中国石油天然气股份有限公司吐哈油田分公司 物资采购管理办法

中国石油天然气股份有限公司吐哈油田分公司
物资采购管理办法
第一章总则
第一条为了进一步加强中国石油天然气股份有限公司吐哈油田分公司（以下简称公司）物资采购工作，依据《中国石油天然气集团公司物资采购管理办法》、《中国石油天然气集团公司一级采购物资目录》、《一级采购物资授权采购实施意见》，特制定本办法。

第二条本办法所称物资是指集团公司生产建设和经营管理所需采购的原材料、辅助材料、设备、配件及工具等。

本办法所称物资采购管理包括物资采购计划、实施、仓储、供应等全过程的管理、控制和监督。

第三条物资采购实行统一管理、集中采购、分级负责的体制。

第四条物资采购管理遵循以下原则：
（一）服务生产经营，保障物资供给；
（二）坚持集中采购，发挥规模优势；
（三）规范采购行为，实行阳光采购；
（四）统一信息平台，推行网上采购。

第五条本办法适用于公司所属各单位。

全资公司参照本办
法执行。

第二章机构与职责
第六条企业管理法规处（电子商务处）是物资采购的管理部门，履行以下主要职责：
（一）贯彻落实中国石油天然气股份公司（以下简称股份公司）物资采购方面各项规章制度；
（二）制订公司物资采购方面的管理制度；
（三）负责公司物资采购市场的准入管理；
（四）指导积压物资和废旧物资的管理和处置；
（五）组织协调物资采购工作中的各项事宜。

第七条招投标管理中心负责物资采购的招标谈判组织工作，履行以下主要职责：
（一）贯彻落实公司相关管理制度；
（二）负责公司物资采购过程中询价、招投标、合同谈判等工作，确定合同条款；
（三）对采购物资的价格负责；组织建立物资采购价格信息库，对物资采购价格进行采集、汇总、分析、预测和发布，作为确定物资价格的参考依据；
（四）及时与相关单位交接招标或谈判资料，提高合同签订效率。

第八条物资供应处负责物资采购的供应工作，履行以下主2
要职责：
（一）贯彻落实公司相关管理制度；
（二）组织物资采购合同的签订以及履行；
（三）负责采购物资的仓储管理和检验验收工作；
（四）提供物资供应过程中的各项服务工作，负责现场物资的管理、使用和调剂，确保物资供应工作满足生产需要；
（五）负责废旧物资回收、修复、报废处理工作；
（六）负责积压物资的管理和处置。

第九条质量安全环保处是物资采购的质量监督部门，履行以下主要职责：
（一）制订采购物资质量监督管理方面的规章制度，监督落实制度的执行情况，并对发现的问题进行处理；
（二）制订采购物资质量监督检查计划，并组织实施；
（三）对拟采购产品的供应商的标准审查、质量审查、质量业绩审查职责；
（四）监督采购物资不合格品的处理；
（五）组织对采购物资质量问题、质量事故的调查处理。

第十条财务处是积压物资和废旧物资处置的审查部门，履行以下主要职责：
（一）负责提供物资采购必需的流动资金；
（二）负责物资供应的库现平衡、上下对口；
（三）指导物资供应的核算工作；
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（四）负责积压物资的审查；
（五）负责废旧物资处置方案的审查；
（六）负责向集团公司相关部门申请进出口免税额度。

第十一条开发处是油气田开发项目主要物资器材的技术审查部门，履行以下主要职责：
（一）负责油气田开发生产需要的大宗物资（油管、套管、柴油、井口、水泥、抽油杆、泵等）的年度计划汇总与计划申报；
（二）负责油气田开发投资项目主要物资器材的技术规格和标准确认；
（三）负责油气田开发投资项目的主要油气水处理设备和关键器材（批量的高、低压阀门和管材）的技术文件审查；
（四）参与上述设备器材采购技术文件审查；
（五）参与上述设备器材验收；
第十二条机动设备处是机械动力设备采购的技术审查部门，履行以下主要职责：
（一）负责组织单台价值50万元以上设备的可行性论证；
（二）负责单台50万元以上或同类型号批量采购总价100万元以上设备技术文件审查；
（三）负责所有特种设备采购技术文件的审查；
（四）参与上述设备的到货验收。

第十三条纪委监察处是物资采购以及积压物资和废旧物资处置的监督部门，履行以下主要职责：
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（一）负责物资采购工作各环节的监督；
（二）负责积压物资处置的审查与监督；
（三）负责废旧物资处置方案的审查和过程监督。

第十四条审计处是物资采购的监督部门，其主要职责是在规定的职责范围内进行监督。

第十五条用户单位物资管理部门负责本单位物资管理采购工作，履行以下主要职责：
（一）负责本单位的物资采购计划申报工作，明确拟采购物资的各项参数及质量要求，向物资供应处报送年度、季度、月度、临时物资采购计划，各单位年度、季度计划同时报企业管理法规处备案；对计划的真实性、准确性负责；
（二）配合招投标管理中心进行物资采购招标或合同谈判前的准备工作；
（三）参与本单位采购物资的合同谈判或招标工作，对推荐供应厂商的履约能力负责，监督本单位物资采购合同的履行；
（四）配合物资供应处完成本单位废旧物资的回收工作。

第三章采购权限
第十六条集团公司总部负责一级采购物资的集中采购，公司负责二级采购物资的集中采购。

一级采购物资的采购按照物采（2009）195号文件《中国石油天然气集团公司一级采购物资授权集中采购实施意见》执行。

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一级采购物资指列入集团公司一级采购物资目录的物资（见附件5）。

二级采购物资指未列入一级采购物资目录的其它物资。

第十七条下列物资可根据需要列入一级采购物资目录：
（一）钢材、水泥、煤炭、油田及炼化用化工产品、通用设备、石油和炼化专用设备等类别的部分或全部物资；
（二）50万美元以上的进口物资；
（三）适合集中采购的其它物资。

第四章采购计划
第十八条物资采购实行计划管理。

所有采购物资必须依据下达的年度投资计划或财务预算安排编制采购计划，按计划实施采购。

第十九条物资采购计划分为一级物资采购计划和二级物资采购计划。

一级物资采购计划包括年度、季度物资采购计划。

其中，年度物资采购计划是全年物资采购的预测计划，季度物资采购计划是采购的实施计划。

列入一级采购物资目录的物资采购计划，由物资供应处负责编制，企业管理法规处报公司领导审批后上报集团公司物资采购管理部，由集团公司指定机构组织实施。

二级物资采购计划分为年度物资采购计划、季度物资采购计划、月度物资采购计划、临时物资采购计划和工程项目物资采购计划五种。

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第二十条编制物资采购计划须明确物资的名称、规格、型号、数量、供货时间、采购方式、标准，现有库存、推荐选商方式等内容。

第二十一条年度、季度、月度物资采购计划是物资采购的主要依据，年度计划、季度计划的采购量不低于本单位年采购总量的60%，年度计划、季度计划、月度计划的采购量不低于本单位年采购总量的70%。

第二十二条计划报送程序
一级物资采购计划
一级物资年度采购计划：用户单位9月20日前将下一年度物资采购计划报物资供应处，物资供应处审核汇总平库后，10月15日前报企业管理法规处、公司领导，企业管理法规处于10月25日前报集团公司指定采购实施单位。

一级物资季度采购计划：用户单位于季末月1日前将下一季度物资采购计划报物资供应处，物资供应处审核汇总平库后，季末月5日前报企业管理法规处、公司领导，企业管理法规处于季末月15日前报集团公司指定采购实施单位。

二级物资采购计划
二级物资年度采购计划：用户单位1月10日前将本年度物资采购计划报物资供应处，物资供应处审核汇总平库后，编制吐哈油田公司二级物资采购年度计划，并于1月15日前报企业管理法规处、公司领导审批后转招标管理中心执行。

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二级物资季度采购计划：用户单位季末月1日前将下一季度物资采购计划报物资供应处，同时报企业管理法规处备案。

物资供应处审核汇总平库后，季末月10日前在公司物资管理信息系统中运行。

工程项目物资采购计划于工程项目初步设计批准后20个工作日前报物资供应处，程序同季度物资采购计划。

工程项目物资采购计划是指公司大型工程建设项目的物资采购，由于决策时间关系，不能在年度、季度物资采购计划中申报，依据工程建设需要单独申报的物资采购计划。

二级物资月度采购计划：用户单位于每月20-25日将下一月度物资采购计划报物资供应处，物资供应处审核汇总平库后，在公司物资管理信息系统中运行。

二级物资临时采购计划：随时报送，及时采购。

第五章采购与电子商务
第二十三条招投标管理中心负责二级采购物资采购工作。

第二十四条物资采购选商以及合同签订按照《中国石油天然气股份有限公司吐哈油田分公司招投标管理办法》、《中国石油天然气股份有限公司吐哈油田分公司合同管理办法》规定执行。

物资供应处负责合同签订和履行。

第二十五条电子商务
招投标管理中心按照集团公司集中采购结果组织运费等相8
关费用的谈判，报企业管理法规处在能源一号网上运行审批程序后，物资供应处签订合同。

第二十六条按照股份公司规定，公司使用统一格式的证据表单。

涉及到物资采购的共有11张证据表单，证据表单格式参见附件6。

第六章战略协议
第二十七条物资采购可以采用战略协议的方式批量采购。

第二十八条战略协议采购的物资范围：二级采购物资中大宗物资、采购频次较高，或特殊性强、供应厂商选择范围较小的物资。

第二十九条战略协议签订程序：物资供应处于每年10月30日前提出公司下一年度战略协议采购物资清单，报企业管理法规处、公司领导审批后，招投标管理中心组织采购。

第三十条战略协议采购物资清单须明确物资类别、物资编码、规格型号（化工材料应同时填写化学名称）、技术标准、质量要求、上一年度消耗量、下一年度预计消耗量、现有库存、拟采购数量、选商方式等。

第七章验收与仓储
第三十一条采购物资必须经过有效的验收。

物资供应处负责采购物资的验收，可以根据物资特点自行组织验收，也可以组
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织相关单位共同验收。

在物资采购过程中，采购、验收与相关会计记录等岗位须实施职责分离。

第三十二条物资供应处依据物资采购合同和验收标准，对到货物资在规定时间内完成验收工作，并将有关信息及时、准确、完整录入物资采购管理信息系统。

验收不合格的物资，不得入库。

第三十三条物资入库验收工作至少包括验收准备、核对证件、检验实物等内容。

第三十四条对于需要进行品质检验的已经到库物资，可以进行预验，并单独存放保管，作为待验物资处理，直到检验报告及其它单据齐全检验合格后方可入库。

具体检验内容详见60大类物资检验明细表。

第三十五条验收时间及记录
验收应在物资到达后立即进行，验收期一般不超过3天，建立验收档案登记制度，确保具有可追溯性。

第三十六条验收和库房管理人员实行持证上岗，定期进行专业知识的学习，组织统一的考核，发放资格证书。

建立一支懂技术、责任心强、能胜任验收和库房管理工作的职工队伍。

第三十七条制定合理的库存储备定额，并对仓储物资数量和质量定期盘点，防止积压和毁损。

建立应急物资储备，保证突发性事件的物资供应。

第三十八条根据物资质量特性，制定装运、存储、保管和保养措施，防止入库物资质量下降或报废。

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第三十九条公司尝试建立区域储备、专业化储备，减少库存占用，定期开展调剂余缺，盘活库存物资，加快周转，减少积压和闲置物资。

第四十条建立物资统计报告制度。

物资供应处按照集团公司规定的报表格式，每季度季末月10日前、每年2月10日前将季度和年度物资统计报表上报企业管理法规处。

企业管理法规处报公司领导审批后，上报集团公司物资采购管理部。

第八章结算
第四十一条物资采购结算必须经过有效审批。

物资采购部门核对采购合同和物资验收情况，根据相关原始单据填写物资采购结算审批单，并经部门审核人签字。

物资采购结算审批单等须经主管领导审批。

财务部门根据物资结算情况安排相关资金，严格按照《中国石油吐哈油田公司资金支付管理办法》的规定进行资金审批与支付。

财务部门每半年审核与往来单位的应付及预付款项的支付情况，填制《往来款项签认单》。

第九章质量监督
第四十二条质量监督按照公司相关规定执行。

符合股份公司驻厂监造管理规定的物资，按照股份公司以及公司驻厂监造相关规定执行。

详见吐哈油字〔2008〕146号文件《中国石油天然气股份有限公司吐哈油田分公司质量管理办法》等13项管理制
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度。

第十章积压物资与废旧物资管理
第四十三条积压物资与废旧物资管理的原则是“统一领导、分级管理、纪委监督”。

即在公司的统一领导下，由物资供应处负责清理清查，财务处负责审查，纪委监察处负责监督，确保积压物资处置公开透明。

积压物资处置按照“先调剂后处置、先内部后外部”的原则进行。

坚持“优质优价、劣质低价、公开、公平”，尽最大可能维护公司利益。

第四十四条积压物资的范围：
（一）储存物资期限超过二年以上属正常使用的无动态库存物资；
（二）计划变更、设计改变、工艺改进、技术淘汰、标准失效的库存物资，经专业技术鉴定，无法在本行业、各单位继续使用的；
（三）已列入国家及上级主管部门最新颁布规定限制使用目录中的库存物资。

第四十五条库存物资存在下列情形之一的，不列入积压物资范围：
（一）毁损的库存物资，如霉烂变质、生锈腐蚀严重、拆零残损等情况，已取得技术和物资管理部门的勘察鉴定报告的；
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（二）过期且无转让价值的库存物资，如超过保质期等情况，已提供存货保管期限或保质期限证明的；
（三）经营中已不再需要，并且已无使用价值和转让价值的库存物资，如专用设备停止使用或更新换代，原为其备用的零部件无其它用途且无转让收回价值等情况，提供生产技术部门论证该存货永久无使用价值技术报告的；
（四）其它足以证明已无使用价值和转让价值的库存物资，并能取得相关证明的。

第四十六条废旧物资范围：
（一）达到一定使用年限，磨损严重，无法继续使用的产品；
（二）各单位交物资供应处的废旧零部件、工具、废旧金属、边角料等；
（三）经公司批准报废的固定资产，如固定设备（装置）、工程机械、仪器仪表、车床等；
（四）淘汰的办公设备、生活设施，如空调、电视、电脑、办公桌椅等。

第四十七条积压物资每年处置一次，废旧物资根据回收情况随机集中处置，处置程序如下：
（一）积压物资处置程序：
1、物资供应处每年一月份对积压物资进行清理统计、登记造册、建立基础资料，做到名称、规格、型号、价格与实物相符，编制《积压物资明细表》并进行原因分析，将《积压物资明细表》
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上报财务处；
2、财务处审查；
3、纪委监察处审查后组织内部调剂；
4、调剂后剩余物资对外处置，物资供应处提出处置方案，报企业管理法规处审查、纪委监察处备案、公司分管领导审批；
5、物资供应处组织处置，先通过吐哈油田招投标信息网发布信息、公布积压物资明细清单、联系人及联系方式、报名要求、注意事项等；
6、处置现场需企业管理法规处、财务处、纪委监察处派人参加。

（二）废旧物资处置程序：
1、废旧物资由物资供应处定期向所有权单位回收并保管，并向财务处提出处置申请（附清单）；
2、财务处审查后向物资供应处发出委托处置通知单；
3、物资供应处提出废旧物资处置方案，报企业管理法规处审查、纪委监察处监督，公司分管领导审批；
4、物资供应处组织处置，先通过吐哈油田招投标信息网发布信息、公布处置废旧物资明细清单、联系人及联系方式、报名要求、注意事项等；
5、处置现场需财务处、企业管理法规处、纪委监察处派人参加。

第四十八条对外处置积压物资或废旧物资时，应采取先款14
后货、竞价销售的形式处置。

第四十九条外部单位购买积压物资或废旧物资时，须一次性交清全部货款后方可成交。

积压物资处置后，其处置收益用于弥补其损失或冲减原值。

废旧物资处置后，其处置收益70%返还所有权单位，30%用于物资供应处销售费用支出。

第五十条对外处置积压物资或废旧物资时，供需双方达成交易协议后，双方签署的合同文本中应标明“积压物资或废旧物资”、“买方不得将交易产品用于生产、生活，卖方对交易产品的质量、移置和买方投入利用后发生的一切问题或故障等，不承担任何责任”等条款。

第十一章考核管理
第五十一条物资采购工作由企业管理法规处（电子商务处）负责考核，考核对象为用户单位、物资供应处、招投标管理中心。

物资采购将纳入单位业绩考核。

第五十二条对开展电子商务取得成本节约显著成果的单位和个人，公司将予以奖励。

第十二章违章行为
第五十三条有下列行为之一的，属于违章行为：
（一）不按要求上报年度、季度、月度物资采购计划且没有说明原因；
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（二）将计划化整为零或采取其它方式规避招标或规避审批；
（三）物资到货后，未按规定进行质量检验或未经质量检验合格，就将物资办理入库和结算手续；
（四）无计划采购；
（五）先供货后补报计划；
（六）不属于急用料物资却按急用料物资程序采购；
（七）采购物资到货后，不按照计划及时办理领料手续；
（八）内外串通，变相或直接抬高供应物资价格；
（九）由于管理不当造成采购物资积压或报废；
（十）对采购物资没有质量标准要求，或采购标准与法律、法规、上级标准不相符的。

第十三章罚则
第五十四条对违反上述第（二）、（三）、（四）、（五）、（六）、（七）（十）款情形的，对该单位给予通报批评，责令限期改正；每发生一次100万元以下项目的违章，扣除该单位年度业绩分值0.5分，每发生一次100万元以上项目的违章，扣除该单位年度业绩分值1分。

第五十五条对违反上述第（一）、（八）款情形的，除对该单位或个人给予通报批评外，属于个人原因的，所在单位拿出处理意见上报企业管理法规处，情节严重的，除追究直接责任人经济责任外，还要由监察部门依照有关规定追究其党纪、政纪责任。

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第五十六条对违反上述第（九）款情形的，除对该单位给予通报批评外，属于个人原因的，所在单位拿出处理意见上报公司。

同时追究直接责任人经济责任，还要由监察部门依照有关规定追究其党纪、政纪责任。

第十四章附则
第五十七条门市物资采购按照专项办法执行。

第五十八条用于抢险救灾物资、急用料物资由用户单位或物资供应处先采购后按照相关办法履行审查审批程序。

第五十九条本办法由企业管理法规处负责解释。

第六十条本办法自发文之日起执行。

附件：1、物资采购计划编制规范
2、（年度、季度）物资采购计划汇总表
3、（年度、季度）物资采购计划明细表
4、（月度、临时）物资采购计划明细表
5-1、中国石油天然气集团公司一级采购物资目录（试行）（Excel）
5-2、中国石油天然气集团公司一级采购物资目录编制说明）
6、股份公司证据表单(Excel)
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附件1
物资采购计划编制规范
为了进一步加强中国石油天然气股份有限公司吐哈油田分公司（以下简称公司）物资采购工作，加强集中采购，依据《中国石油天然气集团公司物资采购管理办法》，本着进一步提高集中采购的可操作性，统一采购计划编制要求，特制定本规范。

本规范所称物资是指公司生产建设和经营管理所需采购的原材料、辅助材料、设备、配件及工具等。

物资采购计划编制依据和程序
物资采购计划按照本单位财务部门依据财务预算进行有效审核后的年度生产经营计划、年度维修计划、设备购置计划、基建工程项目计划等编制。

属于计划投资的项目，要将规划计划处的批复或公务通知单作为附件；
公司年度、季度物资采购计划按照各单位申报，物资供应处审核、汇总，按照公司相关规定报批；各单位的年度、季度物资采购计划按照基层队站（车间）申报、物资采购计划部门审核和汇总、主管领导审查、主要领导审批的程序编制。

物资采购计划部门主要审核是否属于内部单位能提供的产品、物资供应处是否有库存、是否提供技术资料等。

月度、临时物资采购计划按照各单位申报，物资供应处审核、汇总的程序编制。

各单位的月度、临时物资采购计划按照基层车18
间（队站）申报、物资采购计划部门审核和汇总、主管领导审查的程序编制。

计划编制要求
用户单位在编报物资采购计划时，应当充分考虑合理的供货周期，保证物资采购计划的严肃性和准确性。

用户单位在编报计划时应标明准确的物资编码、详细的规格型号、技术参数、执行标准、推荐选商方式、估价或概算价、用途、数量、计量单位及合理的申请到货时间、到货地点等，技术上有特殊要求的。

物资采购计划应当附计划编制说明。

物资采购计划表填报说明
（一）物资大类：按石油物资60大类分类标准目录填写；
（二）物资编码与名称：须填写物资编码、物资中文名称，化工材料同时填写化学名称；
（三）规格、型号：填写通用规格型号；没有通用规格型号的，也可用技术参数描述或按设计图纸填写；
（四）计量单位：填写国家公布的国际单位制及其导出单位；
（五）需求数量：按实际需求数量填写；
（六）估算单价：根据本单位掌握的价格信息填报，该价格不是最终的采购价格和结算价格，该价格仅供参考，精确到元；
（七）估算总价：填写需求数量和估算单价相乘的结果，精确到元；
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