物业公司体系文件使用指南
物业管理系统使用说明书
物业管理系统使用说明书物业管理系统使用说明书1、系统概述1.1 系统介绍1.2 功能特点1.3 目标用户1.4 系统架构2、安装与配置2.1 系统硬件要求2.2 系统软件要求2.3 安装步骤2.4 系统配置3、用户注册与登录3.1 注册流程3.2 登录流程3.3 密码管理4、物业信息管理4.1 新增物业4.2 编辑物业信息 4.3 删除物业信息4.4 物业信息查询5、访客管理5.1 访客预约5.2 访客登记5.3 访客审批5.4 访客记录查询6、报修管理6.1 报修提交6.2 报修派单6.3 报修处理6.4 报修记录查询7、缴费管理7.1 费用项目管理7.2 缴费信息录入7.3 费用查询7.4 缴费记录查询8、维修管理8.1 维修人员管理8.2 维修任务派发8.3 维修任务处理8.4 维修记录查询9、投诉管理9.1 投诉提交9.2 投诉处理9.3 投诉记录查询10、系统维护与更新10.1 数据备份与恢复 10.2 系统日志管理10.3 系统更新与升级11、常见问题解答11.1 无法登录系统怎么办？11.2 如何新增物业信息？11.3 如何查询缴费记录？12、附录12.1 常用术语解释12.2 用户界面说明12.3 系统错误代码附件：法律名词及注释：1、物业管理：指对物业进行综合管理和服务的行为，包括物业维修、访客管理、报修管理等。
2、访客预约：指居民对访客进行提前登记和预约的过程，以便提高社区安全和管理的效率。
3、缴费管理：指对物业费、水电费等费用进行管理和收取的过程。
4、维修管理：指对物业内出现的损坏和故障进行维修和处理的过程。
5、投诉管理：指居民对物业管理中出现不满或问题进行投诉，并由管理人员负责解决的过程。
物业公司管理体系文件全套
物业质量管理体系文件一、目的规钥匙委托管理工作，确保妥善保管好托管的钥匙。
二、适用围适用于特定情况下业主委托保管的钥匙及未入住单位钥匙的管理。
三、职责1、服务处主管负责组织、安排钥匙的管理工作。
2、服务处员工负责依照本程序实施托管钥匙的日常管理工作。
四、程序要点1、管理处可以进行钥匙保管的围(1)开发商交楼后，业主未入住时由开发商托管的钥匙。
(2)特定情况下业主托管的钥匙。
特定情况是指：业主确有实际的生活、工作困难确需托管钥匙，不至于给物业部工作带来额外事端的情况。
2、开发商托管的钥匙(1)物业接管验收工作结束后，物业部可以根据发展商的托管要求接管未入住单位的钥匙。
(2)接管过来的钥匙由服务处员工清楚标明钥匙单位编码并整齐有序的放置在钥匙柜中。
(3)钥匙的发放工作详见《入住管理标准作业程序》3、业主在特定情况下托管的钥匙(1)业主委托保管钥匙时，服务处员工应按《业主托管钥匙委托书》（一式两联）要求填写日期、单位编号、业主XX、钥匙数量、托存原因及领取钥匙的要求等项目。
(2)管理员就特别向业主说明本物业部不承担为业主保管庭财产的责任，业主同意后，请业主在《业主托管钥匙委托书》的“业主签名”栏签名确认。
(3)管理员将《业主托管钥匙委托书》第二联交业主保管。
(4)管理员将《业主托管钥匙委托书》上的有关内容登记在《业主托管钥匙登记表》内，并在托管的钥匙上贴上标有业主XX的标识，然后将钥匙整齐有序的放置在钥匙柜中保存。
4、托管钥匙的管理(1)管理处有维修或空置房管理需要使用托管的钥匙时，由服务处员工在借用人办理钥匙借用手续后，将钥匙交给借用人。
钥匙借用手续的办理程序为：借用人在《借用钥匙登记表》中如实填写借用日期、钥匙编号、数量、预借期、借钥匙原因、借用人联系等内容，然后签名确认。
(2)办理钥匙退还手续时，服务处员工应在核对钥匙数量后，在《借用钥匙登记表》中标注钥匙退还日期，并在“接收人”一栏签名确认。
(3)服务处主管应安排服务处员工根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况，发现借期超过三天不还钥匙者，应致电借钥匙部门或个人催还。
物业公司体系文件管理办法
物业公司体系文件管理办法1目的为体系文件编制、更改、审批、分发、回收和作废处理提供指引，保证文件受控。
2.范围适用于XXXX物业总公司及所属子（分）公司。
3.定义3.1文件：信息及其承载媒体，即指凡被引用作为标准、规范、作业指引等的文件。
3.2标识文件：对文件进行编号，并标记其版本和修订状态的工作。
4.3受控文件：一般是指受到更改的控制，当文件发生更改时，文件使用人所持文件应给予相应更改。
5.4非受控文件：当文件更改时，文件使用人所持的文件不作相应更改。
6.5外来文件：指来自于外部，且与体系运行有关的所有文件；包括：上级来文、外购的法律、法规、规范、标准或客户提供的图纸、规定等。
4.职责5.1各部门1）根据业务需要，提出体系文件新编或修订需求；2）编写或修订属本部门职能范围的作业文件及表格；3）负责对与本部门工作有关的体系文件进行管理和控制。
4.2子（分）公司综合管理部1）为所属公司体系文件管理的归口部门。
2）负责审核各部门提出的体系文件编写与修订需求；3）负责组织编写或修订所属公司的体系文件；4）负责所属公司体系文件的标识、分类、发放、回收、归档及管理工作；5）负责检查监督各部门体系文件受控、执行情况。
6）负责定期或适时组织对所属公司体系文件的评审，并适时对体系文件进行修订。
4.3总公司综合管理部1）为全公司体系文件管理的归口部门。
2）负责制定体系文件的管理细则。
3）负责审核各公司提出的体系文件编写与修订需求。
4）负责组织编写或修订一级体系文件；5）负责检查监督各公司体系文件受控、执行情况。
6）负责定期或适时组织对公司体系文件的评审，并适时对体系文件进行修订。
5.方法和过程控制5.1提出编写或修订需求1.1.1各部门根据工作实际提出编写或修订体系文件的需求。
5.1.2各子（分）公司应根据体系运行状况确定是否需要编写或修订所属公司的体系文件。
5∙13总公司综合管理部门应根据各子（分）公司体系运行状况确定是否需要编写或修订体系文件。
物业质量管理体系文件控制工作程序
物业质量管理体系文件控制工作程序
物业质量管理体系文件掌握程序 1 目的 对与公司质量管理体系有关的文件进行掌握，确保各相关场所使 用文件为有效版本。 2 范围 适用于与质量管理体系有关的文件掌握。 3 职责 3.1 总经理负责批准发布质量手册和程序文件。 3.2 副总经理负责综合部质量手册和程序文件的贯彻落实。 3.3 管理者代表负责审核质量手册和程序文件。 3.4 物业部是文件的主责部门并负责组织对现有体系文件的定 期评审及修改和资源提供。
d〕任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文 件的清楚、易于识别和检索。
4.7.2 文件的作废与销毁 a〕全部失效或作废文件由相关部门资料员准时从全部发放或使 用场所撤出，并标注"作废"字样，确保防止作废文件的非预期使用； b〕为某种缘由需保存的任何已作废的文件，都应进行适当的标 识； c〕对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》， 经管理者代表批准后，由物业部授权相关部门销毁。 4.7.3 文件的复制 复制与质量管理体系有关的文件，由相关部门负责人按规定权限
3.5 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。 3.6 各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收 集、整理和归档等。 4 程序 4.1 文件分类及保管 4.1.1 质量手册和程序文件由综合部备案保存。 4.1.2 第三级文件可分为两类： a〕部门岗位职责，由各相关部门自行保存并报综合部备案存档； b〕其他质量文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质 量打算其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。 由各相应的业务部门保存、使用。 4.1.3 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的 管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等及管理标 准〔部门管理制度等〕部门质量记录文件等，由综合部保存。
物业公司质量体系文件管理工作程序
物业公司质量体系文件管理工作程序物业公司质量体系文件管理工作程序一、目的根据物业公司质量管理体系的要求，建立和规范质量体系文件管理工作程序，以确保文件的合理性、准确性和及时性。
二、适用范围本程序适用于物业公司的所有部门和员工。
三、定义1. 质量体系文件：指规定了物业公司的质量管理体系要求、政策和目标，以及相关管理程序、工作指引和相应记录的文件。
2. 文件控制：指在文件的创建、发布、修订、变更、废止等过程中的管理控制。
四、程序1. 文件的编制（1）质量体系文件应由相关部门或岗位的责任人负责编制。
（2）编制质量体系文件前，应进行必要的调研和资料收集，确保文件内容合理和准确。
（3）编制质量体系文件应根据公司的实际情况和质量管理要求，结合行业最佳实践和相关法规进行编写。
2. 文件的审查和批准（1）编制完成的质量体系文件应提交给质量管理部门进行审查。
（2）审查内容应包括文件的准确性、逻辑性、一致性和可操作性等方面。
（3）审查完成后，质量管理部门应及时反馈审查意见，并要求文件责任人进行修订。
（4）修订后的质量体系文件应重新提交给质量管理部门进行批准。
3. 文件的发布和使用（1）质量体系文件的发布应由文件责任人负责，确保在相关部门和人员中得到充分的传达和理解。
（2）文件的使用应严格按照文件内容和要求进行操作，不得随意变更或超越文件要求。
（3）如有变更需求，应按照文件控制程序进行申请和批准。
4. 文件的修订和变更（1）质量体系文件的修订应由文件责任人负责，修订前应进行必要的调研和资料收集，确保修订内容合理和准确。
（2）修订后的质量体系文件应重新提交给质量管理部门进行审查和批准。
（3）质量体系文件的变更应按照变更控制程序进行申请和批准，变更内容应明确、具体，并及时通知相关部门和人员。
5. 文件的废除和归档（1）质量体系文件的废除应由文件责任人负责，废除时应说明废除理由和废除日期，并及时通知相关部门和人员。
（2）质量体系文件的归档应按照归档规定进行，确保文件的安全性和可检索性。
物业管理系统使用说明书
物业管理系统使用说明书物业管理系统使用说明书1. 简介物业管理系统是一款用于管理和监控物业运营的软件系统。
它基于现代化技术和网络平台，帮助物业管理人员提高工作效率，优化资源配置，提升服务质量。
本文档将详细介绍物业管理系统的功能、操作流程和注意事项，以便用户快速上手使用。
2. 安装与配置2.1 硬件要求- 操作系统：支持Windows、Linux和MacOS等主流操作系统。
- 处理器：推荐使用Intel Core i5或更高配置的CPU。
- 内存：推荐使用8GB或更大内存。
- 存储空间：至少50GB的可用磁盘空间。
2.2 软件安装- 最新版本的物业管理系统安装程序。
- 运行安装程序，按照提示完成安装流程。
- 配置数据库连接参数，确保系统能够正常访问数据库。
3. 用户登录与权限管理3.1 用户注册- 打开物业管理系统登录页面。
- “注册”按钮，填写个人信息并提交注册申请。
- 系统管理员审批用户注册申请，向用户发送登录账号和初始密码。
3.2 用户登录- 打开物业管理系统登录页面。
- 输入登录账号和密码，“登录”按钮。
- 如果登录成功，系统将跳转到用户的个人工作台。
3.3 权限管理- 系统管理员可以设置每个用户的菜单权限和操作权限。
- 在用户管理界面，管理员可以为不同用户组分配不同的权限。
4. 主要功能模块4.1 物业公告- 物业管理人员可以发布物业公告，告知业主和租户有关物业管理的重要信息。
- 业主和租户可以在系统中查看最新的物业公告，了解物业管理的动态。
4.2 报修管理- 业主和租户可以通过物业管理系统提出报修申请。
- 物业管理人员收到报修申请后，可以及时处理和跟踪报修工单的进度。
- 业主和租户可以在系统中查看自己的报修记录和处理状态。
4.3 缴费管理- 业主和租户可以通过物业管理系统查询和缴纳物业费、水费、电费等各种费用。
- 物业管理人员可以费用清单和账单，并通知业主和租户进行缴费。
4.4 安防监控- 物业管理系统可以接入安防监控设备，实时监控小区和大楼的安全状况。
物业管理公司质量体系文件：分供方管理程序
物业管理公司质量体系文件：分供方管理程序1.0目的确保物业公司选择的分供方能提供满足合同要求的物资和服务。
2.0适用范围适用于相关部门采购物资时，对物资供应商(即分供方)和物业管理服务项目分承包方的选择。
3.0职责3.1行政部组织对分供方和物业管理服务项目分承包方进行资格审查、质量审查和档案的建立及管理。
3.2物业管理公司经理负责批准确定合格分供方与分承包方名单，并由经理或其指定人员签署采购或分包合同。
4.0工作程序4.1物资供应商的选择和评审4.1.1供应商的资格要求：a)必须有合格的营业执照，b)供应商提供商品的价格，c)供应的物资必须能保证符合所需物资的型号、规格、质量要求等。
4.1.2各部门(管理处)应拟出符合上述要求的若干家供应商，对其评审等从以下几方面进行：a)供应商的资质，信誉情况，b)供应商的品牌，c)产品样品的评审，d)对比类似产品使用的历史情况，e)对比类似产品的试验结果，f)供应商售后服务状况等。
4.1.1行政部对评审结果进行记录，并将两个以上入选的供应商评审记录报物业管理公司经理确认批准，形成《分供方评审表》。
4.1物业管理服务项目(包括外协加工及制作)分承包方的选择和评审4.2.1分承包方的资格要求a)有合格的营业执照，b)提供的服务能满足本公司管理和质量要求，c)在达到质量要求的前提下，价格适宜。
4.2.2行政部拟定出符合上述要求的若干家分承包方，会同相关部门或人员对其进行初审，内容包括：a)分承包方的资质，信誉情况，b)分承包方的质量保证体系资料(如有)，c)分承包方的技术力量、人员素质。
d)价格，e)有无服务方面的承诺等。
4.2.3行政部对评审结果进行记录，入选的分承包方评审记录由管理者代表确认以后，报物业管理公司经理批准。
4.2.4所有经评估合格的供应方都应列入《合格分供方一览表》中，该名单由物业管理公司经理批准。
4.2.5工程发包由物业管理公司经理负责,应注意：a)工程发包应严格按照投标或定向议标程序和相关规定进行，b)对方提供的业绩及荣誉资料必须进行验证考查作出评审，c)建安工程合同除应有明确的工程范围、工期、质量标准、竣工时间外，还必须明确取费等级、材料设备供应责任、工程造价核定及拨款结算的规定等。
物业管理手册使用指南标准范本
编号：QC/RE-KA6691物业管理手册使用指南标准范本In the collective, in order to make all behaviors have rules and regulations, all people abide by the unified norms, so that each group can play the highest role and create the maximum value.（管理规范示范文本）编订：________________________审批：________________________工作单位：________________________物业管理手册使用指南标准范本使用指南：本管理规范文件适合在集体中为使所有行为都有章可偱，所有人都共同遵守统一的规范，最终创造高效公平公开的的环境，使每个小组发挥的作用最高值与创造的价值最大化。
文件可用word 任意修改，可根据自己的情况编辑。
物业管理手册的使用指南1 管理公司1.1 通过本手册及其支持文件的编制和实施，管理公司可以系统地对物业服务运作进行策划、指导和控制。
管理公司应将本手册的实施监督和修订完善作为其履行管理责任的重要内容，不断丰富和积累物业服务运作的管理经验，持续提升决策和监督水平。
1.2 本手册及其支持文件是管理公司评价各项目所在公司、物业分公司物业管理业务运作效率和规范程度的客观依据，管理公司在审查项目所在公司、物业分公司提交的工作计划、报告，或进行现场检查时，均应评估项目所在公司、物业分公司业务运作过程及其结果与本手册规定的符合程度。
1.3 管理公司物业管理部及其他职能部门在项目开发前期阶段，必须按本手册及其支持文件的规定认真履行其在物业服务领域的具体操作职责。
2 项目所在公司2.1 项目所在公司在项目开发前期阶段履行物业服务领域的具体操作职责，以及对物业分公司的日常物业服务运作实施监督时必须依据本手册及其支持文件的规定。
物业质量体系工作程序文件
物业质量体系工作程序文件一、前言随着城市化进程的不断加速，物业服务质量成为城市日常管理的紧要构成部分。
物业企业需要建立质量管理体系，以规范业务流程，提升服务质量，加强市场竞争力。
本文件旨在为物业企业建立一套完整的质量体系工作程序，实现规范管理，提高服务质量的目的。
二、范围本程序文件适用于全部物业服务企业，包括房屋租赁、物业管理、保洁卫生、安保等相关服务。
三、质量目标1.提高服务质量水平，达到客户充足度的提高；2.提高业务流程透亮度，降低服务供应链成本；3.提高员工素养，实现员工对质量管理的自发性和参加性。
四、质量体系要求1. 工作流程质量体系要求物业企业建立规范的工作流程。
实在包括：（1）业务流程图设计。
通过业务流程图设计，明确服务流程，规范各流程间的关联。
掌控过程中产生的风险和不确定性；（2）流程掌控要点。
在订立服务流程时，应依据实际需要设置掌控要点，以确保服务质量的可控性和稳定性；（3）特别流程标准化。
针对服务中显现的特别情况，订立应急方案和处理流程，依据实际情况实现有效管控。
2. 基础设施评估质量体系要求对基础设施进行评估，实在包括：（1）设施检查。
对物业管理的办公场所、公共设施、维护和修理设备等进行定期检查，保证基础设施的健康、安全和完好；（2）设施维护。
依据检查结果，订立设施维护计划，适时维护和修理更换有问题的设施，确保设施的正常使用。
3. 员工管理质量体系要求员工管理，实在包括：（1）培训计划。
订立员工培训计划和培训材料，定期对员工进行培训，提高员工素养和服务水平；（2）工时管理。
对员工的工时进行管理，确保员工充足规定的工作时间，保证服务的稳定性和适时性；（3）绩效考核。
对员工定期进行绩效考核，对表现优良的员工进行嘉奖，对存在问题的员工进行惩罚或整改。
4. 客户服务质量体系要求建立完善的客户服务体系，实在包括：（1）客户反馈。
建立客户反馈渠道，适时回应客户反馈，了解客户需求，不断完善客户服务；（2）服务质量监督。
物业企业管理体系文件之总说明范本
工作行为规范系列物业企业管理体系文件之总说明（标准、完整、实用、可修改）编号：FS-QG-61229物业企业管理体系文件之总说明General description of the management system documents of real estateenterprises说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。
物业企业管理体系文件总说明一、体系文件的构成及分类生产、研发一级文件二级文件三级文件四级文件对物业管理企业而言，公司的管理体系，基本可由以下四个子系统构成:质量、环境管理体系;营销管理体系;人事行政管理体系;财务管理体系。
其分别对应企业的"生产、研发;营销;人事;财务"五种基本职能。
文件体系分四个层次，"管理手册"为一级文件，"程序文件"为二级文件，"工作手册"为三级文件，"企业标准"为四级文件。
二、体系文件使用指南质量、环境管理体系文件我司提供的质量、环境管理体系文件是将质量管理体系与环境管理体系整合后形成的。
通过认证，符合ISO9001《质量管理体系要求》、ISO14001《环境管理体系》标准要求。
质量、环境手册:ISO9001《质量管理体系要求》、ISO14001《环境管理体系》是通用标准，适用于各种行业、各种组织。
因行业差别，企业、组织需根据自身特点，用行业的语言来理解、描述ISO9001、ISO14001标准条款的要求，从而产生了企业的《质量、环境手册》。
本企业编制的《质量、环境手册》章节号和ISO9001标准基本相同，通过把ISO14001条款映射到ISO9001结构中，将其进行整合。
《质量、环境手册》是企业质量、环境体系的一级文件，通过阅读《质量、环境手册》，可对物业管理行业的服务理念、组织结构、职责职权分配、资源配备、产品(服务)实现过程、环保节能、监测分析和改进方法等有一个整体综合的理解。
物业管理公司体系文件控制工作程序
TJVKWY4.2.3-Z01-F3 《文件借阅登记表》
魏
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本文格式为 Word 版，下载可任意编辑
TJVKWY4.2.3-Z01-F4 《体系文件下发明细》 TJVKWY4.2.3-Z01-F5 《文件领用审批表》</P
魏
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4.5.3 新管理处/部门成立后，品质管理部须对全体人员进行培
门，不须填写《文件发放签收表》，作废表格不须交回品质管理部〕。 训、考核。
4.4.2 各部门领回体系文件后须在七个工作日内完成更换并将
4.6 体系文件的作废处理
旧文件加盖"作废"章后送交品质管理部。品质管理部负责对各部门作废
4.6.1 作废文件均须加盖作废章。如发觉文件名、编号均相同
系文件进行
4.7 体系文件的查阅、借阅
保管。
4.7.1 非本公司人员不得查阅、借阅体系文件。特别状况需经管
4.8.3 任何人不得复印、泄露体系文件，不得擅自携带体系文
理者代表批准。
件外出。
4.7.2 查阅的体系文件不得带离办公区域。借阅须填写《文件借
4.8.4 体系文件发生丢失和短缺时，除追究责任外，重新办理
品质管理部经理审核程序文件、作业指导书、《体系文件下发 明细》，审批质量记录表格 5 个工作日
管理处/部门负责人审核本管理处/部门职员提出的文件编制/ 更改申请
负责保管本管理处/部门领用的体系文件 2 个工作日 持续 品质管理部保管体系文件正本及培训 检查监督各管理处/部门体系文件受控、执行状况 5 个工作日内 准时 各部门对本部门员工进行培训及文件掌握、执行文件发放后 7 个工作日内培训 3.2 文件编制、更改、审核、审批权限 文件类别编制权限更改权限审核权限审批权限 质量手册品质部经理部门主管以上人士管理者代表总经理
物业公司ISO9001三体系管理手册
XXXXXX 物业管理有限公司质量、环境、职业健康安全管理体系管理手册编制依据：GB/T 19001-2016idt ISO9001：2015 GB/T24001-2016idt ISO14001：2015;ISO45001：2018审 核：张三批 准：李四版本编号：SH-SC-2020受控状态：发布时间:2020年X 月X 日实施时间:2020年X 月X 日受控 № 016.1.2.2 危险源辨识、风险评价和控制措施的确定 (21)6.1.3 合规义务 (21)6.1.4 控制措施的策划 (22)6.2 目标和指标及其实施的策划 (22)6.3 变更的策划 (23)7 支持 (24)7.1 资源 (24)7.1.1 总则 (24)7.1.2 人员 (24)7.1.3 基础设施 (24)7.1.4 过程运行环境 (25)7.1.5 监视和测量资源 (25)7.1.6 组织的知识 (26)7.2 能力 (26)7.3 意识 (27)7.4 信息交流、参与和协商 (27)7.5 成文信息 (28)7.5.1 总则 (28)7.5.2 创建和更新 (29)7.5.3 成文信息的控制 (29)8 运行 (31)8.1 运行的策划和控制 (31)8.2 产品和服务的要求 (32)8.2.1 顾客沟通 (32)8.2.2 与产品和服务有关的要求的确定 (32)8.2.3 与产品和服务有关的要求的评审 (33)8.4 外部提供的过程、产品和服务的控制 (33)8.4.1 总则 (33)8.4.3 外部供方的信息 (34)8.5 服务提供 (34)8.5.1 服务提供的控制 (35)8.5.2 标识和可追溯性 (35)8.5.3 顾客或外部供方的财产 (35)8.5.4 防护 (36)8.5.5 交付后的活动 (36)8.5.6 更改控制 (36)8.6 产品和服务的放行 (36)8.7 不合格输出的控制 (37)8.8 应急准备和响应 (37)9 绩效评价 (39)9.1 监视、测量、分析和评价 (39)9.1.1 总则 (39)9.1.2 顾客满意 (39)9.1.3 分析与评价 (40)9.1.4 合规性评价 (40)9.2 内部审核 (40)9.3 管理评审 (41)9.3.1 总则 (41)9.3.2 管理评审输入 (41)9.3.3 管理评审输出 (42)10 持续改进 (43)10.1 总则 (43)10.2 事件调查、不合格/不符合、纠正和预防措施 (43)10.2.1 事件调查 (43)10.3 持续改进 (44)附件1 服务流程 (45)附件2 XXXXXX物业管理有限公司组织机构图 (46)附件3 质量管理体系职能分配表（续表） (48)附件4 管理体系过程清单 (51)附件5 管理手册更改记录 (53)0.1 手册使用说明与管理a) 本手册为公司的受控文件，包含了公司的管理方针和管理目标，由总经理批准后颁布实施，手册管理的所有相关事宜由综合部统一负责，未经管理者代表批准，任何人不得将手册提供给本公司以外人员。
物业管理系统使用手册
物业管理系统使用手册一、简介物业管理系统是一种用于管理和监控房产管理公司或物业公司业务的软件系统。
它为物业管理人员提供了一种高效、便捷的方式来管理业务，包括租赁管理、维修管理、财务管理等。
本手册将详细介绍物业管理系统的使用方法和注意事项。
二、系统登录1. 打开物业管理系统登录页面，输入用户名和密码进行登录。
2. 在登录成功后，系统将跳转到主界面。
三、系统主界面1. 主界面包括导航栏、功能模块、系统公告等。
2. 导航栏可以方便地切换功能页面。
3. 功能模块集成了物业管理系统的各项功能，如租赁管理、维修管理、财务管理等。
4. 系统公告部分通常会显示最新的系统更新和重要通知。
四、租赁管理1. 在租赁管理模块中，物业管理人员可以管理租户信息、合同管理、租金收取等。
2. 新增租户：点击“新增租户”按钮，在弹出的对话框中填写租户信息，保存后即可添加新的租户。
3. 合同管理：在“合同管理”页面，可以查看和管理租赁合同的信息，包括合同期限、租金金额等。
4. 租金收取：物业管理人员可以在系统中记录和管理租金的收取情况，包括每月的租金收入、逾期费用等。
五、维修管理1. 维修管理模块帮助物业管理人员更好地协调和处理物业维修事宜。
2. 新增维修工单：点击“新增维修工单”按钮，在弹出的对话框中填写维修工单的详细信息，包括报修人信息、故障描述等。
3. 维修进度跟踪：在“维修进度”页面，可以查看和更新维修工单的处理进度，以便及时沟通和跟进维修情况。
4. 维修记录：系统会自动记录每个维修工单的处理记录，包括派单人员、维修人员、维修时间等。
六、财务管理1. 财务管理模块可以帮助物业管理人员更好地管理财务，包括收入、支出、费用统计等。
2. 收入管理：记录和管理物业收入的情况，包括租金收入、其他收入等。
3. 支出管理：记录和管理物业支出的情况，包括员工工资、房产维修等。
4. 费用统计：系统能够根据收入和支出数据自动生成财务报表，帮助物业管理人员更好地了解物业的财务状况。
物业管理系统使用手册
物业管理系统使用手册
一、介绍
物业管理系统是一种专门设计用于帮助物业管理公司或个人高
效管理物业的软件。
该系统提供了一系列功能和工具，使物业管理
人员能够轻松管理租赁、维修、账单和其他与物业相关的任务。
本
手册将向您详细介绍物业管理系统的各项功能和操作指南，帮助您
充分利用该系统来提高工作效率和管理效果。
二、系统登录
1. 打开物业管理系统应用程序。
2. 输入您的用户名和密码。
3. 点击“登录”按钮。
三、主界面
物业管理系统的主界面提供了快捷访问和查看各项功能的选项。
1. 仪表盘：显示物业概况、重要通知和其他实时信息。
2. 租赁管理：管理物业单位的租赁情况，包括租金、合同期限等。
3. 维修管理：记录物业维修需求、安排维修人员、跟踪维修进
展等。
4. 财务管理：管理物业收支、生成账单、进行财务报告等。
5. 业主管理：管理物业单位的业主信息、联系方式、服务请求等。
6. 设备管理：管理物业设备的维护、保养、更新等。
四、租赁管理
1. 新增租赁合同
a. 点击“租赁管理”选项卡。
b. 点击“新增合同”按钮。
c. 输入租赁单位信息，包括单位名称、联系人、联系方式等。
d. 输入合同起止日期、租金、押金等租赁条款。
e. 点击“保存”按钮。
物业管理系统使用说明书
物业管理系统使用说明书物业管理系统使用说明书1.简介1.1 目的1.2 范围1.3 定义和缩写词2.系统概述2.1 功能概述2.2 系统结构2.3 技术要求2.4 系统界面3.用户登录与权限管理3.1 注册用户3.2 用户登录3.3 权限管理4.基本信息管理4.1 小区信息管理4.2 房屋信息管理4.3 业主信息管理4.4 工作人员信息管理4.5 设备设施信息管理5.报修管理5.1 报修申请5.2 处理报修5.3 报修记录查询6.缴费管理6.1 缴费项目管理6.2 费用与缴费6.3 缴费记录查询7.访客管理7.1 访客登记7.2 访客记录查询8.文件管理8.1 公告管理8.2 文件和9.安全管理9.1 系统登录验证9.2 数据备份与恢复10.数据统计与分析10.1 用户统计10.2 缴费统计10.3 维修统计11.系统维护与更新11.1 用户管理11.2 系统参数配置11.3 系统更新12.常见问题解答12.1 登录问题12.2 功能使用问题 12.3 系统故障解决13.联系方式13.1 技术支持13.2 建议与反馈附件：本文档所涉及的附件包括：- 样例数据文件- 系统界面截图法律名词及注释：- 物业管理：指对小区或楼宇的日常维护、公共设施管理以及服务平台建设等职能的一种管理形式。
- 业主：指购买或租赁该小区或楼宇内住宅、商铺等物业单位的个人或组织。
- 缴费管理：指对小区或楼宇内的费用项目进行管理、费用和收取费用的流程。
- 报修管理：指对小区或楼宇内报修请求的接受、处理和记录的过程。
- 访客管理：指对小区或楼宇内访客的登记和记录的管理方式。
物业体系文件实施方案
物业体系文件实施方案一、背景介绍。
随着城市化进程的加速，物业管理在社区生活中的作用日益凸显。
为了规范物业管理工作，提高服务质量，保障居民权益，制定一套科学合理的物业体系文件实施方案显得尤为重要。
二、目标设定。
1.建立完善的物业管理制度，规范物业管理行为；2.提高物业服务水平，满足居民需求；3.加强物业安全管理，维护社区安宁；4.促进社区和谐稳定，营造良好的居住环境。
三、具体措施。
1.建立健全的物业管理制度。
制定《物业管理条例》，明确物业管理的基本原则、职责分工、管理程序等内容，为物业管理工作提供明确的依据。
2.加强物业人员培训。
定期组织物业人员参加相关培训，提高其服务意识和专业水平，增强服务能力。
3.完善物业服务设施。
对社区内的公共设施进行定期维护和更新，确保设施的正常使用，提升居民的生活质量。
4.加强安全管理。
建立健全的安全管理制度，加强对社区安全隐患的排查和整改，确保居民的人身和财产安全。
5.加强与居民的沟通与合作。
建立居民委员会制度，加强物业与居民之间的沟通与合作，共同营造和谐的社区氛围。
四、实施方案。
1.制定并颁布《物业管理条例》，明确物业管理的各项规定和要求。
2.组织物业人员参加相关培训，提高其服务意识和专业水平。
3.投入资金，对社区内的公共设施进行维护和更新，提升服务质量。
4.建立安全管理工作小组，定期开展安全隐患排查和整改工作。
5.成立居民委员会，加强与居民的沟通与合作，共同维护社区秩序。
五、预期效果。
1.物业管理工作更加规范，服务质量得到提升；2.居民生活环境得到改善，居住满意度提高；3.社区安全得到有效保障，居民安全感提升；4.社区和谐稳定，居民生活质量得到提高。
六、总结。
通过实施物业体系文件实施方案，可以有效规范物业管理工作，提高服务质量，保障居民权益，营造和谐稳定的社区环境。
希望全体物业人员和居民共同努力，为社区的发展和进步贡献自己的力量。
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物业公司体系文件使用指南
物业公司体系文件使用指南
质量、环境管理体系文件
我司提供的质量、环境管理体系文件是将质量管理体系与环境管理体系整合后形成的。
通过认证，符合ISO9001《质量管理体系要求》、ISO14001《环境管理体系》标准要求。
质量、环境手册：ISO9001《质量管理体系要求》、ISO14001《环境管理体系》是通用标准，适用于各种行业、各种组织。
因行业差别，企业、组织需根据自身特点，用行业的语言来理解、描述ISO9001、ISO14001标准条款的要求，从而产生了企业的《质量、环境手册》。
本企业编制的《质量、环境手册》章节号和ISO9001标准基本相同，通过把ISO14001条款映射到ISO9001结构中，将其进行整合。
《质量、环境手册》是企业质量、环境体系的一级文件，通过阅读《质量、环境手册》，可对物业管理行业的服务理念、组织结构、职责职权分配、资源配备、产品（服务）实现过程、环保节能、监测分析和改进方法等有一个整体综合的理解。
程序文件：《程序文件》对物业管理活动中的重要过程、重要环境因素进行了识别，并告诉每个过程应做什么、什么时间做、什么地点做、由谁来做、为什么要做，如何做，即所谓的5W1H。
程序文件是质量体系中的第二级文件。
接管入伙手册：本手册和以下手册均为质量体系中的第三级文件，基本按专业进行划分。
本手册详细地描述了房屋接管过程与业主入伙过程的5W1H（比程序文件要详细得多），并提供了部分工作标准、方法、流程及验收标准索引等。
工程管理手册：包含房屋修缮、业主装修管理及设备管理三部分内容。
介绍了土建、设备、精装修管理模式、制度及运作程序。
支持《工程管理手册》的文件有《房屋设备使用指南》、《房屋设备保养标准》、《红旗设备检评标准》、《计量器具检定方法》、《节能环保指南》五个企业标准（四级文件）。
《房屋设备使用指南》描述主要（重要）房屋设备的操作方法、使用规程、经济性运行措施等内容，《房屋设备保养标准》为我司企业标准，按”三级保养”详细叙述保养内容及应达到的标准。
《节能环保指南》是ISO14001体系的作业指导书。
清洁绿化手册：实施清洁绿化工作的管理手册。
包括清洁标准、绿化标准、清洁过程控制程序、绿化过程控制程序、清洁检验标准、绿化检验标准。
安全护卫手册：由安全管理、消防管理、车辆管理三大部分构成。
其中物业管理安全护卫全方位管理、消防管理中的人防管理、车辆管理中的辖区和车场管理。
包括部分应急情况的处理，如消防演习、紧急集合等方面。
另对护卫员的职责、纪律、权限、着装方面进行详细说明。
应急手册：识别了物业管理活动中可能出现的紧急情况、灾害、事故，并制定了预防、反应措施及解决方案。
服务手册：广义上讲，物业公司为业主及其物业而进行的全部活动均称为服务，可分为公共服务、专项服务和特约服务。
本手册中的”服务”是指除基础性的公共服务外的专项服务、特约服务及社区文化活动,”客户”指业主及物业使用者等。
本手册是进行专项服务、特约服务、家政服务、社区文化活动及会所管理的指导性文件。
人事行政管理体系
行政管理手册：按照行政管理方法编制而成的，在公司内部管理、资源提供和保障方面作到有文可依。
包括行文规则、档案管理、保密制度、印章管理、车辆管理、督办办法、公共关系、对外宣传等。
人事手册：文件规定了公司对人力资源的需求、识别、招聘、评估、培训、考核、续约、
解聘方面的制度。
对员工待遇、福利、档案方面的管理做出详细说明。
财务管理体系
财务管理手册：财务管理手册是在严格按照国家财务管理制度的基础上编制的适合行业、企业的手册，包括财务人员职责、财务管理、核算体制、各类费用政府标准等。
营销管理体系
市场拓展手册：是企业开拓市场的指导性文件。
感谢您的阅读！。