Excel2000教程

Excel 2000实用教程
简介：Excel2000是Office 2000办公套件中的一个主要软件，它可以运行在Windows95、Windows98、Windows2000及WindowsXP等操作系统上。

Excel2000处理电子表格的功能非常强大，能够完成十分复杂的任务，广泛应用于财务、统计、金融、审计、行政等各个领域。

我们将从表格的建立、编辑、设置格式、使用公式、创建图表及打印表格等几个方面，介绍如何做出美观、实用、完整的工作表，浅讲一些Excel2000处理分析数据的简单功能。

第一讲基本操作
学习要点：工作簿的新建与保存；工作表的重命名、删除与插入；移动、复制工作表。

基本概念：
工作簿与工作表——一个工作簿可以包含若干张工作表；一个工作簿是一个独立的文件。

一、创建一个工作簿
•启动Excel 2000；
•新建工作簿；
•保存工作簿；
•退出Excel 2000。

具体操作：
1、启动Excel 2000：左键单击"开始"→ 指向"程序" → 单击"Microsoft Excel"选项。

2、新建工作簿：在启动Excel 的同时，系统自动建立了一个新工作簿，并命名为"Book1"。

打开"文件"菜单→ 单击"新建"→ 在"新建"对话框中选中"常用"选项卡→ 选中"工作簿"图标→"确定"。

这样也可以新建一个工作簿。

在一个工作簿中系统默认设置了3张工作表：sheet1、sheet2、sheet3。

工作表是由若干行和列组成的。

在工作表中：（1）列标 - 英文字母；行号 - 阿拉伯数字；（2）单元格 - 行和列的交叉点；单元格名称是由列标和行号共同组成，在名称框中显示。

3、保存工作簿：第一次保存时，单击"文件"菜单中的"保存"选项，打开"另存为"对话框：确定保存位置（系统默认的位置是"My Documents我的文档"）→ 为工作簿命名（例：W1）→ 确定
保存类型为"Microsoft Excel工作簿" → 单击"保存"按钮。

以后可以直接选工具栏上的"
保存"按钮来快速保存。

Excel 工作簿默认的扩展名是：xls。

4、退出Excel：单击标题栏右端的"关闭"按钮，或单击"文件"菜单中的"退出"选项。

二、工作表的重命名、插入与删除
•打开一个工作簿；
•重命名工作表；
•插入工作表；
•删除工作表；
•另存为工作簿。

具体操作：
1、直接双击文件名（例：W1）即可打开该工作簿。

2、双击Sheet1工作表标签→ 输入新名称：表1 → 确认；双击Sheet2工作表标签→ 输入新名称：表2 → 确认；右键单击Sheet3工作表标签→ 在弹出的快捷菜单中单击"重命名"选项→ 输入新名称：表3 → 确认。

这样可将工作表Sheet1、Sheet2和Sheet3依次重命名为表1、表2和表3。

3、单击选中表2工作表标签→ 单击"插入"菜单中的"工作表"选项，则在工作表"表2"之前插入了一张新工作表"sheet4"。

若在插入工作表之前选定连续的多张工作表，就可以一次插入多张工作表。

（用Ctrl键或Shift键来帮助多选）
4、单击选中工作表"表3" → 单击"编辑"菜单中的"删除工作表"选项→ 在弹出的系统对话框中单击"确定"，即可删除工作表表3。

5、将已经过多处修改的工作簿另存到C盘。

单击"文件"菜单中的"另存为"选项→ 在弹出的"另存为"对话框中确定保存位置"C盘"和文件名（可以重新命名, 例：W2）→ 单击"保存"按钮。

三、多工作簿操作
•同时打开多个工作簿；
•复制、移动工作表；
•同时关闭所有工作簿。

具体操作:
1、同时打开W1和W2两个工作簿: 单击"打开"工具栏按钮，弹出"打开"对话框→ 在"查找范围"列表中找到W1、W2工作簿(在同一个文件夹中)→ 单击W1 → 按住Ctrl键再单击W2 → 单击"打开"按钮。

2、将W2工作簿中的"表1"工作表移动到W1工作簿中: 单击W2工作簿中的任意位置，激活W2工作簿→ 单击"编辑"菜单上的"移动或复制工作表"选项，打开相应对话框→确定目标工作簿；确定在目标工作簿中的具体位置→ 清除"建立副本"复选项→"确定"。

3、将W2工作簿中的"表2"工作表复制到W1工作簿中：操作方法与第2步基本相同，但要选中"建立副本"复选项。

更便捷的方法是用鼠标直接拖拉（移动）、按住Ctrl键再拖拉（复制）。

在同一个工作簿中进行复制、移动工作表的操作，也可按以上两种方法操作。

4、一次关闭所有工作簿：按住Shift键，单击"文件"菜单中的"关闭所有文件"选项。

第二讲输入数据
学习要点：各种数据的输入方法；序列的输入方法。

一、输入数字、日期和时间、文字
•输入数字，掌握科学记数法出现的特殊情况；
•输入日期时间，了解当前日期和时间的快速输入方法；
•输入文字，掌握将纯数字按文字输入的方法；
•输入其他特殊数据，掌握数据格式的设置方法；
•了解数据输入的不同方法，掌握撤消输入的方法。

具体操作：
1、左键单击任一单元格，使其变为活动单元格（四周的框线变黑变粗），在其中直接输入数字，按Enter 键确认。

（1）当输入的数字超过11位时，或长度超出单元格宽度时，Excel 将自动显示它为科学记数法格式；（2）若按一般方法输入分数，系统将默认为日期，必须在输入分数之前，先输入"0"和一个空格。

2、在活动单元格中直接输入日期：2004-3-10；输入时间：3<空格>PM；输入当前日期：按Ctrl+；（分号）；输入当前时间：按Ctrl+Shift+：（冒号）。

3、在活动单元格中直接输入文字。

Excel对文字有一定的记忆功能。

当希望把纯数字按文字输入时，应在数字前先输入一个单引号（必须在英文输入法状态下）。

4、选中单元格后，打开 "格式"菜单→ 单击 "单元格"选项，打开 "单元格格式"对话框→ 选中 "数字"选项卡；在 "分类"列表框中选择 "货币"、“百分比”等→ 确定。

在其中直接输入数字，即可以以货币、百分比等形式显示出来。

5、按Enter 键、按上下左右方向键、按Tab键、直接用鼠标单击其他单元格，都可以确认数据的输入。

在确认前按Esc退出键或退格键Backspace，可以取消或删除部分输入内容。

二、同时在多个单元格中输入相同的数据
•选定单元格区域及多区域选定；
•同时在多个单元格中输入相同的数据。

具体操作：
1、单击单元格A3后不松开鼠标左键（此时鼠标为空十字形状），拖动鼠标至A6，选定第一个单元格区域；按住Ctrl键不放，单击B2一个单元格；按住Ctrl键不放，再用同样方法拖动选定C1到E3的第二个单元格区域。

2、输入：123；按Ctrl+Enter 组合键确认，即可在多个单元格中都输入相同的数据。

三、输入序列
•填充序列；
•自定义序列。

具体操作：
1、单击单元格A1，在其中输入数字3；将鼠标移动到单元格的右下角，当鼠标变为实心的十字形时，按鼠标右键拖拉出一个行单元格区域或列元格区域，同时会弹出一个菜单，（1）选"以序列方式填充"，可以输入一个递增的等差序列；（2）选"序列"，可以对输入的序列进行设置；（3）选"复制单元格"，可以输入相同的数据；（当鼠标变为实心的十字时，按鼠标左键拖拉也可以复制单元格，但是对系统内置的自定义序列则为序列的填充，如：甲、乙、一、二、星期、日期等）
2、设定自定义序列：（1）单击 "工具"菜单中的 "选项…"命令，打开 "选项"对话框→ 单击 "自定义序列"选项卡；（2）在 "自定义序列"下拉列表框中单击 "新序列"项；（3）在 "输入序列"框中输入自己新定义的序列：教授，副教授，讲师（每输入一个数据要按一次回车键）；（4）单击 "添加"命令按钮→确定。

这样在按鼠标左键拖拉时，就可以直接填充该序列了。

第三讲编辑工作表数据
学习要点：修改单元格内容；插入与删除；撤消操作；移动及复制；拆分和重排窗口
一、修改单元格内容
•修改单元格内容；
•查找和替换文字或数字。

具体操作：
1、双击要修改的单元格，在闪烁的光标处插入、删除内容，也可以在单击单元格后直接输入新的内容，全部替换原有的内容。

2、选中一定的查找区域，或单击工作表的任意处（查找、替换整张工作表），在 "编辑"菜单上单击 "查找"项，（1）打开 "查找"对话框；输入查找内容；单击 "查找下一个"或"查找全部"按钮，即为查找操作。

（2）打开 "替换"对话框；在 "查找内容"编辑框中输入原来的数据→ 在"替换为"处输入新的数据；单击 "全部替换"（一次完成全部替换）或 "替换"按钮（一次替换一个对象），即可完成替换操作。

二、插入与删除
•插入单元格、行、列；
•清除单元格内容；
•删除单元格、行、列；
•撤消与恢复。

具体操作：
1、单击 "插入"菜单上的 "单元格"项，打开 "插入"对话框：若选中 "活动单元格右移" 或 "活动单元格下移"，则可插入一个单元格；若选中"整行" 或 "整列"，则可插入一行或一列（直接选"插入"菜单中的"行"或"列"更快捷）。

选定多个单元格（行、列），则可一次插入与选定的单元格（行、列）数量相同的单元格（行、列）。

2、清除单元格内容。

拖拉鼠标确定出要清除的单元格区域，按键盘上的"Delete"键即可。

也可以使用"编辑"菜单上的 "清除" 选项，有4种方式可供选择。

3、删除单元格。

单击 "编辑"菜单上的 "删除"项，打开 "删除"对话框，有4种删除方式可选，选其中一种，"确定"。

删除单元格后，Excel会调整周围单元格填补空缺。

4、在行号或列标处单击鼠标左键，可选定整行或整列→ 单击 "编辑"菜单中的 "删除"命令，可以直接删除该行或列。

5、单击一次工具栏上的 "撤消"按钮，可撤消前面的一步操作；单击一次 "恢复"按钮，可恢复一个撤消操作。

三、剪切、复制与粘贴
•移动、复制单元格数据；
•快捷方式；
•行列转换。

具体操作
1：选中需移动的内容或区域→ 单击工具栏上的 "剪切"按钮→ 单击目标区域的左上角
单元格→ 单击工具栏上的 "粘贴"按钮。

2、选中需复制的内容或区域→ 单击工具栏上的 "复制"按钮→ 单击目标区域的左上角单元格（按住Ctrl键可选多个区域）→ 单击工具栏上的 "粘贴"按钮。

3、用鼠标拖动的方法可以更快捷地实现数据的移动、复制。

单击单元格或选中单元格区域，移动鼠标到单元格边框或区域的四边，当鼠标变为十字箭头时：
直接按住左键拖拉：移动；
按住Ctrl键再拖拉：复制；（以上两个操作会覆盖目标区域的原内容。

）
按住Shift键再拖拉：在已有的单元格间移动插入单元格；
按住Ctrl+Shift键再拖拉：在已有的单元格间复制插入单元格；
按住Alt键再拖拉至某工作表标签：移动到该工作表中；
按住Ctrl+Alt键再拖拉至某工作表标签：复制到该工作表中。

4、选定单元格区域→ 单击 "复制"工具栏按钮→ 选定目标区域的左上角单元格→单击 "编辑"菜单上的 "选择性粘贴"命令，打开 "选择性粘贴"对话框→选中 "转置"复选框→"确定"。

则行与列的内容进行了转换。

（目标区域不能与源区域有重合的部分）
四、拆分与重排窗口
•拆分和冻结窗口；
•同时显示多张工作表；
具体操作：
1、利用Excel 2000所提供的冻结窗口和拆分窗口的功能，可以使相距很远的单元格在一屏中同时显示，这为操作数据较多的工作表带来了极大便利。

用冻结窗口的方法：选定Sheet1工作表→ 选中第3行→单击"窗口"菜单中的"冻结窗格"选项→工作表的前3行就被冻结，总是出现在窗口中；而通过滚动鼠标滑轮或键盘上的上下箭头，可以使非常后边的行（如：90行）也同时出现在窗口中。

利用冻结窗口的功能，可以使一张大工作表的行列标题一直显示在窗口中。

单击"窗口"菜单中的"撤消冻结窗格"可以恢复。

用分割窗口的方法：选定Sheet2工作表→ 用鼠标指向垂直滚动条顶端的水平分割块
→ 当鼠标变成分割指针时，按住左键向下拖拉到第8行的下方→ 松开左键→ 操作两个窗口的滚动条，也可使第3行和第90行都出现在窗口中，拖回该分割条即可撤消。

（一般了解）
2、要同时显示多张工作表，必须建立多个窗口。

（1）单击"窗口"菜单中的"新建窗口"选项→ 单击Sheet1工作表标签；（2）单击"窗口"菜单中的"新建窗口"选项→ 单击Sheet3工作表标签；
(3)重排窗口：单击"窗口"菜单中"重排窗口"选项→ 在"重排窗口"对话框中选择一种排列方式→"确定"。

五、保护数据
•设置和撤消对工作表的保护。

•设置和撤消对工作簿的保护。

具体操作：
1、设置保护：（1）打开 "工具"菜单→ 指向 "保护"选项→ 在子菜单中单击 "保护工作表"选项，打开 "保护工作表"对话框；（2）在 "密码"框中输入密码，在下边的对话框中指定工作表中的哪些内容受保护（一般为都不可操作）→ "确定" → 在 "确认密码"对话框中的 "重新输入密码"框中再次输入相同的密码→ "确定"。

该工作表就只可以观看，不能被操作了。

2、撤消保护：在 "工具"菜单的 "保护"子菜单中选中 "撤消工作表保护"选项→ 输入密码→ "确定"。

3、在对工作簿进行"另存为"操作时，选择"另存为"对话框中的"工具"选项，选择其中的"常规选项"，可对工作簿进行真正的保护操作。

撤消保护时取消密码即可。

第四讲使用公式
学习要点：公式的输入；移动、复制、填充公式。

基本概念：为与常量相区别，每一个公式都要以等号（=）开头。

一、输入公式
•输入公式；
•输入公式中的函数。

具体操作：
1、直接在单元格中输入： = A1+A2 → 按Enter 键确认；或在编辑栏中输入：= A1+A2 → 单击编辑栏上绿色对勾"√"按钮确认。

（"×"按钮的作用是取消输入。

编辑栏是Excel 所独有的，主要的作用是显示和编辑活动单元格中的内容。

单击含运算结果的单元格，公式内容会显示在编辑栏中；修改公式在单元格或编辑栏中均可进行）
2、通过用鼠标选定单元格的方法快速输入公式：A1*A2+A3。

输入："= "→单击A1→输入："*"→单击A2 →输入："+ "→ 单击A3 →按Enter 键确认。

3、在单元格中输入函数，如：求平均值、求和等。

（1）单击 "插入"菜单的 "函数"选项，打开 "插入函数"对话框；（2）在 "函数选择"列表中选中 "AVERAGE"（求平均值）、"SUM"（求和）
"MAX"（求最大值）→ "确定"，打开 "函数参数"对话框；（3）单击 "Number1"参数框右端的 "压缩"按钮→ 在工作表中用鼠标选中求值范围，如：B2到E2→单击 "还原"按钮；→ "确定"。

二、重算公式与显示公式
•自动重算
•显示所有公式的内容。

具体操作：
1、自动重算 - 修改引用单元格中的内容（如：A2）后公式会自动重算，这是系统的默认设置。

2、显示工作表上所有公式的内容。

打开"工具"菜单中的"选项"对话框→单击 "视图"选项卡→ 选中 "窗口选项区"中的 "公式"复选项→ "确定"。

按Ctrl+"｀"（在键盘的左上角，Esc键下方）组合键可以使工作表中所有公式在公式内容和公式结果间进行切换，这种方法更为便捷。

三、移动、复制、填充公式
•移动和复制公式；
•填充公式；
•绝对引用
具体操作：
1、移动：在B4中输入公式：=SUM(B1:B3)；单击B4 → 鼠标指向单元格边框，当鼠标变为十字箭头时，按住左键拖拉到D4 → 松开左键；
2、复制：在C4中输入公式：=SUM(C1:C3)；按住Ctrl+C键复制，在E4中按住Ctrl+V键粘贴。

3、填充公式：在D1单元格中插入一个自动求和公式(常用工具栏上的 "自动求和"按钮) → 鼠标指向D1单元格边框右下角，当鼠标指针呈十字形时，按住鼠标左键向下拖拉至D3单元格→ 松开左键，则可完成对D2和D3的公式填充。

说明：公式移动时，其中的单元格引用不变；复制和填充时，单元格中的引用会改变。

4、绝对引用：在公式的单元格引用 "C1"处，按F4功能键（单元格引用 "C1"就变为 "$C$1"），确定。

单元格被绝对引用，无论移动、复制还是填充，公式都不会变化。

（包含符号 "$"的单元格引用是绝对引用）
第五讲设置工作表格式
学习要点：设置单元格及其内容的多种格式；使用自动套用格式；设置条件格式。

一、设置单元格及其内容的多种格式
•更改行高和列宽；
•合并单元格；
•设置字体的格式；
•使用格式刷；
•设置表格边框。

具体操作：
1、更改行高：（1）用鼠标单击行号选中一行或只是选中一个单元格→ 指向格式菜单中的 "行" → 在子菜单中单击 "行高"选项，打开 "行高"对话框（2）在 "行高"文本框中直接输入数据→ "确定"。

例5-1中：第1行为60；第2、3行为20；第4行为100；第6至20行完全一致，比当前的行高略高一些就可以。

2、更改列宽：（1）按住Ctrl键单击列标同时选中多列；（2）指向 "格式"菜单中的 "列" → 在子菜单中单击 "列宽"，打开 "列宽"对话框；（3）在 "列宽"文本框中输入数据→ "确定"。

例5-1中：A、C、E、G列宽为9； B、D、F、H列宽为8。

说明：（1）对行高和列宽的精确设置应在对话框中进行，但当不需要十分精确时，用鼠标拖动的方法来调整更为快捷：选定行、列后，用鼠标拖动调整其中的一行或一列，就可十分快捷地同时调整多行或多列乃至整个工作表的行高或列宽，且完全一致；（2）行高的单位是像素点，列宽的单位是字符。

3、合并单元格：（1）选中要合并的单元格区域→ 选取"格式"菜单中的"单元格"选项，打开"单元格格式"对话框；（2）在 "对齐"选项卡的 "文本控制"区中，选中 "合并单元格"复选框→ "确定"；
例5-1中：合并A1:H1、C3:D3、E3:H3、B4:H4。

说明：（1）当包含数据的多个单元格被合并时，只有左上角单元格中的数据被保留到合并后的单元格中；（2）要把合并后的单元格再拆分开，只需要在单击目标后把选中的 "合并单元格"复选项取消即可。

4、设置字体的格式：（1）选中单元格→选取"格式"菜单中的"单元格"选项，打开"单元格格式"对话框；（2）在"对齐"选项卡中设置"水平对齐"和 "垂直对齐"；（3）在"字体"选项卡中设置字体、字号等格式（也可在"格式"工具栏上直接设置）。

例5-1中："简历表"三个字的"水平对齐"和 "垂直对齐"都为"居中"，楷体、加粗、字号20、单下划线；"姓名"两个字为隶书、字号12、水平、垂直居中。

5、使用格式刷：（1）选中已经设置好的单元格→ 双击常用工具栏上的 "格式刷"按钮（单击只可用一次）；（2）用带小刷子的鼠标分别单击其他单元格即可完成对格式的复制；（3）再次单击 "格式刷"工具栏按钮，结束格式刷的作用。

例5-1中："性别"、"出生日期"、"民族"、"学历"、"工作单位"、"主要经历"的文本格式设置与 "姓名"相同。

6、设置竖式文本：（1）选中单元格→选取"格式"菜单中的"单元格"选项，打开"单元格格式"对话框；（2）单击 "对齐"选项卡→ 在 "方向"框内单击选中竖式文本框→ "确定"；
例5-1中："主要经历"四个字为竖式文本，水平、垂直居中。

7、设置表格边框：（1）选中整个表格→选取"格式"菜单中的"单元格"选项，打开"单元格格式"对话框；（2）单击"边框"选项卡→在"线条样式"列表框中选择一种合适的线型→ 单击 "预置"框中的 "无"按钮、"外边框"按钮及"内部"按钮，为表格设置框线。

例5-1中：简历表的外边框为一种较粗的实线，内部为一种较细的实线。

8、取消工作表的网格线：（1）单击 "工具"菜单的 "选项"命令项，打开 "选项"对话框→ 选中 "视图"选项卡；（2）清除 "网格线"复选框→ "确定"。

说明：网格线是用于显示单元格的行高和列宽的，它是一种较浅的线条，一般可将网格线作内部框格线用。

二、自动套用格式和条件格式
•自动套用格式的使用；
•设置条件格式。

具体操作：
1、自动套用格式：（1）选定要套用格式的区域；（2）打开 "格式"菜单→ 单击 "自动套用格式"选项，打开 "自动套用格式"对话框；（3）在 "格式"列表框中选择一种样式（通过右边的滚动条可拖拉出近20种样式）；（4）单击 "选项"按钮，展开"应用格式种类"复选框，在其中可有选择地使用自动套用格式（一般不作调整）→"确定"。

单击 "撤消"工具栏按钮可取消套用。

2、设置单元格的条件格式，如：不及格的分数用红色字体显示，大于或等于90分的分数显示灰色图案的底纹。

（1）准确选定要设置条件格式的单元格区域→ 单击 "格式"菜单中的 "条件格式"命令项，打开 "条件格式"对话框；（2）在 "条件1"区内设置第一个条件的内容和格式：在左边的下拉列表框中选中 "单元格数值" → 在中间的下拉列表框中选中 "小于" → 在右边的文本框内输入：60；单击 "格式"按钮，打开 "单元格格式"对话框；单击 "颜色"框的下拉箭头→ 选择红色→ 单击 "确定"，返回 "条件格式"对话框；（3）设置第二个条件的内容及格式：单击 "添加"按钮，出现第二个条件框；在其中设置第二个条件的内容为：单元格数值大于或等于 90；
在" 格式"中选择"图案"选项卡→ 在"图案"下拉列表中选择"25％灰色" → "确定"，返回 "条件格式"对话框→ "确定"。

说明：（1）最多可设定三个条件；（2）取消设定条件的操作为：在 "条件格式"对话框中单击 "删除"按钮→ 在弹出的 "删除条件格式"对话框中选定要删除的条件→ "确定"。

第六讲图表功能
学习要点：创建图表；更改图表内容；编辑图表格式
将数字转化为图形，能够使数据的变化显示得更加清晰直观，是统计工作中最经常也是十分必要的一种数据表示方法。

Excel 2000提供了十分强大同时又十分便捷的表→图转化功能，从而使电子表格的性能更加完善。

一、创建图表
•通过"图表向导"的四个步骤快速创建一个完整的图表。

具体操作：
1、单击 "插入"菜单的 "图表"命令项，或常用工具栏上的"图表向导"按钮，打开 "图表向导-4 步骤之1-图表类型"对话框，在这里确定图表类型；
2、单击 "下一步"，打开"图表向导-4 步骤之2-图表数据源"对话框，在这里确定数据源及系列产生在行或列；
3、单击 "下一步"，打开"图表向导-4 步骤之3-图表选项"对话框，在这里设置标题、坐标轴等各选项；
4、单击 "下一步"，打开"图表向导-4 步骤之4-图表位置"对话框，在这里确定图表放置的位置。

说明：在每个步骤中都可以按"完成"按钮结束设置，或按"取消"按钮取消所有设置，或按"上一步"按钮回到上一步重新设置。

二、更改图表内容
•更改图表类型；
•更改图表的数据源；
•设置图表选项；
•向图表中添加数据系列；
•更改图表的插入方式。

具体操作：。