行政人员素质测评

行政人员素质测评
第一节行政人员素质测评指标和测评方法
一、行政人员基本素质构成
（一)生理素质
从生理素质方面来说,行政人员除了应具备良好的体质和旺盛的精力之外，还应在年龄、身高、视力、听力等个人身体条件方面达到一定的要求。

(二)心理素质
1．个人能力
行政人员的个人能力是影响其工作效率的基本心理素质，具体体现在以下两个方面.
(1）–般能力倾向
行政人员应具备较好的行政职业能力,包括数量关系能力、常识判断能力、判断推理能力、言语理解与表达能力、资料分析能力等。

(2)特殊能力倾向
首先,文书能力倾向即知觉速度与准确性是行政人员的必备能力之一。

其次，创新能力对行政人员工作效能的提高也很重要.
2．人格特征
行政人员的人格特征主要体现在职业道德、职业兴趣、个性倾向三个方面。

（1)职业道德
行政人员应忠于职守、恪守信用、严守秘密、善于合作、文明礼貌,并能够实事求是。

(2)职业兴趣
职业兴趣倾向也会影响行政人员的工作效率。

以霍兰德职兴趣为例,行政人员的职业兴应倾向于常规型，顺从、谨慎、稳重、关注细节，喜欢从事稳定、系统、有秩序、有条理的工作。

(3)个性倾向
行政人员的性格倾向应是内外向相结合,既活泼开朗又沉着冷静、既敏锐大胆又谨慎细心、既自信热情又自制勤奋。

(三）知识素质
1．专业知识
行政人员应掌握的专业知识包括行政管理知识、秘书学知识、公文写作知识、文书档案知识、会务及人际关系知识等,还应包括行政人员所在部门的具体岗位方面的专业知识。

2．相关辅助知识
行政人员应对政治、哲学、语文、外语、数学、管理、统计、法律等各学科的知识都有一定程度的了解，甚至还包括历史、地理、艺术修养类知识。

3．专业技能知识
行政人员还应具备熟练的专业技能才能胜任工作岗位，具体包括速记、打字、写作、文档编辑、归档、统计、办公自动，化等技能,有的高级行政人员还需具备驾驶技能。

二、确定行政人员素质测评要素
根据行政人员的基本素质构成,可以分析如表9—1所列的测评要素。

三、选择行政人员素质测评方法
行政人员素质测评方法可以分别从生理、心理、知识素质三个角度来考虑。

表9-2列出了行政人员素质测评通用的方法。

第二节行政人员素质测评
行政人员一般包括行政秘书、前台文秘、文员、档案管理员等相关人员，主要从事一些
文书、服务、协调及监督类的工作.不同的行政岗位，其具体的岗位职责不同，要求行政人
员应具备的素质水平也不同。

一、行政人员工作分析
（一)分析行政人员的工作职责
1．行政秘书工作职责
政秘书的主要职责是协助管理人员的工作,保证企业业务的良好运转;负责协助企业形象维护与公关活动；负责企业文化建设;负责出差管理和印章管理。

其主要工作内容如表9-3所示。

表9—3 行政秘书工作职责一览表
2．前台文秘的工作职责
前台文秘主要负责来客接待、企业总机管理、资料库管理等相关工作，其具体工作内容如表9—4所示。

表9—4 前台接待人员工作职责一览表
3．行政文员工作职责
行政文员负责处理办公室内的一些日常例行工作，如档案资料的整理与保管、传真文件的收发与登记、文件复印与打印管理、打字记录、校对核对、装订函件、通知联络等相关
工作。

表9-5列出了行政文员的主要工作内容。

表9—5 行政文员工作职责一览表
(二)分析行政人员的任职资格
1．行政秘书的任职资格
根据行政秘书的主要工作职责,表9-6列出了行政秘书主要的任职资格.
2．前台文秘的任职资格
根据前台文秘的工作职责，其任职资格如表9-7所示。

表9-7 前台文秘的任职资格一览表
3．行政文员的任职资格
根据行政文员的基本工作职责，其基本素质和技能应达到如下六项要求。

第一,工作主动、细致、热情，具有优质服务的观念和强烈的工作责任感。

第二,具有一定的协调能力.
第三，工作中具备较强的保密意识。

第四，具有较宽的知识面，具备较强的学习能力和表达能力，能从事基本的文书工作。

第五，了解公司产品的基本知识及部门具体业务所要求的基本技术知识。

第六，熟悉通用办公设备的使用及简单维护，精通常用办公软件的使用和基本的电脑操作与维护。

中英文打字不少于80字／分钟。

（三）行政人员测评要素的构成
根据对行政人员基本素质构成及任职资格的分析，可得出各类行政人员的测评要素，如表9—8所示。

XX公司营销部方经理的行政秘书赵小姐升任总经理的行政助理，因此营销部经理的行政秘书职位就出现了空缺，需要招聘一位新的行政秘书接替赵小姐的工作。

公司人力资源部王经理通过各种渠道刊登了招聘广告，很快收到了18份简历。

王经理通过分析每份简历，挑选了合适的12人进行电话访谈。

访谈是用英语进行的，淘汰了五位英语能力较差的应聘者，另有两人已获得其他公司的聘用，这样,只剩下五人获得了进一步的甄选资格。

从这五人的简历和前次电话访谈来看，她们的能力比较相当。

王经理该如何从她们当中选一人呢？
一、组建素质测评工作小组
王经理的首要工作就是组建此次素质测评的工作小组。

经过挑选，王经理选择营销部方经理、晋升的赵小姐、人力资源部招聘主管费先生三人与自己组成测评小组,负责确定素质要素、评估打分、实施素质测评、撰写测评报告等具体事项.
二、建立行政秘书测评指标体系
(一）初步确定行政秘书的胜任素质
首先，通过分析行政秘书的工作职责和任职资格，制定“秘书人员行为事件访谈表”（表9—9）,对公司在职秘书进行访谈,以收集行政秘书人员的胜任素质.
表9—9 秘书人员行为事件访谈表
其次，整理行为面谈记录，并将面谈结果进行编辑，初步确定出行政秘书人员的胜任素质.表9—10即为经过编辑后初步确定的行政秘书胜任素质一览表.
（二）调查素质要素的重要程度，确定最终测评要素
首先，四位测评人员根据各个要素对行政秘书胜任岗位的重要程度，在“行政秘书素质测评要素重要程度评分表”（如表9—11所示)上对其独立评分。

表9-11 行政秘书素质测评要素重要程度评分表
以便计算每个要素的平均得分(如表9—12所示)。

接着，将这些要素的得分排序，取前12项要素作为此次行政秘书素质测评的要素，并对每个要进行简单的解释，对其行为表现进行高分标准定义，以便于施测时对被测人员的表现进行评价。

最后，根据汇总表中的得分计算这12项要素的权重，最终确立行政秘书的素质测评指标体系表（如表9-13所示）.
表9-13 行政秘书素质测评指标体系
法的计算结果，即用每个要素的得分与所有要素得分之和相除所得。

三、选择测评方法，编制测评工具
（一）选择测评方法
根据上述具体测评要素的特点,并综合考虑各种测评方法的优劣，王经理决定运用实际操作测试、文书能力测试及面试法来实施测评。

这三种方法与测评要素的对应关系如表9—14所示.
(二）编写文书能力测试题
文书能力属于速度测试，而非难度测试，是由一系列的字符、数字等视觉符号构成，主要题型有词表对照，字符替換，字符核对（定位），数字核对（定位），字符置换、计算与区间核对,字符双向替换，同符查找这七种。

1．词表对照
要求被试人员将题目中的五个词与词表中的词进行对照，找出被包含在词表中的词的个数。

例如：
例题的答案是两个，“开采”和“主要”这两个词被包含在词表中。

2．字符替换
要求被试人员根据由简单汉字、阿拉伯数字与英文字母组成的对应表，将给出的汉字替换成数字和字母的形式.例如：
根据下表写出汉字组合“平之义王上"的对应形式。

例题的答案是“233C4”。

3．字符核对(定位)
要求被试人员根据已有的表格将字母组合定位.例如:
例题的答案依次是“乙[2］”、“丙［3]”、“丙[1］"。

4．数字核对(定位）
要求被试人员根据已有的表格将数字定位。

例如：
5．字符置换、计算与区间核对
先给出两种表格，表a是被横竖两条直线分割成的九个区域，每个区域内有一个数字;表b给出的是数字区间的划分。

要求被试人员根据表a，将给出的区域符号中的数字相加，将得到的数字与表b核对,找出的区间标号即为答案。

例如:
表a：
（2)
例题（1）所示的三个区域符号代表的数字分别是4、5、7,三个数的和为16，其在表b 中所属区间为[3］，所以答案为3；依此法，例题（2)的答案为2。

6．字符双向替换
给出的字符表中是上下对应的两排汉字、数字与英文字母，对应的一组字符可以互相替换。

要求被测人员根据此表，判断给出的两组字符之间相对应的正确数目。

例如：根据下表判断“木4太S”与“9毛尺8”相对应的正确数目.
两组字符中只有“4—毛”、“太—尺”替换准确，所有答案为2组.
7．同符查找
要求被试人员找出这两组字符中相同字符的个数，“个数"即为正确答案.例如:
找出下列两组字符中相同字符的个数:（1）太开Y天-—开人Y大; （2）木ERT-—本DEW.
例题(1）中只有“开"、“Y”两个字母相同，例题（2）中只有“E”相同，所以上述两题的答案依次为2和1。

(三）编制面试提纲
针对测评要素设计相应的面试提纲，以便有针对性地观察被测人员的素质水平。

面试提
纲如表9—15所示。

表9—15 行政秘书素质测评面试提纲
此次行政秘书素质测评分两部分开展.第一部分为实际操作测试和文书能力测试，第二部分为面试。

(一）实际操作测试和文书能力测试
首先，组织所有的应聘人员参加实际操作测试，考查办公软件的运用能力、文档处理的熟练程度、打字速度，以及将速记的内容转成相应的文件的能力。

其次，组织应聘人员参加文书能力测试.王经理宣布完测试指导语和注意事项后，即可开始测试。

这两个测试均在电脑上操作,其评分过程比较客观、公正。

（二）面试及评分
面试的过程由人力资源部王经理主持,所有测评人员可以在“被测人员面试表现评分表”（表9-16）上进行简单的记录,以备评分参考.
在条件允许的情况下，可以将面试的过程用摄像机录下来，以备评分时讨论用。

五、对测评的结果做统计处理
待五位被测人员的面试评分表都收齐后，统计所有测评人员分别对被测人员A、B、C、D、E的评分，并将所得的分数一一填入“被测人员测评成绩汇总表”（表9—17），这样既方便比较单项能力，也方便比较综合能力。

例如，被测A在“举止仪表"这一要素上得分分别是90分、88分、82分、80分,求算术平均数得85分,因此被测A在“举止仪表"上的最终得分为85分,将其填入表9—17中。

从综合得分来看,被测C得分最高，是此次招聘中的最合适人选。

但是从各个要素的得分来看，被测C的言语理解与表达能力、协调能力两方面的得分依次是78.5分和77。

4分，说明其在这两方面的水平有待提高，在入职成长期间需要接受有针对性的培训和训练，以便更快地适应营销部的行政秘书工作。

六、跟踪素质测评结果
被测C入职后，人力资源部王经理委托方经理继续观察其在工作中的表现，评估其素质水平和相应的能力是否符合素质测评结果,以便进一步修正测评指标体系、改进测评技术，从而提高本公司人员素质测评工作的质量和水平。