诚信合规相关工作流程课件(2016年版)

(二）尽职调查（一般程序）操作流程
对符合工作要求的商业伙伴进行比选，初步 确定拟合作商业伙伴
请比选后确定的商业伙伴协助填写①《拟合作 的商业伙伴信息表》
商业伙伴信息真实准确完整，显示商业伙 伴符合《合规政策》要求
商业伙伴信息提供虚假信息或应当提供的基本信息 不完整，不符合《合规政策》要求
与商业伙伴联系工作的集团员工填写②《拟合作的商业伙伴举荐 人申请表》，草拟双方拟签订的合同或协议
《合规证书》的形式：应带有商业伙伴公司的正式信头（如有）。 证书签署部分：基本信息均用印刷体书写，在“公司公章”处加盖商业
伙伴行政印章。
⑤《反贿赂陈述、保证及承诺函》
签署时间：在首席合规官或合规负责人批准进行交易后，与商业伙伴正 式签署合同或协议时，同时签署《反贿赂陈述、保证及承诺函》。
签署时的解释义务：由集团授权与对方签订合同的员工向对方解释《反 贿赂陈述、保证及承诺函》条款，确保对方在签署前清楚、明白其所有 条款含义及签署后产生的效力。
表格签署部分 Ø “签署”“日期”两栏应由商业伙伴的合法授权代表亲笔签署，不得打
印或代签，对方合法授权代表具有证明并保证《信息表》中商业伙伴信 息真实、准确的义务；
Ø “姓名”、“职务”、“公司”三栏为合法授权代表基本信息，必填， 可选择手写或打印；
Ø 签署完毕后在签署部分加盖商业伙伴行政印章。
②《举荐人申请表》
Ø “姓名”“职务”“公司”三栏为举荐人基本信息，可以手写，也可打 印。
③《首席合规官批准书》/《合规负责人批准书》
适用范围： Ø 《首席合规官批准书》——适用于总公司本部各管理部室、各经营单位
与商业伙伴进行交易的审批。 Ø 《合规负责人批准书》——适用于各子公司与商业伙伴进行交易的审批。 签署主体： Ø 《首席合规官批准书》——集团首席合规官 方拯 Ø 《合规负责人批准书》——经过首席合规官授权的各子公司合规负责人 两份批准书“予以批准：”之后申请部门都应写明：是何单位（或项目
将①②③④⑤⑥所列名的资料加上合同复印件以及商业伙伴相关 证明资料复印件整理为一份完整的尽职调查（一般程序）资料， 交本单位法律合规部归档
各公司所签合同或协议在1亿元人民币以上（含）的商 业伙伴，再报集团首席合规官备案
（三）尽职调查（一般程序）相关资料填写注意事项
①《拟合作的商业伙伴信息表》
第Ⅰ部分： Ø 第2项，若有关申请人的介绍、广告或其他材料已经向公司提供，请选“是”，
填写主体：主要与商业伙伴洽谈业务、联系工作的集团员工。
第4项，拟建立的业务关系和提供的服务应与双方签订的合同或协议中约 定建立的业务关系或提供的服务一致。
第6项，对商业伙伴的报酬预估总额，请写合同或协议中约定的合同总金 额，如合同只写明单价，请根据合同约定的数量或时间预估合同总额。
第11项，只有在通过“电汇”支付价款时才需填写，通过其他方式支付， 此项可不填写；如通过电汇以商业伙伴以外其他人为收款人，请在此项 横线部分解释：实际收款人与商业伙伴的关系，是否得到商业伙伴书面、 合法授权。
2.3. 我方在此承诺并同意(a)及时回应湖南建工集团或其审计师、法律 顾问发出的任何有关上述1条下陈述与保证的通知，并提供合理具体的信 息；(b)在集团或其审计师、法律顾问要求下提供证明其回应的书面文件 【注：除非针对集团的代理、代表或商业伙伴，否则删除以下非斜体方 括号里的内容】 【；以及(c)在此协议期间，(x)为核实我公司对1条的陈 述与保证的遵守情况为目的，以及(y)与任何政府机构对湖南建工集团商 业活动的任何调查有关，在湖南建工集团要求下允许集团及其审计师、 法律顾问不时地查阅相关帐簿和记录】。
并在《信息表》后附上材料原件或复印件； Ø 第3项(a)表一《申请人负责人个人信息表》，左边第一列“职务”可以根据
商业伙伴实际情况进行更改设置；对于本表中列明的商业伙伴负责人，请在 本表后附上其简历。 第Ⅱ部分： Ø 第11项，填写一家商业伙伴开户银行或者提供一名商业伙伴信贷证明人
Ø 第13项，列举的外部证明人须非为商业伙伴本公司或者是关联公司（子、 母公司，分支机构）员工，最好为与商业伙伴曾经有过业务往来，能够证 明商业伙伴业务信誉和能力的其他公司员工。
第Ⅲ部分 Ø 第15-19项，请如实填写，如有选项选“是”，请根据选项后的要求作出相
应的描述或提供相应的材料复印件。
第Ⅳ部分 Ø 第20项，调查国家法律法规对聘用或禁止、限制聘用该商业伙伴有相关规
定，如选“是”，请根据选项要求，在选项后列明该规定。
Ø 第21项，调查商业伙伴的主要管理人员与政府官员的关系以及其政府机 构任职经历。如选“是”，则请仔细、如实填写选项下(a)-(i)的调查事项。
终止与商业伙伴的合作计划，重 新选定商业伙伴
将《商业伙伴信息表》、《举荐人申请表》、其他相关证明材料以及草拟的 合同上交合规负责人审查批准
符合《合规政策》要求 签署③《合规负责人批准书》
不符合《合规政策》要求 不予批准，写明不予批准的理由，将资料返回责任单位
与商业伙伴签署合同，同时签署④《合规证书》与⑤《反贿赂陈述、保证及承诺函》
部）因何种事由签订何种合同，如合同有合同编号，则写明合同编号， 方便以后查询。
④《合规证书》
签署时间：在首席合规官或合规负责人批准进行交易后，与商业伙伴正 式签署合同或协议时，同时签署《合规证书》。
签署时的解释义务：由集团授权与对方签订合同的员工向对方解释《合 规证书》条款，确保对方在签署前清楚、明白《合规证书》所有条款含 义及签署后产生的效力。
湖南省第五工程有限公司
诚信合规相关工作流程
公司法律合规部
目录
一、商业伙伴尽职调查（一般程序） 二、商业伙伴尽职调查（个案豁免程序） 三、商业伙伴尽职调查（小金额豁免程序） 四、礼品、招待及差旅费用申请、审批程序 五、捐赠和赞助申请、审批程序
一、商业伙伴尽职调查（一般程序）
（一）适用范围
拟与集团（包括集团所属各单位、总公司本部各单位）进行商业 交易或往来的所有商业伙伴，都应对其进行尽职调查。 （符合“个案豁免”、“小金额豁免”条件的商业伙伴除外）
第12项，指合同或协议约定的价格是否符合交易时提供的该产品或服务 的市场价格。
第14项，指将与商业伙伴签订的合同或协议是否与集团现已签订的合同 或协议有矛盾、冲突，要与商业伙伴进行交易必须终止或修改集团现有 合同或协议。
表格签署部Biblioteka Baidu：
Ø “签署”“日期”两栏须由本表格第3项列明的集团举荐人亲笔签署，不 得打印或代签；