4-第四章文件生命周期理论[42页]
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第二篇
管理理论篇
来源原则 文件生命周期理论
第四章
支柱理论之二： 文件生命周期理论
●分析文件生命周期理论产生的专业背景。 ●介绍文件生命周期理论的得名，总结其形成和发展过程。 ●阐述文件生命周期理论的基本内容。 ●依据文件生命周期理论盛行的表现，总结其理论意义和实践价值。 ●探讨文件生命周期理论在电子时代面临的挑战，提出该理论在电子时代 的修正设想，总 结其在电子时代的指导价值。 ● 阐述外国电子文件归档
第四章 文件生命周期理论
第一节 文件生命周期理论产生的专业背景
第二节 文件生命周期理论的形成和发展
第三节
文件生命周期理论的基本内容
第四节 文件生命周期理论的理论意义和实践价值
第五节 电子时代文件生命周期理论受到挑战及修正
第四章 文件生命周期理论
第一节 文件生命周期理论产生的专业背景
一、基本因素——文件数量的急剧增长 二、推动因素——文件管理的出现及其专门化 三、直接因素——文件中心的建立
第二节 文件生命周期理论的形成和发展
二、文件生命周期理论的形成和发展
这表明巴斯克斯力图运用文件生命周期理论，透过文件运动 过程及阶段性的表象来把握文件运动阶段划分的根本原因。此后 ，欧美各国档案学者不再将文件生命周期 理论简单地视为文件 中心的理论基础，而是将研究视野拓展、延伸到文件的整个运动 过程以及这一过程的全面管理，从而深入挖掘文件运动的客观规 律，为各国文件管理实践提供有力的理论指导。
阐述外国电子文件归档第四章文件生命周期理论产生的专业背景第一节文件生命周期理论文件生命周期理论的形成和发展第二节文件生命周期理论的基本内容第三节第四节文件生命周期理论的理论意义和实践价值第五节电子时代文件生命周期理论受到挑战及修正第四章文件生命周期理论产生的专业背景第一节文件生命周期理论一基本因素文件数量的急剧增长二推动因素文件管理的出现及其专门化三直接因素文件中心的建立第一节文件生命周期理论产生的专业背景20世纪是人类社会大变革和大发展的时代
第四章 文件生命周期理论
第二节 文件生命周期理论的形成和发展
一、文件生命周期理论的得名 二、文件生命周期理论的形成和发展
第二节 文件生命周期理论的形成和发展
一、文件生命周期理论的得名
文件生命周期理论的得名源自“文件生命周期”概念的提出。 据查证,“文件生命周期”这一概念是由美国档案学者菲利普·布 鲁克斯最早提出的。他在向美国档案工作者协会1940年年会提交的 论文《为保存而进行的文件挑选 》(The Selection of Records for Preservation)中首次使用了 “life cycle of records”的 提法。
为了履行不断扩大的政府职能，各国必然要增设管理机构，因 而政府各部门和其他机构的增加成为各国的普遍现象。行政机构的 扩大、部门的增多、机构的重叠，导致作为政府机关的管理工具和 活动记录的文件大量增加。
随着科学技术的迅猛发展，现代化的办公设备、记录工具和复 制手段大量应用于文件的制作领域，也使得文件的数量急剧增加。
第三节 文件生命周期理论的基本内容
二、基本点之二：文件的完整运动过程由于价值形态的 变化分为若干阶段
首先，文件的整体运动过程具有阶段性特征。文件生命周期理 论认为，文件从形成到销毁或永久保存的整体运动过程并非一成不 变，相反呈现出明显的阶段性变化。
其次，文件运动过程的各阶段具有不同特点。如将文件的运动 过程统一划分 为现行、半现行和非现行三个阶段，则各阶段各有 其特点。
这些都说明，美国档案界克服了古典档案学派片面关注馆藏档 案的局限，从本国文件和档案的管理实际出发，把实践管理对象和 理论研究对象均向前延伸至馆藏档案的源头——机关产生的现行文 件， 从而为文件生命周期理论的产生创造了有利的实践和理论环 境。
第一节 文件生命周期理论产生的专业背景
三、直接因素——文件中心的建立
第一节 文件生命周期理论产生的专业背景
二、推动因素——文件管理的出现及其专门化
其次是基于档案工作实践和理论研究的现实特点。与欧洲国家 相比，美国建国以及国家档案馆的成立时间相对较晚，因此档案管 理的对象及方法更具有现代特点。这促使一些档案学者开始认识到 以《荷兰手册》、詹金逊等为代表的古典档案学派的某些局限。
这一基本点包括两层含义。 首先，文件在每一个阶段的特定价值形态对应于相应不同的服 务对象、保存场所和管理方式。 其次，上述各阶段文件服务对象、保管场所和管理方式等方面 的变化只不过 是文件运动不同阶段的外在表现，只有价值形态的 变化才是其内在决定因素。 文件生命周期理论通过揭示各阶段文件价值形态与服务对象、 保存场所、管理形式的对应关系，找到了文件的连续运动过程发生 阶段性变化的根本原因，从而为文件的阶段划分提供了科学依据。
第三节 文件生命周期理论的基本内容
一、基本点之一：文件从形成到销毁或永久保存是一个 完整的运动过程
首先，这里的文件是一个广义概念。文件有狭义和广义之分。 狭义的文件特指现行文件，即正在承办或现行处理的文件。其特点 是强调文件与档案是不同性质的事物，是并列的同一层次的概念。 而文件生命周期理论则认为文件是一个广义概念，泛指人类社会实 践活动中直接产生和使用的一切信息记录，无论其载体形式和记录 方式如何。文件是一个集合概念，现行文件和历史档案都只是广义 文件运动过程中某一特定阶段的代称，都是广义文件的组成部分。
1941 年，美国国家档案馆率先设立了“文件管理项目”。
1946年，联邦政府颁布第9784号行政命令，规定所有政府机关都必须实施文 件管理项目，并规定由国家档案馆行使指导文件管理的职权。
1950年，联邦政府颁布了最初的《联邦文件管理法》，更是为文件管理提供 了法律保障。
从此以后，文件管理上升为一种专门化的管理活动，目的是帮助机关应付文 件的 “雪崩”现象，使文件在进入国家档案馆之前就得到有效的控制，从而确 保馆藏档案的质量。
第三节 文件生命周期理论的基本内容
一、基本点之一：文件从形成到销毁或永久保存是一个 完整的运动过程
其次，文件运动现象如同生命现象一样，从其最初产生到获得 最终归宿是一个完整的运动过程。文件生命周期理论从运动的角度 出发，指出文件的生命过程往往是文件最初由形成者产生、保管和 频繁利用；然后由于文件对形成者的偶尔作用或潜在历史价值被送 到机关内部的档案室或机关外的文件中心保存一定时期；最后当文 件的现行业务价值完全丧失后，除具有档案价值的文件移交到档案 馆永久保存外，其他的一概销毁。而且这一发展过程是连续统一的 ，所谓现行文件和历史档案只是同一事物的不同运动阶段。
第二节 文件生命周期理论的形成和发展
二、文件生命周期理论的形成和发展
第二次世界大战期间，美国海军部建立文件中心的成功经验 逐渐推广到美国联邦政府其他机构，后被众多国家纷纷效仿。这 种现象引起了西方档案界的普遍关注，引发了对文件中心的理论 思考。
1950年，英国伦敦大学教授罗吉尔·艾利斯(Roger Ellis)在 第一届国际档案大会上提出了文件运动的 “三阶段论”，认为 文件的三个阶段——现行阶段、 暂时保存阶段和永久保存阶段 ——正好与文件的保管场所——办公室、文件中心 和档案馆是 相吻合和相对应的。他的观点得到许多学者的赞同，并被广泛引 用。 后来，曾任英国公共档案馆馆长的马勃斯(Mabbs) 在1974 年出版的专著中吸收了艾利斯的观点，对文件中心与文件运动阶 段的对应关系作了进一步系统论述。这种由文件中心的理论解释 而衍生出的文件阶段的划分，就成为文件生命周期理论的研究起 点。然而，由于对文件的不同理解，文件生命周期理论在很长一 段时间内未能引起西方档案界的足够重视。
第一节 文件生命周期理论产生的专业背景
二、推动因素——文件管理的出现及其专门化
美国最早出现文件管理的原因主要有两点。
首先是基于30年代以来文件数量急剧膨胀的现实。1934年成立的美国国家 档案馆一开始就面临文件数量剧增的巨大压力，几乎达到了难以承受的地步。这 迫使美国档案界开始思考缓解档案馆压力的措施，由此萌发了文件管理的思想， 即要求对馆藏档案的源头——机关产生的现行文件进行有效的管理和控制。
第四章 文件生命周期理论
第四节 文件生命周期理论的理论意义和实践价值
一、文件生命周期理论盛行的表现 二、文件生命周期理论的理论意义和实践价值
第四节 文件生命周期理论的理论意义和实践价值 一、文件生命周期理论盛行的表现
20世纪70年代以来，西方各国档案学者都在不断深入研究文件 的生命周期及其运动规律，并在论著中提出了有关文件定义、文 件生命周期概念、文件价值形态、文件运动阶段划分等方面的研 究见解，取得了许多研究成果。除了英国学者艾利斯和马勃斯、 美国学者布鲁克斯和罗兹、阿根廷学者巴斯克斯和安娜·施蕾歇 、加拿大学者卡罗尔·库蒂尔的研究外，法国档案局主持编写的 《档案学手册》（1970年）、英国学者迈克尔·库克的专著《档 案管理》（1977年）、阿根廷学者达诺迪的专著《档案整理与分 类导论》（1982年）、意大利学者埃利奥·洛多里尼的专著《档 案学原则与问题》（1993年）、日本学者作山宗久的专著《文件 生命周期》（1995年）等也都研究了文件运动过程、文件阶段划 分、文件管理系统设计等相关内容。这些档案学者遍及欧洲、美 洲乃至亚洲，他们的深入研究使文件生命周期理论的内容进一步 丰富、体系进一步成熟。
最后，引起文件阶段性变化的根本原因是文件价值形态的规律 性变化。一般 来说，文件的价值就是客体（文件）对主体（利用 者，包括形成者和非形成者） 需要的满足。
第三节 文件生命周期理论的基本内容
三、基本点之三：文件在每一阶段因其特定的价值形态 而与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种内在 的对应关系
一、文件生命周期理论的得名
文件生命周期是一个十分形象的概念，指的是文件从产生直至 因丧失作用而被销毁或者是因具有长远历史价值而被档案馆永久保 存的整体运动过程。
由此而冠名的文件生命周期理论是研究文件从最初形成到最终 销毁或永久保存的整个运动过程、研究文件属性与管理者主体行为 之间关系的一种理论，是对文件运动过程和规律的客观描述和科学 抽象；是指导从现行文件到档案全过程管理的基本理论，因而成为 现代档案学理论的支柱之一。
无论是英文中的cycle，还是西班牙文中的ciclo，翻译成中文 都有“周期”的含义。“周期”是一个时间衡度概念，一般强调物 体再度回归到同一初始状态所经历的时间。外国档案学者研究文件 运动引入“周期”这一概念，目的正是强调文件运动的一种时间跨 度，表明文件具有从最初形成到最终归宿的整体运动过程。
第二节 文件生命周期理论的形成和发展
第一节 文件生命周期理论产生的专业背景
二、推动因素——文件管理的出现及其专门化
例如玛格丽特·克诺斯·诺顿(Margaret Cross Norton) 提出 了与詹金逊截然相反的观点，认为任何机关不再可能保存其活动中 产生的全 部文件。档案工作的重点已由保管文件转变为挑选适合 保管的文件。谢伦伯格在其代表作《现代档案——原则与技术》中 把文件管理作为档案工作和档案学研究的重要组成部分进行系统论 述。
第二节 文件生命周期理论的形成和发展
二、文件生命周期理论的形成和发展
20世纪80年代，西方档案界对文件生命周期理论的研究日趋 完整和系统，并发表了一些颇有深度的论著。最典型的代表人物 就是阿根廷档案学者曼努埃尔·巴斯克斯(Manuel Vazquez)。他 出版的两部专著《文件的选择》(1982年)和《文件生命周期研究 》(1987年)，可算是全面系统论述文件生命周期理论的代表作。 他深入探讨了文件的价值属性与运动阶段、保管场所和管理方式 之间的关系，认为研究文件生命周期理论的意义不仅仅是为文件 中心提供理论基础，更重要的是为了发现文件从一个阶段向另一 个阶段过渡的内在原因，从而掌握文件运动每个阶段所包括的期 限，避免用毫无区别的尺度去概括各种文件现象。
第四章 文件生命周期理论
第三节 文件生命周期理论的基本内容
一、基本点之一：文件从形成到销毁或永久保存是一个 完整的运动过程 二、基本点之二：文件的完整运动过程由于价值形态的 变化分为若干阶段 三、基本点之三：文件在每一阶段因其特定的价值形态 而与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种内在 的对应关系
文件中心 (records center) 是有别于欧洲一些国家登记室的 一种新型文件管 理机构，多属档案系统。登记室大多是机关的内 部文件管理机构，文件中心往往 独立于机关之外。文件中心建立 的目的是使机关内大量已不常使用却未到销毁或 移交年限的文件 得到合理、有效的保管和处置。它一经产生，不仅很快在美国普 及，而且成为其他国家效仿的范例。外国档案学者正是为了挖掘 文件中心的理论根源，走上了一条探索文件运动过程及其规律的 研究道路，从而直接促成了文件 生命周期理论的提出。
第一节 文件生命周期理论产生的专业背景
一、基本因素——文件数量的急剧增长
20世纪是人类社会大变革和大发展的时代。这种大变革大发 展的一个重要表现就是现代政府机关产生的文件数量出现了急剧增 长的势头。
随着世界人口增长速度的加快，各国政府职能不断扩大，管理 活动不断增加，各种管理机构也相应大量产生。由于人口的增长， 又使政府活动的扩大成为必要。
管理理论篇
来源原则 文件生命周期理论
第四章
支柱理论之二： 文件生命周期理论
●分析文件生命周期理论产生的专业背景。 ●介绍文件生命周期理论的得名，总结其形成和发展过程。 ●阐述文件生命周期理论的基本内容。 ●依据文件生命周期理论盛行的表现，总结其理论意义和实践价值。 ●探讨文件生命周期理论在电子时代面临的挑战，提出该理论在电子时代 的修正设想，总 结其在电子时代的指导价值。 ● 阐述外国电子文件归档
第四章 文件生命周期理论
第一节 文件生命周期理论产生的专业背景
第二节 文件生命周期理论的形成和发展
第三节
文件生命周期理论的基本内容
第四节 文件生命周期理论的理论意义和实践价值
第五节 电子时代文件生命周期理论受到挑战及修正
第四章 文件生命周期理论
第一节 文件生命周期理论产生的专业背景
一、基本因素——文件数量的急剧增长 二、推动因素——文件管理的出现及其专门化 三、直接因素——文件中心的建立
第二节 文件生命周期理论的形成和发展
二、文件生命周期理论的形成和发展
这表明巴斯克斯力图运用文件生命周期理论，透过文件运动 过程及阶段性的表象来把握文件运动阶段划分的根本原因。此后 ，欧美各国档案学者不再将文件生命周期 理论简单地视为文件 中心的理论基础，而是将研究视野拓展、延伸到文件的整个运动 过程以及这一过程的全面管理，从而深入挖掘文件运动的客观规 律，为各国文件管理实践提供有力的理论指导。
阐述外国电子文件归档第四章文件生命周期理论产生的专业背景第一节文件生命周期理论文件生命周期理论的形成和发展第二节文件生命周期理论的基本内容第三节第四节文件生命周期理论的理论意义和实践价值第五节电子时代文件生命周期理论受到挑战及修正第四章文件生命周期理论产生的专业背景第一节文件生命周期理论一基本因素文件数量的急剧增长二推动因素文件管理的出现及其专门化三直接因素文件中心的建立第一节文件生命周期理论产生的专业背景20世纪是人类社会大变革和大发展的时代
第四章 文件生命周期理论
第二节 文件生命周期理论的形成和发展
一、文件生命周期理论的得名 二、文件生命周期理论的形成和发展
第二节 文件生命周期理论的形成和发展
一、文件生命周期理论的得名
文件生命周期理论的得名源自“文件生命周期”概念的提出。 据查证,“文件生命周期”这一概念是由美国档案学者菲利普·布 鲁克斯最早提出的。他在向美国档案工作者协会1940年年会提交的 论文《为保存而进行的文件挑选 》(The Selection of Records for Preservation)中首次使用了 “life cycle of records”的 提法。
为了履行不断扩大的政府职能，各国必然要增设管理机构，因 而政府各部门和其他机构的增加成为各国的普遍现象。行政机构的 扩大、部门的增多、机构的重叠，导致作为政府机关的管理工具和 活动记录的文件大量增加。
随着科学技术的迅猛发展，现代化的办公设备、记录工具和复 制手段大量应用于文件的制作领域，也使得文件的数量急剧增加。
第三节 文件生命周期理论的基本内容
二、基本点之二：文件的完整运动过程由于价值形态的 变化分为若干阶段
首先，文件的整体运动过程具有阶段性特征。文件生命周期理 论认为，文件从形成到销毁或永久保存的整体运动过程并非一成不 变，相反呈现出明显的阶段性变化。
其次，文件运动过程的各阶段具有不同特点。如将文件的运动 过程统一划分 为现行、半现行和非现行三个阶段，则各阶段各有 其特点。
这些都说明，美国档案界克服了古典档案学派片面关注馆藏档 案的局限，从本国文件和档案的管理实际出发，把实践管理对象和 理论研究对象均向前延伸至馆藏档案的源头——机关产生的现行文 件， 从而为文件生命周期理论的产生创造了有利的实践和理论环 境。
第一节 文件生命周期理论产生的专业背景
三、直接因素——文件中心的建立
第一节 文件生命周期理论产生的专业背景
二、推动因素——文件管理的出现及其专门化
其次是基于档案工作实践和理论研究的现实特点。与欧洲国家 相比，美国建国以及国家档案馆的成立时间相对较晚，因此档案管 理的对象及方法更具有现代特点。这促使一些档案学者开始认识到 以《荷兰手册》、詹金逊等为代表的古典档案学派的某些局限。
这一基本点包括两层含义。 首先，文件在每一个阶段的特定价值形态对应于相应不同的服 务对象、保存场所和管理方式。 其次，上述各阶段文件服务对象、保管场所和管理方式等方面 的变化只不过 是文件运动不同阶段的外在表现，只有价值形态的 变化才是其内在决定因素。 文件生命周期理论通过揭示各阶段文件价值形态与服务对象、 保存场所、管理形式的对应关系，找到了文件的连续运动过程发生 阶段性变化的根本原因，从而为文件的阶段划分提供了科学依据。
第三节 文件生命周期理论的基本内容
一、基本点之一：文件从形成到销毁或永久保存是一个 完整的运动过程
首先，这里的文件是一个广义概念。文件有狭义和广义之分。 狭义的文件特指现行文件，即正在承办或现行处理的文件。其特点 是强调文件与档案是不同性质的事物，是并列的同一层次的概念。 而文件生命周期理论则认为文件是一个广义概念，泛指人类社会实 践活动中直接产生和使用的一切信息记录，无论其载体形式和记录 方式如何。文件是一个集合概念，现行文件和历史档案都只是广义 文件运动过程中某一特定阶段的代称，都是广义文件的组成部分。
1941 年，美国国家档案馆率先设立了“文件管理项目”。
1946年，联邦政府颁布第9784号行政命令，规定所有政府机关都必须实施文 件管理项目，并规定由国家档案馆行使指导文件管理的职权。
1950年，联邦政府颁布了最初的《联邦文件管理法》，更是为文件管理提供 了法律保障。
从此以后，文件管理上升为一种专门化的管理活动，目的是帮助机关应付文 件的 “雪崩”现象，使文件在进入国家档案馆之前就得到有效的控制，从而确 保馆藏档案的质量。
第三节 文件生命周期理论的基本内容
一、基本点之一：文件从形成到销毁或永久保存是一个 完整的运动过程
其次，文件运动现象如同生命现象一样，从其最初产生到获得 最终归宿是一个完整的运动过程。文件生命周期理论从运动的角度 出发，指出文件的生命过程往往是文件最初由形成者产生、保管和 频繁利用；然后由于文件对形成者的偶尔作用或潜在历史价值被送 到机关内部的档案室或机关外的文件中心保存一定时期；最后当文 件的现行业务价值完全丧失后，除具有档案价值的文件移交到档案 馆永久保存外，其他的一概销毁。而且这一发展过程是连续统一的 ，所谓现行文件和历史档案只是同一事物的不同运动阶段。
第二节 文件生命周期理论的形成和发展
二、文件生命周期理论的形成和发展
第二次世界大战期间，美国海军部建立文件中心的成功经验 逐渐推广到美国联邦政府其他机构，后被众多国家纷纷效仿。这 种现象引起了西方档案界的普遍关注，引发了对文件中心的理论 思考。
1950年，英国伦敦大学教授罗吉尔·艾利斯(Roger Ellis)在 第一届国际档案大会上提出了文件运动的 “三阶段论”，认为 文件的三个阶段——现行阶段、 暂时保存阶段和永久保存阶段 ——正好与文件的保管场所——办公室、文件中心 和档案馆是 相吻合和相对应的。他的观点得到许多学者的赞同，并被广泛引 用。 后来，曾任英国公共档案馆馆长的马勃斯(Mabbs) 在1974 年出版的专著中吸收了艾利斯的观点，对文件中心与文件运动阶 段的对应关系作了进一步系统论述。这种由文件中心的理论解释 而衍生出的文件阶段的划分，就成为文件生命周期理论的研究起 点。然而，由于对文件的不同理解，文件生命周期理论在很长一 段时间内未能引起西方档案界的足够重视。
第一节 文件生命周期理论产生的专业背景
二、推动因素——文件管理的出现及其专门化
美国最早出现文件管理的原因主要有两点。
首先是基于30年代以来文件数量急剧膨胀的现实。1934年成立的美国国家 档案馆一开始就面临文件数量剧增的巨大压力，几乎达到了难以承受的地步。这 迫使美国档案界开始思考缓解档案馆压力的措施，由此萌发了文件管理的思想， 即要求对馆藏档案的源头——机关产生的现行文件进行有效的管理和控制。
第四章 文件生命周期理论
第四节 文件生命周期理论的理论意义和实践价值
一、文件生命周期理论盛行的表现 二、文件生命周期理论的理论意义和实践价值
第四节 文件生命周期理论的理论意义和实践价值 一、文件生命周期理论盛行的表现
20世纪70年代以来，西方各国档案学者都在不断深入研究文件 的生命周期及其运动规律，并在论著中提出了有关文件定义、文 件生命周期概念、文件价值形态、文件运动阶段划分等方面的研 究见解，取得了许多研究成果。除了英国学者艾利斯和马勃斯、 美国学者布鲁克斯和罗兹、阿根廷学者巴斯克斯和安娜·施蕾歇 、加拿大学者卡罗尔·库蒂尔的研究外，法国档案局主持编写的 《档案学手册》（1970年）、英国学者迈克尔·库克的专著《档 案管理》（1977年）、阿根廷学者达诺迪的专著《档案整理与分 类导论》（1982年）、意大利学者埃利奥·洛多里尼的专著《档 案学原则与问题》（1993年）、日本学者作山宗久的专著《文件 生命周期》（1995年）等也都研究了文件运动过程、文件阶段划 分、文件管理系统设计等相关内容。这些档案学者遍及欧洲、美 洲乃至亚洲，他们的深入研究使文件生命周期理论的内容进一步 丰富、体系进一步成熟。
最后，引起文件阶段性变化的根本原因是文件价值形态的规律 性变化。一般 来说，文件的价值就是客体（文件）对主体（利用 者，包括形成者和非形成者） 需要的满足。
第三节 文件生命周期理论的基本内容
三、基本点之三：文件在每一阶段因其特定的价值形态 而与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种内在 的对应关系
一、文件生命周期理论的得名
文件生命周期是一个十分形象的概念，指的是文件从产生直至 因丧失作用而被销毁或者是因具有长远历史价值而被档案馆永久保 存的整体运动过程。
由此而冠名的文件生命周期理论是研究文件从最初形成到最终 销毁或永久保存的整个运动过程、研究文件属性与管理者主体行为 之间关系的一种理论，是对文件运动过程和规律的客观描述和科学 抽象；是指导从现行文件到档案全过程管理的基本理论，因而成为 现代档案学理论的支柱之一。
无论是英文中的cycle，还是西班牙文中的ciclo，翻译成中文 都有“周期”的含义。“周期”是一个时间衡度概念，一般强调物 体再度回归到同一初始状态所经历的时间。外国档案学者研究文件 运动引入“周期”这一概念，目的正是强调文件运动的一种时间跨 度，表明文件具有从最初形成到最终归宿的整体运动过程。
第二节 文件生命周期理论的形成和发展
第一节 文件生命周期理论产生的专业背景
二、推动因素——文件管理的出现及其专门化
例如玛格丽特·克诺斯·诺顿(Margaret Cross Norton) 提出 了与詹金逊截然相反的观点，认为任何机关不再可能保存其活动中 产生的全 部文件。档案工作的重点已由保管文件转变为挑选适合 保管的文件。谢伦伯格在其代表作《现代档案——原则与技术》中 把文件管理作为档案工作和档案学研究的重要组成部分进行系统论 述。
第二节 文件生命周期理论的形成和发展
二、文件生命周期理论的形成和发展
20世纪80年代，西方档案界对文件生命周期理论的研究日趋 完整和系统，并发表了一些颇有深度的论著。最典型的代表人物 就是阿根廷档案学者曼努埃尔·巴斯克斯(Manuel Vazquez)。他 出版的两部专著《文件的选择》(1982年)和《文件生命周期研究 》(1987年)，可算是全面系统论述文件生命周期理论的代表作。 他深入探讨了文件的价值属性与运动阶段、保管场所和管理方式 之间的关系，认为研究文件生命周期理论的意义不仅仅是为文件 中心提供理论基础，更重要的是为了发现文件从一个阶段向另一 个阶段过渡的内在原因，从而掌握文件运动每个阶段所包括的期 限，避免用毫无区别的尺度去概括各种文件现象。
第四章 文件生命周期理论
第三节 文件生命周期理论的基本内容
一、基本点之一：文件从形成到销毁或永久保存是一个 完整的运动过程 二、基本点之二：文件的完整运动过程由于价值形态的 变化分为若干阶段 三、基本点之三：文件在每一阶段因其特定的价值形态 而与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种内在 的对应关系
文件中心 (records center) 是有别于欧洲一些国家登记室的 一种新型文件管 理机构，多属档案系统。登记室大多是机关的内 部文件管理机构，文件中心往往 独立于机关之外。文件中心建立 的目的是使机关内大量已不常使用却未到销毁或 移交年限的文件 得到合理、有效的保管和处置。它一经产生，不仅很快在美国普 及，而且成为其他国家效仿的范例。外国档案学者正是为了挖掘 文件中心的理论根源，走上了一条探索文件运动过程及其规律的 研究道路，从而直接促成了文件 生命周期理论的提出。
第一节 文件生命周期理论产生的专业背景
一、基本因素——文件数量的急剧增长
20世纪是人类社会大变革和大发展的时代。这种大变革大发 展的一个重要表现就是现代政府机关产生的文件数量出现了急剧增 长的势头。
随着世界人口增长速度的加快，各国政府职能不断扩大，管理 活动不断增加，各种管理机构也相应大量产生。由于人口的增长， 又使政府活动的扩大成为必要。