浅谈Word邮件合并功能快速应用和注意事项

浅谈Word邮件合并功能快速应用和注意事项[摘要] Word和Excel是大家常用的办公软件，尤其是Excel，利用公式和复

制功能，统计和输入数据非常快捷，可是受到网格界面的限制，不能像Word一样文字和数据可随意编排。能不能让两者的优点合二为一呢？下面就来介绍下Word的高级功能之一邮件合并。

[关键词] 邮件合并数据源主文档Word域

邮件合并功能的主旨是利用外部的数据来源（如Excel电子表格、数据库等），在Word文档中自动生成可以自定义格式并能重复使用的专业型文档，以满足打印和显示的需要。但由于此功能操作步骤过多，在细节上容易出现问题，初学者较难掌握。特总结一套快速可行的方法，现在以Excel数据源为例，演示一下实现过程。

1.实现过程（演示软件版本为Office 2003）

1.1新建一个Word文档，打开邮件合并工具栏。操作如下：依次单击Word 菜单栏“视图（V）”→“工具栏（T）” →“邮件合并” (操作完成后，看到显示“插入Word域”字样的工具栏，即为邮件合并工具栏) 。

1.2选择Excel数据源。单击邮件合并工具栏上“打开数据源”按钮，在弹出的”选取数据源”对话框中找出需要合并的Excel数据源，并单击“打开（O）”按钮。选择Excel数据源后，因为一个Excel文档内通常有多个工作表（如：Sheet1）。接着在弹出的“选择表格”对话框中选择具体使用的表，并单击“确定”按钮。

1.3设计主文档样式。完成Excel数据源选择操作后，我们发现邮件合并工具栏上原来不能用的灰色按钮，现在都能启用了。现在可根据需要，在当前空白的Word文档中设计一个打印或显示的文档样式。文档样式应以美观实用为原则。为了方便排版，可先建立一个多行多列的表格，然后在第一个单元格内进行设计。

1.4插入Excel数据源。设计好文档后，将光标移到需要插入数据的空白位置，单击邮件合并工具栏上“插入域”按钮，在弹出的“插入合并域”对话框中，选择相对应的列名并单击“插入（I）”按钮。此刻完成了单个列名数据的插入操作，相应的位置会显示《列名》字样。然后重复步骤依次完成全部列名数据的插入操作。

1.5插入下一记录的Word域。将光标移动到当前设计文档的尾部，单击邮件合并工具栏“插入Word域▼”按钮，→“下一记录（N）”，完成后相应的位置显示《Next Record》字样。现在单个模板设计已完成，为了节约纸张，我们将这段文字复制满整个页面。注意页面末行最后一格的模板内容，需将下一记录的Word域代码删除（即将《Next Record》字样删除），否则会出现新生成的下一页跳过一条记录，即少打一个。

1.6预览效果。单击邮件合并工具栏“查看合并数据”按钮，即可显示最终效果。

1.7合并到新文档。刚才预览的只是单页的效果，要完成全部Excel数据源导入，还需由系统自动生成一个包括所有页面的新文档。操作如下：单击邮件合并工具栏“合并到新文档”按钮。在弹出的“合并到新该文档”对话框中选择“全部（A）”，并单击“确定”按钮。至此整个邮件合并操作过程完成。

2.注意事项

2.1邮件合并工具栏一旦打开后，下次启动Word文档会默认显示，所以再次使用邮件合并功能时可跳过打开工具栏步骤。想要关闭邮件合并工具栏只需与打开工具栏相同的操作。

2.2导入Excel表的格式要求：删除多余的表头，第一列必须为列名，每列不能有合并单元格，表格可以没边框线。

3.插入Word域的高级应用

3.1根据指定条件显示结果。插入If...Then…Else…域，可以根据条件判断的结果插入相应的文本。例如，当Excel数据列“成绩” 的值大于等于60 时，在主文档中相应的位置插入“合格”，否则插入“不合格”。操作如下：主文档中将光标移到需要的位置，单击邮件合并工具栏的“插入Word域▼”按钮→“If...Then...Else （I）...”，在弹出的“插入Word域：IF”对话框中，在“域名（F）”下拉列表框中选择需要的列名（如“成绩”），在“比较条件（C）”下拉列表框中选择条件关系（如“大于等于”），在“比较对象（T）”文本框中输入“60”。然后在“则插入此文字（I）”文本框中输入“合格”，在“否则插入此文字（O）”文本框中输入“不合格”。操作完成后合并文档会显示相应的结果。

3.2根据数据列中的文件路径显示对应的照片。此功能在制作准考证等应用的合并文档时常用到。操作如下：首先定义好Excel 照片路径及文件名列的格式。路径目录格式用\\定义，并保证照片目录（如Photo）和邮件合并的Word文档在同一目录下，格式样例如”Photo\\4200***.jpg”。然后在邮件合并的主文档中将光标移动到需要的位置，单击菜单“插入（I）”→“域（F）…”，弹出“域”对话框后，在“域名（F）”列表框中查找并选择“IncludePictrue”（需向下拖动滚动条方才出现），在“文件名或URL”文本框中输入123，然后单击“确定”按钮。操作完成后相应位置显示×号的图片框。单击选中图片框后按下Shift+F9 ，显示出域代码，即｛INCLUDEPICTURE”123”\* MERGEFORMAT｝。找到123并选中（不要选中引号），然后按照前面插入Excel数据源方法，插入照片列数据。完成后当执行“合并到新文档”操作时，注意合并后新文档的保存路径必须与照片目录在同一位置。如果没有看到照片，按下组合键Ctrl+A选取全部内容，然后按下F9，系统刷新后即可显见。仍不能显见的情况有两种：一是路径不对或没用\\表示。二是照片文件名错或后缀名错。

4.结束语

只要精心设计好主文档的样式，利用邮件合并功能导入Excel等外部数据源，可以为您的工作提供更多便利！