企业档案管理制度(5份)

单位档案管理制度
第一章：总则
第一条目的和依据
本制度旨在规范企业文书档案管理，推动资料管理工作的科学化、规范化、体系化和信息化发展。

本制度的制定和实施，遵循《中华人民共和国档案法》及其他相关法律法规和管理制度的要求，并参考行业标准和内部管理实践。

第二条适用范围
本制度适用于所有与本公司相关的各类纸质或电子文书档案的编制、保管、使用、借阅和销毁工作。

第三条术语和定义
1、文书档案：指各种类型与公司工作密切相关的文件或电子数据记录，包括原始版本、复制品、转载件以及附属资料等。

2、档案保管期限:各级政府及其机构、企事业单位按照文书档案管理有关规定确定的用于解决具体行政管理事务的有效期限。

第二章：文书档案管理的组织与职责
第四条职责分工
1、公司管理部门负责文书档案的制定、审核、归档及保存；
2、各部门和项目团队负责编制文书、审核、上报并保
管所属部门或项目的标准化、规范化文件；
3、各部门和项目团队的经理、科长、主管及相关工作人员，对本部门或项目涉及的文书档案的管理负有监督、检查职责，确保文书档案规范化、完整性、真实性和安全性。

第三章：文书档案管理的程序与要求
第五条文书档案立卷
1、各部门公文、会议纪要、各种请示报告、任务指令等均应立卷。

2、立卷时，应注明文号、起止时间、经办人等信息，加盖保密章、机密章等标识，并经相关审核人员确认后签字日期。

3、立卷存放需要按照一定的秩序进行。

4、文件审核完成后，应及时移交至归档室或其他保管单位，并在“文件归档业务登记表”上进行登记。

第六条文书档案的保管与修整
1、文书应分类存放，严格采取防火、防水、防毁、防盗等措施，未备案正式文件不得入库存放。

2、文书档案应当定期进行清点、维护、整理和修整，更改不得涂抹、涂改，应在文件正文之后注明处理情况。

3、重要的电子文书档案应备份并存储至符合国家安全标准的数据库中。

第七条文书档案采送流程
1、使用文书档案前，需要做好案卷流转手续，以确保使用权限及时授权，并避免因去处不清而引起的各种问题。

2、采访文件须注明办公室、起止时间、经办人签字等信息，移交确认单位留一份、借阅者留一份，以证明借阅时间、数量和用途；
3、序列号或档案号码与文件的实际位置一致，确保借出的文件不受损失或延迟返回，使新的借入者能够使用旧有的文书档案。

第八条文书档案的保密管理
1、涉密的文书档案应按照“分级管理、分级保护、分级审查”的原则，采取适当的加密措施，确定相应的保密级别和访问权限；
2、借阅人未经授权，不得查看和使用涉密的文书档案。

第九条文书档案的销毁处理
根据公司内部规定，将不具备继续保管价值的文书档案，按照要求及流程彻底销毁。

第十条案卷遗失与责任追究
1、若因档案保管不善所造成的文书档案遗失，相关责任人应立即报告上级部门，并且必须配合协助进行查找和调查；
2、若因保管不善所造成的文书档案遗失，依法依规进行相应的惩处；同时重修旧电公文文件财产损失来源分别由各部门自己承担。

第四章：附则
第十一条本制度解释权和修改
本制度的解释权和修改权属于企业所有。

如出现不确定
问题，由有关单位协商解决；涉及涵盖期限、管理流程、保密等方面的变更，应征请合法备案授权之后，指定有草同意后才能任意调整相应内容。

第十二条生效日期
此文件经签订并按照规定程序公布后30日起施行。

档案管理制度
(试行)
第一章总则
第一条目的
1.为了规范公司档案管理工作，特制定本制度。

2.本制度适用于档案的收集归档、编目、保管、借阅、清理等各项事宜。

第二条管理部门
1.公司档案管理工作由行政部负责，文书结束后，原稿由行政部归档，经办部门根据实际需求留存复印件。

如因业务需要，原稿须由经办部门保管，应经行政部负责人同意后妥善保存，行政部以复印件归档。

2.公司档案分类目录及编号原则由行政部统一制定。

3.各部门安排档案兼职管理员，按照档案管理制度进行部门级档案管理。

第三条适用范围
本制度适用于各类档案管理。

第二章文件收集及归档
第四条档案收集范围
1.重要会议文件，包括会议通知、报告、决议、重要领导讲话、会议简报、会议纪要、会议督办等。

2.上级机关下发的有关本公司的指示、命令、决议、规定等文件。

3.本公司对上级机关的请示与上级机关的批复。

4.公司对外的正式发文以及有关企业的往来文书。

5.公司的各种工作计划、工作总结、工作报告、统计报表等文件。

6.公司与有关单位牵动签订的合同、协议等。

7.公司干部任免，员工的工资、福利以及对员工的奖励、处罚等文件。

8.本公司的历史沿革、大事记及反应本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

9.反映公司设计、策划、营销等活动的有价值的文件、图纸、信息、财务资料、市场营销资料等。

10.记录公司项目节点过程的记录型资料。

第五条档案收集归档要点
1.检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查并归入。

2.文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。

3.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。

4.不同年度的文件原则上要分放，单跨年度的请示与批复以批复的年度为准，跨年度的规划放在规划资料的第一年，跨年度的总结放在总结资料的最后一年，跨年度的会议以会议开始的年度为准。

5.绝密、机密文件单独归档，相关的文件与绝密、机密文件放在一起。

6.填写卷内文件目录要使用黑色钢笔或黑色碳素笔，字迹要工整、清晰。

7.文件建档时务必将文件电子原版、文件签字原版、签字文件扫描件统一匹配归档。

第三章档案编目
第六条档案类别
1.公司档案类别共设置12个一级类目:规划设计类、财务类、融资类、人力类、行政类、运营类、产业类、成本类、工程类、开发类、采购类、国家政策类。

有些档案难以归入上述12个大类时，可根据实际需要增设一级类目，详见附件1《档案分类编码表》。

2.根据职能活动和档案的形成的特点，每个大类设置若干个二级类目。

因案件较多，二级分类不够应用时可在第二级之后增设第三级细类。

3.录音、录像、照片、光盘和其他非纸质载体形式的档案，其形成和记录的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的关系，不单独设置类别，视其内容同纸质载体档案对应分类编号并统一归档。

第七条编号规则
1.档案实体分类的标识符号采用英文标识一级类目，阿拉伯数字“双位制“标识二级类目。

2.分类编号采用隶属编号法，每一级位类之间用间隔号“-”隔开。

3.档案分类及其代表数字一经确定，不将任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

第八条编号方法
1.档案编号按“目录号-分类号-年代号-月份号-案卷号”进行编号排列。

2.档案编号标识：
举例示意：
RL-01-2020-04-001
案卷号（顺序号）
月份号（月份）
年代号（年份）
分类号（二级类别）
目录号（一级类别）
第四章档案保管
第九条公司档案必须专柜上锁保管，钥匙由行政部统一负责管理，未经授权任何人不得私自使用。

第十条定期对档案进行检查，切实做好防盗、防水、防潮、防尘、防火、防霉等工作。

第十一条建立公司档案索引表，结合档案的收进、移出、销毁进行逐项统计，保障档案账目清楚。

第十二条每年对公司档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

第五章档案借阅
第十三条各部门因业务需求需调阅档案时，应在OA系统发起“档案借阅”审批流程，审批完毕后向行政部调阅档案。

第十四条借阅档案时，必须在“档案借阅登记表”登记后方可借阅。

第十五条行政部收到“档案借阅”审批通知，经核查后，取出该项档案复复印件，将档案复印件交与借阅人员。

第十六条借阅期限不得超过一星期，到期必须归还。

如需再借，应办理续借手续。

第十七条公司内部借阅绝密、机密档案时，必须经过董事长的授权且只能借阅与工作相关的内容。

绝密、机密档案职能在档案室内查阅，禁止带出档案室。

第十八条档案借阅人员必须爱护档案，要保护好档案的安全与秘密。

不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、翻印、复印、摄影、转借或损坏。

第十九条交还借阅的档案时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏应立即报告领导。

经行政部核查无误后，档案即归入档案夹。

第二十条外部单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经董事长批准后方能借阅，不能把档案带离档案室。

绝密、机密档案资料不允许借阅。

第二十一条外部单位摘抄卷内档案时，应经董事长同意，对摘抄的材料要进行审查签字。

第二十二条借阅的档案应与经办业务有关，如借阅与经办业务无关的档案，应经总经理同意。

第六章档案销毁
第二十三条每年更换档案时，已到保存期限的档案给予销毁。

销毁前应做好销毁档案明细表呈送董事长审批，并于附注栏内注明销毁日期。

第二十四条保管期限届满的档案文件中，部分经核定仍有保存参考价值的文件，行政部应在档案目标上注明保留文件，并注明其他部分销毁的日期。

第二十五条对于已失去作用的档案应进行销毁。

销毁档案材料时要认真鉴定，确保所销毁的档案材料已列册登记。

第二十六条销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。

第七章附则
第二十七条本制度由行政部负责制定，其解释权与修改权归行政部所有。

第二十八条本制度经审批下发之日起实施。

附表：
附表1：《档案分类编码表》
附表2：《档案索引表》
附表3：《档案借阅登记表》
附表4：《销毁档案明细表》
档案管理制度
第一条为规范XXX公司的档案管理，提高档案管理效率和水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，防止重要文件、资料的丢失，结合公司实际情况，特制订本档案管理制度。

第二条公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调
动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。

具体职责为：
1、负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；
2、负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；
3、负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；
4、负责档案提供利用服务；
5、严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。

第三条档案按照记述内容的不同划分为党群工作、行政管理、后勤管理、设
备管理、财务会计、基本建设；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。

第四条归档时间和归档程序
1、公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。

各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每季度一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。

2、项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。

设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司综合管理部档案室归档。

3、会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向公司综合管理部档案室归档。

4、人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由公司综合管理部档案室归档。

5、声像、实物档案，在产生后及时归档。

6、凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。

第五条归档要求
1、归档的文件、资料必须完整。

2、归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。

3、电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。

4、各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。

第六条档案的利用
1、档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。

2、档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。

第七条档案保管期限的划分及鉴定
1、档案管理员须根据各类档案管理细则中的《归档范围和保管期限表》确定档案的保管期限及档案的价值。

2、档案保管期限分为永久、长期、短期三种。

其中长期为10年以上，短期为3-5年。

3、对公司有长远利用价值的档案须永久保存。

4、对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。

5、凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

第八条档案保密规定
1、严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。

2、接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。

3、严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。

4、整理档案应在办公区内进行。

不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。

5、档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。

6、公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。

7、发现档案丢失，损坏要及时报告。

第九条档案查阅、借阅规定
1、借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。

2、因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案使用登记表》及《调阅单》，写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。

查阅重要档案资料，需经档案主管部门负责人签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

3、档案资料一般情况下仅限公司内部人员查阅使用。

如外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

4、复印档案资料需填写《档案使用登记表》，机密档案资料由档案管理部门负责人签字同意后方可复印。

5、档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档案使用登记表》，写明用意，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。

机密档案须经公司领导批准后方可外借。

6、借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。

7、借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。

如发生上述情况要追究借阅人的责任。

8、借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。

9、借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案使用登记表》上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。

如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。

第十条档案室管理规定
1、档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。

2、档案室内的档案柜要统一编号。

做到存放有序，查找有据。

3、要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。

4、要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。

保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。

5、档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。

6、下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。

离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。

7、认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。

8、案卷归还后，及时放回原处。

9、每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。

第十一条档案销毁规定
1、按规定需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。

2、销毁时必须填写《档案销毁审批表》，实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。

3、严禁将销毁档案转做其它用途。

4、档案销毁清册需归档，并长期保存
档案管理制度
1、目的
1.1为了加强对集团及各分子公司档案的管理，促进对各类档案的共享和有
效利用，防止各类档案的丢失、损坏，制定本办法。

1.2本办法适用于集团及各分子公司对工程、文书、声像、实物等各类档案
的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用等。

2、职责划分
2.1机要室负责对集团及各分子公司的各类档案实行统一管理和公司文书
档案、影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法的施行情况。

部门资料由部门领导指定专人管理。

系统资料整理后交由机要室保管。

2.2档案的分类
2.2.1 一般企业档案分为七大类：文书档案、人事档案、经营档案、会计
档案、工程技术档案、影像档案、实物档案。

2.2.2集团及各分子公司机要室应包括以上档案类别，但不限于以上档案
类别，凡涉及公司重大事项、公司重大决策、公司利益等文件均应归档，主办部门留存备份，方便日常使用。

2.3档案管理程序
2.3.1人工档案的管理程序：一级档案由机要室直接管理，二级档案由部门指定人员管理
2.3.2 一级档案管理程序及说明（如图示）：
3、工作流程
3.1档案立卷、归档
3.1.1机要室应定期对集团各部门、分子公司档案进行收集，各部门用印合同协议等文件
双方用印完毕应及时交存。

3.1.2立卷归档的时间
3.1.2.1各类法规、政府文件及法律文件等外来文件，各部门在收到或取回
文件后，原件应及时交存机要室，由机要室负责外来文件的统一登记、传阅、保管。

各经办部门或个人视实际需要，可留存复印件备查。

除了项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由机要室归档。

3.1.2.2凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应立卷归档。

各
部门应把整理审定完毕的档案资料移交机要室保管。

3 1.2.3在获得证照后，公司的各类证照（营业执照、资质证书、开户许可
证等）应及时交机要室保存。

3.1.2.4各分子公司应于项目结束后向公司机要室移交各类档案。

3.1.3立卷归档的要求
3.1.3.1归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分
类、立卷，要保持文件之间的历史联系。

3.1.3.2案卷要求
3.1.2.2.1归档案卷封面的各个项目均应填写清楚。

案卷标题要简明确切，
保管期限要准确，装订要整齐。

3.1.2.2.2归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录
一式两份。

移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。

3.1.2.2.3卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保
管和利用。

3.1.3.2.4填写案卷一律用碳素黑色笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

3.1.3.3各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）
归档必须有原件，并保持其完好无损。

3.1.3.4影像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、
摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

3.1.4交接档案的要求
3.1.
4.1交接的资料必须完整；
3.1.
4.2交接的资料必须准确，务必真实地记录企业发展地全过程，做到文、图、物相符，
数据准确可靠，签字手续完备；
3.1.
4.3归档资料必须为原件，非正式资料一般不得作为档案收集，如遇特
殊情况需分管领导批准；
3.1.
4.4交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，由移交部
门负责完善，无法完善的由移交部门形成书面说明材料；
3.1.
4.5档案盒、档案袋的标签及目录的格式和内容实行统一的制作标准；
3.1.
4.6卷内文件资料均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号用
阿拉伯数字从“1”开始依次编写。

页号编写位置：单面书写的文字材料页号编写在右下角；双面书写的文字材料页号正面编写在右下角，背面编写在左下角，图纸折叠后页号一律编写在右下角；
3.1.
4.7交接资料时必须当面清点，核对确认无误后，在材料交接清单上由
双方经手人和负责人签字。

移交清单一式二份，双方各执一份（如有需要可提供电子版）。

3.1.
4.8对工程资料档案的特殊要求：
3.1.
4.8.1工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续要完
备。

文字材料尺寸规格应釆用A4幅面（297mm*210min）,图纸应釆用国家标
准图幅（图纸一般釆用蓝晒图，竣工图应是新蓝图）；
3.1.
4.8.2用计算机出图必须清晰。

并且不同幅面的工程图纸应统一折叠成
A4幅面，图标栏要露在外面；
3.1.
4.8.3所有竣工图均应加盖竣工图章；
3.1.
4.8.4文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸的案
卷，文字材料排前，图纸排后。

3.2档案的保管
3.2.1归档前的档案按类别由相关部门分别保管，各部门、分子公司临时保
管的档案应设专用档案柜，并由专人负责保管。

3.2.2档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号。

档案管理人
员要熟悉档案情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作，为公司各项业务的开展提供依据性资料。

3. 2.3各档案保管部门要严格按照“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防
虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。

3.2.4档案柜内不得存放与档案无关的物品。

3.3档案的借阅和保密
3.3.1档案资料的借阅使用仅限于集团内部。

借阅人员应依据公司现行
制度，办理借阅审批和登记手续（含原件、复印件及扫描件）。

3.3.2借阅人员要爱护档案，按期归还。

借阅人员不得擅自拆散、调换、
抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复印。

私自复印者，公
司查证属实后给予行政处罚。

逾期不归还者，档案管理人员应及时催收。

如延长借阅时间，须办理续借手续。

3.3.3档案的保密
3.3.3.1档案管理人员必须有严格的保密观念，保证公司档案的绝对安全。

3.3.3.2档案室要坚固，保管设备要符合保密要求。

3.3.3 3经常对员工进行保密教育，不断增强保密观念。

档案管理人员
丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予行政处分，直至追究。