档案管理流程及制度
文件档案管理制度流程(7篇)
文件档案管理制度流程(7篇)文件档案管理制度流程(7篇)在社会经济不断繁荣富强的今天,无论是什么工作的管理,都少不了规章制度的制定。
那么,你真正懂得怎么制定制度吗下面是由小编给大家带来的文件档案管理制度流程7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度流程篇1一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。
各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。
凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。
秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。
档案管理制度及流程总则
第一章总则第一条为加强档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在服务国家、服务社会、服务单位的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的各类档案，包括文书档案、科技档案、声像档案、电子档案等。
第三条档案管理工作应当遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的全面、系统、连续，不得遗漏、损毁和伪造；2. 准确性原则：档案内容应当真实、准确，不得篡改、删减；3. 安全性原则：确保档案的物理安全和信息安全，防止档案的丢失、损毁和泄密；4. 利用性原则：充分发挥档案的作用，提高档案的利用率；5. 规范性原则：档案管理工作应当规范化、制度化。
第二章组织机构及职责第四条本单位设立档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。
第五条档案管理部门的主要职责：1. 贯彻执行国家档案法律法规和方针政策；2. 制定档案管理制度及流程，并组织实施；3. 组织开展档案的收集、整理、鉴定、统计等工作；4. 负责档案的保管、保护和修复工作；5. 提供档案的查阅、复制、咨询等服务；6. 对档案工作进行监督检查，确保档案管理制度及流程的落实。
第六条各部门、各岗位应指定专人负责档案管理工作，协助档案管理部门开展工作。
第三章档案收集与整理第七条档案收集工作应当遵循以下要求：1. 按照档案分类标准，全面收集各类档案；2. 对收集的档案进行审查，确保档案的完整性、准确性和安全性；3. 对收集的档案进行登记，建立档案登记簿。
第八条档案整理工作应当遵循以下要求：1. 按照档案分类标准，对收集的档案进行分类；2. 对分类后的档案进行编目，建立档案目录；3. 对档案进行装订、编页、装盒等整理工作；4. 对整理好的档案进行质量检查，确保档案的整理质量。
第四章档案保管与保护第九条档案保管工作应当遵循以下要求：1. 按照档案保管要求，选择合适的档案保管场所；2. 对档案进行定期检查，确保档案的完好；3. 对档案进行防潮、防霉、防虫、防鼠等保护措施；4. 对重要档案进行备份，确保档案的备份安全。
2023单位档案管理制度及流程
2023单位档案管理制度及流程2023单位档案管理制度及流程精选篇1第一章总则第一条为了加强公司各类档案的系统管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，结合公司实际情况，特制订本制度。
第二条凡公司、各部门在工作中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须集中管理，任何部门、和个人不得据为已有。
第二章档案管理体制第三条1、统一管理原则：公司档案实行统一管理，任何部门和个人不得把公司档案资料据为己有。
2、保守秘密原则：员工都有保守档案秘密的义务，维护公司利益，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的档案机密。
第四条公司档案分为：文书档案、财务档案、各项规章制度档案、工程技术档案各项目资料、图纸资料、建设工程、拆迁档案等其他资料。
1、与公司财务有关的资料由财务部保管。
未经董事长许可，任何人不可动用。
2、有关文书、各项规章制度方面的资料，由办公室保管。
3、设计方案、施工图、设计变更、监理、洽商、设备厂家的资质文件及其往来资料以及设计院、勘察单位之间往来资料、采购的设备、材料说明书、检验报告、质量保证书等，由工程部自行归档保管。
4、销售部方面资料：由销售部保管对外签定的广告、策划合同等。
销售人员在合同签署完毕后，办公室应保留一份售楼商品房合同样本，永久保存。
5、前期部方面资料：项目立项申报资料、征地、拆迁批复、国土规划、城市规划、政府及主管部门批文、复函、证件等前期技术资料，由前期部自行归档保管。
6、拆迁部方面资料：征地、拆迁批复等文件资料，由拆迁部自行归档保管。
7、各部门向办公室移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。
归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。
第五条各部门形成的文件材料等由本部门负责归档管理，办公室有责任对各部门的档案管理工作进行监督和指导。
第六条因工作变动或因故离职时，应将文件材料交接清楚，才能离职。
第三章档案的归档范围第七条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。
物资部档案管理制度及流程
一、目的为规范物资部档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高物资管理效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司物资部在日常工作中形成的各类档案，包括采购、仓储、配送、报废等环节的档案。
三、档案分类1. 采购档案：包括采购计划、招标文件、投标文件、合同、验收报告、付款凭证等。
2. 仓储档案：包括入库单、出库单、库存报表、盘点报告、维修保养记录等。
3. 配送档案：包括配送计划、配送单、运输凭证、配送费用结算单等。
4. 报废档案：包括报废申请、报废审批、报废处理、报废费用结算等。
四、档案管理流程1. 档案收集（1）物资部各部门在产生档案时，应按照档案分类要求，及时收集整理档案。
（2）收集的档案应真实、完整、准确，并符合国家档案管理规范。
2. 档案归档（1）档案收集完成后，由档案管理员进行审核，确保档案质量。
（2）审核合格的档案，按照档案分类要求进行归档。
（3）档案归档时应注明档案名称、编号、页数、归档日期等信息。
3. 档案保管（1）档案管理员负责档案的保管工作，确保档案安全。
（2）档案应存放在通风、干燥、防潮、防火、防盗的专用档案柜中。
（3）档案柜应定期进行清理、消毒，保持档案柜内清洁。
4. 档案利用（1）档案利用需经档案管理员审批，确保档案信息安全。
（2）档案利用者应爱护档案，不得随意涂改、损坏、丢失档案。
（3）档案利用完毕后，应立即归还档案。
5. 档案销毁（1）档案销毁需经公司领导审批，确保档案销毁合法、合规。
（2）档案销毁前，应进行清理、核对，确保档案完整。
（3）档案销毁后，应做好销毁记录，并存档备查。
五、档案管理职责1. 档案管理员：负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
2. 物资部各部门：负责档案的生成、收集和归档工作。
3. 公司领导：负责审批档案销毁工作。
六、奖惩1. 对在档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理制度，造成档案丢失、损坏、泄露等行为的个人，给予通报批评、经济处罚等处理。
纸质档案管理制度及流程
第一章总则第一条为加强纸质档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有纸质档案的管理工作。
第三条纸质档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得随意销毁或篡改档案；2. 准确性原则：档案内容必须真实、准确，反映实际情况；3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全；4. 利用性原则：提高档案的利用率，为各项工作提供有效服务。
第二章管理机构及职责第四条成立纸质档案管理领导小组，负责制定档案管理制度，监督、检查档案管理工作。
第五条档案管理部门负责以下工作：1. 制定纸质档案管理的具体实施办法；2. 组织开展档案收集、整理、鉴定、保管、利用等工作；3. 负责档案的数字化转换工作；4. 定期对档案工作进行总结、评估，并提出改进措施。
第六条档案管理员应具备以下条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德；2. 熟悉档案管理业务，具备一定的专业知识；3. 具有较强的责任心和服务意识。
第三章档案收集与整理第七条档案收集：1. 收集范围：按照国家档案法规和本单位业务工作需要，收集各类纸质档案；2. 收集方式：通过移交、捐赠、征集、复制等方式进行；3. 收集要求：档案应完整、准确、及时，并符合档案标准。
第八条档案整理：1. 分类：按照档案内容、形成时间、载体形式等进行分类；2. 编号：采用统一编号，确保档案的唯一性；3. 立卷：将分类后的档案按照顺序立卷；4. 检查：对整理后的档案进行检查，确保质量。
第四章档案保管与利用第九条档案保管：1. 保管条件：档案库房应保持恒温、恒湿、防虫、防霉、防盗、防火等；2. 保管期限：按照档案法规和本单位实际情况，确定档案的保管期限；3. 保管方式：采用纸质和电子两种方式保管，确保档案的安全。
第十条档案利用：1. 利用范围：单位和个人因工作需要，可向档案管理部门申请查阅档案；2. 利用程序：查阅档案需填写申请表，经批准后方可查阅；3. 利用要求：查阅者应爱护档案，不得随意涂改、损坏档案。
档案管理制度及流程
档案管理制度及流程一、档案管理制度1.档案管理政策：制定档案管理政策，明确档案管理的目标和原则。
这些政策应该包括档案管理的责任和义务，以及档案管理的基本要求和标准。
2.档案管理组织：成立档案管理部门或委员会，负责组织和实施档案管理工作。
该部门或委员会应该有专门的人员负责档案管理，并设立档案管理员的职位。
3.档案管理制度：制定相应的档案管理制度，明确档案的分类、编号、编目和归档的规定。
确保档案的完整性和一致性。
4.档案管理流程：建立档案管理的工作流程和标准操作程序。
包括档案的收集、整理、归档、保管、检索和销毁等环节的具体步骤和要求。
5.档案管理培训：为档案管理人员提供培训，提高他们的档案管理知识和技能。
确保他们能够有效地管理和利用档案。
6.档案管理质量保障：建立档案管理的质量保障体系，包括档案的质量控制和审核机制。
确保档案的准确性和可靠性。
7.档案管理安全：确保档案的保密性和安全性，采取合适的措施防止档案的丢失、损坏或滥用。
8.档案管理监督：建立档案管理的监督机制，对档案管理工作进行定期的检查和评估。
及时发现和解决问题。
二、档案管理流程1.档案收集：收集组织的各类档案资料，包括纸质档案和电子档案。
确保档案的完整性和准确性。
2.档案整理：对档案进行分类、排序和清理。
确保档案的有序性和易用性。
3.档案编目：为档案建立目录和索引，方便查找和利用。
采用统一的编目规则和术语。
4.档案归档：将档案根据分类和编目的规则，按照一定的顺序进行归档。
确保档案的存放位置和顺序的一致性。
5.档案保管：将档案存放在专门的档案室或档案库中，采取适当的防潮、防火和防盗措施。
确保档案的安全性和完整性。
6.档案检索：根据用户的需求，对档案进行检索和提供服务。
提供档案复制、借阅和阅览等服务。
7.档案销毁：对无用的档案进行销毁和清理，确保保护档案的隐私和安全。
采取合适的销毁方式，如物理销毁或数字化销毁。
8.档案备份和恢复：定期对电子档案进行备份和存档，以防止档案的丢失和损坏。
工厂档案管理制度及流程
一、总则为加强工厂档案管理工作，保证档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，特制定本制度。
二、档案管理机构及职责1. 工厂档案管理部门负责全厂档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。
2. 各部门应设立档案管理员，负责本部门档案的收集、整理、保管和利用等工作。
三、档案管理流程1. 档案收集（1）各部门在文件形成过程中，应将具有保存价值的文件材料及时收集齐全。
（2）档案管理部门负责对各部门收集的档案进行审核、整理和归档。
2. 档案整理（1）档案整理应遵循真实性、完整性、连续性、系统性的原则。
（2）档案整理包括：立卷、编目、归档等工作。
3. 档案保管（1）档案保管应遵循安全、保密、整洁、方便的原则。
（2）档案管理部门负责档案库房的设置、设备配置、温湿度控制等工作。
（3）档案管理人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。
4. 档案鉴定（1）档案鉴定应遵循国家档案鉴定标准和工厂实际情况。
（2）档案管理部门负责档案的鉴定工作，对不再具有保存价值的档案提出销毁意见。
5. 档案利用（1）档案利用应遵循合法、合规、安全的原则。
（2）档案管理部门负责档案的查阅、复制、借阅等工作。
（3）档案管理人员应做好档案利用登记工作，确保档案安全。
四、档案保密1. 档案管理人员应严格执行档案保密制度，确保档案安全。
2. 涉密档案的查阅、复制、借阅等，应经档案管理部门批准。
3. 档案管理人员不得泄露档案内容，不得将档案借出工厂。
五、档案管理奖惩1. 对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理制度，造成档案损失、泄露等行为的，视情节轻重给予批评教育、经济处罚或纪律处分。
六、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由工厂档案管理部门负责解释。
3. 本制度未尽事宜，按国家档案法律法规执行。
企业档案管理制度及流程
企业档案管理制度及流程第1条档案的管理：(一)办公室是档案的执行管理部门，并由专人负责档案管理。
(二)凡是能准确反映企业各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档。
(三)档案管理人员坚持文书随时立卷归档，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作，档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或企业制发的应归档的文件材料。
(四)档案管理使用专用电脑，建立电子档案和索引目录以备科学查档。
未经办公室同意，其他员工一律不得擅自使用。
第2条档案归档范围：(一)企业设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料。
(二)政府、项目批文、合同，企业董事会形成的文件材料。
(三)反映企业工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)。
(四)资金借贷、业务往来方面的｀文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等)。
(五)企业制度体系、会议纪要、内部发文(工作流程、企业决定等)，发展规划、工作总结等。
(六)工程进度计划控制文件(含业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸，工程部门留用复印件备份等。
(七)企业各部门年度工作计划(财务资金计划由财务部归档)。
(八)企业有效证照、证件。
(九)具有法律效力及保存价值的文件。
(十)企业重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
(十一)员工电脑中与企业有关的电子版资料、文件等。
(十二)企业获得的各种社会荣誉资料。
(十三)会计统计、年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关财务类文件材料(此类档案由企业财务部自行保管存查)。
(十四)组织人事教育培训、员工变动表、花名册、教育培训。
(十五)其他需要归档管理的资料，包括声像形式记录下来的对企业经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
档案管理制度及工作流程
一、引言档案是记录和反映一个组织、单位或个人活动的历史资料，具有重要的凭证、参考和借鉴价值。
为了确保档案的完整、准确、安全，提高档案管理工作的效率和质量，特制定本档案管理制度及工作流程。
二、档案管理制度1. 档案分类与编号（1）档案分类：按照档案的内容、形式、来源、时间等要素进行分类，分为文书档案、科技档案、人事档案、声像档案等。
（2）档案编号：采用统一编号方法，确保档案编号的唯一性和连续性。
2. 档案收集与整理（1）档案收集：按照档案收集范围，及时、全面地收集各类档案。
（2）档案整理：按照档案分类和编号要求，对收集到的档案进行整理、归档。
3. 档案保管与维护（1）档案保管：建立健全档案保管制度，确保档案实体和电子档案的安全。
（2）档案维护：定期对档案进行清洁、消毒、防潮、防霉、防虫等工作，确保档案的完好。
4. 档案查阅与利用（1）档案查阅：查阅档案需办理相关手续，查阅者需遵守档案查阅规定。
（2）档案利用：档案利用应遵循合法、合理、有效的原则，充分发挥档案的作用。
5. 档案销毁与处置（1）档案销毁：对失去保存价值或已过保管期限的档案，按照规定程序进行销毁。
（2）档案处置：对需处置的档案，按照规定程序进行处置。
6. 档案信息化管理（1）档案数字化：将纸质档案进行数字化处理，实现档案的电子化管理。
（2）档案网络化：建立档案管理系统，实现档案的远程查阅和共享。
三、档案工作流程1. 档案收集（1）明确档案收集范围和标准；（2）制定档案收集计划；（3）组织实施档案收集工作；（4）对收集到的档案进行整理、归档。
2. 档案整理（1）对收集到的档案进行分类、编号；（2）对档案进行鉴定、整理、装订；（3）对整理好的档案进行归档。
3. 档案保管（1）建立健全档案保管制度；（2）定期对档案进行清洁、消毒、防潮、防霉、防虫等工作；（3）对档案进行定期检查、维护。
4. 档案查阅（1）查阅者办理相关手续；（2）查阅者遵守档案查阅规定；（3）查阅档案，提供档案利用。
公司档案管理制度及流程
公司档案管理制度及流程一、公司档案管理制度1.1 目的公司档案管理制度的目的是规范化公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，以提高公司的信息化管理水平，保障公司利益。
1.2 适用范围本制度适用于公司内所有部门和员工，包括电子档案和纸质档案管理。
1.3 定义1.3.1 档案：指公司所有的文件、资料、记录、照片和其他形式的信息载体。
1.3.2 纸质档案：指以纸张或其他物理媒介保存的档案。
1.3.3 电子档案：指以电子形式保存的档案。
1.4 档案管理责任人公司设立档案管理委员会负责档案管理工作，由公司领导班子成员和相关部门主管组成，并明确档案管理员、责任编辑、审批人员等管理人员。
1.5 档案分类公司档案应当按照文件性质、保存期限、处理方式等进行分类，并建立分类编码体系和档案目录。
1.6 档案保管公司应当建立安全的档案存储区，并制定档案保管规定，明确档案存放位置、保管人员、保管期限等，确保档案的安全保密。
1.7 档案检索公司应当建立档案检索制度，明确档案检索流程和权限，确保员工可以方便快速地找到所需的档案信息。
1.8 档案借阅公司应当建立档案借阅制度，明确借阅条件、借阅流程和借阅记录，确保档案的使用合法合规。
1.9 档案销毁公司应当建立档案销毁制度，根据档案分类和保存期限，制定档案销毁计划，明确销毁流程和审批程序，确保档案的安全销毁。
1.10 档案复制公司应当建立档案复制制度，明确复制条件、复制流程和复制记录，确保档案复制的合法合规。
1.11 档案管理培训公司应当开展档案管理培训，提高员工的档案管理意识和能力，确保档案管理工作的顺利进行。
1.12 档案管理评估公司应当定期进行档案管理评估，检查档案管理制度的执行情况，发现问题及时进行改进和完善。
1.13 相关法规公司应当遵守相关法律法规，制定符合法律法规的档案管理制度，确保档案管理工作的合法合规。
二、公司档案管理流程2.1 档案归档流程（1）收到档案-公司接收到文件、资料等信息载体后，进行记录、分类、编目、标示，并将档案交由责任编辑负责档案归档工作。
档案管理制度流程规范
档案管理制度流程规范第一章总则第一条为了规范和加强档案管理工作，提高档案管理工作效率，保证档案管理工作的安全、有序进行，本制度设计遵循政府法规和规章制度，对档案管理工作进行规范。
第二条本制度适用于本单位的各级领导、全体职工和工作人员，包括档案室、各部门、各岗位上的工作人员。
第三条本制度的目的在于规范档案管理工作，加强档案管理的安全性和有序性，提高档案管理工作效率。
第二章档案管理流程第四条本单位的档案管理流程包括档案的收集整理、归档保管、档案利用和档案销毁四个环节。
第五条档案的收集整理环节，工作人员要及时对各种类型的文件、资料进行收集整理，按照工作分类、年限进行归档整理。
第六条档案的归档保管环节，要有专门的档案室进行保管，档案室必须设置专门的保管人员，对档案进行分类、整理和保管。
第七条档案的利用环节，对于需要利用档案的相关工作人员，必须严格按照规定的程序和权限进行档案的利用。
第八条档案的销毁环节，对于已经到期或者不需要保留的档案，必须严格按照规定的程序进行销毁，销毁过程必须有专门的监督人员进行监督。
第三章档案管理规范第九条档案管理的规范包括了档案的分类、整理以及档案的利用和销毁。
第十条档案的分类必须按照工作的性质和年限进行分类，同时还要按照规定对档案进行编号和标记。
第十一条档案的整理要按照规定的程序和标准进行，同时要保证档案的完整性和可辨识性。
第十二条对于需要利用档案的工作人员，必须严格按照规定的程序和权限进行档案的利用，不得随意调取档案。
第十三条对于需要销毁的档案，必须严格按照规定的程序进行，不得随意销毁档案，销毁过程必须有专门的监督人员进行监督。
第四章档案管理安全第十四条档案管理安全需要防范档案的遗失、被盗、损坏等情况，必须完善安全设施，特别是对保密档案必须严格控制。
第十五条对于保密档案必须进行特别保护，包括设置保密档案的专门保管处所，对进出的人员要进行严格的审查。
第十六条对于档案的保管人员必须具备相应的档案管理专业知识，必须对其进行岗前培训，提高其档案管理水平。
学校档案管理制度及流程
一、总则为了规范学校档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，特制定本制度。
二、档案管理组织机构及职责1. 成立学校档案工作领导小组，负责学校档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查。
2. 学校档案室为档案管理的专门机构，负责学校档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
3. 学校各部门负责人为档案管理责任人，负责本部门档案工作的组织实施。
三、档案收集与整理1. 学校各部门在日常工作、教学、科研、管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，应按照规定及时、完整、准确地归档。
2. 档案收集范围包括：文书档案、教学档案、科研档案、人事档案、财务档案、基建档案、设备档案等。
3. 档案整理应遵循分类、编目、编号、装订等原则，确保档案的条理性和可检索性。
四、档案保管与利用1. 档案保管应遵循安全、保密、方便利用的原则，确保档案的完整、准确、安全。
2. 档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施，定期检查档案保管情况。
3. 学校内部人员查阅档案，应凭有效证件进入档案室，按照规定程序办理查阅手续。
4. 学校外部人员查阅档案，需提供单位介绍信和查阅目的，经档案工作领导小组批准后方可查阅。
五、档案销毁与鉴定1. 档案销毁应严格按照国家档案管理法规和学校档案工作领导小组的批准进行。
2. 档案鉴定应定期进行，对已过保管期限的档案材料，经鉴定确无保存价值的，可予以销毁。
3. 档案销毁前，应编制销毁清单，经档案工作领导小组批准后方可实施。
六、档案信息化建设1. 学校应积极推动档案信息化建设，实现档案的数字化、网络化、智能化管理。
2. 档案室应配备必要的计算机、扫描仪、打印机等设备，提高档案管理效率。
3. 档案信息化建设应遵循国家档案信息化标准，确保档案信息的安全和完整。
七、档案管理与监督1. 学校档案工作领导小组对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的落实。
实验室资料档案管理制度及流程
一、目的为加强实验室资料档案的管理，确保资料档案的完整、准确、安全，提高资料档案的利用效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本实验室所有资料档案的管理工作。
三、档案管理职责1. 实验室主任负责实验室资料档案的总体管理工作，确保档案的完整、准确、安全。
2. 资料档案管理员负责具体实施档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
3. 实验室所有人员应积极参与档案管理工作，按照规定提供相关资料。
四、档案管理制度1. 资料档案的收集（1）收集实验室各项实验、研究、教学等活动产生的资料，包括实验报告、数据记录、实验方案、设备使用记录等。
（2）收集实验室内部管理制度、操作规程、应急预案等文件。
（3）收集实验室相关人员的工作记录、会议记录、培训记录等。
2. 资料档案的整理（1）按照档案类别、时间、内容等进行分类整理。
（2）对收集到的资料进行编号、装订，确保档案的整洁、美观。
（3）对电子档案进行备份，确保数据安全。
3. 资料档案的归档（1）归档前，资料档案管理员对档案进行审查，确保档案的完整、准确。
（2）归档时，填写归档登记表，记录档案的基本信息。
（3）归档后的档案，按照档案类别、时间等要求进行存放。
4. 资料档案的保管（1）档案存放地点应干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫蛀。
（2）定期检查档案的保存状况，发现破损、缺失等情况，及时进行修复、补充。
（3）档案管理员负责档案的借阅、归还等工作，确保档案的安全。
5. 资料档案的借阅（1）借阅档案需填写借阅登记表，注明借阅人、借阅目的、归还时间等信息。
（2）借阅人需在规定时间内归还档案，逾期未归还的，需承担相应责任。
（3）档案借阅期间，借阅人不得擅自复制、篡改档案内容。
6. 资料档案的销毁（1）档案保管期满，经鉴定无保存价值的，可进行销毁。
（2）销毁档案前，需填写销毁登记表，经实验室主任批准后方可销毁。
五、档案管理流程1. 收集：实验室人员根据档案管理制度，收集各类资料。
公司档案管理制度及流程
一、目的为加强公司档案管理，规范档案的收集、整理、归档、保管和利用，确保档案的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有部门、项目和个人产生的具有保存价值的文件、资料、图表等。
三、档案管理职责1. 行政部：负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导各部门档案管理。
2. 各部门：负责本部门档案的收集、整理、归档和保管工作，并配合行政部做好档案管理工作。
3. 档案管理员：负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和提供利用等工作。
四、档案管理流程1. 档案收集：- 各部门在产生档案材料时，应按照档案收集范围及时收集齐全。
- 档案收集范围包括：公司内部文件、合同、协议、会议记录、财务报表、项目资料、人事档案等。
2. 档案整理：- 档案管理员对收集到的档案材料进行分类、编号、装订，并填写档案目录。
- 档案整理应遵循分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范的原则。
3. 档案归档：- 档案管理员按照档案分类和编号，将整理好的档案材料定期归档。
- 归档时，应核对档案袋内的信息与封皮记录是否一致，并对不一致的部分退回让其重新整理。
4. 档案保管：- 档案管理员负责档案的保管工作，确保档案的完整、准确和安全。
- 档案保管应遵循以下原则：- 按照档案类别分别存放，保持档案室通风、干燥、防潮、防尘、防虫蛀。
- 定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。
- 建立档案借阅制度，规范借阅手续，确保档案安全。
5. 档案利用：- 档案利用应遵循以下原则：- 严格按照档案利用范围和审批程序进行。
- 保障档案的完整性和安全性。
- 遵守保密规定，不得泄露档案内容。
6. 档案销毁：- 档案销毁应严格按照档案销毁程序进行，确保档案的彻底销毁。
- 档案销毁前，应填写档案销毁清单，并由档案管理员和销毁人员共同签字确认。
五、附则1. 本制度由行政部负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
通过以上档案管理制度及流程，我们旨在确保公司档案得到有效管理，为公司的持续发展提供有力保障。
档案管理制度及操作流程
一、目的和意义为规范我单位档案管理工作，确保档案资料的安全、完整、准确，提高档案利用效率，根据国家档案法律法规和有关政策，结合我单位实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于我单位各部门、各岗位的档案管理工作。
三、组织机构及职责1.档案管理部门：负责制定档案管理制度，组织实施档案管理工作，指导各部门档案管理工作。
2.档案管理员：负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。
3.各部门负责人：负责本部门档案管理工作，确保档案资料的安全、完整、准确。
四、档案分类及编号1.档案分类：根据档案的性质、内容、来源等，分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。
2.档案编号：按照档案分类，采用统一编号规则，编制档案编号。
五、档案收集1.档案收集范围：包括单位内部产生的各类文件、资料、照片、录音、录像等。
2.档案收集要求：（1）及时收集，确保档案的完整性和准确性；（2）按照档案分类和编号规则进行收集；（3）对收集的档案进行鉴定，剔除无保存价值的档案。
六、档案整理1.档案整理原则：按照档案的分类、时间、内容等原则进行整理。
2.档案整理方法：（1）按年度、按类别、按文件顺序进行排列；（2）填写档案目录，编制档案卡片；（3）编制档案目录索引。
七、档案归档1.档案归档时间：按照档案的保管期限，定期归档。
2.档案归档要求：（1）按照档案分类和编号规则进行归档；（2）填写档案归档登记表，确保档案归档的准确性和完整性；（3）对归档的档案进行鉴定，剔除无保存价值的档案。
八、档案保管1.档案保管场所：档案应存放在安全、干燥、防潮、防尘、防虫、防鼠、防火的专用档案室。
2.档案保管要求：（1）按照档案的保管期限，定期进行整理、鉴定、销毁；（2）建立健全档案保管制度，确保档案的安全；（3）定期对档案进行检查、维护，确保档案的完好。
九、档案借阅1.档案借阅对象：单位内部工作人员、外部单位和个人。
2.档案借阅手续：（1）填写档案借阅申请表；（2）经档案管理员审核批准；（3）领取档案借阅证。
档案管理制度及流程
档案管理制度及流程流程：⑴申请借阅：借阅人填写《档案借阅申请表》，经部门主管签字后，送交行政人事部审批。
⑵审批借阅：行政人事部审核申请表，如符合规定，签署《档案借阅批准单》。
⑶借阅档案：借阅人携带《档案借阅批准单》到行政人事部领取所需档案。
⑷归还档案：借阅人按期归还档案，并填写《档案借阅归还登记表》。
2、档案资料的销毁1）档案管理人员应当定期审核档案资料，对于已经失去保存价值的档案资料，应当按照规定进行销毁。
2）销毁程序：⑴确定销毁范围和销毁时间；⑵编制《档案销毁审批表》，经部门主管签字后，送交行政人事部审批；⑶审批销毁：行政人事部审核《档案销毁审批表》，如符合规定，签署《档案销毁批准单》；⑷销毁档案：档案管理人员按照《档案销毁批准单》的要求进行销毁；⑸编制销毁记录：销毁后，编制《档案销毁记录表》，并送交行政人事部备案。
六、档案编号规则1、编号的组成档案编号由部门代号、档案类别、档案年度、流水号4个部分组成，用“-”隔开。
例如：行政人事部的合同档案编号为“HR-CON-2021-001”。
2、编号的原则⑴档案分类明确，编号规范统一；⑵档案编号要有连续性和唯一性；⑶档案编号要清晰易懂，方便管理和利用。
七、附则1、公司档案和资料的保密工作，按照公司保密制度执行；2、本制度未涉及的事项，按照公司其他有关制度执行。
3、本制度由行政人事部负责解释。
借阅档案需要填写《借阅审批单》并履行借阅手续。
原件只限在公司内借阅，不得带出。
如需带出公司查阅，必须经相关领导批准。
档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准。
借阅的档案交还时，必须当面点交清楚。
如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级。
借阅档案用完后，应及时归还。
如超过借阅时间，须重新办理手续。
借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。
对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。
档案管理流程及制度细则(精选7篇)
档案管理流程及制度细则（精选7篇）档案管理篇一档案管理亦称档案工作。
是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。
因此，档案管理工作的有条不紊、井然有序是十分重要的。
指导人员要对本档案室的档案工作情况做到心中有数篇二指导人员在加强自身的业务建设的同时还要对本馆室的档案做到心中有数，不能只是提高自身而忽略对基本工作的落实。
对于工作中存在的问题要根据国家和省档案主管部门出台的各种业务规范性文件和办法及时提出解决方案，避免日常工作的混乱，影响档案管理工作的正常进行。
对于因为由于理解不同而造成的问题，例如：在文书立卷中“一事一卷”立卷方法的掌握上有些档案人员可能会对“一事”理解掌握不准，甚至出现“一文一卷”的做法，针对这种情况，就要求指导人员及时利用年度立卷检查、案卷质量抽查等各种机会做出具体的合理的正确的解释，纠正工作人员的错误做法。
指导人员要注意语言艺术篇三指导人员主要的交往对象是档案管理人员，因此在指导时要注意语言的艺术性，要把档案工作方针、政策、目的、意义准确传达给对方，使对方能够接受自己的意见和建议。
在与人交流时要注意说话要温和，既不让人感觉低三下四又不使人感到压抑；在讲解工作时，要有针对性，做到简练、准确，做到对下属的工作要心中有数，不能空口乱说；同时，还要注意个人的形象，坚持服务第一，奉献至上，言必行，行必果的原则。
指导人员的管理手段要与时俱进篇四社会不断向前发展，新事物层出不穷，档案管理事业也在不断的发展中，这就要求档案指导人员的指导手段要围绕档案工作的基本职能与时俱进，不能在以前的管理方法上停滞不前，要不断提高自己的业务水平。
例如，化以前的纸质档案收藏为如今的网络管理，提高档案的利用率；加强与其他档案馆的联系，汲取他人长处，补充本馆的不足，从而促进本馆的发展。
建立完善网络档案管理篇五档案工作具有点多、面广、线长的特点，目前大多数档案馆室都面临着人手不足，经费短缺的困境。
资料室档案管理制度及流程
第一章总则第一条为加强资料室档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本资料室实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本资料室所有档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等工作。
第三条资料室档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案资料全面、系统地反映本资料室的工作活动。
2. 准确性原则：档案资料内容真实、准确，符合国家相关法律法规和标准。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案资料在保管、利用过程中的安全。
4. 效率性原则：提高档案管理工作效率，满足资料室工作需求。
第二章组织机构及职责第四条资料室设立档案管理领导小组，负责档案管理工作的全面领导。
第五条资料室设立档案管理员，负责档案管理的日常工作。
第六条档案管理员职责：1. 负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；2. 负责档案资料的借阅、查询、复制等工作；3. 负责档案管理制度的制定、修订和执行；4. 负责档案管理设备的维护和管理；5. 负责档案管理工作的监督检查和业务指导。
第三章档案收集与整理第七条档案收集范围：1. 本资料室工作活动中形成的各类文件、资料、图表、照片等；2. 各部门报送的各类文件、资料、图表、照片等；3. 其他具有保存价值的文件、资料。
第八条档案整理要求：1. 按照档案类别、年代、重要程度等原则进行分类；2. 对档案资料进行编号、登记，确保档案的完整性；3. 档案资料应完整、清晰、整洁，便于查阅。
第四章档案保管与利用第九条档案保管要求：1. 档案资料应存放于专用档案柜，定期检查档案柜的安全性能；2. 档案资料应保持干燥、清洁、通风，防止霉变、虫蛀、损坏；3. 档案资料应定期进行消毒、防潮、防尘处理。
第十条档案利用要求：1. 档案资料借阅需经档案管理员批准；2. 借阅者需填写借阅登记表，注明借阅时间、归还时间；3. 借阅者应爱护档案资料，不得损坏、遗失；4. 借阅者归还档案资料时，需经档案管理员检查无误后签字确认。
档案室档案管理制度及流程
档案室档案管理制度及流程一、背景和目的本档案管理制度的目的是确保档案室内的档案能够得到有效的管理和保护，以满足组织内部和外部相关需求。
准确、完整、可靠的档案管理可以提高工作效率，加强信息共享，保障组织的合规性和安全性。
二、适用范围该制度适用于组织内所有档案室的档案管理工作，包括档案的收集、整理、分类、存储、检索、保管、销毁等环节。
三、档案管理流程1. 档案收集（1）所有相关部门和个人需将产生的有关文件、资料及重要信息汇总并标明文件类型、主题和时间等相关信息。
（2）每周对档案收集进行一次归档，确保档案及时得到整理。
2. 档案整理与分类（1）将收集到的档案按照一定的规则和标准进行整理，确保档案的准确性和规范性。
（2）根据档案的性质、主题和所属部门等进行分类，并标明清晰的档案编号和档案位置。
3. 档案存储与检索（1）根据档案分类和编号，将档案妥善存放在相应的位置。
（2）建立档案目录和档案检索系统，便于查找和访问需要的档案信息。
4. 档案保管与安全（1）建立档案保管制度，对档案进行定期检查和维护，确保档案的完整性和安全性。
（2）对涉密档案和重要档案进行加密和备份，防止丢失和泄露。
5. 档案销毁（1）根据政策规定和档案保存期限，及时对不需要保留的档案进行销毁。
（2）销毁过程需记录档案销毁的时间、责任人和销毁方式等相关信息。
四、责任与监督1. 档案管理员负责具体的档案管理工作，包括档案的收集、整理、分类、存储、检索、保管和销毁等。
2. 相关部门需积极配合档案管理员的工作，提供所需的档案信息和支持。
3. 内部审计部门需定期对档案管理工作进行检查和复核，确保制度的有效实施。
五、制度评估与持续改进1. 对档案管理制度进行定期评估，发现问题并制定改进措施。
2. 组织内部可定期召开档案管理经验交流会议，分享经验和反馈问题。
六、其他事项本制度的具体实施细则由档案管理员和相关部门根据实际情况制定，并报请上级管理部门和内部审计部门核准。
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1、目的加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。
提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
2、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
3、术语和定义3.1档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
3.2档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
4、职责4.1人事行政部4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。
4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定；4.1.3建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；4.1.4收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4.1.5负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。
4.1.6编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；4.1.7负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
4.2各职能部门4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4.2.2负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知人事行政部；4.2.3向人事行政部移交合同或文件资料原件或复印件；4.2.4财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；4.2.5运营管理部负责管理质量管理体系相关记录。
4.3各部门经理4.3.1批准对自己部门资料或合同复印件的处置。
4.4人事行政部分管副总/常务副总4.4.1负责对档案管理监督检查报告的审批。
5、工作程序5.1档案资料的收集5.1.1各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。
5.1.2各部门文件资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向档案室移交。
5.2归档范围及移交时间（见附表一）5.3档案资料的标识5.3.1人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。
5.4档案资料的日常管理：5.4.1文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。
5.4.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。
5.4.3电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。
5.5档案室档案借阅5.5.1借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。
a)绝密类：绝密档案需经总经理批准。
b)机密类：机密档案需经人事行政部分管领导及常务副总批准。
c)普通类：普通档案借阅属于本部门的，由本部门经理批准；借阅其他部门的档案除本部门经理批准外，还需其他部门经理批准。
5.5.2借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。
借阅档案原件只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；5.5.3档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；5.5.4借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；5.5.5借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；5.5.6外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室；5.5.7外单位摘抄档案的（绝密、机密不允许复印或摘抄），应经总经理批准，对摘抄的材料要进行审查、签章。
5.6档案销毁5.6.1对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。
5.6.2执行销毁任务时，必须由人事行政部经理和行政兼档案管理员组成的监销人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。
最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。
6、档案管理细则6.1档案资料的归档范围6.1.1公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；6.1.2公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；6.1.3本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；6.1.4公司领导的批示、指示等；6.1.5重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；6.1.6反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；6.1.7公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；6.1.8本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；6.1.9本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；6.1.10本公司发布的各类广告、宣传材料；6.1.11本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；6.1.12公司项目建设全程档案；6.1.13员工外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；6.1.14财务档案资料；6.1.15各种实物档案；6.1.16质量管理体系相关文件资料;6.1.17其他具有利用和保存价值的文件资料。
6.2档案资料的归档要求6.2.1归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、印本和底稿、正式稿和过程稿、正文和附件等必须齐全。
6.2.2一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。
所有文件均应附底稿。
经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。
如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，档案室以影印本归档。
6.2.3声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
6.2.4电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
6.2.5各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
6.3档案资料的归档主体6.3.1人事行政部负责公司服务器数据的备份和归档，指导公司其他部门的电子声像的归档管理。
6.3.2各部门及高层管理人员负责各自日常工作中形成的档案资料的归档和管理。
6.3.3运营管理部负责公司重大活动声像档案的制作，承办部门负责声像档案的归档。
6.3.4承办部门负责承办工作或会议的材料、纪要、声像档案和电子档案（如有）等会议文件的收集归档。
6.3.5承办部门负责搜集和汇总由多个部门参与的工作所形成的档案资料。
6.3.6员工外出公务活动的档案资料归档的主体为员工。
6.3.7其他档案归档和保管主体参见“各部门档案归档范围和保管期限表”（附件一）。
6.4档案资料的归档时间6.4.1即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：a)公司规定的密级文件；b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；c)合同、协议书等正本及过程资料；d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；e)其他认为需要即时归档的资料。
6.4.2定期归档a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交档案室；b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司档案室；6.4.3电子声像档案的归档a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。
c)每年3月底前必须向档案室移交上一年度的所有归档电子文件数据集，人事行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
d)每周备份公司OA系统和服务器的数据，每半年归档一次。
e)每周备份个人电脑文件，每年归档一次。
6.4.4归档保存期限文件保存期限依下列规定办理：a)永久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计、竣工资料；（9）其他经核定须永久保存的文书。
b)长期保存（15～50年）：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存的文书。
c)短期保存（15年以下）：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存的文书；（3）结案后无长期保存必要者。
d)各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
6.5档案交接6.5.1部门内档案交接a)员工工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”（附件三），由部门负责人指定的档案接收人核实无误后签字，部门档案管理人员（兼）见证。
b)部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，公司档案管理员见证。
6.5.2档案移交公司的流程a)经办部门档案管理员检查文件或档案，编制移交清单；b)公司档案管理员根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；c)档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；d)档案管理员按公司档案保管要求整理建档。
6.5.3档案交接审核要求审查卷次号、目次号是否与清单相符，若没有立卷，应检查文件标题、编号是否与清单相符：a)正本及过程资料是否完整，如有短缺，应立即补齐；b)文件的办理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办；c)与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。
6.6档案保管6.6.1建档立卷一、档案分类a)档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按项目或业务、部门分类。
b)档案分类应力求切合实用。
如果因案件较多，二级分类不够应用时须在第二级之后增设第三级“小类”。
c)同一“类”（或小类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于类别之后增设“卷次”编号，以便查考。
d)每一档夹封面内首页应设“卷内目录表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。
二、案件编号a)档案类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。