学员档案管理制度

学员档案管理制度
一、制度目的
为了规范学员档案的管理工作，保证学员档案的完整性、安全性和保密性，提
高学员培训管理的效率和质量，特制定本《学员档案管理制度》。

二、适用范围
本制度适用于我公司所有培训项目的学员档案管理工作。

三、档案管理标准
3.1 档案建立
1.学员档案应在学员报名成功后的三个工作日内建立。

2.学员档案包括个人基本信息、报名资料、培训记录、成绩记录、奖惩
记录等内容。

3.档案应按照学员姓名的字母顺序归档，并按照年度进行分类存放。

3.2 档案更新
1.学员档案应及时更新，确保档案中的信息准确、完整。

2.学员更换电话号码、地址等个人信息时，应主动向培训部门提供相关
变更信息。

3.任课教师在每次培训结束后应及时将学员成绩等信息录入学员档案中。

3.3 档案借阅
1.档案的借阅需经过书面申请，由培训部门审批后方可借阅。

2.借阅期限一般不超过一个月，对于特殊情况，可酌情延长，但需提前
向培训部门说明理由。

3.借阅人员应妥善保管档案，不得涂抹、删改档案内容，严禁外传档案
信息。

3.4 档案保管
1.学员档案应妥善保管，确保档案的安全性和保密性。

2.档案应存放在专用文件柜中，柜子需密闭，并定期进行检查和防火防
湿措施。

3.档案柜应设立访问权限，只有经过授权的人员才可进入，未经许可不
得擅自借阅档案。

3.5 档案销毁
1.学员档案的保管期限为三年，过期后应按照相关规定进行销毁。

2.档案销毁应由专门的工作人员进行，并做好相关销毁记录。

3.对于需要长期保留的重要档案，应提前备份，确保档案的安全性。

四、考核标准
1.档案完整性：学员档案的归档、更新、借阅、保管等环节是否符合标
准规定，档案内容是否准确、完整。

2.档案安全性：学员档案的保管措施是否到位，档案柜是否密闭，是否
限制非授权人员进入档案室。

3.档案保密性：学员档案涉及个人隐私信息，是否严格遵守保密规定，
未经授权擅自借阅、外传档案信息情况的发生情况。

4.档案销毁：是否按照规定时间进行档案销毁，并做好相关销毁记录。

5.档案管理制度执行情况：培训部门是否按照制度要求执行学员档案管
理工作，是否及时反馈学员信息更新。

五、附则
1.对于违反本制度的人员，将按照公司相关规定进行批评教育或纪律处
分。

2.本制度由培训部门负责解释和修改，经相关部门批准后生效。

3.本制度自发布之日起执行，废止之前的相关制度。

本制度自发布之日起执行，如有任何修订，将及时通知各相关部门，并进行相应培训。

若对本制度有任何疑问或建议，请及时向培训部门反馈。

以上为学员档案管理制度，希望能够根据公司实际情况进行调整和完善。