文件标准化管理

文件和资料标准化管理制度

1 目的

通过对公司文件资料的有效控制，确保工作现场使用唯一有效的文件资料，并形成统一规范的编写格式及处理程序。

2 适用范围

本制度适用于公司所有公务文书、文件和资料的管理。

3 术语和定义

3.1 公文：指公司在处理各种公务时使用的应用文书，包括：决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函（电报）、会议纪要。3.2 制度（程序）：指要求公司成员共同遵守的，按一定程序办事的规程性文件。

3.3 办法：指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件。

3.4 标准：指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件。

3.5 规章制度：公司各种制度、规定、办法的泛称。

3.6 记录：指公司对某项活动的各工作环节、结果进行记录，可供事后追溯该项活动完成质量的证据性文件，主要为表格形式。

4 职责权限

4.1 经理负责公司制度、办法、标准、计划、记录和以公司名义下发的公文的批准。

4.2 管理者代表负责制度、办法、标准、计划、记录的审核。

4.3 各单位负责本单位相关文件资料的编写、审核、打印、校对工作。

4.4 总经办负责以公司名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档，负责对各单位文件资料管理情况进行监督检查。

4.5 各单位负责以本单位名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档。

5 工作程序

5.1 文件资料的编写格式

5.1.1 文件资料的用纸标准：

公司各类文件资料的正式编印一般用A4(210mm×297mm)型纸张。图纸表格等不宜减小时，该页应按以上纸型尺寸折叠装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

5.1.2 文件和资料章、条、款的编排规则：

5.1.2.1

根据文件内容的编排划分，“章”就是一个章节，包括条和款，“条”是章的一个部分，“款”是章或条的一个层次。章、条均用阿拉伯数字编号。

5.1.2.2

“章”应左起空两格书写，如第1章用“1”标注，右侧空一格写该章的标题，标题一行书写不够时，可另起一行，这一行的第一个字与标题的第一个字平排书写。章与章之间应空一行编排。5.1.2.3

“条”在“章”的编号右下加一个小圆点，再写该条在该章所处的顺序，如第4章第1条，用“4.1”表示，后空一格书写该条的标题。如果一章的各条根据需要再分为若干下一层次的小条，其编号表示方法同上，如第4章第2条，再分3小条，则分另表示为“4.2.1”、“4.2.2”、“4.2.3”，如果“4.2.1”再分为2个小条，则分别表示为“4.2.1.1、4.2.1.2”；条一般只划分到第三层次，即只以4位数字表示为限，下一层次的内容用“款”的形式进行叙述，可用英文字母编号。

5.1.2.4

“章条”编号最未阿拉伯数字右下角不加小圆点，编号顶格书写，“章条”具体内容的第一行应从左起空两格书写，第二行起均应顶格书写。

5.1.3 文件资料的字体、排版、装订标准。

5.1.3.1 公文类文件资料的字体、排版、装订标准:

A 标题应采用二号宋体加黑，正文采用三号仿宋字；

B 纵向行文排版时，A4型纸页边距分别为:上边距为37mm、下边距为35mm、左边距为28mm、右边距为26mm

,上下行跨为1.5倍行跨；

C 横向行文排版时，A4型纸页边距分别为: 上边距为28mm、下边

距为20mm、左边距为26mm、右边距为26mm

,上下行跨为1.5倍行跨；

D 非国际红头公文排版按印刷的标准纸张使用，字体、行距应符合以上要求。

文件资料标题一般采用小二号黑体、正文采用小四号宋体字。章的标题采用小四号黑体字；记录编号应在右上角，用四号黑体字。

5.1.3.2 一般文件资料(包括制度/程序、办法、标准、规程)的字体、排版、装订标准:

A 封面:公司名称采用二号黑体加黑书写,标题采用小初宋体加黑书写,文件编号采用三号宋体加黑书写；

B 修改号:标题采用小二宋体加黑书写,表格采用小四宋体1.5倍行距；

C 正文标题应采用小二宋体加黑,正文应采用小四号宋体字,页眉页脚采用五号黑体加黑书写；

D

纵向行文排版时,A4型纸页边距分别为上页边距为30mm、下页边距为24mm、左页边距为28mm、右页边距为26mm,上下行距为单倍行距,页眉为1.7

mm,页脚为1.5 mm ；

E

横向行文排版时,A4型纸页边距分别为上页边距为20mm、下页边距为15mm、左页边距为26mm、右页边距为26mm,上下行距为单倍

行距；

F 章的标题采用小四号宋体加黑；

G 页码从修改页算起；H 记录编号应在右上角,用五号黑体加黑。

5.1.3.3 文件资料一般左侧死页装订，一些处于需持续改进或修订的文件资料可采用活页装订，但应确保文件资料的完整。

5.2 文件资料的撰写格式及内容

5.2.1 格式及内容：

由前言、质量方针目标、组织机构、质量管理体系、管理职责、资源管理、产品实现、测量分析和改进、质量管理手册的管理等内容构成。

5.2.2 公文格式及内容：

5.2.2.1 国际红头公文格式及内容：

A

国际红头公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关，印发机关和印发日期等部分组成。

B 发文机关应当写全称或者规范化简称，如果是联合行文，主办机关应当排列在前。

C

公司的国际红头文件一律统一式样，文件头与正文用红线隔开，红色