公司物资采购及管理作业指导书

1.目的
为规范和完善采购流程，明确采购责任，对采购过程进行管控，确保采购的物资、服务符合公司规定的要求，以保证公司利益。

2.范围
适用于公司服务所需物资的采购及服务采购的过程控制。

3.职责
3.1各部门、物业客户服务中心：按照当月资金计划编写部门的物资采购计划，填写《物资采购申请表》；并负责采购物资的评价及外包服务的评价和管理。

3.2公司：公司综合管理部负责日常消耗品和固定资产的统一审核采购以及物资供应商名单的建立。

4.定义
A类：办公用品、劳保用品、维护用品、护卫类等日常耗材，单价<1000元
B类：办公设备、办公家具等固定资产，单价≥1000元
特殊类：大金额固定资产，单价>8000元
5.程序
5.1对外部提供方的管理
5.1.1所有涉及工程、大型设施设备等，又超过RMB20,000元以上之项目均需通过招标来决定供货商，但其中涉及专业性之设备采购则不在招标限制范围内。

最后由物业总经理确认。

5.1.2对新型、首次购买的物资，在公司没有固定合供方的情况下，项目负责人需配合公司综合管理部一起搜集供应商和产品的信息，协助完成新合格供方的确定。

5.1.3公司综合管理部对已确立采购合作业务合格的供应商录入《合格供应商名单》，并发送财务管理部进行备案。

5.1.4《合格供应商名单》中的供应商或正在交易的所有供应商须依实际交易情形每年进行一次评估。

5.2 A类物资申报与采购
5.2.1项目各部门负责人根据其部门库存情况及日常消耗水平，每月20日前制定采购计划，经项目经理确认无误后提报至公司综合管理部；
5.2.2公司根据仓库库存情况将采购汇总，编制公司下月采购计划，由财务管理部审核，总经理审批；
5.2.3非预算内特殊情况须增加或另买的采购由部门负责人递交“情况说明”或活动方案，由主管领导审核、总经理审批后提交公司备案，并进行采购。

5.2.4物业客户服务中心应根据设备、设施维修保养的需要和小区物业管理的实际情况，确定常用物品的使用量并保持一定存货。

5.2.5在库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店采购或者订购的方式。

5.2.6所购买的办公用品，必须先由公司综合管理部验收登记后，申请人方可办理领用手续。

5.3 A类物资领用
5.3.1物资领用时间为每月5日，除特殊情况外，其他时间不予发放；
5.3.2物资出库由部门负责人将《出库单》中领用部门、领用日期、领用数量等项目填写清楚，如有不符，仓库管理员有权拒绝发放物资；
5.3.3各部门当月实际领用数量不得超出提报的采购计划；
5.3.4超出部门配备的固定资产、低值易耗品要交旧领新，先将已损坏的物品进行回收，交还仓库，再领用新的物品。

如：老虎钳、不能使用的计算器、电话机等。

5.3.5仓库管理员要对发放和收回的物品进行登记，做明显标识单独存放，经公司综合管理部验证后，统一进行销毁；
5.3.6领用固定资产或低值易耗品需记入部门《领用物品台账》；
5.3.7公司各部门建立部门物品出入库台账，公司综合管理部每季度覆盖检查一遍；
5.3.8如借用物资，需填写《物资借用单》，归还时由仓库管理员验收入库。

5.3.9配备有微机的部门所需墨粉、色带、纸张、磁盘等耗材，统计提报至部门下月采购计
划中，由采购人员统一购买后领用。

5.4 B类、特殊类物资采购
5.4.1由使用部门负责人发起申请，注明原因，所需物资名称、规格、型号、单位、数量等情况。

由财务审核，总经理审批。

公司统一采购，配送到各部门、物业客户服务中心。

5.4.2凡单价金额在1000元以上或使用年限在两年以上的资产采购须进行询价，询价时每种（或类型）物品须有二家以上。

由主管领导审核，总经理审批后，方可实施采购。

5.5员工离职后，须将公司配发的办公用品交回原发放部门。

5.6各部门及有关责任人应妥善使用和保管配发的办公用品，若发生丢失或损坏，由责任人照价赔偿。

5.7物资采购监督管理
A、公司对物资采购负有直接管理责任；财务管理部负责对价格、信用等进行监督。

B、公司要定期对物业客户服务中心的物资领用、保管等环节进行监督检查。

5.8采购物资的检验
仓库管理员对入库物资进行检验，主要是核对实物规格、数量、质量等，并将供货商信息在《入库单》中予以记录。

6.记录表格
《物资采购申请表》
《合格供应商名单》
《入库单》
《出库单》
《领用物品台账》
《物资借用单》。