应用文的语体特征

应用文的语体特点

□摘要：应用文是国家机关、企事业单位、社会团体以及人民群众办理公私事务、传播信息、表述意愿所撰写的实用性文章的总称。它具有直接的实用价值，有约定俗成的表达要求，行文也比较简约。究其实,应用文是一个很宽泛的概念，可以说除文学作品外的其它文章都属于应用文范畴，它同文学作品的区别是非常明显的。所以，尽管应用文写作是写作学的一个分支，却有着其特殊性。把握的不是应用文严格而繁琐的格式，而是对应用文独特的语体特征的把握。

应用文是国家机关、企事业单位、社会团体以及人民群众办理公私事务、传播信息、表述意愿所撰写的实用性文章的总称。它具有直接的实用价值，有约定俗成的表达要求，行文也比较简约。究其实,应用文是一个很宽泛的概念，可以说除文学作品外的其它文章都属于应用文范畴，它同文学作品的区别是非常明显的。所以，尽管应用文写作是写作学的一个分支，却有着其特殊性。把握的不是应用文严格而繁琐的格式，而是对应用文独特的语体特征的把握。

一、应用文的语体特征

所谓语体，“是指在一定的语言环境中形成的具有一定的表达特点、风格和语感的语言体系。”人们在运用语言进行交际时，由于交际的目的、讲述的内容以及对象、范围、方式的不同，而逐渐形成了各具特点的语言表达风格，也就形成了各种不同的语体。就语言的传播方式来讲，有口头语和书面语两种语体，应用文属于书面语体；就语言的表达内容和功能来分的话，又有新闻语体、政论语体、事务语体、科技语体和文艺语休等，应用文属于事务语体。“事务语体，是机关、团体或个人之间处理政务或事务的一种语言形式。”它是在长期的写作实践中逐步发展、演变而形成的一种语言体系，也是一种约定俗成、世所公认的语体。

应用文写作最基本的要求是得体，得体就是得当、恰当。得体对于应用文来说显得尤为重要，因其往往直接影响到应用文处理事务、沟通关系的现实效果。应用文写作的底线是不能失体，一旦失体，轻则有伤大雅，重则不伦不类，甚至造成严重的影响。

得体的要求是多方面的，就应用文写作而言，主要反映在三个方面：一是文体的选用方面。

关于这一点，我们的古人早就有了明确的认识。曹丕在《典论·论文》中指出:“奏议宜雅，书论宜理，铭诛尚实”刘勰在《文心雕龙》中也讲到:“章表奏议，则准的乎典雅。”“符檄书移，则楷式于明断。”这些理论从应用文文风的角度，道出了应用文语体风格的独特性。从中不难明白，不同的应用文体有不同的功用，反映不同的行文目的和要求，有的还反映了收发双方之间不同的身份关系。例如向非上下隶属关系的有关部门请求批准，就应用“函”而不能用“请示”，否则便是搞错对象，很不得体。又如向上级汇报工作、反映情况、提出建议就应用“报告”而不是“请示”。又如开店招工可用“启事”、“广告”而不宜用“通告”。

二是行文方面。

这里主要指表达方式的运用与篇章结构的安排。前者指的是要根据文体的特点来正确运用表达方式。例如“会议通知”，具有告知性、规定性。就表达方式而言，主要是运用叙述、说明，而不用或少用抒情、描写，后者指的是篇章结构应适应文体的特点与要求。就拿应用文的开头来说，应用文旨在应用，要求“易见事”，其开头一般应开门见山、开宗明义，而不宜搞“曲径通幽”、“烘云托月”之类的写作技巧。其他如层次、段落的安排，结尾的处理等方面，不同的应用文体都各有其习惯的写法。

三是语言的运用方面。

这是应用文写作得体的主要方面。我们说应用文写作要得体，主要也就是说其语言的运用要得体。下面就着重谈谈这一方面的问题。

尽管应用文对语言有着许多特殊的要求，但最根本的要求，我认为，就是语言必须得体。也就是说，一定要根据各种应用文的写作目的、用途、受文对象、作者的身份等情况，运用贴切的语言进行表述，使文章的语言符合这种事务语体的特点。

应用文语言要得体，主要是要注意以下几点：

1、要符合作者在社会关系中的地位。即叙事论理、遣词造句时要注意一定的身份，要能正确体现出收发双方之间一定的关系。《文心雕龙·书记》称“祢衡代书，亲疏得宜”。这“亲疏得宜”就是指正确体现了收发双方间一定的关系。如公文中的传送用语，“上报”、“呈报”、“批转”、“批示”用于上行，“印发”、“颁发”、“遵照办理”、“参照执行”用于下行。倘用错了便不符合作者在社会关系中的特定身份。《文心雕龙》所谓“若夫尊长差序，则肃以节文”，我们不能仅仅视为维护封建等级观念，从处理事务求得实效而言，这还是有必要的。

2、要注意特定的场合与氛围，要做到和谐协调。如贺喜时不说丧气话，严肃的场合不说俏皮话等。又如写请柬，用于商店开张、会议开幕等可以写“敬请光临指导”，而用于结婚宴请的则不宜写“指导”之类的字眼。

3、要注意让对方乐于接受、易于接受。要分别对象，采用对方乐于接受、易于接受的言语。为了使对方乐于接受，有必要了解对方的个性、习惯、情绪、忌讳等等。如对比较幽默风趣的人说点俏皮话还可以；对一贯严肃、不苟言笑的人就不要耍噱头、说俏皮话。有的人很讲究忌讳，同这种人说话在这方面就应特别注意。一般人忌讳的话也要尽量少说。如，“等小张从外地匆匆赶回来探视，他的父亲早已一命呜呼了。”“一命呜呼”一般指称令人痛恨的恶人的死亡，这里用于别人的父亲，则是一种大不敬。这就是说话、写作不得体。同一个意思往往可以有不同的说法，其中有的说法人家乐于接受，有的说法则令人感到不堪入耳。如，有位老太太去世了，亲属们怀着悲痛的心情围坐在一起商量后事。老太太生前嘱咐要土葬，土葬在当时却有点不现实，老太太的孙子说：“这么办吧，人死了，埋掉不如烧掉，我看，干脆烧了吧，又省钱又省事。”老太太孙子的这种说法，让在场的亲人听起来就觉得非常刺耳，这人怎么这样绝情寡义呢如此看来，这就要求我们在遣词造句以表情达意时要十分慎重，要尽量做到让对方乐于接受。此外，还要注意适合对方的文化程度、专业水平等，使对方易于理解、易于接受。例如对文化程度不高的人，就宜尽量多用平易通俗的词语，而不要使用深奥的词语；对不熟悉某一专业的人，就不宜过多的使用该门类的专业术语。否则，“对牛弹琴”，于己于人都毫无益处。

4、语言色彩要符合特定的行文目的及内容性质的要求。如颁布政令的要庄重严肃；通报错误的要说理严正、义正词严；申请要求的要平和委婉；报喜祝捷的要热烈欢快等等。《文心雕龙·诏策》里说：“故授官选贤，则义柄重离之辉；优文封策，则气含风雨之润；敕戒恒诰，则笔吐星汉之华；治戎燮伐，则声有洊雷之威；眚灾肆赦，则文有春露之滋；明罚敕法，则辞有秋霜之烈，此诏策之大略也。”这说的便是语言色彩与行文目的、内容性质的要求相符合的问题。

5、要符合应用文体的语体要求，体现所用语体的个性。应用文主要使用事务语体，而事务语体最大的特点是“平实”，即通俗易懂，质朴实在。这就要求我们在写作中坚持“辞达而已矣”的古训，要坚决反对堆砌词藻、生造词语、半文不白、古奥难懂、追求含蓄而流于晦涩、肆意夸大其辞、说空话废话等等现象。平实，是对应用文语言的总的要求。在这个总的要求下，不同的应用文体对语言的运用还有其具体的要求。如公文，其语言除了平实这一点以外，就还要求简明、庄重。公文代表机关发言，具有法定的权威性，其用语应当严谨、庄重，以体现公文的严肃性。因此在写作应用文时，语言的运用要注意符合不同文体的具体要求，也就是要体现出所用语体的个性。

写作应用文，说什么、不说什么、怎样说、何时说等等，都要认真考虑。语言得体将有助于处理事务、沟通关系，达到预期的效果。而是否有利于处理事务、沟通关系，达到预期的效果，也是衡量语言运用是否得体的一把尺子。

二、应用文语体特征对作者写作行为的规范和制约

应用文的语体风格是其区别于其他文体的重要标志，是这一文体特征的具体体现，它严格地制约和规范着作者的写作行为，其具体表现在以下几个方面。其一，结构形式程式化。

所谓结构形式程式化，是指适应所表现内容的性质，采用表现这一内容的文体通行的结构形式来安排其篇章结构，结构层次的多少和顺序固定，不越规逾矩。如写计划，一般先写目的，然后再写工作安排；写消息，一般习惯于“倒金字塔”形式，即把最后重要的内容写在前