人事档案管理中存在的问题及解决策略
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人事档案管理中存在的问题及解决策略
人事档案管理作为企业人力资源管理工作的一个重要方面,不仅关系到员工个人的利
益和企业的发展,更是直接关系到企业的运营效率和风险控制。
但在实际操作过程中,人
事档案管理中仍然存在着一些问题。
本文将对常见的人事档案管理问题进行分析,并提出
解决策略。
一、问题分析
1.信息不全面
在员工入职时,如果没有合法的补充材料和办理流程,会导致个人档案信息不全面。
即便是在档案建立后,有些员工的信息也容易出现漏洞,如职务变动或员工调动等。
这种
信息不全面会导致企业管理者难以全面了解员工的情况,同时也会增加员工档案丢失的风险。
2.档案存储不规范
企业需要对员工的各种证件和资料进行存储,保证员工档案的完整性和真实性。
但是,由于存储空间和保密要求的限制,企业对员工档案的存储方法往往不规范。
对于重要的原
始材料的保护极为不足,档案密度过高且无法进行分类管理,也容易增加档案丢失的风
险。
3.权限管理不严格
档案安全和保密是企业管理工作的基础,但是人事档案管理中,权限管理混乱现象十
分普遍。
相当数量的企业没有制定合理的权限管理机制,员工除自己的档案外,可以随
意查询其它人的人事档案,也容易导致档案泄密与侵犯个人隐私情况。
二、解决策略
1.制定文件资料的审核流程
企业需要建立文件资料的审核制度,保证员工个人档案建立时相关资料的真实性和合
法性。
每个资料都需要经过审核和审批,并保持记录。
要求员工提供身份证、学历证等
关键证件的复印件。
如有需要,还需要对员工随部门变动的个人档案进行分类建立档案定义,按变动部门位置存放员工档案。
2.定期对档案进行清理与整理
为了避免档案密度过高和混淆,企业应该在日常工作中对员工档案进行清理和整理。
建议对于已离职员工的人事档案进行整理,根据离职原因淘汰多余材料。
要求尽快编辑好离职人员人事档案,进行密封层次的管理。
管理无小事,对于人事档案管理安全与保密问题更需要高度重视。
企业应该建立起相应的权限管理体系,知悉各部门及管理者的权限与责任。
(1)对员工档案进行严格的权限管理制度,结合员工职务等级、职责及部门层级等因素制定不同内容和不同层次的查阅权限控制策略,并落实到实际操作过程中。
(2)在管理人员、档案保管员等关键岗位上,要求设置独立岗位、配备专职人员进行独立管理,增加发现问题的可及时性。
(3)要求管理员还要对每次档案的查阅进行登记,完善操作系统,可以根据这些登记信息的分析,发现操作不当的情况。
4.建立对员工档案保护的体系
企业可以形成标准化的保护档案方法,使用标准存储盒、标签和分类文件夹,以最大限度地保证员工个人档案的安全和完整性。
建议按部门建立档案室,并配置安全防盗和防火系统,同时加密时间备份档案,并安排晨会制度,定期检查人事档案室安全情况。
三、结论
人事档案管理是企业管理的重要组成部分,运用科学严谨的方法,建立完善的管理体系和权限管理机制,经营管理者可以最大程度地减少信息漏洞、加强档案信息保密性和完整性,规范档案存储和管理流程。
因此,加强人事档案管理,保护企业和员工双重权益,对于企业的可持续发展和员工的个人发展都有着积极的促进作用。