有效的时间管理.ppt
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时间管理(有效利用)ppt课件
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王晓的半个工作日
时间管理是渗透于企业日常动作中的。一个健康而有效率的企业， 一定是在每个看似简单的细节上都做得非常好的企业。办公室秘书王 晓早上7：30来到办公室，打扫卫生，整理办公室，准备上班。8：20办 公室主任电话指示：“小王，，请你把上周述职工作总结写一下，10 ：30必须做完。”小王表示同意。9：10人力资源李总监说：“小王， 请你帮我搬一下演讲会需要的椅子。”小王非常有礼貌地说：“对不 起，我得先请示一下主任。”11:00总经理打电话给王晓：“小王，后 天上午10点以后，我有没有1个小时的空闲时间？我要约见一位重要客 商。”王晓查了查时间计划表后，对总经理说：“星期四（即总经理 所说的后天，这是经理的习惯，他平常不喜欢用星期几的说法，王晓 对经理的习惯早就摸准了，能迅速映出经理所问的是星期几）上午9点 至10点钟要召开业务汇报会，您以后没有其它安排。但是，会议在10点 钟能否准时结束呢？”电话中总经理沉吟片刻，便决定约请客人于星 期四10点30分来公司会谈。
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---思考----想！
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8
想！
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9
某杂志刊登了一幅漫画，画 中一间办公室门上写着“某 某公司业务经理史密斯”， 办公室的墙上贴着一个字： “想”。画中的经理大人， 双脚高搁在办公桌上，面孔 朝天，不断向上吐着烟圈。 办公室外有两位员工小声嘀 咕：“天晓得史密斯在想什 么！”
下面的评点写的很到位：
80%资源 20%的关健效益
关健效益的20% 80%的发展
.
意大利经济学家、社会学家，洛桑学派的主要代表之一。生 于巴黎，瑞士洛桑大学教授。
国籍：意大利 生于：法国巴黎
推荐：《帕累托最优》
维弗雷多.帕累托（1848年7月15日——1923年8月19日）
《如何高效利用时间》课件
4 缺乏自律
对时间的利用缺乏自律和控制，导致时间的 滥用和浪费。
克服时间浪费的方法
1
设置目标
明确目标和期望，以激励自己克服时间浪费的习惯。
2
制定计划
制定详细的时间表和计划，确保任务有条不紊地进行。
3
使用工具
利用时间管理工具和应用，提高任务管理和时间分配的效果。
实际案例分享
成功创业者
通过合理安排时间和高效管理任 务，成功创办了多家企业。
《如何高效利用时间》 PPT课件
时间管理的重要性
时间管理的定义
时间管理是指合理安排和有效利用利用时间的技巧
1 设定优先级
将任务按重要性和紧急程度划分，优先处理 重要且紧急的事项。
2 制定计划
制定详细的时间表和计划，合理安排每一天 的工作和活动。
3 集中注意力
高效学习者
专业运动员
通过科学的学习计划和时间管理， 取得了优异的学术成绩。
通过严格的训练时间和计划管理， 成为顶级运动员。
总结和要点
重要性
时间管理对提高工作效率和生活品质至关重要。
技巧和方法
设定优先级、制定计划、集中注意力、合理分 配时间等。
克服浪费
设置目标、制定计划、使用工具等。
实际案例
成功创业者、高效学习者、专业运动员等。
避免分心和干扰，专注于每个任务，提高效 率和质量。
4 时间分配
合理分配时间给各种任务，避免过度投入时 间或拖延。
时间浪费的常见原因
1 缺乏计划
没有制定明确的计划和目标，导致时间的浪 费和效率低下。
2 优先级混乱
没有准确判断和区分任务的重要性，导致时 间的错配和浪费。
3 分心和拖延
《时间的有效管理》PPT课件
时间的有效管理
讲 师: 陈 杰
h
1
培训目标
• 我们的时间海绵永远有水 • 我们的时间总是比别人多 • 我们的时间从来都掌握在自己手上
h
2
培训内容
1. 认识时间管理 2. 时间管理不当的因果 3. 如何高效管理自我的时间 4. 时间管理四步走 5. 现在开始行动
h
3
用一个词描述你现在的工作、生活 状况
无效时间管理的原因
1.优先顺序不明确
2.电话打扰
3.缺乏目标计划
4.贪多嚼不烂
5.不速之客
6.无效授权
7.桌面杂乱无章/找不到东西
8.自身惰性/拖延
9.不会说“不”
10.低效的会议
h
12
自我组 织
管理
优先计划 管理
沟通 管理
h
13
• 优先计划管理
• 大石块 • 小石块 • 沙子
• 时间管理通则：
h
34
推荐两个时间管理与工作组织的好 • 周工作计划/工小结具表
• 效率记事本(每日时间安排表)
h
35
(样表)
3月第1周工作计划/小结表(3月3
排序 A+ A AB+ B C
日至3月7日) 时间投入
工作任务/项目
计划完成情况
实际
百分比(%)
/标准
完成
情况
人力行政训练营项目 •审批通过策划案并发出通知;
80/20原则
h
21
时间管理的四步走
（一）确定角色和目标 （二）列出事件清单并排序 （三）制定时间计划及进度表 （四）执行过程中调整和改善
h
22
时间管理—第一步
确定角色和目标:
讲 师: 陈 杰
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1
培训目标
• 我们的时间海绵永远有水 • 我们的时间总是比别人多 • 我们的时间从来都掌握在自己手上
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2
培训内容
1. 认识时间管理 2. 时间管理不当的因果 3. 如何高效管理自我的时间 4. 时间管理四步走 5. 现在开始行动
h
3
用一个词描述你现在的工作、生活 状况
无效时间管理的原因
1.优先顺序不明确
2.电话打扰
3.缺乏目标计划
4.贪多嚼不烂
5.不速之客
6.无效授权
7.桌面杂乱无章/找不到东西
8.自身惰性/拖延
9.不会说“不”
10.低效的会议
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12
自我组 织
管理
优先计划 管理
沟通 管理
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13
• 优先计划管理
• 大石块 • 小石块 • 沙子
• 时间管理通则：
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34
推荐两个时间管理与工作组织的好 • 周工作计划/工小结具表
• 效率记事本(每日时间安排表)
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35
(样表)
3月第1周工作计划/小结表(3月3
排序 A+ A AB+ B C
日至3月7日) 时间投入
工作任务/项目
计划完成情况
实际
百分比(%)
/标准
完成
情况
人力行政训练营项目 •审批通过策划案并发出通知;
80/20原则
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21
时间管理的四步走
（一）确定角色和目标 （二）列出事件清单并排序 （三）制定时间计划及进度表 （四）执行过程中调整和改善
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时间管理—第一步
确定角色和目标:
有效的时间管理 ppt课件
不速之客、某些电话、 会议、信件。
这一象限具有很大的欺骗性，很多事件因为 它紧急而往往被人们误认为是重要的，从而 被它占据了不少时间。
一定要优先去做的事情。
第二象限
第三象限 第四象限
重要而不紧迫
紧迫而不重要 不重要也不紧 迫
第二象限的扩大会使第一象限的事件减少。 而且处理时由于时间比较充足，效果都会比 防患于未然的改善、 较好。 建立人际关系网络、 发展新机会、长期工 很多人更关注于第一象限的事件，这将会使 作规划、有效的休闲。 人长期处于高压力的工作状态下，经常忙于 收拾残局和处理危机，这很容易使人精疲力 竭，长此以往，既不利于个人也不利于工作。
ppt课件
14
6个有效的时间管理方法
1、明确目标（SMART原则） 明确目标不单单是有目标，而且是要让目标达到 SMART标准，这里SMART标准是指：
S——Specific[spi'sifik] ——具体的 M——Measurable['meʒərəbəl] ——可衡量的 A——Attainable[ə'teinəbl] ——可达到的 R——Relevant['relivənt] ——相关的 T——Time-based [taim-beist] ——有期限的
12
时间管理的2个误区和正确认识
误区一： 在最短的时间内 能不能够做最多的事情
正确认识： 在同样的时间内做该做的事情
误区二： 时间管理的对象是“时间”
正确认识： 时间管理的对象是“个人”
ppt课件
13
6个有效的时间管理方法
1、明确目标（SMART原则） 2、排列事件的优先级（事件的四象限） 3、改掉坏习惯（走出舒适区） 4、避免打扰 5、学会说“不” 6、适当授权
【课件】时间管理PPTPPT课件精选全文
协助我们，将大多数时间投 入在能带来更高回报的工作上，结果
=>生产力提高，工作量降低 运用柏拉图原理的三个步骤：
★确认要达成的目标
★确认达成目标下的关键重要活动
★重新安排时间，将更多时间投入在关键重要活动上
.
19
80/20原则
• 在一个特定的组群或团队内,这组群中 一个较小的部分比相对的大部分拥有更 多的价值.
.
10
前言
为什么要做时间管理？
时间管理就是自我管理！
.
11
缺乏时间管理
• 容易感到恢心、愤怒和焦虑
• 没有多大的成就
• 缺乏自尊
• 没有办法真正的享受生活
• 一团糟的状态
.
12
前言
时间管理的理论发展
第一代时间管理理论 第二代时间管理理论 第三代时间管理理论 第四代时间管理理论
.
磨刀不误砍柴工！
时间管理的方法原则
原则三：四象限法则(优先原则） 把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序，从最重要的事做起 每天都这么做
.
25
事关重大者不可受制于细枝末节
优先矩阵 重要：你个人觉得有价值且对你的使命、价---哥德 值观及首要目标有意义的活动。
紧急：你或别人认为需要立刻处理的紧急事
重要
件或活动。
2.权责配合不当，会浪费许多时间，甚至浪 费精力。有些管理者每天都给很多员工做 某件事的责任，却没有授予他们完成指示 的权利。
.
42
权责混淆的解决
1.定期更新所有员工的工作说明，以保证他 们真正的权责得到清楚的界定
2.权责对等 交出职责时一定要授予同等的权利 主动检讨并提供对等的职权
.
43
沟通不良的原因及解决
=>生产力提高，工作量降低 运用柏拉图原理的三个步骤：
★确认要达成的目标
★确认达成目标下的关键重要活动
★重新安排时间，将更多时间投入在关键重要活动上
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19
80/20原则
• 在一个特定的组群或团队内,这组群中 一个较小的部分比相对的大部分拥有更 多的价值.
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10
前言
为什么要做时间管理？
时间管理就是自我管理！
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11
缺乏时间管理
• 容易感到恢心、愤怒和焦虑
• 没有多大的成就
• 缺乏自尊
• 没有办法真正的享受生活
• 一团糟的状态
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12
前言
时间管理的理论发展
第一代时间管理理论 第二代时间管理理论 第三代时间管理理论 第四代时间管理理论
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磨刀不误砍柴工！
时间管理的方法原则
原则三：四象限法则(优先原则） 把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序，从最重要的事做起 每天都这么做
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25
事关重大者不可受制于细枝末节
优先矩阵 重要：你个人觉得有价值且对你的使命、价---哥德 值观及首要目标有意义的活动。
紧急：你或别人认为需要立刻处理的紧急事
重要
件或活动。
2.权责配合不当，会浪费许多时间，甚至浪 费精力。有些管理者每天都给很多员工做 某件事的责任，却没有授予他们完成指示 的权利。
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42
权责混淆的解决
1.定期更新所有员工的工作说明，以保证他 们真正的权责得到清楚的界定
2.权责对等 交出职责时一定要授予同等的权利 主动检讨并提供对等的职权
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43
沟通不良的原因及解决
有效的时间管理PPT课件
2021
时间管理的技巧
3、八十/二十法则： 【百分之八十的价值来自于
百分之二十的事情。】因此， 想创造更多的价值，就得将 80%的时间投注在20%最重要的 事情上。的技巧
4、善用黄金时段： 了解自己每天或每周的
能量周期，辨认身体或精 神的效率状况，发挥更高 的时间效率。
10
时间管理
2021
时间管理的技巧
7、与同事的有效沟通：
工作时间中有75%的 时间是花在与别人的沟通上， 为了能良好地管理时间，要 能与不同个性的人打交道、 合作，并在工作顺序和时间 安排上达成共识。
11
时间管理
2021
时间管理的技巧
8、与上司的有效沟通： 与上司的沟通，要
弄清楚你要去沟通什么， 达到什么目的，对此要学 会小心行事，切莫使上司 有不受尊重的感受。
时间管理
2021
我们今天所处的现状，绝
不单是因你我的【能力差异】 所致；而是选择，让我们变 成真正的自己
15
时间管理
2021
有效的时间管理
1
时间管理
2021
时间有什么特点？
• 无法储存 • 无法替代 • 无法失而复得
2
时间管理
2021
时间管理的障碍
➢做一天和尚撞一天钟 ➢不好意思拒绝别人 ➢“反正时间还早”
3
时间管理
2021
有效时间管理的好处
• 提高效率 • 更高的工作满意度 • 减少紧张与焦虑
4
时间管理
2021
时间管理的技巧
12
时间管理
2021
如何管理时间
1、明确目标 2、分清轻重缓急 3、制定计划 4、立即行动
13
时间管理
时间管理的技巧
3、八十/二十法则： 【百分之八十的价值来自于
百分之二十的事情。】因此， 想创造更多的价值，就得将 80%的时间投注在20%最重要的 事情上。的技巧
4、善用黄金时段： 了解自己每天或每周的
能量周期，辨认身体或精 神的效率状况，发挥更高 的时间效率。
10
时间管理
2021
时间管理的技巧
7、与同事的有效沟通：
工作时间中有75%的 时间是花在与别人的沟通上， 为了能良好地管理时间，要 能与不同个性的人打交道、 合作，并在工作顺序和时间 安排上达成共识。
11
时间管理
2021
时间管理的技巧
8、与上司的有效沟通： 与上司的沟通，要
弄清楚你要去沟通什么， 达到什么目的，对此要学 会小心行事，切莫使上司 有不受尊重的感受。
时间管理
2021
我们今天所处的现状，绝
不单是因你我的【能力差异】 所致；而是选择，让我们变 成真正的自己
15
时间管理
2021
有效的时间管理
1
时间管理
2021
时间有什么特点？
• 无法储存 • 无法替代 • 无法失而复得
2
时间管理
2021
时间管理的障碍
➢做一天和尚撞一天钟 ➢不好意思拒绝别人 ➢“反正时间还早”
3
时间管理
2021
有效时间管理的好处
• 提高效率 • 更高的工作满意度 • 减少紧张与焦虑
4
时间管理
2021
时间管理的技巧
12
时间管理
2021
如何管理时间
1、明确目标 2、分清轻重缓急 3、制定计划 4、立即行动
13
时间管理
有关管理时间的ppt课件
故事二：巴菲特的时间管理
巴菲特注重时间管理，通过简化生活和聚焦核心事务， 实现了卓越的投资业绩。
感谢观看
THANKS
04
时间管理工具
时间管理应用程序
01
02
03
Todoist
一款功能强大的待办事项 和任务管理应用，支持多 种平台同步，具有提醒功 能和协作功能。
Google Calendar
一款日历应用，可以方便 地创建、安排和管理日程 ，支持与他人共享日历和 邀请参加活动。
Any.do
一款待办事项和任务管理 应用，具有语音识别功能 ，可与同事或朋友共享任 务和提醒。
制定明确计划，确保项目按时完成
腾讯在项目管理中注重时间管理，制 定详细计划并确保项目按时完成，提 高了企业的竞争力。
时间管理成功故事和经验分享
故事一：李嘉诚的时间管理
合理分配时间，追求高效工作与生活平衡
李嘉诚作为成功的企业家，通过合理分配时间，既保证 了高效的工作，也享受了美好的生活。
简化生活，聚焦核心事务
在此添加您的文本16字
利用工具，简化时间管理
在此添加您的文本16字
王磊使用时间管理工具和软件，如日程表、提醒等，有效 管理自己的时间，提高了工作效率。
企业时间管理案例
案例一：阿里巴巴的时间管理 优化流程，提高团队协作效率
阿里巴巴通过优化内部流程和时间管 理，提高了团队协作效率，实现了快 速发展。
案例二：腾讯的时间管理
计划和任务管理工具
Asana
一款团队协作工具，适用 于项目管理、任务分配和 跟踪，支持与多个成员协 作完成任务。
Trello
一款灵活的看板式任务管 理工具，适用于各种项目 和任务管理场景，支持自 定义字段和标签。
个人时间管理(PPT-34页)
注意事項
➢ 完全不要分類 ➢ 相關文件可用相同編號（如：某專案計畫；但盡量少
） ➢ 櫃內可放雜誌整理盒（塑膠、兩側空） ➢ 文件亦可放入「透明夾」或「檔案夾」內
➢ 現在開始採用（以前的檔案先不管）
為何有效？簡單、經濟、有效（快速、找得到）
学习改变命运,知 识创造未来
个人时间管理(PPT 34页)
策略9：以「編號搜尋法」法整理名片
➢ 如：校規、公司規定、上司指示、交通規則、帳單繳費
兩個選擇：Right、Win Right：浪費時間，且失去信任、金錢、升遷、面子
学习改变命运,知 识创造未来
个人时间管理(PPT 34页)
策略15：減肥的效率
学习改变命运,知 识创造未来
每天減0.2公斤，週六、日除外（目標明確） 購買電子磅秤（可以衡量） 每天早上起床上完廁所量體重（準確衡量）；
策略10：絕不半途而廢
我撰寫《留學生英語》的親身經驗 中期目標不可半途而廢 在棒球比賽裡，得分不是取決於安打的數目，
而是取決於奔回本壘的次數
学习改变命运,知 识创造未来
个人时间管理(PPT 34页)
策略11：一氣呵成
分次處理的缺點 ‧寫作、寫報告要一氣呵成 ‧學習電腦一氣呵成 ‧養成一氣呵成的習慣 ‧事後獎勵
学习改变命运,知 识创造未来
个人时间管理(PPT 34页)
策略1：設定明確的目標
時間管理的目的
➢ 將時間用在與目標相關的工作上
目標
➢ 未來某個時間想要達到的一個特定、可以衡量的結果 ➢ 目標越明確、越可衡量，你越知道如何去找資源、找機會
來完成它
目標的種類
➢ 時間：短期、中期、人生 ➢ 對象：健康、家庭、工作、學習、公益、娛樂
有效的时间管理(PPT页)
•
人生得意须尽欢，莫使金樽空对月。21:51:0721:51:0721:511/21/2021 9:51:07 PM
•
做一枚螺丝钉，那里需要那里上。21.1.2121:51:0721:51Jan-2121-J an-21
•
日复一日的努力只为成就美好的明天 。21:51:0721:51:0721:51Thur sday, January 21, 2021
6、适当授权
授什么权？ 领导者由下属授权，必须明确哪些权力可以下授，哪些权力不能 下授。领导者的权力保留多少，要根据不同任务的性质、不同环 境和形势以及不同的下属而定。
可下授的权力：
应保留的权力：
№1 分散领导者精力的 事务
№2 工作上下都得支配 或可分担的边际权 力
№3 因人因事而产生的 机动权力
员工奖”目标，它就对应着许多量化的指标——出勤、业务量等。
可达到的（Attainable） 这里的可达到有两层意思：一是目标应该有能力范围内；二是目标
应该有一定难度。一般人在这点上往往只注意前者，其实后者也相当重 要。如果目标经常达不到，的确会让人沮丧，但同时也应注意：太容易 达到的目标会让人失去激情。
课程目标
一．了解时间管理能力 的8个负面表现
二．认识时间管理的2个 误区并正确认识时 间管理
三．掌握6个有效的时间 管理方法
时间管理能力的8个负面表现
1、目标不清
5、完美主义
2、患得患失
6、精力无法集中
3、拖延
7、有求必应
4、逃避
8、事必躬亲
时间管理能力的8个负面表现
1、目标不清
如果个体不知道自己要 做什么，时间管理就完 全没有意义，不能朝向 一个目标发挥自己的潜 能和精力也许是时间管 理中最大的错误
有效的时间管理培训 课件(共33张PPT)
客观因素
·电话干扰，不能集中工作 ·别人打扰，要放下重要的工作 ·工作优先次序不明，重要工作未能按时完成 ·多项重要工作须同时处理时间出现冲突 ·工作设施不足,引起不便，拖慢工作进度 ·人手不足，工作不能妥善分配 ·不妥善处理文件造成资料遗失 ·无力拒绝要求，不能兼顾个人工作
主观因素
·不能有效授权 ·时间估计不切实际,未能有足够时间完成工作
3.1、时间管理的要诀
第一代
时间管理理论的发展
第二代
第三代
利用便条和备忘录
强调日历与日程表
讲求优先顺序
第四代
以原则为重心，着眼 个人计划，兼顾重要 性和紧急性，强调效
果和效率齐头并进
1、时间管理的要诀
找出时间失控的征兆
• 做了根本不需要做的事；做了能够由别人做/应该由别人做的事
客观分析问题的原因
1.2、时间管理的本质
• 时间管理的本质是选择管理 • 80%的效益来自于20%的工作—掌握关键
• “我没有时间”，其实只是一个藉口
二 有效时间管理的好处
与障碍
Tow
2、有效时间管理的好处
提高效率
更高的工作满意度
人际关系的改善
减少紧张与焦虑
金币时间管理法，将时间 合理划分，可以拆解为半 小时，每高效完成一件事 情所有时间是半小时，可 以奖励自己一枚金币，一 天下来看看累计多少金币
!
·把每天要做的事情列一份清单 ·确定优先次序，从最重要的事情开始做起
·每天都这么做
3.2、时间管理的步骤
组织及授权
改善管理习惯
自我约束
控制进度
➢ 充分准备 ➢ 促进合作 ➢ 责权清晰 ➢ 适当人选
➢ 处理电话干扰 ➢ 应付不速之客 ➢ 改善拖延的习惯 ➢ 整理文件 ➢ 有效地进行会议
·电话干扰，不能集中工作 ·别人打扰，要放下重要的工作 ·工作优先次序不明，重要工作未能按时完成 ·多项重要工作须同时处理时间出现冲突 ·工作设施不足,引起不便，拖慢工作进度 ·人手不足，工作不能妥善分配 ·不妥善处理文件造成资料遗失 ·无力拒绝要求，不能兼顾个人工作
主观因素
·不能有效授权 ·时间估计不切实际,未能有足够时间完成工作
3.1、时间管理的要诀
第一代
时间管理理论的发展
第二代
第三代
利用便条和备忘录
强调日历与日程表
讲求优先顺序
第四代
以原则为重心，着眼 个人计划，兼顾重要 性和紧急性，强调效
果和效率齐头并进
1、时间管理的要诀
找出时间失控的征兆
• 做了根本不需要做的事；做了能够由别人做/应该由别人做的事
客观分析问题的原因
1.2、时间管理的本质
• 时间管理的本质是选择管理 • 80%的效益来自于20%的工作—掌握关键
• “我没有时间”，其实只是一个藉口
二 有效时间管理的好处
与障碍
Tow
2、有效时间管理的好处
提高效率
更高的工作满意度
人际关系的改善
减少紧张与焦虑
金币时间管理法，将时间 合理划分，可以拆解为半 小时，每高效完成一件事 情所有时间是半小时，可 以奖励自己一枚金币，一 天下来看看累计多少金币
!
·把每天要做的事情列一份清单 ·确定优先次序，从最重要的事情开始做起
·每天都这么做
3.2、时间管理的步骤
组织及授权
改善管理习惯
自我约束
控制进度
➢ 充分准备 ➢ 促进合作 ➢ 责权清晰 ➢ 适当人选
➢ 处理电话干扰 ➢ 应付不速之客 ➢ 改善拖延的习惯 ➢ 整理文件 ➢ 有效地进行会议
有效的时间管理PPT课件
16
6个有效的时间管理方法
1、明确目标（SMART原则）
相关的（Relevant） 这里的“相关的”是指与现实生活相关，而不是简单的“白日梦”。
有期限的（Time-based） 是指目标必须确定完成的日期。在这一点上，不但要确定最终目标的
完成时间，还要设立多个小时间段上的“时间里程碑”，以便进行工作 进度的监控。
竭，长此以往，既不利于个人也不利于工作。
不速之客、某些电话、 会议、信件。
这一象限具有很大的欺骗性，很多事件因为 它紧急而往往被人们误认为是重要的，从而 被它占据了不少时间。
阅读令人上瘾的无聊 小说、收看毫无价值 这一象限的事件占用的是休闲时间。 的电视节目等。
.
19
瓶 子 的 启 示
.
20
.
17
6个有效的时间管理方法
2、排列事件的优先级（事件的四象限） 重要度
第二象限 重要而不紧迫
第一象限 重要且紧迫
第四象限 不重要也不紧迫
第三象限 紧迫而不重要
紧迫性
.
18
6个有效的时间管理方法
2、排列事件的优先级（事件的四象限）
象限
第一象限
第二象限
第三象限 第四象限
描述
重要且紧迫
重要而不紧迫
紧迫而不重要 不重要也不紧 迫
.
6
时间管理能力的8个负面表现
3、拖延
拖延的三个特征： （1）拖延是一种自愿的行为，
既不是胁迫的不得已行为， 也不是因为突发事件而导 致的客观延误；
拖延是一种常见的心理现象， 人们或多或少地存在拖延行 为，这种拖延行为导致诸多 不良后果。最大的危害就是：
不急的事情一经拖延 之后往往变成紧急的 事情。
时间管理ppt课件
时间跟踪工具
秒表和计时器
用于精确计算时间，适用于工作 、学习或个人活动的时间管理。
时间追踪应用程序
如Toggl、Harvest等，帮助记录 工作时间和活动时间。
番茄工作法
一种时间管理技术，将工作分解成 25分钟的块，每个块后有5分钟的 休息时间。
计划和调度软件
Project Management Software
未来发展方向和趋势预测
发展方向
随着科技的不断进步，时间管理工具和方法也在不断演变。预计未来将有更多智能化、个性化的时间管理工具出 现，以满足不同领域和行业的需求。同时，随着全球化和互联网的普及，跨文化沟通和协作也将成为时间管理的 重要方面。
趋势预测
未来时间管理的发展将更加注重人的因素，包括情感、心理状态、健康状况等对工作效率的影响。此外，随着大 数据和人工智能技术的应用，时间管理将更加智能化和个性化，人们将能够更好地了解自己的工作习惯和需求， 并据此制定更有效的计划和策略。
02
分解任务和时间管理
将任务分解为小的部分，并为每个任务设置截止日期，这有助于你更好
地管理时间并逐步完成任务。
03
采用番茄工作法
番茄工作法是一种有效的时间管理技巧，它将工作时间划分为25分钟的
工作阶段，之后休息5分钟，重复进行四个阶段，以增加专注力和效率
。
管理社交媒体和在线时间
设定时间限制
为自己设定在社交媒体和在线平 台上花费的时间，并尽量遵守限
优先级排序
01
02
03
重要且紧急
这类任务应立即处理。
重要不紧急
这类任务应安排在优先级列表 的前列。
不重要但紧急
这类任务可稍后处理。
04
相关主题
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时间管理
如何有效进行会议?
• 没必要不开会
• 电话会议 • 明确目的
• 必要的人参加、准时
• 用日程安排，紧扣主题 • 控制讨论及进程 • 结论简单明了，措施可行 • 书面记录、跟进行动
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时间管理
掌握时间管理要诀-开发时间领域
42
时间管理
开发时间领域
• 提高阅读能力
• 加强决策能力 • 使用工具
废纸撒落在 地上
时间管理
清理办公桌
只打开正在 使用的文件 电话伸 手可及 文件都是最 新的 只保留当前 的来函文件 发函文件 经常清理 常用文档靠 近办公桌
无用的东西 及时清除
39
最频繁使用的文 档极易拿到
时间管理
处理文件
• 紧急：立即处理
• 不紧急：待处理
• 只摆放目前手头需要处理的文件 • 每天都清理，扔掉／存档已处理文件
时间管理
时间失控的根源
• 做了根本不需要做的事 • 做了能够由别人做/应该由 别人做的事 • 因考虑不周而耗时过多 • 不能惯彻，致使重复工作 • 缺乏计划/组织/授权/控制 • 没有人愿意承认浪费了别人 的时间
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时间管理
掌握时间管理要诀— 改善管理习惯
计划 组织与授权 控制进度 自我约束
16. 定时检讨时间的运用，永远寻找更大发挥时间价值的方法 17. 如不能确定你会做什么就避免带作业回家
18. 弄清问题才去做
19. 把事情做得足够好，避免过份的完美主义 20. 养成记笔记组织思路的习惯
52
时间管理
学以致用
马上行动！
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时间管理
8. 确立你不希望被打扰的时间
9. 一次只做一件事 10. 如果你开始做一件事，尽可能做完它
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时间管理
时间管理金科玉律（续）
11. 做好电话沟通的计划 12. 在工作效率低时做几次小休的安排 13. 用固定的时间/会议与下属讨论日常事宜 14. 有选择，要学会拒绝
15. 在同一地方收集你所有的想法
与”美儿”电话聊天—30分钟 与朋友电话聊天—工作信件未完成 同事突然到访闲谈—未能恰当婉拒 会议未做准备—开会时失控—超时工作
办公桌文件十分凌乱,
虽有秘书协助,忙碌时间还亲自接听电话 迟到赴会
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时间管理
梁美儿问题征兆
电话聊天 遇到同事有需要,便毫不考虑个人的工作时间 个人工作未能按时完成—超时工作
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时间管理
行动计划
找出你的时间障碍，并确定改善方法及行动
´ ±´´° ´
´´〃 ´〃 ¨´ °´´
50
时间管理
时间管理金科玉律
1. 设立有挑战但可实现的目标 2. 设定所有工作的完成期限 3. 建立固定的日常工作模式 4. 在精力最充沛时做最用脑力的工作
5. 不要推迟你不喜欢但重要的事情
6. 不重要的事迟一点做 7. 分析你在时间管理方面的障碍
6
时间管理
成 功 的 启 示
生活现状
• 生活越来越忙碌 • 工作压力日甚一日
成功的要求
• • • • 做得更多更好 使用资源更少更简 加快脚步永往直前 走在他人的前面
7
时间管理
时间的机会成本
• 时间 = 金钱
• 一小时看电视 = 一小时不阅读报纸
• 一小时与人闲谈 = 少了一小时的工作
• 机会成本与个人成就 • 机会成本与机构成效
找出时间失控的征兆 客观分析问题的原因 检讨你的工作目标及内容
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时间管理
陈经理工作分类
工作项目分类 浏览文件 处理邮件(拆阅及答复) 写会议记录 聊天（包括电话及同事） 接听电话 提点职员祖儿 个人事项及休息
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处理次数 3 4 4 4 5 2 2
所费时间(分钟) 23 40 49 28 23 28 10
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时间管理
改善管理习惯—计划
定立目标 确定优先处理顺序
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时间管理
定立目标的意义
• • • • • • • 更有效地实现目标 改进绩效 提高你实现目标的动机 提高你对成就的自豪和满足 提高自信心 消除止步不前和不高兴的想法 更有效地利用时间
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时间管理
确定优先处理顺序
下面哪些做法是对您的描述：
时间管理
处理优先次序(续）
分析工作的轻重缓急
重要 用大多数时间 ３ 不急 首先处理 １
急 最好别做
４ ２ 尽量少做 尽可能委派 给下属
或有时间再做 不重要
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时间管理
确定处理优先次序
• 上司和你在工作的优先顺序上可能会 有所不同---澄清您的工作目标和您 的老板保持一致 • 工作的优先顺序会变化，所以需要在 每天开始时重新进行评估。
您的时间值多少钱？
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时间管理
时间管理的本质
• 时间管理的本质是选择管理 • 80%的效益来自于20%的工作—掌握关键 • “我没有时间”，其实只是一个藉口
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时间管理
有效时间管理的好处
• 提高效率
• 更高的工作满意度
• 人际关系的改善
• 减少紧张与焦虑
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时间管理
时间管理的障碍
电话干扰,不能集中工作 别人打扰,要放下重要的工作 工作优先次序不明,重要工作未能按时完成 多项重要工作须同时处理,时间出现冲突 工作设施不足,引起不便,拖慢工作进度 人手不足,工作不能妥善分配 不妥善处理文件,造成资料遗失 无力拒绝要求,不能兼顾个人工作 拖延工作,把重要工作押后,影响工作进度
• 把不太重要的事集中起来办 • 避免将整块时间拆散 • 4D原则
46
时间管理
4D原则
• Do it now（亲自做）： 不能丢掉不管、不能拖一拖再 办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。 • Delegate it（授权）： 学会授权，将能派出去的事尽 量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。 • Do it later（稍后再办）： 把一些偏离目标的精神情 绪活动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一 边，待有空时再去处理。 • Don’t do it（丢掉不管）： 把一些与目标无关的事，无 效益的事，应差的事丢掉不管
• 越是接近自己目标的工作，集中、重 点地处理就越重要
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时间管理
通过计划帮您有效利用时间
1、把每天要做的事情列一份清单 2、确定优先次序，从最重要的事情 开始做起 3、每天都这么做
认清主要工作目标，围绕主要工作目标 安排轻重缓急
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时间管理
练
´´´ í´´
习—日工作计划
´´´ ´´ ±´ ´´´´ ò ±´ ´
有 效 的 时 间 管 理
1
时间管理
培 训 目 标
在完成本课程后，参加者将能： • 了解时间管理失控的问题 • 知道时间失控的原因
• 掌握时间管理的基本技巧
2
时间管理
培训内容概要
• • • • • • • • • • • • 时间的特点 时间管理的含义 时间管理的本质 有效时间管理的好处 个人时间管理方式评估 时间管理的障碍 时间管理不善的征兆和原因（录像） 掌握时间管理的要诀（录像） 时间管理的步骤 时间管理一些值得注意的要点 时间管理理论的发展 时间管理金科玉律
• 训练下属提高工作效率，授权
• 定时运动，适时正确地摄取营养，保持健康 • 增广见闻，拓宽视野
• 早起晚睡
• 根据个人的节律安排时间
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时间管理
根据个人节律安排时间
• 记录你的体力和脑力状况的高峰时间，了解它 们持续的时间长度 • 将要求最高的重要任务，安排在每天体力和脑 力的高峰期 • 将休息时间安排在精力不济之时，以重新振作
整理文件
有效地进行会议
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时间管理
有效地打电话
• 像准备会议一样准备你的电话 • 集中打电话。如果一个号码占线，
试完其他号码再重拨
• 按照一定的优先顺序打电话 • 掌握并主导交谈 • 简短，节省自己和他人的时间
33
时间管理
有效地接听电话
• 让秘书先处理，减少不重要的电话
• 询问需要多长时间 • 转给可以处理的人 • 集中精力，有效聆听 • 控制接听时间 • 留言电话
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时间管理
改善管理习惯-组织及授权
充分准备 促进合作 责权清晰 适当人选
30
时间管理
改善管理习惯—控制进度
定出完成时间 安排跟进
帕金森定律表明，工作往往会越拖越长， 最终耗尽所有可用时间。
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时间管理
改善管理习惯—自我约束
处理电话干扰 应付不速之客
改善拖延的习惯
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时间管理
时间管理的障碍(续）
不能有效授权 时间估计不切实际,未能有足够时间完成工作 信息不足/不正确/延误 沟通失误/不足 犹豫不决 职权不清 缺乏自律 急于求成
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时间管理
时间管理的障碍分类
我能够控制 的因素 我不能控制的 因素
我能够影响 的因素
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时间管理
王延亮问题征兆
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时间管理
如何改善拖延的习惯?
• 工作计划
• 贯彻完成
• 定期检讨
• 化整为零
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时间管理
整理文件--从清理办公桌开始
备忘录和宣 传品放在电 脑上 重要联系人 名单贴在电 脑上 电话机被纸 张淹没了
废纸溢出未 清理
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阅读文件塞 入文档中被
文件柜中充 斥着无关的 资料
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时间管理
时间有什么特点？
• 宝贵—一寸光阴一寸金，时间就是生命 • 均等—没有人拥有比你更多/更少的时间 • 不可再生—失不再来