公司应付账款管理制度

应付账款管理制度
1目的
为了加强与供应商之间的战略合作降低采购成本，统筹安排公司运营中的各项资金需求，确保准确、及时、有序支付各项到期应付账款特制定本制度。

2范围
本制度适用于各单位物资采购及接受劳务有关的付款活动。

3职责
物资供应部负责采购物资的付款控制；
设备部负责安装、改造、大修、土建工程方面的付款控制；
运输部负责运输费用的付款控制；
财务部负责资金支付及应付账款入账对账工作。

4规则
4.1采购招标
物资供应部根据年度经营预算制定年采购计划，合理安排采购业务。

凡单次采购金额在5万元以上的单机设备、10万元以上的成套设备及年度采购金额50万元以上的大宗物资采购必须实行招标制度，备选供应商不得低于三家。

招标由财务、法务专员、采购部门共同参加。

采购必须遵循“同质价优先，同价质优先”的原则。

4.1.1设备安装、改造、大修、土建等招标
设备部根据年度经营预算合理及时安排相关设备的安装、改造、大修，以及土建工程方面的工程付款计划，根据施工要求及施工大小，合理选择招标方式，选取优秀施工单位，招标由财务、设备、企管、生产部门共同参加。

招标必须遵循“同质价优先，同价质优先”的原则。

4.1.2运输部承运单位的招标
运输部根据年度经营预算每年定期对固定运输线路进行招标，同一线路运价不得高于往年运价（高于往年运价经总经理审批），在这个前提下同一线路报价最低着中标。

4.2合同控制
4.2.1 除1万元以下一次性的零星物品采购之外，采购金额在1万元以上、经常性发生的、涉及原材料、商品的采购，都必须签订书面的采购合同，合同必须载明具体付款条件、付款时间及付款金额。

所有采购合同必须由物资供应部、法务专员部；财务部审核加盖合同专用章；无采购合同，仓库不予办理入库，财务不得办理货款支付。

4.2.2设备安装、改造、大修、土建招标合同，预算费用在1万元以上、通过招标方式取得，都必须签订书面的施工合同，合同必须载明具体付款条件、付款时间及付款金额，所有施工合同必须有设备部、生产部：财务部审核加盖合同专用章；无施工合同不允许施工，不与结算付款。

4.2.3承运单位中标后，与我公司签订为期一年的运输合同，约定合同内容，在承运单位运输期间不得以任何理由拒载，不得涨价。

4.3入账审核
4.3.1商品采购部门收到供应商发票后，与仓库验收入库单、采购合同一起，三天内提交财务部门。

财务收到发票后，审核发票明细与仓库验收入库单、采购合同是否相符。

对审核不相符的发票，及时退还商品采购部门及供应商。

对审核无误的发票及时登记入账并按合同账期安排付款计划。

4.3.2由施工单位提供施工记录，工程预算员出具施工预算表、决算表，设备部整理设备验收材料组织，使用单位及供应商共同参与设备安装、改造等验收，出具验收报告，施工单位开具对应我公司的的安装及维修等正规发票，对审核无误的发票及时登记入账并按合同账期安排付款计划。

4.3.3每月定期由承运单位根据其运输发货单，所开运输发票，由运输部核算岗位进行发货单，运输发票登记，审核，再有运输部部长根据当月发货记录对该部门入账单据进行复核，并签字，继而再有采购总监对审核结果进行认定批示，然后把入账单据交由财务部应付款会计进行审核，应付款会计对原始单据进行审核，先比对运输发货清单与发票，然后比对原始单据与系统发货记录，再与市场部发货记录进行比对，比对无误进行入账。

4.4请款审批
到期的应付款项，由采购部门、设备部、运输部填写资金计划单经系统总监审批后，交财务部应付款会计审核是否已到付款期，并复核应付款单位名称、账号是否与合同相符。

对已到付款期的货款，由财务部纳入当月的资金支出计划。

所有对外付款，除1000元以下个人零星采购外，一律通过网银支付。

付款前，财务总监需严格审核请款单金额与账面到期款是否一致。

请款透支部分由请款人全额追回，无法追回由请款人全额赔偿；
4.5账龄分析
对出现借方余额等异常往来金额的供应商，应及时与采购部门、设备部、运输部沟通核查原因，发现差错及时予以调整。

季末由财务部门出具对账单，安排供应部与供应商进行一次应付往来账的对账工作。

对于对账中发现的差异应及时查明原因进行相关账项调整。

年末由采购部门、设备部出具《应付账款账龄分析表》，财务部核对。

5相关文件
《合同管理制度》
6记录
《应付账款账龄分析表》、《应付账款询证函》。