excel账务处理过程

任务一：建账
任务二：账户设置
• 任务描述： 建立一个科目设置表，账户设置存放在科目设置表 中——允许用户根据需要在总账科目下设置多个 下级科目 • 预备知识： 根据财政部2006年发布的《企业会计准则》设置 科目及编码，识别工作表的行与列、单元格、区 域
• 操作技能：
设置单元格格式和边框、增加行和列、删除行和 列、冻结窗格
任务二：账户设置
• Step1：
在“科目设置表”A1单元格输入“科目编码”，在 B1单元格中输入“科目名称”
任务二：账户设置
• Step2：
在“科目设置表”A2至A125单元格中输入新会计准则 下的科目编码，在B2至B125单元格中输入对应科目名 称
任务二：账户设置
• Step3：
选择A1和B1单元格，单击工具栏“填充颜色”按钮， 填上青绿色
任务五：生成总账
• Step10：
在G3单元格输入公式 =IF((C3-D3)+(E3-F3)>=0,(C3-D3)+(E3-F3),0)
含义：如果B3单元格对应的期初借贷差额与本期借 贷发生额差额之和大于等于零，则G3单元格内容为 该计算值，否则为零
• Step11：
同理，在H3单元格输入公式 =IF((C3-D3)+(E3-F3)<0,ABS((C3-D3)+(E3-F3)),0)
任务三：输入期初余额
• Step1：
将“期初余额表”A1和A2单元格合并及居中，在此 单元格输入“科目编码”
任务三：输入期初余额
• Step2：
将“期初余额表”B1和B2单元格合并及居中，在此 单元格输入“科目名称”
任务三：输入期初余额
• Step3：
将“期初余额表”的C1和D1单元格合并及居中，在 此单元格中输入“期初余额”
任务五：生成总账
任务五：生成总账
• Step8：
在E3单元格输入公式 =SUMIF(凭证输入表!J:J,B3,凭证输入表!M:M)
含义：在“凭证输入表”J列中查找科目名称与“总 账及试算平衡”表中B3单元格内容一致的行，并将 所在行对应的M列（借方发生额）求和
• Step9：
同理，在F3单元格输入公式 =SUMIF(凭证输入表!J:J,B3,凭证输入表!N:N)
任务三：输入期ห้องสมุดไป่ตู้余额
• Step7：
选择E3单元格，在选择“窗口”-“冻结窗口”命令， 将A1：D2单元格及其内容固定在现有位置
任务三：输入期初余额
• Step8：
将“科目设置表”的A2：B125单元格内容复制到 “期初余额表”A3：B126单元格中
任务三：输入期初余额
• Step9：
在“期初余额表”借、贷方相应科目中输入美景公司 2009年9月的期初数据，部分数据需要使用SUM函数
F9的功能是将单元格内的求和公式以对应的数字代替 F9的操作方法为： 在已完成公式输入的单元格中，双击单元格，进入改 写状态；此时按下F9功能键，该单元格中的内容将 以纯数字形式出现，原有公式被覆盖，但计算结果没 有发生变化
任务四：输入记账凭证
• 任务描述： 建立一个凭证输入表，在此表中输入所有业务凭 证。其中表头应具有记账凭证的所有信息，在输 入过程中要设置一定的数据校验功能 • 预备知识： 借贷记账法则、记账凭证要素、输入科目编码系 统自动给出科目名称 • 操作技能： 冻结窗格、数据有效性、定义名称、填充公式、 使用函数LEFT和VLOOKUP
• 黄色：已记账
任务五：生成总账
• 任务描述： 建立一个总账表，在此表中汇总所有凭证数据， 并根据记账凭证自动生成总账 • 预备知识： 总分类账、试算平衡表的概念 资产类科目余额的计算公式 • 操作技能： 行间计算、列间计算、填充公式、ABS、SUM、 SUMIF、IF函数的使用
任务五：生成总账
借：应收账款-王敏 贷：现金 2,000
2,000
• 销售商品190,000元，收到支票一张，价税 合计222,300元，存建行 借：银行存款-建行 222,300
贷：主营业务收入 应交税费-增值税-销项税 190,000 32,300
任务四之三：凭证的审核与过账
• 通过改变单元格填充色区分“审核否”与 “过账否”，填充色可根据个人爱好自由 选择 • 无色：未审核 • 蓝色：已审核通过
任务四之一：凭证模板的制作
• Step3：
设置“日期”、“会计期间”、“记账编号”、 “附件”、“凭证类型”、“凭证编号”、“摘 要”、“科目编号”、“方向”等列的数据有效性
需要注意的是，在输入序列来源时，对于不同的选项 之间应使用英文输入状态下的逗号“,”分隔开，如果 使用中文输入状态下的逗号“，”将使模板设置失效 插入名称定义命令中，引用位置的表述方式应注意绝 对引用和相对引用的使用
工作项目2
Excel账务处理过程
Excel在财务中的应用课程组
学习目标
• 了解使用Excel实现账务电算化的方法
• 掌握使用Excel实现账务处理及生成总账和 明细账的过程
工作情境假设
• 对象：美景化工有限公司，简称“美景公司”
• 任务：账务处理
• 时间：2009年9月 • 存货计价：先进先出法
任务三：输入期初余额
• Step10：
将“期初余额表”的A127和B127单元格合并并居中， 在此单元格中输入“合计”
任务三：输入期初余额
• Step11：
对借方期初余额和贷方期初余额分别求和，求和结 果分别位于C127和D127单元格中
任务三：输入期初余额
• Step12：
保存工作簿，并按F9功能键重算工作表，结果应为 借贷方合计各为1,942,700.00元
工作情景分析
任务一 任务二 任务三
建账
账户设置
输入期 初余额
任务四
任务五
完成Excel 账务处理
生成总账 及明细账
输入记 账凭证
任务一：建账
• 任务描述：
用Excel建立一个工作簿，并建立若干工作表， 用以分别存放账户及其期初余额、记账凭证，以 及根据记账凭证自动生成的总账和明细账
• 预备知识：
• SUMIF函数： SUMIF ( Range, Criteria, Sum_range) 用于根据指定条件对若干单元格求和 Range：用条件Criteria进行比较的单元格范围 Criteria：确定哪些单元格将被相加求和的条件 Sum_range：需要求和的实际单元格
任务五：生成总账
任务五：生成总账
• • • • • • Step12：将E3单元格的公式纵向填充至E92单元格 Step13：将F3单元格的公式纵向填充至F92单元格 Step14：将G3单元格的公式纵向填充至G92单元格 Step15：将H3单元格的公式纵向填充至H92单元格 Step16：将D93单元格公式横向填充至H93单元格 Step17：选中I3单元格，选择“窗口”-“冻结窗口”命 令，将A1：H2区域及其内容固定
任务三：输入期初余额
• Step4：
在“期初余额表”C2和D2单元格中分别输入“借方” 和“贷方”，并将文字居中
任务三：输入期初余额
• Step5：
选择A1:D2单元格，单击工具栏“填充颜色”按钮， 填上青绿色
任务三：输入期初余额
• Step6：
选择A1：D126区域，单击工具栏“边框”按钮右侧 下拉按钮，从中选择“所有边框”和“田”字型边 框
• IF函数： IF ( Logical_test, Value_if_true, Value_if_false) 进行真假值判断，根据真假值返回不同结果 Logical_test：逻辑判断真假值的表达式 Value_if_true：逻辑判断为真时返回的值 Value_if_false：逻辑判断为假时返回的值
任务五：生成总账
• • • • Step1：复制“期初余额表”的A1：D127区域 Step2：在“总账及试算平衡”表的A1单元格粘贴 Step3：删除二级科目所在行 Step4：将E1、F1单元格合并居中，输入“本期发生 额”；将G1、H1合并居中，输入“期末余额” • Step5：分别在E2、G2单元格输入“借方”，在F2、 H2 单元格输入“贷方” • Step6：选择E1：H2区域，将其填充为青绿色 • Step7：选择E1：H93区域，设置边框为“所有边框”
任务四：输入记账凭证
凭证模 板制作
凭证的 输入
凭证的 审核与 过账
任务四之一：凭证模板的制作
• Step1：
在“凭证模板”工作表A1至N1单元格中设计凭证输入 的表头（参见书P13），将A1至N1单元格填充为青绿 色
任务四之一：凭证模板的制作
• Step2：
设置A1:N3单元格边框为“田”字型，中线为蓝虚 线，边线为蓝实线
任务二：账户设置
• Step4：
选择A1：B125区域，单击工具栏上“边框”按钮右 侧下拉按钮，选择“所有框线”，加上“田”字型 边框
任务二：账户设置
• Step5：
选择C2单元格，选择“窗口”-“冻结窗口”命令， 将A1和B1单元格及其内容固定在现有位置
任务三：输入期初余额
• 任务描述： 建立一个期初余额表，在此表中输入期初数据， 并实现试算平衡 • 预备知识： 总账科目余额=下级科目余额之和 借方总账科目余额之和=贷方总账科目余额之和 SUM函数求和（纵向、横向） • 操作技能： 设置单元格格式和边框、单元格合并及居中、增 加和删除行与列、冻结窗格、SUM函数求和、 F9重算工作表
工作簿与工作表及其关系
• 操作技能：
新建工作簿和工作表，工作表重命名
任务一：建账
Step1：打开Excel软件，建立新的工作簿 Step2：将Sheet1命名为“科目设置表” Step3：将Sheet2命名为“期初余额表” Step4：将Sheet3命名为“凭证模板” Step5：增加工作表Sheet4、Sheet5、Sheet6， 分别命名为“凭证输入表”、“总账及 试算 平衡”和“明细账” Step6：保存工作簿，命名为“账务处理”
任务五：生成总账
• Step18：重算总账及试算平衡表
任务六：生成明细账
• 任务描述： 建立一个明细账表，在此表中利用Excel的透视 表功能自动生成明细账 • 预备知识： 明细分类账的概念、分类 • 操作技能： 单元格的绝对引用、数据透视表的制作
任务六：生成明细账
• Step1：选择明细账表的A3单元格 • Step2：选择“数据”-“数据透视表和数据透视图”命 令，打开向导，选择“数据透视表”单选按钮
• 一借一贷：直接使用模板
• 多借多贷：直接在模板中插入所需的行 数，再输入分录
任务四之二：凭证输入
• 从美月公司购进两种粉剂原料，共163,000 借：原材料 163,000 元，材料已入库，未付款
应交税费-增值税-进项税 贷：应付账款-美月公司
27,710 190,710
• 王敏私人借款2,000元，现金支付
任务四之一：凭证模板的制作
• 总账科目
总账科目列的取值 =VLOOKUP(LEFT(I2,4),科目设置表!A:B,2,0)
• 明细科目 明细科目列的取值 =VLOOKUP(I2,科目设置表!A:B,2,0)
任务四之一：凭证模板的制作
总账科目使用VLOOKUP函数时，会出现报错， 原因是VLOOKUP函数中嵌套了LEFT函数， 而LEFT函数返回的数据是以文本格式存在的， VLOOKUP函数无法识别，因此会出现“#N/A” 的报错提示
修正方法： 在LEFT函数前加上两个短线“--”，这个符号的含义 是将LEFT函数返回数据由文本格式转换为数值格式
任务四之一：凭证模板的制作
为了在凭证录入就保证录入的准确性，需要在凭证模 板借贷金额下方分别输入SUM求和函数，以保证在录 入时借贷相等
任务四之二：凭证输入
• 选择“凭证模板”表，将凭证模板复制到 “凭证输入表”中
任务四之一：凭证模板的制作
• Step4：
设置“凭证编号”列的取值公式
在G2单元格中输入“=E2&F2” 使用自动填充法对G3单元格进行相同设置
任务四之一：凭证模板的制作
• Step5：
设置“总账科目”列和“明细科目”列的取值公式， 使得只要输入科目编码，系统会自动填入相应的科目 名称 V(H)LOOKUP函数用于表格数组的首列查找值，并 由此返回表格数组当前行的对应列的值；V表示竖向， H表示横向，当比较值位于需要查找的数据左边的一 列时，可以使用VLOOKUP，而不用HLOOKUP LEFT函数用于基于所指定的子字符数返回其母字符 串中从左边数起的第1个或前几个字符