秘书工作技巧

秘书工作技巧

秘书工作技巧1

一、确认反馈阶段的技巧确认就是接受任务，反馈就是汇报交付。秘书接受任务后，需要确认。如领导布置任务后，秘书应以最精炼

的语言将任务复述确认后再去执行;接到一个会议通知电话，秘书应

当向授话人复述一下电话内容;以传真、邮件等非面对面方式向某人

传递信息后，秘书应主动向对方确认是否收到，是否完整清楚，有

无疑问等。

确认时需要注意的细节，如果领导布置的工作内容很简单，秘书可以直接去做;如果领导布置的工作内容较多，秘书就需要复述一遍，复述时要精炼、条理，同时可加入自己的理解，准备采取的方法等;

如果接到电话，除了记录、复述，还要想到领导可能会问的问题，

因此要问清对方的姓名、电话号码。

一项任务完成后秘书要及时向领导汇报，反馈工作的进度和结果。这也是赢得领导信任的基本途径。如果是以邮件形式布置的任务，

那完成后记回复下邮件，答复工作完成的进度。

反馈时需要注意的细节;反馈也有缓急之分，一项工作的完成情

况是否必须立即反馈领导，不是凭秘书的感觉，而是看领导对这件

事的关注程度和这件事本身的紧争程度。如每月员工报下月网络情况,所有人报完后,秘书有必要将一个汇总情况给经理看,经理在最后

报名期限截止前还可以做适当的调整.这个就需要抓住这个时间点了，晚了你想改也改不了了。

二、实施落实阶段的技巧1、不忘事、不误事、做好事秘书工作

无小事。要做到不忘事，可以做这样一些工作;把文件夹分成“已处理”、“待办”、“临时”三种并贴上不同颜色的标签;对重要文件

加锁保管并及时处理;

准备一本记事本，每天下班前记录次日要做的事，根据轻重缓急逐项完成;对重要性事务、周期性事务要提前记录。如分行房租发票

一般要两至三个月开一次，这时间较长，你可能一忙就忘记了，这

时你就有必要在你的手机设个提醒，或是在日历上标个记号，到时

就不忘事了。

不误事的秘诀是分清事情的轻重缓急，做事讲究次序。秘书要根据轻重缓急决定工作次序，有条有理地进行。受制约的工作置于前，自己支配的工作置于后;如这个统计表格领导需要一个小时内知道结果，那可以把自己整理档案的事情先放一下，这个到月底前基本都

可以。重大工作优先考虑集中精力做;日常工作分散做。

整段时间用于处理复杂的需连续进行的工作;零星时间用于处理

简单的可间断的工作。例如补备这个事情，需要我们集中精力不能

出错的，那么就空出一段时间专心来完成，毕竟财务上的事马虎不

得的，而分行卫生整理，邮箱的查阅，办公用品订购，分行饮用水

订购这些，你完全可以抽那么一些零散的几分钟就可以分段完成，

也不会对整项事情有多大影响。

秘书应养成记录工作时间使用情况的习惯，如星期一早的表格大约要花多少时间，每天盘点法律文书需时多少，办公室整理要花多

少时间，当你常握了这些平时的时间后，你就可以适当调整优化，

进一步提高工作效率。

不忘事与不误事都为做好事服务的，把每件事情做好才是秘书工作的最终目的。做好事要善于抓大放小，做好重要的事情，要用80%的精力做20%重要的事情，用20%的精力做80%不太重要的事情。对80%不太重要的事情要善于借助外力，如业务员常常问的一些问题，

你可直接将问题整理好，打印张贴，再有人问可以让他们自己查看，这样省时省力，而且一目了然;

要善于合理利用时间，性质相同或相近的工作可以集中处理，如我们平时需要登记白联的使用情况，那你可以收集好等你交财务前

一天集中登记，黄联回收在CTM登记这事情，也可以如法操作，这

样比你每次一有黄单或白联就要长开系统登记更有效率，当然这对

开票比较多的分行更明显。

2、秘书接受任务时，首先要分清是否是属于自己职责范围，是

否是领导交办的事。秘书应做好该做的事，也要对不该做的事说“不”，要艺术性地学会拒绝。这不仅可以帮助对方掌握办事规律，承担应负的责任，也可以保证全局工作的顺利进行。但秘书还应该

明白，不该做的事并不等于“可以不做的事”，在分清职责的前提下，要善于帮助他人、与人合作、互助互通，学会平衡各种人际关系。

准确是不失误，及时是不耽误。秘书不要过于纠结任务的最后期限，因为秘书随时会接受新的任务，领导也随时可能将工作的最后

期限提前，使你措手不及。领导一般考虑的不是离最后期限你还有

多少时间，而是在此前已经给了你多少时间。所以作为秘书，你应

该尽量的提前完成你的工作，使你自己处在随时都能接受新任务的

状态，这样的人会是所有领导都欢迎的。

秘书工作技巧2

在秘书(办公室主任)岗位，紧靠领导，追随上司，有其自身行为的特殊性，复杂性，做得好显贵，做得不好极易显酸。就其自身言行、素养、自我目标实现等，不得不查不探。

有人在此岗多年，伺候几任领导，胃让酒泡伤了，脸让夜熬黄了，心力绞瘁却无建树，好听的说你是兢兢业业的老夫子，难听的说你

是穷酸秀才一个。熬成了单位的元老却无长进，一身的不是与冤屈

只有自己扛。究其成因，素质缺陷，目标不明，仅满足于追随与服务。

本文只对传统意义的秘书岗位，现代意义上老总们使用的文秘另有特殊规则，另当它论。

办公室秘书工作秘籍

1、秘书行为：

不能太酸;不能太迂;不能太雅;不能太俗。结交各路人等，一回

不生，二回不熟。广结同道，一见如故，稀罕致至。

2、秘书特点：

辛苦性、索碎性、全面性。别人不想做的你得做，别人不会做的你得会。文稿再好不签你的名，权力虽有不在你的手。

3、秘书能力：

坐下能写;站着能说;出门能办事;回来能谋划。

4、秘书工作：

像吃鱼一样小心谨慎;像钓鱼一样耐心细致;像养鱼一样认真呵护;事前琢磨，事中紧张，事后反思。

5、秘书汇报要领：

详细准备，简单汇报，有问能答。

6、秘书禁忌：

不议领导是非;不介入领导矛盾;大事不越权，小事不推诿;守口

如瓶。

7、秘书品德：

有操守而无官气，多条理而少大言。知钱重而无心于钱，紧靠官而无意权。

8、秘书心理素质：

小事当大事做，看仔细。大事当小事做，看沉稳。处大事当如小事,处小事当如无事。闻奇不惊喜，遇急不张惶。挨批不气馁，受宠

不张扬。有罪学会受，有福也能享。遇强不显弱，遇弱不显强。对

上要敬畏，对下要柔肠。何时都不可大厉声色。

9、秘书智慧：

(1)用智慧分辨，哪些可改，哪些不可改。可改变的就努力去做，不可改变的就坦然接受。

(2)看清形势，瞻前顾后，未雨绸缪，免得遇事惊慌。