财政工作中电子档案数据库如何实现数字化管理

财政工作中电子档案数据库如何实现数
字化管理
2、承德市双桥区财政局河北承德 067000
摘要：在节能环保理念已经深入人心的今天，无纸化办公在各领域中已然形
成了一个十分重要的趋势。

在财务管理工作中，对财务档案管理工作效率的提升
发挥着十分积极的影响，也因此电子文档已经开始慢慢代替了传统的纸质文档，
并获得了日益普遍的使用。

电子档案信息系统管理的最重要方式——电子化管理，但怎样实现电子档案的电子化管理取得实效，成为今后电子档案工作人员应该关
注的重大课题。

所以本章主要论述电子文档信息系统电子化管理在政府财政运行
中的应用之策。

关键词：信息化管理；电子档案
前言
电子档案数据库建设是档案信息化发展的重要基础，但电子档案数据库的建
立并不等于档案信息化的实现，真正保证电子档案的管理效能还需要通过更有效
的数字化管理手段。

但从目前电子档案数字化管理的实际情况来看，影响电子档
案数字化管理效果的影响因素还很多，而电子档案数据库的功能优势也还很难发
挥出来。

对此，我们要加强对电子档案数据库数字化管理影响因素的把握，并采
取有针对性的措施，以确保数字化管理的价值发挥，推动电子档案管理工作信息
化发展水平，并切实做到有的放矢，有的放矢，有针对性。

1、推进档案信息电子化工作的重要性
增强了档案资料管理工作人员的执行力。

对于大量的档案资料，尤其是财政
文件的管理工作，就必须纳入档案保管操作流程中来加以管理。

由于档案资料需
要处理的数量很大，在单一的人力模式下，同时管理如此大量的纸质资料，不但
会对人员造成很大的操作负担，同时档案管理的质量也很难得的提高，尤其是对
档案资料的调取与审核，更是要求管理人员付出了巨大的时间与资源，所以，不
但要解决能支持资料保管工作人员有效进行操作管理的技术难题，更需要运用基
于电子文件资料库而建立的电子化技术。

电子归档主要是把以前记载于纸质载体
中的财政档案资料转换为电子数据，再整理后保存在国家电子信息库中，而对其
管理则借助计算机设备的数字化应用系统来完成，不仅可以完全通过人工对电子
归档保存中的数据完成了录入、整理、校验、调取等的操作，而且还可以利用自
动化管理的能力开展电子档案管理作业，从而提高了归档保存工作的效率，从而
达到了对电子档案管理工作和档案资料的智能化管理。

促进档案信息的层级共用、价值资源共享。

在以往的资料保存方式下，财政
资料的获取使用相对复杂，要求人们在资料使用中在档案库内查找具体的资料。

人工逐个查询具体资料，也存在着由于用户遗忘或损坏资料所造成的危险，这就
导致资料的共用层次和利用受到限制。

档案的共享利用过程相对而言较为复杂，
所以，档案的共享利用相对于财政档案的共享，利用财政档案的共享利用财政档
案的共享利用过程，又需要人工以及逐条电子化技术的运用，可以充分发挥现代
化管理的其优点，只需要利用互联网手段，把简单的文件数据以及查询文件信息
录入并传送给使用者，就能够做到极为简单的查询电子文件共享中的具体数据。

同时利用互联网手段可以实现对电子文件的拷贝，使在文件共享利用过程中可以
快速地完成电子文件的调阅操作。

传递的效率是极其出色的。

无需再担心档案丢
失后在使用过程中产生的损耗，从而便于财政档案的共享利用。

对执行财务档案管理的经费进行压缩。

财政归档保管业务开展的主要经费涉
及文件的制造经费、归档保管管理费用、人工费用等，因为财政文件总量巨大，
在以往的档案管理体系下，财务资料的制造必须消耗巨大的纸质资料，以防止纸
质资料潮湿、虫螨、火毁。

文档的质量还必须通过一些专业的技术装置进行保证，总体来说，档案管理费用很昂贵，必须投入大量的人力，因此，通过先进的技术，能够降低纸质资料的损耗，进而减少文档的制造成本，节约资源。

因此，资料保
管相对方便。

再加上只需较少的人力资源投入，就能实现有效管理目标的信息化
管理本身所具有的智能化、便捷化等优势，也使得企业对人力成本的需求明显降低。

2、制约了电子档案数据库数字化管理的问题因素
（1）专业人才普遍缺乏档案电子化管理意识。

从管理方法、管理工作目标、管理业务水平要求等方面，电子档案库和常规档案的管理方法都有着很大区别。

而目前，虽然有些机构已经在金融档案管理项目上已经设置了电子档案库，但在
专业档案的电子化管理设置方面却仍是捉襟见肘。

由于目前的档案保管人员主要
只是对电子文档管理进行了简易作业，其电子化水平很低，还停留在较初级层次，电子化管理工作的有效性、便捷性尚不能得到充分体现，因此档案电子化管理工
作的有效性在较大程度上受到了缺乏专业人员的影响，电子资料管理的安全利润
和有效性仍有待于进一步提高。

（2）没有一种完善的管理体系可以防范和控制安全风险。

就档案信息保障
领域而言，所有的重大问题都可能导致极其严重的社会影响，而当前在全球上所
面临的重大问题，网络病毒、黑客攻击事件等都可能导致重要档案资料的泄漏、
破坏，或者发生了非法篡改，这都是当前世界上普遍存在的社会问题。

当前，档
案管理工作面临着严峻的挑战。

不少单位在财务管理电子档案数据库系统的使用
管理中，还未能构建起与财务管理电子档案数据库系统相匹配的网络安全防火墙，防毒技术更新与提升不及当时，以及档案管理单位工作人员的网络安全知识水平
不高，系统运行不合规，管理单位对网络安全风险的预警意识与管理机制不健全
等现象。

这些都将进入管理工作流程中，为数字化的档案项目埋下非常大的风险。

（3）开发、维护电子档案资料库工作滞后。

电子档案库的稳定运行还需要
通过有效的维护来保证，开发和升级电子档案库是非常必要的，因为随着档案材
料的不断增加，对财务管理的需求也在不断变化。

不过，由于当前部分企业因为
缺少专业人才，电子数据库的系统性能已无法满足电子档案管理业务发展的需求，不重视电子数据库系统的建设、更新与保护管理等工作，在企业财政的电子文档
数据库数字化处理过程中，还存在着公开发布、内容公开、电子数据库保护管理
等方面的困难。

使用的电子档案数据库系统都存在着一定质量不高的技术问题，
包括数据库系统的性能以及对系统故障的排除。

而电子档案数据库系统所使用的
设备总体安全性也无法保障，使得数据库系统的技术支撑在硬体和软件维护上都
比较脆弱。

3、实施电子商务文档数据库数字化经营管理的技术
（1）做好数字化管理系统的电子档案专业培训工作。

加大对专业档案电子
化管理人员的培养工作就显得非常关键，因为目前电子档案系统在档案管理中的
运用，已经形成大趋势。

在实际工程的管理中，熟悉了电子化管理、引进电子档
案专门技能人员等专业知识与技能的电子档案专业人才，并利用此类人员的专业
知识水平，更高效的进行档案数字化管理，以实现电子文档管理作用的巨大发展；另外，相关部门一方面还应加大对电子档案管理工作人员技术能力的培训，既要
训练电子化管理工作的基础技能，也要帮助掌握对财务状况操作的关键要领，以
增强辨别财务状况及数据真伪、准确性的能力，以便于对电子文档数据丢失、遗
漏的情况做出更正确的评估，为电子化管理工作奠定了坚实的人员保证。

另外，
国家财政也要加大在保护已有的档案保管人才同时，也要加大在对财务电子档案
库的电子化管理，以及在对财务电子档案资料库电子化管理等项目中的人员保障，为现有档案保管人才素质的进一步提高，创造更加强大的人员保障。

（2）完善建设与管理电子档案数据库能力。

财政电子档案库还必须依靠系
统建设与服务管理的有效落实，才能确保财政电子档案库的平稳运转。

所以，政
府各机构在电子化管理工作实践中，必须要做好对电子档案数据库系统的研究，
以进一步提高电子档案数据库系统功能的完备性、自动化程度，并根据自身财政
档案管理的具体需求，结合今后的工作发展。

同时，也要及时采取措施解决出现
或可能发生的软硬件系统故障，消除或可能出现系统故障的各类风险，以保证数
据库系统工作平稳可靠，也就必须经常对电子档案数据库系统开展软、硬件维修
检查，建立完备的维修措施，以保证电子化管理工作的有效开展。

4、结束语
综上所述，由于电子档案科技在实际管理工作中的运用在经济信息化时期也
是非常关键，所以电子档案保管工作者需要高度重视，电子档案保管工作者必须
对电子档案保管管理工作中的责任程度不明确、对电子档案科技管理工作能力不高、人员业务素质不高、硬件设施不足、技术手段发展滞后等实际情况的了解。

然后通过整合电子资料的手段，在实际工作的运行中，有效的提升电子档案应用，
进而有效的提升管理水平，改善运行效率，进而建立档案数据库和统计分析体系，利用电子档案信息管理系统。

参考文献
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