机电工程分包合同准备的注意事项

机电工程分包合同准备的注意事项
“工程合同管理”贯穿整个项目管理的全过程，也是项目管理的核心。

无论是项目的进度管理、质量管理以及成本管理都离不开合同。

在我国建筑市场日渐规范、与国际市场日益接轨的当下，一份合规完备的合同是项目管理成功的先决条件。

在合同履行过程中，无论是合约管理人员埋怨现场管理不得力，或是现场管理人员埋怨合同约定不详尽，归根结底是合同准备中所埋下问题的体现。

工程合同按照合同关系可分为两方面：总包与业主之间的主合同；总包与分包之间的合同或总包与供应商之间的分包合同。

而对于总包商来说，这两者之间应当是风险转移的关系。

本文略谈机电工程分包合同准备过程中的一些主要问题。

在此，把机电工程分包合同的准备分为三个方面：一是分包方案的策划；二是分包商的招投标；三是分包合同的签订。

其实上述每个部分又可以分为多个步骤，在此不做细分。

一、分包方案的策划
所谓的分包方案策划，主要包括分包内容、分包方式及分包对象三个方面。

具体采用何种分包形式应根据项目的具体情况（如项目大小、项目内容、复杂程度及项目成本）而定。

（一）分包方式
从目前的市场情况来看，机电工程一般均采用切块分包的方式，很少有一个项目进行整体分包，即仅用一个分包商，就目前法律下也是不允许的。

切块分包应有如下一些优点：
1、集中优势、取长补断。

根据目前的分包商情况，非常全面的分包商很少，每个分包商都有其特长。

比如：有的分包商主要对电气工程比较专业，有的分包商对空调工程比较专业，而有的分包商是一些专业性很强的公司。

在进行分包方式的确定时，就应当从实际情况出发，发挥分包商各自的特长，形成一个最佳组合。

2、相互竞争、及时替位。

两家以上的不同分包商同在一个项目，无形中会给分包商之间造成一种竞争，这种竞争无论从进度上或质量上都可以得以体现。

另外一个方面，一旦某个分包商在合同执行工程中出现一些意想不到的问题，而总包想终止合同或合同中的一部分时，就可以随时将此部分工作转交给此项目上的另外一个分包商代为实施，当然这是在不得已的情况下才会出现，从而避免重新选择分包商，给工程进度带来不利影响。

3、价格组合、减少成本。

当然在进行分包商的选择时，不能以价格作为绝对的选择标准。

价格组合应以分包商的综合实力比较为前提，在两者实力相当的情况下进行切块分包，以达到最大的经济效益。

此种组合，在很多情况下无法在分包商报价之前做出决定，必须等分包商投完标后才能进行，
并进行分包方式的调整。

具体采用怎样的切块方式，应根据该项目的具体内容及市场情况而定，不能随意进行切割，特别是机电工程。

一般主要是按照专业进行切分，最好不要将一个专业或系统分成两块。

盲目的切分可能造成一些不利因素：
（1）因为机电工程各专业之间关系密切，交叉过多。

容易给合同分工造成困难，造成某些工作分工不明；
（2）不利于协调、管理，引起总包在管理过程中投入过大的管理成本。

（3）在合同约定出现不明确时容易造成相互扯皮的情况。

（4）过多的分包商也容易造成总包对分包商开办费用支出的增加。

另外，分包方案的决策内容就是物资供应。

目前，市场上机电产品的品牌繁多，同种产品的价格差异较大，并且机电产品的更新换代快。

因此在尽可能的情况下，机电物资（特别是机电设备）应由总包自行采购。

此种举措有如下优点：
（1）同样性能的同种设备可以取得较优的供货价格；
（2）提高总包方对机电设备的各种性能的了解能力；
（3）提高总包方对市场情况的熟悉了解，为投标报价及成本分析提供有力的信息资料。

（二）分包内容的划分
一旦分包方式确定后，就需进行每个分包内容的具体划分，其实这也是组成合同条款的一个重要组成部分。

上文曾经提到过机电项目的特性，由于机电各专业、各系统之间相辅相成，内容交叉及工序搭接较多，并且机电工程与土建之间也存在诸多交叉，稍不注意便会造成真空或重复。

所以在划分合同范围的时候切忌笼统，要做到尽可能的细。

对于一些惯例或理所当然的东西也应写入合同中。

合同划分不细，合同执行时会产生推诿扯皮。

另外，合同范围划分的原则就是合理性，应考虑到技术、工序搭接等方面的因素。

因此在进行合同范围的划分时，专业技术人员的参与是必不可少的，甚至可以由经营人员进行大的框架的区分，而具体的划分由专业技术人员来负责。

下面，简要罗列在合同管理过程中容易被忽视而造成责任不明的一些地方：
1、机电分包与土建专业（总包）之间的责任界限：
1.1工程临水临电：一般来说工程的临水临电主要由总包进行统一管理，但总包不可能给每个分包商配置到工作地点。

只能提供“总源”，此“总源”的概念就必须从合同上给予明确的定义。

而分包商就应当自行从总包所提供的总源位置接引到自己的具体工作地点。

1.2 现场临时设施：一般由分包商自行负责，但由于总包需对现场进行整体的管理控制，因此一般会约定分包商只能在总包指定的区域搭建临时设施。

而此有可能引发其他的问题，如总包起初约定分包方在工地内的某区域搭设临建，后因此区域需要进行施工，总包方需
另行指定分包方的临建转移至其他区域，如合同中没有详细的条款约定分包方在此种情况下不应向总包方索要费用，则分包方便会向总包方额外索要合理费用。

因此在编制合同时应对此进行有效的预防。

1.3 现场安保：总包方一般对现场提供保安人员，但需注意与合同中所约定的分包方应负责的成品保护责任分开来，并进行必要的约定，否则分包方就会以总包方的安保不力而推卸责任。

1.4 混凝土工程中的洞口预留及当机电工程完成后对这些洞口的修复：对于结构阶段的预留洞口，一般由土建负责。

而对于这些洞口的修复由谁来负责，目前还有一些争议。

但无论由谁承担，应当在合同范围中进行清楚的约定。

对于此类机电专业与土建之间的责任划分，机电合同管理人员与土建合同管理人员应进行密切的沟通。

2、电气（主要指强电）与设备专业（含通风空调、给排水、消防水系统）之间的责任界限：
2.1各种设备（如泵、风机、冷水机组等）的启动柜/控制柜及变屏柜的供应及安装；
2.2 各种设备的电源供应以及与设备的电缆接驳；
2.3 电动阀门的电源电缆及接驳；
2.4 对于一些设备需做的接地等。

3、空调与其他专业之间的责任界限：
3.1 空调与给排水一般由一家分包商完成，但如果由两家不同的分包商负责，则应对两者之间的接口部分进行详细的划分，其相关的
部分主要有：膨胀水箱和冷水机组的供水、水处理设备和空调设备的排水等这些交叉部位，应明确约定给排水专业分包商负责到什么地方，阀门的安装、最后的接驳等由哪方负责都应进行具体的约定。

3.2 空调与楼宇自控专业的接口主要表现在电控阀门、执行机构、传感器等方面的划分；
3.3 空调与消防报警之间的接口主要表现在防火、防烟阀及其执行机构方面的划分；
3.4 空调与土建方面的也存在接口问题，如外墙上的百叶、入风百叶以及在建筑结构上的一些检修门、暖气罩（需与装修一致）等的划分。

上面所列的内容只是众多的接口中的一部分，而具体怎样划分应根据各项目各专业所包含的具体内容的来进行。

在分包商的合同范围划分上还有一个值得注意的是：对总包方提供设备或一家分包商提供设备/材料而另一个分包商负责安装的情况下，零配件的供应问题。

例如：总包商负责提供阀门，分包商负责安装，一般都会忽视一个问题，那就是法兰、垫片及螺栓的供应。

如果没有详细的约定，就容易出现争端。

因此对于总包方负责提供的一些设备/材料、分包商负责安装，合同中应至少明确两点：
（1）总包提供设备/物资的地点，保管、储藏、场内运输由哪方负责；
（2）总包所提供的设备/物资的零配件由哪方提供，并尽量将相
关的配件/辅材列出清单。

二、分包商的招投标
分包商的招投标主要包括招标文件的编制、投标商的确定、评标等内容。

在此，对具体的招投标过程及分包商的确定不做赘述，只是对招标文件的编制及分包商的投标文件的评定应当注意的几点：
1、分包商报价的完整性
由于在进行招投标时，一般都是由各分包商自行列项及算量，很少采用总包方提出的量单由分包商进行单价填充的形式。

因此对于一些内容较复杂的工程，由于各分包商的列项不一致，所以很难从分包商的投标报价清单中看出其报价是否完整。

因此在招标文件中应有相应的合同条款予以支持。

如在合同中约定：投标商应确认在其投标中已考虑到如下问题并确已查明：（1）除分包商在投标过程中明确提出并经总承包商同意后的不包括项外，分包商的合同总价中已包含招标文件既招标图纸中所显示的所有工程内容。

（2）影响合同估价的一切条件和情况；
（3）完成合同中所描述的工程的可能性；
（4）工地总的情况（包括土建工程现有的进度及施工方案）；
（5）有关全部工程的文件、图纸等；
（6）招标图纸深度不够的情况已充分考虑在合同估价内。

根据上述招标条件，可直接从分包商所列的不包括项中明确查明
没有包括的内容，除此之外均应视为包含在分包合同总价中。

而此条款也是总包方在与分包商的合同执行过程中确定范围差异用的比较多的一条。

2、分包商单价的审核
在进行包干合同的评标过程中，往往只注意投标商的投标总价，而忽视了其单价或开办费的合理性。

有的投标商在总价不变的情况下，降低工程量而提高单价，给其后期的二次经营（主要是设计变更）创造条件。

众所周知，合同中一般约定，洽商变更的单价如原工程量清单中有单价的，应套用合同中工程量清单中的单价。

因此在此种条件下，会给总包方的二次经营造成不利。

另外分包商的技术方案及其施工组织设计的有效评定也是必不可少的一个环节。

三、分包合同的签订
一般所采用的合同文本有：国家制定的标准合同版本、国际通用的合同版本以及企业自行制定的合同文本，此处不再赘述合同文本的组成及其相关条款。

通过实际的合同管理工作，在此对其中的某些问题提出某些看法：
1、分包范围的划分及其分包商报价的充足性必须在合同中予以明确约定。

详见前述。

2、分包商或供应商的工期
在合同中，一般会约定分包商必须按照合同工期进行施工，如果
因为分包商的原因而造成自身工期延误或其他相关工程的延误，则分包商应承担相应的违约赔偿。

而很少在合同中约定如果因为总包商或设计/业主方的原因而造成分包商的工期延误，或总包因工序协调需要而进行工期调整，造成部分工程需暂时窝工时应当如何处理。

如果没有明确约定，分包商有理由向总包商进行索赔。

如果面对国际分包，业主是国内业主，该问题就更难处理。

因为根据目前的情况，总包商向业主方索赔工期及费用是较难实现的，而国际分包商都是严格按照合同办事。

因此如有可能，在合同关于工期的条款中加入这样的条款：“总包商认为在必要时，可以适当调整工程进度或延长工期，分包商应严格服从总包的此类进度调整或工期延长，并不应有任何费用的增加。

”当然此类条款看似有些不公平，但在某些情况下进行适当的保护也是必要的。

对供应商来说，其已按合同约定时间到货的情况下，总包方因现场条件不满足而推迟到货，造成供应商相应仓储费用的增加。

此类问题也可以用合同条款进行约定。

3、分包商现场管理人员的管理
对分包商现场管理人员的数量及素质的要求，也是总包方对分包方有效管理的一种手段，因此合同中也应有相应的约定。

一般约定总包方可以随时将不胜任的分包方管理人员或工人驱离工地，但往往忽视分包方自身对其人员的调换或撤离。

所以合同中应约定分包方在进行人员更换或撤离时，必须经过总包方的书面同意。

4、招标图纸
招标图纸应作为合同文件的组成部分。

因为招标图是合同价格组成、竣工结算及确定合同范围的有效依据。

因此在签订合同时最好有一个详尽的招标图纸目录清单，内容应包括图纸编号、题目、版号及日期。

上述只是对机电工程分包合同准备过程中的一些较为浅显的意见，而合同准备是非常系统、全面的过程，还需要因时因地因人因项目进行全盘统筹。