件的控制的过程，包括电子媒体文件和适当的外来文件。

记录作为特殊类型的文件，其控制依照《质量记录控制程序》的要求。

3 引用文件
3.1 KK/C-02-2001质量记录控制程序
4 术语
5 职责
5.1人力资源部负责文件控制程序的归口管理；负责行政公文的制定、实施和归口管理。

5.2质量检验部负责质量手册，程序文件和重要质量记录的归口管理。

5.3设计开发部负责技术类文件的制定、实施和归口管理。

5.4公司各部门负责本部门管理类文件的制定、实施和归口管理。

6 培训和资格
实施本程序的有关人员应接受本程序的培训。

7 程序
7.1文件的分类
7.1.1按文件级别划分包括：
a)质量手册（含质量方针和质量目标）。

b)程序文件（详见《质量手册》附录“程序文件目录”）。

c)为确保过程的有效策划、运行和控制所需要的文件。

包括管理类文件（管理制度、岗位职责、质量计划等）、技术类文件（工艺文件、操作规程、试验规程、检验规程等）。

d)为质量管理体系有效运行提供证据所建立的各种记录。

7.1.2按文件来源划分包括：
a)公司内部文件，是由本公司制定的并在公司内执行的文件。

b)外来文件，是由上级公司或相关上级主管部门制定，并在本公司执行的文件，包括与本公司质量管理
体系有关的标准、法律、法规、规章制度以及来自相关方的文件等。

7.1.3按文件的形式划分包括：
a)书面文件：质量手册、程序文件、第三层次文件等质量体系文件、外来文件及记录、行政公文等文件可采用书面形式。

b)电子媒体文件：除会议记录、行政公文之外的文件也可以用电子媒体的形式。

7.2文件的编号
7.2.1行政公文的编号按公文编号的惯例进行。

7.2.2外来文件的编号保留其原编号及书号。

7.2.3非行政公文文件的编号
非行政公文文件的编号由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成，其含义如下：
发布年号
文件顺序号
发文部门代号（质量手册和程序文件略）
文件类别代号
公司名称的汉语拼音第一个字母7.2.3.1文件的类别代号：
S-质量手册；C-程序文件；G-管理类文件；J-技术类文件
7.2.3.2发文部门代号
7.3文件编写
7.3.1文件编写的职责
7.3.1.1质量手册由质量检验部负责组织编写。

7.3.1.2程序文件由归口管理部门负责编写。

7.3.1.3第三层次文件由各部门自行编写。

7.3.2文件编写格式
7.3.2.1行政公文的编写按公文编写的惯例进行。

7.3.2.2质量手册、程序文件的编写和格式参照GB/TI.1的规定执行。

7.3.2.3其他非行政公文文件的编写格式可根据文件的特点，参照GB/TI.1的标准化导则第一单元：标准的编制与表述规则第一部分：标准编写的基本规定。

7.4文件的审批、会签和发布
7.4.1文件在发布前，应由文件发布部门填写《文件审批表》，并由授权人员审批。

需要征求相关部门的意见，应履行会签手续。

7.4.2文件的审批、发布
7.4.2.1质量手册由管理者代表审核，总经理批准、发布。

7.4.2.2程序文件由管理者代表审核，总经理批准、发布。

7.4.2.3管理类文件由发文部门负责人审核，公司分管领导或授权人批准、发布。

7.4.2.4技术类文件由发文部门负责人审核，公司分管领导或授权人批准、发布。

7.4.3文件的审批、会签记录，由人力资源部保存。

7.5文件的标识
7.5.1现行有效文件的标识
7.5.1.1行政公文以红头文件为标识形式。

7.5.1.2非行政公文的标识形式包括：
a)书面文件以人力资源部加盖的“受控”印章和发放号数字印章为受控标识，无受控标识的文件一律无效。

b)电子媒体文件以保存于本公司“文件管理系统”（以下简称DMS）服务器相应目录内的文件为现行有效版本。

7.5.2人力资源部每年编制现行有效的电子媒体文件总目录，外来文件的发文部门每年编制现行有效的外来文件总目录并报人力资源部备案。

7.6文件的发放
7.6.1电子媒体形式文件的发放
7.6.1.1电子媒体形式文件的发放，由人力资源部统一实施。

7.6.1.2发文部门将文件的审批记录，会同文件及存放该文件的软盘，一并提交人力资源部，经确认、审核后，由人力资源部，在DMS中实施发放，并在DMS 中的“文件管理信息”中进行说明。

7.6.2书面文件的发放
7.6.2.1书面文件由人力资源部负责加盖“受控”印章，由发文部门负责加盖文件发放号。

7.6.2.2发文部门将文件的审批记录会同带有发放号的文件，一并提交人力资源部，经确认、审核后，由人力资源部加盖“受控”印章，由发文部门实施发放，并制作文件发放记录。

7.6.2.3无电子媒体形式的书面文件需进行备案：
a)管理类文件由人力资源部备案；
b)技术类文件由设计开发部备案。

7.6.3应确保在文件使用的各场所，可获得适用文件的有关版本。

7.6.4文件的发放记录《文件发放登记表》由人力资源部保存。

7.7文件的更改
7.7.1文件需要修改时，由原发文部门凭《文件更改通知单》，对文件进行修改，并说明原因。

7.7.2文件修改后的审核、批准由原审批部门或审批人进行。

7.7.3文件经大幅度修改或时隔三年，需更换版本。

更换版本按本程序7.5、7.6的规定执行。

7.7.4文件的修改/换版状态需在文件上注明。

版次以英文大写字母排序，修改次以阿拉伯数字排列。

7.7.5每年结合管理评审对质量手册、程序文件进行评审。

在体系运行中也可对程序文件或作业文件通过内审等形式适时评审。

经评审需对文件进行修改时，执行本程序7.7的规定。

7.8文件的保存
7.8.1电子媒体文件由人力资源部负责保管，并每月一次进行备份。

7.8.2书面文件由各部门文件管理员负责管理，并编制《文件清单》，需存放于安全、干燥通风的地方。

7.8.3文件不准私自外借。

7.9文件的作废和销毁
7.9.1作废/失效文件需及时从所有发放和使用场所撤出，防止作废/失效文件的非预期使用。

7.9.2电子媒体文件的作废、销毁和留存
7.9.2.1电子媒体文件的作废、销毁和留存，由原发文部门填写《文件作废/销毁/留存申请》，经授权人审批后报人力资源部。

7.9.2.2作废的电子媒体文件的销毁，由人力资源部负责从DMS中删除，并在DMS的“文件管理信息”中说明，需要留存的，由人力资源部将其转移至DMS 服务器中的“留存文件”目录内。

7.9.3书面文件的作废、销毁和留存，由原发文部门填写《文件作废/销毁/留存申请》，经授权人审批后，由原发文部门实施作废、销毁；需要留存时，由留存部门携带原文件至人力资源部加盖“留存”印章。

7.9.4《文件作废/销毁/留存申请》由人力资源部保存。

7.10外来文件的控制
7.10.1外来文件需经管理者代表审核、批准后方可引用/使用。

7.10.2外来文件的编号、标识、发放执行本程序7.2.2、7.5.2、7.6的规定。

7.10.3各专业部门负责跟踪、收集和识别相关法律法规和国家、行业、地方、国际标准的最新版本并汇总到人力资源部。

7.10.4作为记录的外来文件执行《质量记录控制程序》。

7.11时效性文件的控制
7.11.1针对某一特定活动且期限不满半年的文件为时效性文件。

7.11.2时效性文件的特殊规定：
a)时效性文件以发放号为受控标识。

b)时效性文件过期之后可不收回，该文件自动失效/作废。

8记录和表格
8.1文件总目录表
8.2文件审批表
8.3文件更改通知单
8.4文件发放登记表
8.5文件作废/销毁/留存申请。