中小企业的财务报销制度和报销流程

中小企业的财务报销制度和报销流程

第一章总则

第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。

第二条本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为管理费用支出、营业费用支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

第三条本制度适用公司全体员工。

第二章借款管理规定

第四条借款管理规定

一、借款流程

1、借款人按规定在财务部领取并填写借支单，注明借款时间、借款人、借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）。

2、借款人签字→部门负责人签字→总经理审批→财务复核→交出纳领款。

3、借支款项须提前报备财务部，借款金额超过1000元应提前一天报备。

二、一般情况下借款人应通过领导面签认可，若遇特殊情况，可通过网络发照片审批，财务部门核对照片信息，得到领导许可后方可借款，在报销前需找总经理在借支单上补签。

三、借款销账规定：

1、业务办理完成后5个工作日内办理报销还款手续。

2、借款销帐时应以借支单为依据，据实报销，超出借支单申请范围使用的，须经领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐;

四、借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

第三章费用报销规定

第五条主要包括差旅费报销、业务招待费报销、汽车加油费、出租车费报销、办公用品等采购费用报销。

一、报销流程

1、报销人按规定在财务部填写费用报销单，填写报销时间、报销部门、单据及附件张数、事由（按所发生的票据类别列明费用用途）、金额（大小写须完全一致，小写前要有￥封口，

大写前要有ⓧ封口，无字部分可写零或用横线划掉）、报销人，有原借款的，应填写借款金额，应退余款项。报销票据填写时字体要工整端正、签名要清晰可辨，不得涂改、刮擦等。

2、报销单票据要保持整洁清晰，不允许涂改，不符合规定要求的票据不要粘贴，票据粘贴规则为按票据的时间先后、按票据类别顺序依次左对齐粘贴到报销凭证粘贴单上，注意请不要把发票上的数字粘上，保持票据的明晰性。

3、填写完成后的报销单→部门负责人签字→财务预审→总经理审批→交出纳报销。

4、报销1000元以上需提前一天通知财务部以便备款。

5、财务每周报销一次，各位员工每周一将报销票据上交财务部（节假日顺延），票据间隔时间不能超过5个工作日,如有特殊情况，必须写出具体说明，报领导审批。员工应在此时间前将各自的报销票据按财务部执行规范提交到相应负责人审核。

二、发票的规范性

1、在发生各项经济业务时，要索取正规的税务发票或行政事业收费票据。若无法开具正规发票，开具的收据上需有收款单位公章。

2、发票各项应填写正确，单位名称要填写全称：“保定市迈拓港湾科技发展有限公司”，识别号（税号）：“130611769826020”，发票上不得有涂改。

3、取得发票后要认真核对票据真伪，不得将“查询联”“清单”等撕掉。

4、发票内容应填写明细内容，不得笼统的写为“文化用品”、“体育用品”、“办公用品”等字样。报销时财务部要严格审查发票真伪，对于假票或者不符合规定的票据，一律不得报销。

5、内部收据或白条不得作为报销凭证。

第四章差旅费的报销规定

第六条关于员工出差往返交通费、乘坐交通工具、住宿费：住宿标准按级别。

一、乘坐交通工具的等级标准表：

1、因工作需要随同领导公出人员，可据实报销与领导同等级标准的住宿费用。

2、参加会议人员不实行住宿费包干办法。按会议安排的住宿条件，凭有关凭证实报实销。

3、公出人员由接待单位免费接待的，不报销住宿费，住亲友家中，每天每人补助住宿费50元。

第五章出租车费、汽车加油费的报销规定

第七条出租车费报销制度及流程

一、员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经总经理同意后可以乘坐出租车。

二、市内因公处出乘公交车，公交车费应保存相应车票报销。

三、财务接口人将以公司出入记录为依据，严格审核出租车票的真实性。有记录才能给予报销，如无记录确实发生的费用，写明原因经理签字认可后，方能报销。

四、因加班产生的交通费，在报销时必须附加班记录（行政提供），财务接口人根据加班记录进行审核。

五、一旦发现报销的出租车票与公司出入记录或加班记录不符，并查证属虚报，公司将予以扣除当月绩效工资。

六、油费报销标准为：经理：1000元，业务：600元，在此范围内实报实销。其他人员使用公车，公车加油费实报实销。如公司临时需要，借用员工私车外出办事，员工填写派车单，报销金额 = 里程数*0.8元/公里

第六章办公费、低值易耗品的报销规定

第八条办公费、低值易耗品的报销制度及流程

一、管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。

二、报销流程

1.购置申请: 公司行政部根据需求及库存情况，采购时根据公司相关规定填写采购申请单。

2.报销程序：报销人持采购申请单按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。

第七章招待费的报销规定

第九条招待费报销制度及流程

一、费用标准

1、礼品：公司对外赠送礼品、礼金、购物卡等现金等价物，须填写招待费申请单，经领导批准同意后，方能办理报销。

2、招待费将遵守先审批后报销的报销程序。如无审批单，公司将不予报销。

3、不同城市，不同级别客人的招待标准规定如下：

司局级以上人员参加的：平均每人不超过500元；

处长级以上人员参加的：平均每人不超过200元；

普通客户人员：平均每人不超过100元；

此外对于特殊重要客户，可以参照司局级最高级别招待标准。对于特别重要的招待如果超过最高限定标准需要事先向领导通报。

因工作原因，本人不在公司，确实需要发生招待费时，可通过网络方式请示领导，获得批准后，回公司后补签申请单。未经批准，公司将不予报销。

职能部门人员如果需要发生业务招待费，原则上应该控制在200 元以下，超过200元需要事先经领导审批。

4、审批单的来访客人、职务、单位及访问内容、标准要填写完整。

5、报销时的实际金额如超出审批范围，将不予报销超出部分。

6、公司管理层因协助各部门而发生的业务招待费在报销时必须标明部门，需要通报相应的部门负责人，如果能确定项目名称则必须标明项目名称。

二、报销流程：招待费由经办人持有审批单按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。