分析信息时代下医院档案管理的创新策略

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分析信息时代下医院档案管理的创新策略
尚金涛1，曲艺2，李秀春3
1. 赤峰市第二中医蒙医医院党委办公室，内蒙古赤峰 024000；
2. 赤峰市红山区妇幼保健院医保中心，内蒙古赤峰
024000；3. 赤峰市红山区妇幼保健院麻醉科，内蒙古赤峰 024000
[摘要] 随着信息技术蓬勃发展，档案信息化管理成为势不可挡的趋势。

本文以此为背景，研究信息时代下医院档案管理的创新策略，以期提升医院档案管理水平。

档案管理信息化建设有重要意义，有助于科学调配医院资源，还能促进医院档案信息化发展与服务质量的提升。

然而，就目前情况来看，医院档案管理的信息化建设效果不佳，存在诸多问题，包括档案管理理念具有滞后性、软硬件设施有待充足完备、档案管理人员综合素质低、档案管理制度缺乏系统性等。

为此，本文立足现状，针对这些问题提出具体的创新策略，主要通过创新档案管理理念、加大软硬件建设力度、强化管理人员能力、完善档案管理制度等措施，希望能够为医院档案管理工作的可持续发展给予帮助。

[关键词] 信息时代；医院；档案管理；创新策略
[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2023）09（a ）-0143-04
Analysis of Innovative Strategies for Hospital Archives Management in the
Information Age
SHANG Jintao 1, QU Yi 2, LI Xiuchun 3
1.Party Committee Office, Chifeng Second Traditional Chinese Medicine and Mongolian Medicine Hospital, Chifeng, Inner Mongolia Autonomous Region, 024000 China;
2. Medical Insurance Center, Chifeng Hongshan District Maternal and Child Health Hospital, Chifeng, Inner Mongolia Autonomous Region, 024000 China;
3. Department of Anesthesi⁃ology, Chifeng Hongshan District Maternal and Child Health Hospital, Inner Mongolia Autonomous Region, 024000 China
[Abstract] With the vigorous development of information technology, archives information management has become an unstoppable trend. This article takes this as a background to study innovative strategies for hospital archives man⁃agement in the information age, with a view to improving the level of hospital archives management. The construction of archives management informatization is of great significance, which helps to scientifically allocate hospital re⁃sources, and can also promote the development of hospital archives informatization and the improvement of service quality. However, as far as the current situation is concerned, the informatization construction of hospital archives
management is not effective and there are many problems, including the lagging nature of archives management con⁃cepts, the need for sufficient and complete software and hardware facilities, the low overall quality of archives manage⁃ment personnel, and the lack of systematic archives management systems. To this end, the article is based on the cur⁃rent situation and proposes specific innovation strategies to address these issues, mainly through innovating archives management concepts, increasing the intensity of software and hardware construction, strengthening the capabilities of management personnel, and improving the archives management system, hoping it can help the sustainable develop⁃ment of hospital archives management.
[Key words] Information age; Hospital; Archives management; Innovation strategy
档案管理工作是医院管理工作中至关重要的
组成部分，关系着医院的运营与发展质量。

随着时
DOI ：10.16659/ki.1672-5654.2023.17.143
[作者简介] 尚金涛（1974-），男，本科，研究方向为档案管理。

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代的发展，医院所存储的档案材料越来越多，在这样的背景下，传统档案管理模式逐渐暴露出各种问题，难以满足当下及未来的管理需求。

①纸质档案在存储方面问题重重，容易受到各种环境因素干扰，比如说纸质档案容易受损和丢失，纸质材料保管不当时容易造成档案内容消失；②在后期工作中，查询和利用也比较复杂，比如说当档案过多的时候，找到需要的档案很费时费力，管理上不够灵活。

所以，要想提升医院档案管理质量与水平，必须与时俱进，顺应时代的发展，及时、科学地运用信息技术，这不仅可以减轻档案管理人员工作压力还能提升档案管理实效性，从而为医院的长远与稳定发展奠定可靠的基础。

1 档案管理信息化的重要意义1.1 有助于科学调配医院资源
在档案管理工作中合理运用信息技术，医生在工作中可以快速、及时获取患者的病历信息，并且在结束治疗后往信息系统中录入各项数据，不同部门的工作人员可以通过互联网平台共享档案信息，了解患者的治疗情况。

综合来说，有现代化信息技术作支撑，可以及时归档病历信息，有助于提升档案信息的利用效率，从而为患者提供更好的服务[1]。

与此同时，有信息技术的干预，医院各部门可以实现数据互联、信息共享，这可以避免患者重复性挂号，使患者能够在第一时间得到就诊。

此外，将信息技术运用到医院档案管理工作中，可以解决重复化验、重复建档等问题，这样就能及时把握患者治疗的黄金时期[2]。

而且在信息化时代，医院所有科室只能按照流程化、标准化办事，这样可以合理、科学调配医院所有资源，从而推动医疗事业的良性与可持续发展。

1.2 有助于降低档案管理成本
医院的服务对象是患者，衡量医院综合水平的一项重要指标就是患者就诊的便捷度、满意度等。

既往大多医院患者档案管理方式由纸质档案和半信息化档案组成，其中纸质档案即使用纸张记录的方法，需要专门配备档案室，且纸质档案易损坏，保存时限较短，需要医院投入大量成本维系。

半信息化档案即为借助信息化技术，完成电子版档案，但也仅仅局限于文字版本的档案，在患者各项检查指标以及影像学检查结果上无法对应保存。

而信息化档案在开发之初，以大数据为依托，不仅可以录
入患者个人检查的文字记录，还能实现文本、图像、音频、视频等多种形式档案的一体化留存[3]。

此外，以信息技术作支撑，合理分类、整理档案信息，可以进一步提升医院医疗水平。

运用信息技术可以有效解决由于地区不同而造成的档案信息处理差异性问题，在标准化制度的引导下，医院档案在虚拟的网络中科学、有效互通，患者的就医效率得到了保障，获得较好的体验感，满意度提升，医院服务质量也随之提升。

2 现阶段医院档案管理存在的问题2.1 档案管理理念具有滞后性
先进的管理理念是档案信息化管理成功推进的保障，但就目前情况来看，在部分医院的档案管理工作中，一些工作人员或是习惯了传统的管理方式，在管理档案的过程中仍然沿用传统的管理理念，使用传统的管理模式。

对于档案信息倾向于管理而忽视应用，在工作中过于被动，缺乏主观意识与能动性，抑制了档案价值的发挥。

2.2 软硬件设施有待充足完备
就目前情况来看，或是对档案管理工作不够重视，医院将有限的资金主要投放到医疗业务的发展上，而投入到档案信息化管理工作上的资金很少[4]。

这样一来，档案管理工作没有完备的软硬件作支撑，工作人员在分析、整理以及收集档案信息时无法有效借力信息科技，这会影响医院档案管理的长远与健康发展，档案信息资源的作用与价值也难以有效发挥。

2.3 档案内容存安全风险较高
①当下仍有小部分医院在使用纸质档案，其在
保存方面容易丢失或者损坏，或者凭借个人身份信息即可调取档案。

②半信息化的电子档案，为当下
大部分医院使用的档案储存方法，半信息化电子档案具有传输性、虚拟性等特点，其在安全系数方面较为薄弱，无自动化备份，抵御黑客防护安全系数较低，造成数据丢失和泄露风险较高。

医院档案中存在大部分患者疾病及个人信息，全面且真实地记
录着就诊过程、就诊结果等，私人性质极强，一旦暴露，不仅不符合社会道德要求，也是国家法律法规不能允许的，故此医院档案不仅要做到储备患者病案，方便患者二次就诊，还要高度重视档案管理的隐私性。

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2.4 档案管理人才综合能力有待提高
医院档案管理人员不仅要掌握如何正确保存和管理档案，还要善于从日常管理中总结经验，不断更新自身档案管理知识，也要结合互联网时代特征，学会如何利用信息技术开展档案处理工作，切实提升档案数据深入分析能力，熟悉各种现代化数据体系，一旦信息系统出现故障，可以及时解决，避免出现管理漏洞[5]。

总体来说，也就是互联网背景下要提高档案管理人才的储备，促使医院业务工作与档案管理工作有效衔接，为医院健康可持续发展夯实基础。

3 信息化时代下医院档案管理的创新策略3.1 创新档案管理理念，聚焦信息化管理
信息化时代下，医院档案管理部门及其相关人员必须紧跟时代潮流，树立与时俱进的管理思想，在这个基础上持续优化服务质量，用先进的思想代替传统管理理念。

建立整体思维模式，统筹考虑医院信息化建设的各类要素，完成顶层设计，分步优化。

如将医院软硬件建设作为基础工作，完成资源整合，配合智能化服务项目作为建设目标，集中有限的人力、物力以及财力实现数据赋能和数据赋智，强化信息化建设质量，促使档案数据分析和信息资源部门合作，完成全面化交互[6-7]。

3.2 加大软硬件建设力度，奠定管理基础
充足完备的软硬件设施是医院档案信息化管理的基础与前提，所以必须加大这方面的建设力度。

①医院要重视档案管理工作，尤其在当前这个信息化时代，要认识到档案管理与信息技术融合的必要性，同时做好资金投入规划，为医院档案管理信息化建设提供可靠的资金支撑[8]。

② 医院应根据档案管理需求展开建设工作，比如将规划的资金用于购买相应的硬件设施，并做好定期的保养与维护工作。

同时与软件开发公司合作，给出自己的需求，要求软件公司派专人来医院考察，了解医院档案管理工作特点并给出合理的管理软件系统建设方案，经过审核、测试后展开建设工作[9]。

除此之外，医院应定期邀请软件公司的资深工作人员开展培训工作，尤其当软件更新后，需要做好指导工作，或定期组织医院档案管理人员通过线上平台系统学习软件管理知识与技术，保证每个档案管理人员能够熟悉档案管理系统并且熟练操作，为档案信息化管理工作的顺利开展提供可靠的保障。

3.3 升级电子档案管理系统安全系数
首先关于防止档案丢失、被篡改或销毁方面，可以借鉴国内外先进的医院档案管理系统，重点升级常用表单自动生成和导出、文件关联、移交管理、销毁管理以及自动云端备份。

另外加强四性检测与系统测试，运用加密技术测试档案管理的安全性，是否能够抵挡普通病毒、黑客技术的入侵[10]。

另外定期自动对系统中的数据及应用进行可用性检测，发现异常时及时发出提醒或警报，确保满足电子档案的利用性及安全性。

其次关于建立保密管理机制，医院档案管理部门需要严格控制信息资源利用范围，制订严密的信息发布审核制度，控制访问权限，做好各类电子文件的分级备份管理，如患者需要调取个人就诊档案有两个领取渠道，①需要就诊人本人持身份证到指定部门领取，管理人员需核对患者姓名、身份证号码与就诊单是否一致，身份证照片与领取人是否一致[11]。

②电子审核，申报人登录医院官网，申请领取，通过输入姓名，身份证号并通过人脸审核方可验证通过[12]。

3.4 强化管理人员能力，合理划分档案管理范围
①制订档案层级管理制度。

在医院档案管理
工作中，往往出现同级管理难度大的问题。

信息化时代下，医院应根据实际情况建立合理的责权制度，并且依据医院运营情况出台与之相匹配的责任体系，要求管理人员按照制度认真履行职责[13]。

尤其是填报数据的工作人员，必须保证数据的正确
性、真实性，从而保障档案信息的准确性、完整性[14]。

对档案信息负责，对患者负责。

②医院档案类型各异，不可避免地会涉及到多个部门的工作内容，需要具备一个完整的人才团队和管理体系，管理者明确规定不同档案管理工作人员工作职责，并生成全面的档案目录，确保档案管理高效运行[15]。

通过档案内容执行动态更新，不同工作职责的工作人员每日分门别类的统计和部署档案，借助计算机自动给出的详细列表，完成工作，团队人员分工不同，明确配合，发挥团队优势。

4 结语
综上所述，医院档案管理工作在信息时代下实现创新发展是必由之路，也是不可阻挡的趋势，只有顺应时势，合理借助现代化网络信息技术，做好创新工作，才能提升管理水平，将档案的作用和
（下转第154页）
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（上接第145页）
价值充分发挥出来。

本文依据医院工作的性质以及档案管理特点进行了分析，基于实际情况提出了
具体的、可操作的创新策略，目的就是做好医院档案管理工作，从而推动医院向好的方向持续发展。

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