高校采购管理信息化相关问题的思考与对策探析

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高校采购管理信息化相关问题的思考与对策探析
耿秋芳
(南京铁道职业技术学院ꎬ江苏㊀南京㊀２１００００)
摘㊀要:随着国家国民经济体系的不断扩大ꎬ国家对高校财政投入的不断加大ꎬ高校在运营发展中ꎬ不管是物资方面ꎬ还是设备方面ꎬ或者是工程㊁服务方面的采购项目都纳入了政府采购的范围内ꎮ在推动高校事业发展㊁资源配置优化㊁资金使用效益提高的同时ꎬ高校采购管理领域风险隐患也随之加大㊁腐败现象时有发生ꎬ也给高校廉政风险带来了严峻考验ꎮ国家政府采购制度也在不断改革㊁修订和完善ꎬ当前政府采购与高校正处于信息化对接阶段ꎬ随之采购管理的信息化水平将成为新的关注点ꎬ采购信息化管理将成为高校内控管理工作的新挑战ꎮ为转变政府采购模式ꎬ提高政府采购效率ꎬ文章从软硬件资源投入㊁综合业务信息化系统㊁采购信息化的专业人才引进和培养等方面提出了对策建议ꎮ
关键词:高校ꎻ采购管理ꎻ管理信息化
中图分类号:Ｆ２５３.２㊀㊀㊀㊀文献标识码:Ａ㊀㊀㊀㊀文章编号:１６７１－６７２８(２０２３)２２－０１３２－０４
㊀㊀在当前我国高等教育事业改革发展中ꎬ国家及社会对高等教育的投入力度明显增加ꎬ各个高校的采购工程㊁服务经费随之增多ꎬ采购业务数量增长ꎮ大部分高校在采购方面ꎬ由于采购管理方式过于传统ꎬ已经无法满足现代化采购发展要求ꎮ再加上国家政府部门发布了一系列和高校采购行为相关的法律政策ꎬ让采购业务变得更加规范ꎮ强化对采购过程的动态监督ꎬ通过采用标准化的采购管理方式ꎬ对高校采购过程中产生的各种数据和文档进行整理ꎬ并把信息技术应用其中ꎻ通过建立采购管理信息化系统ꎬ有效提高高校采购管理水平ꎬ让高校采购业务变得更加规范透明ꎮ
一㊁高校采购信息化的必要性
对高校来说ꎬ采购信息化指的是高校在组织安排采购业务过程中ꎬ把计算机硬件作为技术指导ꎬ在网络平台的作用下ꎬ开展采购工作ꎮ以电子安全系统和电子数据共享为基础ꎬ通过线上完成采购业务ꎮ信息化采购中的主要部分就是政府部门负责建立和高校网上采购相关的平台和高校内部信息化审批系统ꎬ具体包括网上信息发布㊁网上审批流程㊁网上支付以及采购信息查询等[１]ꎮ
通过加强高校采购管理信息化建设ꎬ一方面ꎬ可以促进高校采购工作水平和效率提高ꎮ通过建立采购信息化系统ꎬ高校在开展采购工作时ꎬ构建一站式㊁大闭环㊁全流程的采购业务系统ꎬ为领导决策提供全面数据支持ꎬ满足高校㊁财政㊁政府采购中心㊁供应商等采购参与单位在线协同工作ꎬ实现在线申报㊁在线审批ꎬ提高工作效率ꎮ另一方面ꎬ实现采购业务的规范化管理ꎬ减少采购风险问题发生ꎮ因为采购工作比较特殊ꎬ在实际工作中容易伴随一系列风险问题ꎮ通过采购过程信息化ꎬ可以减少人为因素对采购信息的影响ꎬ让采购信息变得更加准确和有效ꎮ与此同时ꎬ通过使用信息化技术ꎬ对采购数据整理和分析ꎬ及时找到其中存在的异常和风险点ꎬ之后通过构建完善的管理体系ꎬ形成线上和线下结合的动态监管制度ꎬ帮助高校更好规避采购环节中风险问题ꎮ除此之外ꎬ实现高校各项资源的高效利用ꎬ也就是在采购过程中进行信息化处理ꎬ能够控制高校采购规模ꎬ更好控制物资库存ꎬ减少预算资金占用ꎬ提高资金等资源利用率ꎮ二㊁高校采购管理信息化相关问题(一)信息化程度比较低
现阶段ꎬ部分高校在采购管理方面ꎬ未结合时代发展ꎬ引进先进技术和手段ꎬ采购信息化管理水平不高ꎬ与一般企业比较ꎬ有着明显差别ꎮ在实际中ꎬ对管理系统总体设计ꎬ依然是以采购审批为重点ꎬ没有按照采购部门工作要求进行调整ꎬ实现采购管理信息
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下ꎬ部分学校虽然引进了电子交易平台ꎬ但是主要停
留在小额设备竞价采购方面ꎬ对一些大型项目招标和
大宗物资采购项目ꎬ未做到电子交易平台的全面普
及ꎬ应用频率低ꎮ除此之外ꎬ移动端应用已经渗透在
我们日常生活中ꎬ但是在高校采购信息化方面没有做
到全面普及和推广[２]ꎮ信息化建设属于一项系统化
工作ꎬ除需要专业的硬件设施支持外ꎬ软件系统开发
和利用是非常必要的ꎮ在软件系统开发中ꎬ需要投放
大量的资源和财力ꎮ但是在实际中ꎬ部分高校没有把
更多资源应用在软件系统开发和设计中ꎬ整体效果不
太理想ꎬ高校采购管理工作依然没有得到广泛关注ꎮ
(二)信息孤岛问题
虽然当前大部分高校在采购管理中ꎬ已经使用了
采购管理系统以及电子交易系统ꎬ但是大部分系统比
较独立ꎬ没有做到各系统之间相互连接ꎬ信息无法实
现有效传递ꎬ信息孤岛问题比较常见ꎮ具体展现在ꎬ
学校内部和外部没有充分连接ꎬ并且学校内部各个系
统相互独立ꎬ互通性不强ꎮ例如ꎬ一些高校建立的采
购管理系统没有和财务系统㊁预算管理系统㊁资金管
理系统等充分连接ꎬ采购管理部门一般采用手工记录
方式完成相关工作任务ꎬ并且将政府部门下发的采购
计划落实到位ꎬ其中包括采购信息㊁采购合同等ꎬ没有
做到实时传递与共享ꎬ导致信息使用效率低ꎬ容易导
致信息失效ꎮ再如ꎬ高校内部采购管理系统和资产系
统之间没有建立有效的信息共享体系ꎬ采购仍然在签
署合同和资产建账过程中ꎬ大多数信息均为采购结果
信息ꎬ如产品规格㊁产品名称㊁产品数量等ꎬ一般是采
用手工方式整理ꎬ使得采购管理人员工作量明显增
加ꎬ容易出现信息错误ꎬ引发采购风险ꎮ
(三)数据价值未挖掘
在采购管理信息化中ꎬ政府采购数据应用价值未
得到全面激发ꎬ在信息化建设过程中ꎬ不利于采购管
理水平提高ꎬ采购管理信息化性能受到一定影响ꎮ部
分高校虽然建立了采购管理系统ꎬ但是主要是流程审
批型信息系统ꎬ未构建完善的数据库ꎬ如采购数据库㊁
合同数据库㊁预算数据库等ꎻ更不会利用数据库中各
项信息为学校采购信息化工作开展提供引导ꎬ如在采
购资金分配方面ꎬ没有提前制订资金使用计划ꎬ缺少
对资金使用过程的调查ꎬ资金使用不够规范ꎬ造成资
金流失ꎬ让学校面临一定损失[３]ꎮ近几年ꎬ随着大数
据时代来临ꎬ各种新型技术和系统被运用在各个行业
中ꎬ有效提高各行业经营发展水平ꎬ并且也取得良好
的应用效果ꎬ其重点就是对数据综合分析与利用ꎬ但
是ꎬ很少看到高校在采购数据方面的综合分析以及科
学布局ꎮ如果可以获得离心机这种常用科研设备每
年的采购信息量ꎬ其中包括设备规格㊁型号㊁技术参
数㊁供应商㊁生产厂家等信息ꎬ采购管理部门通过电子
商城向供货商下单ꎬ这样不但可以减轻采购人员工作
压力ꎬ也能给采购人员提供良好的采购体验ꎬ提高采
购效率ꎮ
(四)专业人才匮乏
在信息化系统建设环节中ꎬ人才是引导建设工作
顺利进行的关键ꎮ高校建立采购管理信息化系统时ꎬ
应注重人才培养和引进ꎬ在专业人才的支持下ꎬ完成
此工作ꎮ这要求该人才除了要对政府采购业务有所
了解之外ꎬ还要对计算机技术有一定的掌握ꎬ从而引
导软件开发人员更好开展开发工作ꎬ有效处理信息化
建设中的问题ꎮ在实际中ꎬ高校负责采购业务的相关
人员一般来源于财务㊁资产等部门ꎬ大部分人员没有
接受关于信息化技术方面的教育和培训ꎬ并且我国互
联网覆盖范畴不断扩大ꎬ计算机专业的人才数量增
多ꎬ但是愿意从事学校管理工作的人员数量比较少ꎬ
再加上各种因素影响ꎬ导致高校采购管理部门长期保
持在缺少专业人才支持的局面上ꎮ另外ꎬ在信息化系
统开发设计中ꎬ内部人员专业水平和综合能力各不相
同ꎬ掌握和政府采购相关知识同时对高校管理要求有
所了解的综合型人才比较少ꎬ电子交易是近几年发展
的项目ꎬ而配合一个行业资深的信息化产品经理需要
消耗大量时间ꎬ软件行业巨头对高校采购业务的重视
度不高ꎬ并且缺少充足的优秀人才ꎬ这也是影响高校
采购信息化建设发展的主要原因[４]ꎮ
三㊁高校采购管理信息化相关建议
(一)开发并整合软件与硬件资源
结合我国高校采购管理信息化整体情况ꎬ在建设
方面将会伴随一系列问题ꎬ通过整理采购信息化建设
方法ꎬ整理所需的信息与资源ꎬ为高校采购管理信息
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化建设与发展提供支持ꎮ为了更好完成高校采购管理信息化建设发展目标ꎬ应加强资源开发与使用ꎮ众所周知ꎬ信息化项目也被称之为 一把手 工程ꎬ进一步表示信息化建设秉持着由上至下的原则ꎬ如果缺少战略指导ꎬ信息化建设工作将无法正常进行ꎮ在高等教育事业改革发展中ꎬ加强信息化建设ꎬ能够为其发展目标顺利实现提供技术支持ꎬ如何合理使用信息技术ꎬ将会受到高校及采购部门领导决策的影响ꎮ硬件设施投入㊁软件资源开发都要投放大量的资金和人力资源ꎬ只有得到各个层级领导的广泛关注ꎬ明确建设要求和目标ꎬ才能吸引更多人员注意ꎬ参与其中ꎬ整体与协调各项资源ꎬ为高校采购管理信息化建设发展提供保障ꎮ采购作为预算控制中重点关注的部分ꎬ前端需要安排财务部门强化资金管理ꎬ后端则是由资产管理部门负责对各项资金支出情况进行记录ꎬ中端还要安排后勤保障㊁科研等部门统一管理ꎮ此外ꎬ还要得到信息化管理部门㊁综合管理部门的支持ꎬ高校采购管理信息化建设也就是 牵一发而动全身 ꎬ覆盖了高校行政管理各个层面ꎮ高校采购管理信息化系统和交易平台用户包含了学校中的所有教职员工ꎬ如果缺少部门之间合作ꎬ采购业务目标不利于快速完成ꎬ影响各信息化系统之间信息传递ꎬ阻碍信息流动效率和质量ꎮ基于此ꎬ各部门的配合与引导ꎬ是保证高校采购管理信息化建设工作快速完成的重点ꎮ采购管理部门作为高校采购管理信息化建设的引导者ꎬ信息化建设需要以时代发展为背景ꎬ引进各种发展成熟的技术与产品ꎬ以信息化为载体ꎬ促进高校自主研发ꎮ采购管理部门在高校采购管理信息化建设中的作用尤为凸显ꎬ需要认真负责ꎬ落实到具体工作岗位上ꎮ虽然高校采购管理部门不能像企业采购部门一样拥有豪华的信息化建设阵容ꎬ但是一个了解采购业务ꎬ并且懂得信息技术和管理知识的综合型人才是非常重要的ꎮ通过优化组织结构ꎬ成立专业的技术人才团队ꎬ是促进高校采购管理信息化建设发展的关键ꎮ在信息化系统运行中ꎬ应得到完善的体系支持ꎬ特别是在各种信息化系统建设初期运行中ꎬ容易出现程序错误的问题ꎬ通过一段时间的试运行ꎬ不断改善与优化ꎬ才能做到稳定运行ꎮ如果缺少规范的体系引导ꎬ将会给高校采购管理信息化建设与运行带来一定影响ꎬ建而不用ꎬ束之高阁ꎬ无法保证整体效果ꎮ总之ꎬ领导应给予采购管理信息化工作高度重视ꎬ加强各部门之间交流与配合ꎬ整理充足资源ꎬ引进优秀人才ꎬ制订完善的规章体系ꎬ为高校采购管理信息化建设发展提供软硬件支持ꎮ
(二)加强综合业务系统建设
狭义层面上ꎬ采购管理则对采购过程实施全面化管理ꎬ其中涉及的内容比较多ꎬ根据政府采购流程要求ꎬ需要从预算环节入手到结算结束ꎮ高校采购管理系统中大多数是根据采购执行管理要求来建设ꎬ没有形成一个完善的全生命周期ꎮ为了提高高校采购管理信息化水平ꎬ做好业务流程再造工作是非常必要的ꎬ并且也要加强数据整理和分析ꎮ业务流程再造是实现采购业务一体化发展的关键ꎬ数据治理则是基础中的基础ꎬ数据格式可以根据高校采购业务要求进行设定ꎬ并且为了实现和其他业务系统的充分连接ꎬ需要根据政府采购相关要求来处理ꎮ一方面ꎬ在高校采购管理信息化建设过程中ꎬ相关部门应重点关注信息孤岛问题ꎬ信息技术改革发展ꎬ新旧技术无法做到充分兼容ꎬ导致信息孤岛问题发生ꎮ信息化建设的核心目标并不是消除信息孤岛问题ꎬ而是通过数据传递ꎬ与各个系统充分连接ꎮ财务系统㊁采购系统㊁资产系统并非一个庞大且复杂的系统ꎬ应该结合各个业务实际需求ꎬ保证业务系统优势ꎬ统一数据传递标准ꎬ给各个业务系统连接发展奠定基础ꎮ另一方面ꎬ诸多地区和中央部门发布了 互联网＋政务服务 计划ꎬ该技术中多次提出 一体化服务 ꎮ所以ꎬ高校在建设采购管理信息化系统时ꎬ也需要以给用户提供专业化服务为基础ꎬ科学设定工作目标ꎮ在各业务系统的充分连接下ꎬ以用户需求为重点ꎬ确定服务平台建设方向ꎬ以采购业务为重点ꎬ驱动业务流程再造ꎬ实现跨平台业务连接ꎬ以数据为基础ꎬ促进各项信息传递和共享ꎬ从资金角度出发ꎬ对采购项目实施全面监管ꎬ保证采购业务的专业化和标准化ꎮ
(三)设定合理的采购管理信息化建设目标
众所周知ꎬ管理信息化系统是管理人员结合管理需求进行建设ꎬ但是主要目的就是为用户提供专业化服务ꎬ采购管理信息化系统应该满足用户实际需求ꎬ以用户需求为建设目标ꎮ一方面ꎬ高校采购管理对象
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ＵＡＮＺＨＵＯＬＵＮＴＡＮ也就是采购行为ꎮ该行为主要是采购人员结合高校
各项活动发展要求进行采购方案设计ꎬ并且将其落实
到具体位置ꎮ对采购管理部门来说ꎬ其工作职责在于
根据高校运营发展要求ꎬ制定详细的采购计划ꎬ控制
采购成本ꎬ为高校创造良好效益ꎮ另一方面ꎬ在采购
管理中ꎬ通过引进信息化技术ꎬ建立管理信息化系统ꎬ
结合用户需求ꎬ调整采购方案ꎬ保证学校采购的合理
性和科学性ꎮ对采购过程体验ꎬ采购部门应与用户及
时交流ꎬ综合评价ꎬ根据评价结果ꎬ帮助高校改善采购
管理系统不足ꎮ所以不管是采购管理ꎬ还是信息化建
设ꎬ都要以用户为根本ꎮ在国家改革发展中ꎬ通过转
变政府职责ꎬ加强监督管理ꎬ对现有管理方法进行优
化ꎬ满足高校采购管理要求ꎮ在高校采购管理过程
中ꎬ相关部门需要结合国家改革发展要求ꎬ把信息化
建设放在为师生提供优质服务上ꎬ确定信息化建设目
标ꎮ服务型采购管理部门应该建立相应的服务型组
织框架ꎬ用户可以结合采购项目需求ꎬ尤其是对采购
以后的追踪管理ꎬ提供对应表达渠道ꎬ并结合管理系
统现有功能ꎬ设有采购人对供应商的评价反馈ꎬ服务
型采购管理应有对应的管理模式和管理体系ꎬ从而给
信息化建设融入服务发展的理念ꎮ
(四)注重采购信息化人才培养
对政府采购来说ꎬ发展时间比较短ꎬ虽然没有发
展一个比较独立的学科ꎬ但是部分地区的诸多高校已
经设有采购管理专业ꎬ并且一些学校也设置和政府采
购管理相关的专业ꎬ为更多采购管理人员提供接受专
业培训的空间ꎬ为政府采购管理事业更好发展提供人
才保障ꎮ在当前ꎬ高校为了更好实现高校采购管理信
息化建设ꎬ需要有专业人才支持ꎮ高校采购管理信息
化系统在本质上以人工操作为主ꎬ所以在实务中ꎬ应
该注重采购信息化人才培养和教育ꎬ吸引更多复合型
人才[７]ꎮ一方面ꎬ建议高校通过外部招聘的方式吸
引更多人才ꎻ另一方面ꎬ通过内部培训ꎬ夯实人才组织
架构ꎬ也就是通过内部培训和专业培训ꎬ给采购管理
信息化建设提供人才保障ꎮ
四㊁结论
总而言之ꎬ采购管理信息化建设是高校实现采购
信息化发展的有效途径ꎬ但是当前部分高校在采购管
理信息化系统建设中ꎬ依然会面临各种问题需要处
理ꎬ系统功能有待优化ꎮ相关部门需要结合高校采购
需求ꎬ总结经验ꎬ把信息化技术应用到采购管理活动
中ꎬ加强信息化建设ꎬ让高校采购管理工作迈向新台
阶ꎬ为教学发展提供服务ꎮ
参考文献:
[１]李健. 放管服 改革背景下高校采购管理信息化建设路径
探析[Ｊ].中国物流与采购ꎬ２０２３(１１):７９－８０.
[２]李鑫ꎬ靳辉ꎬ张国ꎬ等.高校仪器设备采购信息化管理研究
与实践[Ｊ].中国物流与采购ꎬ２０２２(１０):９７－１００.
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[４]陈蔚.高校采购活动内部控制信息化建设标准设计探
析 以浙江省本科高校为例[Ｊ].教育财会研究ꎬ２０２１ꎬ
３２(２):７３－７９.
作者简介:耿秋芳(１９７０ ㊀)ꎬ女ꎬ汉族ꎬ上海人ꎮ主要研究方
向:政府采购ꎮ
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