邮件回复技巧

邮件回复技巧

1.拿到一封新的询盘，首先应该了解清楚客户背景，做到知己知彼：

①通过客户网站；

②网络搜索公司信息；

主要了解客户的类型、经营产品、经营渠道、销售额、市场区域、规模大小等等，这些信息可以帮助我们有针对性的回复邮件、推广产品。如果这些内容在网络上找不到，可以在以后和客户的沟通过程中逐步了解，对于新客户，如果我们所发的邮件没有得到回复，可以电话进一步了解，或者以调查问卷的方式，给出选项让客户简单选择，等等。

2.详细了解客户询盘的邮件内容，询盘可以反映出客户的需求，以便有针对性

地回复邮件，完整的询盘一般包含以下内容：

①客户公司自我介绍；

②所需产品；

③规格要求；

④认证要求；

⑤运费、包装、生产周期等其他问题。

通过对这些信息的研究，可以帮助我们了解客户的心理和侧重点，从而有针对性地回复邮件。例如，北美市场，突出UL&ETL&CSA认证或者产品的美规设计；欧洲、亚洲、南美突出产品性能、参数、质量、交期等；对于欠发达地区，对价位比较敏感，可以着重突出价格上的优惠。。。。

3.与客户沟通过程中，回复邮件的要点及注意事项：

①收到客户邮件，如果邮件比较复杂、篇幅很长，先通读2-3遍，完全了解

客户的邮件信息；

②各个击破，根据客户问题逐条回复，回复的时候尽量标出1，2,3,4…或者

用自动项目编号，客户可以很清晰地看到我们的回复；

③如果客户问题本身是分条分点的，可以直接在客户原邮件上回复，用不

同颜色字体标出，尽量不用红色；

Please find my responses below in Blue.

Best Regards,

***** ***

或者直接复制客户邮件内容，在新邮件上逐条回复，用不同字体标出。

④写完邮件之后，先不要发送，再读一遍客户原邮件，不要有漏掉或者误

解的；

⑤发送邮件之前，拼写检查，不要有错别字，一封邮件字体字号统一；

⑥早上上班通读所有邮件，把待办事宜写在本子上，把重要的、特别紧急

的标示出来，需要找工程师、工厂的，最先解决；需要找业务经理沟通

的，放在其次；自己可以独立回复的，放在最后；以便在当天能够将所

有客户邮件及时、准确回复。

4.邮件主题：

客户每天都在收到几十封的工厂推销信，再认真的客户也不会每封都仔细看，鲜明的主题可以吸引眼球，增加邮件被打开的几率，邮件能够被打开，就说明我们的开发信成功了一半，如果客户打开之后，可以很认真的读完，还可以再回复（告诉我们从邮件列表里把他删除的除外），那就是一封很成功的开发信。

①按市场分类，eg.北美市场可以写：UL&ETL Listed Items;

欧洲市场可以写：High Quality LED Lighting Manufacturer或者突出我们

的大客户，用大客户吸引眼球，Home Depot & Wal-mart & Sylvania Supplier – Illusion LED Ltd.，但是大客户是必须真正与我们合作过的，最

好不要骗客户。

②主题开头可以写上客户的公司名称，第一表示尊重对方，第二可以增加

客户打开邮件的几率，第三方便我们对邮件归档和查找。

Eg.客户公司名称/邮件主题/Illusion

③如果觉得有必要的话，可以在主题前面加个“Re:”，客户会以为这是已

经联系过的客户，一般会打开看，这种小把戏客户也可能会反感，斟酌

使用。

5.回复客户邮件，特别是新客户，做到举一反三，客户问一个问题，可以联想

到其他有可能要问或者需要了解的问题：

Eg. 客户问光条剪切单元多长？

第一种回复：5CM；

第二种回复：我司光条分两种，12V DC & 24V DC，12V电压下是3灯/单元；

24V电压下是6灯/单元，分别是多少公分。

Eg. 客户问T8管所用LED的牌子是？

第一种回复：Epistar;

第二种回复：Epistar(Taiwan Brand), with reliable quality，T8管是内置电源，单端供电（对北美客户，要ETL标准的），包装是怎样的；这里有一点，质保期限（可以选择不主动说出，因为市面上有很多是3年5年，我们的只有2年，尽量告知客户一些我们的强项，对下单有利的信息）。

第二种回复主要针对新客户，客户需要了解很多信息，我们要尽可能地通过最短的时间让客户了解清楚，客户没有问题了，订单也就不远了；另外，客户也会觉得我们比较专业和认真，沟通顺畅也是客户选择供应商的一个重要方面。

希望对大家有所帮助。谢谢！

Kevin

2012-12-4